# Como apresentar um software de gestão de projetos: um guia completo > Aprenda a articular o valor do software de gestão de projetos para que você possa trazer os líderes empresariais a bordo como parceiros totalmente comprometidos. Source: https://asana.com/resources/tips-to-pitch-project-management-software ## Como apresentar um software de gestão de projetos: um guia completo #### Resumo Convencer os líderes da empresa a adotar uma nova ferramenta pode ser difícil, especialmente quando os recursos são limitados. Neste artigo, explicaremos como elaborar uma apresentação eficaz que aborde o que mais importa para os líderes: valor agregado e resultados mensuráveis.Se você tem pesquisado sobre softwares de gestão de projetos, provavelmente já sabe como eles podem [aumentar a eficiência](https://resources.asana.com/IDC-Business-Value-of-Asana-Report.html), melhorar a colaboração e liberar a sua equipe para se concentrar em trabalhos de alto valor. Mas, embora seja fácil ver o potencial de uma ferramenta para si mesmo, convencer a liderança pode ser complicado, especialmente quando os recursos da empresa são limitados.  Os líderes empresariais são naturalmente cautelosos ao investir em novos softwares. Cabe a eles tomar as melhores decisões para o negócio como um todo, portanto, querem ter certeza de que cada compra gere resultados mensuráveis. Neste artigo, ajudaremos a articular o valor do [software de gestão de projetos](https://asana.com/resources/best-project-management-software), para que você possa trazer os líderes de negócios para o quadro não apenas como partes interessadas relutantes, mas como parceiros totalmente comprometidos.  ## Apresentar um software de gestão de projetos é difícil, mas vale a pena Uma apresentação bem elaborada traz mais do que aprovações para começar a usar um software de gestão de projetos. Ela também convence a liderança de que a ferramenta pode melhorar de forma mensurável o business como um todo, para que eles estejam totalmente empenhados em trazer o novo software para o quadro. Quanto mais adesão você conseguir das partes interessadas seniores antecipadamente, mais fácil será implementar a ferramenta posteriormente. Quando as partes interessadas estão totalmente a bordo, elas podem ajudar a pavimentar o caminho para a [transformação digital](https://asana.com/resources/what-is-digital-transformation) e a adoção entre equipes no futuro.  Para começar, aqui estão cinco coisas importantes a considerar ao preparar a sua apresentação de gerenciamento de projetos, além de dicas específicas para fechar o negócio. #### Nucleus Research: reduza o tempo dos projetos pela metade Saiba como a Asana ajuda as organizações a reduzir custos e aumentar a eficiência - [Acesse os insights](https://asana.com/resources/nucleus-research) - [Acesse os insights](https://asana.com/resources/nucleus-research) ## Concentre-se no que é mais importante para os líderes da empresa Como líder de equipe, você conhece os processos de negócios como a palma da sua mão, com falhas e tudo. Mas as oportunidades de melhoria que parecem óbvias para você muitas vezes não são tão evidentes para os executivos, porque eles não estão diretamente envolvidos no seu trabalho diário. Não é que eles não se importem, muito pelo contrário. Os líderes da empresa querem equipar a equipe para o sucesso, mas analisam as decisões de compra sob uma perspectiva específica do negócio.  Antes de preparar o seu [discurso de elevador](https://asana.com/resources/elevator-pitch-examples), considere o que é importante para os líderes da empresa. Coloque-se no lugar deles. Como a compra de um novo software aumentará o desempenho e as margens de lucro de toda a empresa? Aqui estão cinco coisas em que você deve se concentrar para abordar as preocupações dos líderes da equipe, do departamento ou da empresa.  ### 1. Retorno sobre o investimento (ROI) Conseguimos realizar cinco vezes mais trabalho por pessoa do que empresas que são dez vezes maiores do que nós, de forma bastante tranquila.Se você puder demonstrar como o novo software ajudará os resultados da sua empresa, é muito mais provável que consiga a adesão da liderança. Calcule quanto tempo a sua equipe gasta em tarefas repetitivas e manuais, e quantas horas você poderia economizar com o novo software. Faça também algumas pesquisas externas. Muitas vezes, é possível encontrar relatórios independentes que quantificam a economia de tempo de diferentes ferramentas de gestão de projetos, como este relatório da [Nucleus Research](https://asana.com/resources/nucleus-research).  #### **Ponto-chave da mensagem:** - _O software de gestão de projetos inclui automatizações integradas para eliminar o trabalho desnecessário, liberando os membros da equipe para se concentrar em projetos que geram receita._ ### 2. Segurança Uma empresa que tenha múltiplas certificações de segurança e demonstre encarar a questão da segurança com seriedade tem muito valor para nós. Com os ataques cibernéticos [dominando as notícias](https://www.forbes.com/sites/emilsayegh/2022/12/13/2022-in-review-an-eventful-cybersecurity-year/?sh=1aa593f1352f), os líderes das empresas estão cada vez mais focados na segurança dos dados. Eles querem garantir que as informações da empresa permaneçam privadas, mesmo quando os funcionários trabalham em diferentes locais e fusos horários. [Segundo](https://blog.asana.com/2021/12/cio-classified-avoiding-false-sense-cybersecurity-podcast/) Michael Oberlainder, diretor de segurança da LogMeIn, “a segurança cibernética veio para ficar. Não se pode ignorá-la, tomar atalhos ou subfinanciá-la.”  Isso significa que, ao apresentar um software de gestão de projetos, a segurança é um recurso essencial. Faça sua pesquisa e certifique-se de que a ferramenta atenda aos [padrões de segurança](https://asana.com/trust) exigidos pela sua equipe de TI.  #### **Ponto-chave da mensagem:** - _Esta ferramenta de gestão de projetos prioriza os recursos de segurança e tem múltiplas certificações de segurança, por isso podemos confiar nela para manter os nossos dados seguros._ ### 3. Casos de uso entre equipes Era necessário centralizar o nosso trabalho em uma única plataforma, pois cada equipe estava usando ferramentas distintas, o que levava a falhas na comunicação e a ineficiências. Os líderes da empresa muitas vezes são cautelosos ao adicionar novos softwares porque temem que eles sejam usados de forma restrita por uma equipe específica, aumentando a proliferação de aplicativos e dificultando a colaboração e o compartilhamento de informações entre as funções. É por isso que, ao apresentar uma nova ferramenta, é importante demonstrar uma ampla gama de casos de uso. Esta nova ferramenta ajudará a sua equipe, com certeza, mas também mostrará como a plataforma é flexível o suficiente para ser usada em diferentes departamentos. Quanto mais casos de uso uma ferramenta tiver, mais atraente ela será para a liderança da empresa.  Ao fazer a sua apresentação, mostre como o software de gestão de projetos pode ser usado de forma ampla para melhorar a colaboração entre as equipes. Veja como:  - Mostre como a plataforma pode ser usada por diferentes equipes, como [marketing](https://asana.com/teams/marketing), [operações](https://asana.com/teams/operations), [TI](https://asana.com/teams/it) e outras.  - Demonstre como a ferramenta pode melhorar o trabalho em equipe e agilizar os fluxos de trabalho entre as equipes, como [planejamento de campanhas e projetos](https://asana.com/uses/project-management), [acompanhamento de solicitações de trabalho](https://asana.com/uses/work-request-tracking) ou [planejamento estratégico](https://asana.com/uses/strategic-planning). Veja se a plataforma oferece [modelos predefinidos](https://asana.com/templates) para ajudar a equipe a configurar processos interdisciplinares rapidamente.  - Se a plataforma oferecer [integrações](https://asana.com/apps), não deixe de destacá-las. Diferentes equipes usam diferentes ferramentas para análise de dados, projetos, automatização de e-mails, monitoramento de leads e muito mais. Os líderes querem um software de gestão de projetos que funcione com a pilha de tecnologia existente, sem adicionar trabalho extra ou interromper os processos que já estão funcionando.  #### **Ponto-chave da mensagem:** - _Esta ferramenta conectará as equipes e reduzirá a proliferação de aplicativos, sem aumentar a confusão._ ### 4. Facilidade de adoção Os líderes da empresa não querem pagar por uma ferramenta que os funcionários não usarão. Se o software não for intuitivo, as equipes não o adotarão, o que significa que o investimento inicial na ferramenta será desperdiçado. Para aliviar esses receios, não deixe de abordar especificamente a facilidade de adoção durante a sua apresentação. Algumas maneiras de fazer isso:  - [Assista a demonstrações do produto](https://asana.com/go/demo) ou [agende uma sessão](https://asana.com/sales) com a equipe de vendas da ferramenta com antecedência, para que você possa ver exatamente como o software funciona, como é intuitivo de usar e como ele pode resolver pontos problemáticos específicos. - Se você falar com a equipe de vendas do software, pergunte qual é o papel da equipe de TI na adoção da nova ferramenta. Se o software for mais fácil de adotar, a equipe de TI pode gastar menos tempo com trabalho repetitivo e mais tempo planejando estrategicamente como tirar o máximo proveito da ferramenta. Em seguida, na sua apresentação, demonstre como as equipes podem começar a usar a ferramenta por conta própria, sem criar trabalho extra para a equipe de TI.  - Verifique se alguém na sua empresa já está usando uma versão do software. Isso acontece mais do que você imagina, especialmente se a ferramenta tiver uma [versão básica](https://asana.com/pricing). Se os funcionários já estiverem adotando o software por conta própria, é provável que seja fácil implementá-lo em todas as equipes. Além disso, isso também significa que a adoção da ferramenta não aumentará a pilha de tecnologia existente na empresa, apenas expandirá o seu uso atual.  #### **Ponto-chave da mensagem:** - _O software de gestão de projetos é intuitivo e fácil de usar, portanto não precisamos dedicar recursos extras para ajudar as equipes a começar._ ### 5. Monitoramento de informações Conforme o Zoom crescia, queríamos ter uma visão padronizada de tudo o que estava ocorrendo para que pudéssemos priorizar o trabalho e tomar decisões de Business. Precisávamos de visibilidade, responsabilização, consistência na execução dos trabalhos e compartilhamento de conhecimento entre as equipes.Os líderes da empresa querem saber o que está acontecendo para poderem tomar decisões informadas para as suas equipes. Eles também querem que os funcionários tenham a mesma clareza, porque é essencial que todos estejam em sintonia para que a colaboração seja eficaz. Mas alcançar a clareza é difícil, especialmente quando o trabalhador do conhecimento médio alterna entre [10 aplicativos 25 vezes por dia](https://asana.com/resources/anatomy-of-work). Com as informações espalhadas em diferentes lugares, é difícil acompanhar o que está acontecendo, como os projetos estão se saindo e quem é responsável pelo quê.  É aí que entra a sua proposta. O software de gestão de projetos resolve esse problema ao criar um sistema de registros unificado para todo o trabalho. Ele centraliza as informações da empresa, para que os funcionários e líderes possam encontrar o que precisam.  #### **Ponto-chave da mensagem:** - _O software de gestão de projetos fornece um sistema de registro unificado para todo o trabalho, para que você e a sua equipe saibam o que está acontecendo, como os projetos estão se saindo e quem é responsável pelo quê._ ## Dê uma vantagem à sua apresentação Grandes apresentações sempre têm uma vantagem, algo que as faz se destacar. Você quer que o seu público tenha um momento de “aha”, quando puder ver claramente como o software beneficiará a empresa ou como ele pode ser aplicado a processos críticos de Business. Experimente estas estratégias para dar à sua apresentação um poder de adesão extra:  ### 1. Tenha outras equipes ou departamentos ao seu lado Durante a avaliação, era importante testarmos o produto e aprendermos internamente para ver se as pessoas gostavam dele. Conseguir que uma pessoa que goste diga: “Esta é uma ótima ferramenta” é fundamental para que todos os outros a aceitem. Isso, mais do que qualquer outra coisa, demonstrará como o software de gestão de projetos pode ser aplicado em todas as equipes. Antes de apresentar a proposta aos líderes da empresa, converse com as partes interessadas de outras equipes e departamentos e coloque-as do seu lado. Se você conseguir demonstrar um amplo interesse na adoção da ferramenta, poderá convencer o seu público de que os casos de uso entre equipes — e os fluxos de trabalho Business aprimorados — são realmente possíveis.  #### **Ponto-chave da mensagem:** - _Várias equipes e partes interessadas estão envolvidas nesta ferramenta, portanto, ela pode ser — e será — adotada para diferentes casos de uso em toda a empresa._ ### 2. Faça uma demonstração visual Nenhuma apresentação está completa sem um elemento visual envolvente. Uma demonstração prática ajuda o público a visualizar a funcionalidade da ferramenta, a facilidade de uso e como ela pode ser aplicada a casos de uso específicos do Business. [Peça à equipe de vendas do software](https://asana.com/sales) para participar da sua apresentação e demonstrar a ferramenta em tempo real. Se não estiver trabalhando com um membro da equipe de vendas, leve um [vídeo pré-gravado](https://asana.com/go/demo). Durante a demonstração, destaque as principais funcionalidades que fazem o software de gestão de projetos se destacar, como:  - [Funcionalidade de definição de metas](https://asana.com/product/goals) para manter as equipes alinhadas às principais prioridades de Business. - [Painéis](https://asana.com/product/reporting) que fornecem insights em tempo real sobre o desempenho das iniciativas.  - Recursos de[monitoramento de tempo](https://asana.com/guide/help/premium/time-tracking) e [gestão de recursos](https://asana.com/product/workload) para ajudar as equipes a dedicar tempo ao que realmente importa.  - [Diagramas de Gantt](https://asana.com/product/timeline), [quadros Kanban](https://asana.com/guide/help/views/boards), [calendários](https://asana.com/guide/help/views/calendar) e [marcos](https://asana.com/guide/help/tasks/milestones) para ajudar as equipes a criar roteiros e visualizar o cronograma do projeto. - Recursos de gestão de tarefas que ajudam as equipes a ordenar e atribuir o trabalho, como [Automatizações](https://asana.com/product/automation) e [tags personalizadas](https://asana.com/guide/help/premium/custom-fields).  - [Integrações](https://asana.com/apps) que permitem às equipes continuar usando outras ferramentas enquanto centralizam as informações em um só lugar.  #### **Ponto-chave da mensagem:** - _Esta ferramenta de gestão de projetos tem recursos intuitivos e úteis que podemos aplicar a casos de uso específicos do Business._ ### 3. Compartilhe histórias de sucesso Os líderes querem uma solução de gestão de projetos que seja confiável em todo o setor. Uma das melhores maneiras de demonstrar credibilidade é compartilhar histórias de sucesso do cliente, de preferência histórias de empresas semelhantes e bem conhecidas. Confira o site do software para ver se eles [destacam algum cliente proeminente](https://asana.com/customers). É ainda melhor se você encontrar histórias de sucesso que quantifiquem o tempo e o esforço que as empresas economizaram ao adotar a ferramenta.  Para gerar ainda mais confiança, verifique se o software ganhou algum prêmio. Veja o que empresas de análise como [Forrester](https://asana.com/resources/forrester-wave-collaborative-work-management-2022), [Gartner](https://asana.com/resources/asana-gartner-peer-insights) e IDC têm a dizer sobre a ferramenta.  #### **Ponto-chave da mensagem:** - _Esta ferramenta é confiável em todo o nosso setor e recebe notas altas dos analistas._ ## Antecipe as perguntas mais frequentes Um discurso não é unilateral. Pelo contrário, é uma conversa entre você e a equipe de liderança. Além de preparar os pontos de discussão, você também deve antecipar as perguntas que os líderes farão e preparar as suas respostas com antecedência.  Se você não sabe por onde começar, aqui estão algumas perguntas frequentes para se preparar ao apresentar um software de gestão de projetos:  - Quanto custa? Existem diferentes opções de preços? - Quais necessidades específicas de negócios esta plataforma resolve? - Como vamos começar?  - Quanto tempo leva a configuração inicial? - Que tipo de suporte externo está disponível para ajudar na implementação? Há serviços profissionais, webinários e outros recursos de instruções que podemos usar?  - De quais recursos internos precisamos para implementar isso?  - O que acontece se a ferramenta não funcionar da maneira que esperamos?  - Quanto tempo ela economizará?  - Esta plataforma funciona para a gestão de projetos Agile? - Outras empresas usam esta ferramenta? Como ela está funcionando para elas?  - Quem é responsável pela gestão de mudanças à medida que implementamos esta plataforma?  - Quem é responsável por treinar os funcionários para usar a ferramenta?  ## Transformação digital, de baixo para cima Ao demonstrar claramente o valor do software de gestão de projetos, você pode trazer os líderes da empresa para o quadro e começar a plantar as sementes da transformação digital. E, com uma apresentação bem elaborada, você pode obter mais do que apenas luz verde: também pode transformar líderes de partes interessadas relutantes em parceiros totalmente comprometidos. - [Planejamento de projetos](/resources/project-planning-archived) - [Oito etapas para criar um plano de contingência e prevenir os riscos aos negócios](/pt/resources/contingency-plan) Estratégia de negócios Planejamento de projetos #### Redatora Ninguém quer que o seu plano A falhe, mas ter um plano B robusto é a melhor forma de estar preparado para qualquer situação. 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