# Modelo de procedimento operacional padrão: modelo gratuito > Obtenha o seu modelo de SOP gratuito e aprenda a escrever como um profissional. O nosso modelo de procedimento operacional padrão simplifica a escrita de POPs. Source: https://asana.com/resources/sop-template ## Modelo de procedimentos operacionais padrão grátis #### Resumo Os procedimentos operacionais padrão (POPs) mapeiam como a sua empresa ou equipe executa um procedimento ou processo de trabalho específico. Você pode usar os POPs para melhorar a comunicação e a consistência entre os membros da equipe e facilitar o treinamento de novos funcionários. Continue a leitura para saber como redigir um SOP.As equipes mais eficientes têm processos para tudo, desde boas práticas até a nomenclatura das pastas de arquivos da empresa. As equipes executam esses processos rotineiramente e melhoram com o tempo. Mas como ter certeza de que todos estão executando cada processo da mesma maneira? É aí que um procedimento operacional padrão (POP) se torna útil. Os POPs documentam processos importantes da empresa e orientam os membros da equipe à medida que aprendem ou reaprendem tarefas. Você pode escrever POPs no nível da equipe ou da empresa. Continue lendo para saber mais sobre o que são os POPs e como criá-los. ## O que é um procedimento operacional padrão (POP)? Os procedimentos operacionais padrão (POPs) são um conjunto de instruções escritas que mapeiam como a equipe concluirá um processo específico. Eles são usados para tarefas que os membros da equipe realizam regularmente porque simplificam a comunicação, reduzem os erros e promovem a consistência.  Os POPs geralmente fazem parte de um processo mais amplo de documentação do [fluxo de trabalho](https://asana.com/resources/workflow-examples). Um fluxo de trabalho é um conjunto de processos repetíveis de ponta a ponta que ajuda as equipes a atingirem as suas metas, conectando as pessoas certas aos dados certos no momento certo. Em qualquer fluxo de trabalho, é provável que haja processos que a sua equipe realiza regularmente, e esses processos podem se beneficiar de um POP. Ao criar POPs para cada processo dentro de um fluxo de trabalho, você pode ajudar a sua equipe a realizar processos de ponta a ponta e entregar resultados mais rapidamente. ## **O que é um modelo de procedimento operacional padrão?** Um modelo de POP é um guia pré-definido que pode ser usado para documentar e replicar procedimentos rapidamente. Ele fornece uma estrutura clara e consistente para tarefas como integração de novos funcionários, gestão de fluxos de trabalho ou conclusão de projetos. Como um modelo de procedimento operacional padrão é reutilizável, ele economiza tempo e ajuda as equipes a seguir sempre as mesmas etapas confiáveis, tornando os processos mais rápidos e fáceis de implementar. - [Modelo gratuito de procedimento operacional padrão](https://assets.asana.biz/m/74003167f7b9b9e/original/sop-template.pdf) ## Modelo gratuito de POP As equipes precisam de processos bem definidos para alcançar as suas metas com eficiência. A questão é: como a sua equipe documenta e comunica os processos existentes para garantir que todos estejam alinhados? Este modelo de SOP gratuito oferece uma maneira uniforme de a sua equipe documentar os procedimentos internos, fornecendo contexto essencial sobre os métodos operacionais e aproveitando as ferramentas de gestão de projetos de forma eficaz. Veja como a integração de um modelo de SOP pode beneficiar a sua equipe: - **POP de marketing:** use um modelo de procedimento operacional padrão para orientar campanhas ou atividades promocionais, garantindo que os membros da equipe e as partes interessadas tenham instruções claras, incluindo nomes de empresas e detalhes de contato, para executar as tarefas. - **POP de vendas:** forneça à equipe de vendas etapas claras para seguir as práticas de toda a empresa em e-mails, CRM ou ferramentas de vendas. - **POP de recursos humanos**: um modelo de POP de RH simplifica tarefas como a integração, ajudando os novos funcionários a se integrarem de forma eficiente a partir da data de entrada. - **POP de engenharia e produto:** padronize as fases de programação, teste e lançamento com procedimentos que incluam cronogramas, controle de qualidade e Automatização para fluxos de trabalho mais fluidos. - **POP de suporte ao cliente:** defina processos para escalonamentos, reembolsos e perguntas frequentes para que a equipe de experiência do cliente tenha as informações necessárias para oferecer suporte em tempo real. A seguir, apresentamos um modelo gratuito de procedimento operacional padrão. Use este modelo de SOP passo a passo para tópicos simples com escopos menores. ## Como usar um modelo de procedimento operacional padrão Para aproveitar ao máximo um modelo de SOP, as instruções devem ser claras, organizadas e adaptáveis. Aqui estão algumas dicas importantes para garantir que os seus procedimentos operacionais padrão sejam eficientes e fáceis de usar. - No cabeçalho “Processo operacional padrão para:”, defina claramente as tarefas ou processos específicos para os quais o modelo de SOP será usado. Este título deve ser preciso e facilmente identificável. - No cabeçalho “Este documento foi criado com o propósito de:”, articule de forma concisa o principal objetivo ou Meta do SOP. Explique por que esse procedimento é importante e como ele beneficia o fluxo de trabalho. - Use a lista numerada para descrever cada etapa do procedimento de forma sequencial. Certifique-se de que cada etapa seja clara e detalhada, sem deixar espaço para ambiguidades. - Use um estilo e linguagem consistentes em todo o documento. Isso ajuda a manter a clareza e a compreensão, especialmente para tarefas complexas. Evite usar jargões, a menos que tenha certeza de que o leitor os entende. Para evitar confusão, explique quaisquer abreviações ou siglas. - Depois de documentar as etapas, revise o modelo de POP preenchido para garantir a precisão e a integridade. Pode ser útil que alguém que executa a tarefa regularmente o valide. - Esteja preparado para atualizar o procedimento operacional padrão à medida que os processos mudam ou evoluem. Um POP é um documento dinâmico que deve refletir as práticas mais atuais. Incorporar essas boas práticas ao seu modelo de SOP melhora a clareza e a eficiência dos seus fluxos de trabalho. ## Como redigir um procedimento operacional padrão Independentemente do formato de SOP que você usar, todos eles têm componentes semelhantes. O seu deve ter um título claro para que os membros da equipe possam acessar o documento com facilidade. Também é importante incluir uma seção explicando o propósito do POP e instruções passo a passo para orientar o leitor. Use as etapas abaixo para iniciar o processo de escrita do POP. ### 1. Identifique o usuário final Depois de escolher o processo para o qual escrever o seu primeiro POP, você precisará ter clareza sobre quem é o seu usuário final. Se você estiver escrevendo este POP para a sua equipe, faça as seguintes perguntas: - Quais membros da equipe usarão este POP? - Qual é a função deles na equipe em relação aos outros? - Com que frequência eles usarão este documento? - Este POP servirá como material de treinamento ou como referência? - Este POP terá múltiplos usos ou usuários finais?  Você usará os PHPs internamente, mas pode aplicar estratégias semelhantes às que usaria em uma [estratégia de entrada no mercado](https://asana.com/resources/go-to-market-gtm-strategy). Crie uma persona de comprador e decida sobre as principais mensagens para o seu documento. Embora você não esteja tentando fazer uma venda, o leitor deve tirar o máximo proveito do SOP que você criar. **Dica:** pode haver vários usuários finais para um único SOP. Por exemplo, membros da equipe com diferentes funções podem ler o POP geral do fluxo de trabalho do projeto para entender as suas diferentes funções ao longo desse fluxo de trabalho. Embora não seja necessário criar vários POPs nessa situação, você precisa considerar essas diferentes perspectivas e, possivelmente, detalhar as etapas para que cada usuário entenda exatamente o que precisa fazer. ### 2. Defina as metas Em última análise, você quer ajudar o usuário final a executar um procedimento ou processo. Mas você pode ter metas maiores para o seu POP, dependendo de qual é o processo e se você já teve problemas no passado.  Por exemplo, talvez você queira criar um POP para a [integração de membros da equipe](https://asana.com/resources/employee-onboarding-process) porque a sua equipe tem sofrido com baixas taxas de retenção. Depois de analisar os dados da [entrevista de desligamento](https://asana.com/resources/exit-interview-template), você percebeu que as pessoas deixaram a equipe por causa de experiências de integração insatisfatórias. As suas [metas inteligentes](https://asana.com/resources/smart-goals) para o POP de integração são: - Melhorar a experiência do primeiro dia de trabalho - Elaborar um [plano para 30/60/90 dias](https://asana.com/resources/30-60-90-day-plan) - Aumentar as taxas de retenção em 20 % no próximo ano **Dica:** assim como qualquer outra meta que você tenha, é possível definir indicadores-chave de desempenho ou [objetivos e principais resultados](https://asana.com/resources/okr-meaning) para o seu processo de criação de POPs. Os OKRs podem ajudar a definir [metas ambiciosas](https://asana.com/resources/stretch-goals) para quantos POPs você deseja criar no próximo ano. [Os KPIs](https://asana.com/resources/key-performance-indicator-kpi) podem ajudar a medir se cada SOP está melhorando [a produtividade](https://asana.com/resources/how-to-be-more-productive) da equipe.   ### 3. Determine o escopo e o formato Agora você já deve ter uma ideia básica do seu SOP, o que significa que está quase pronto para escrevê-lo. Agora você precisa determinar como deseja exibir as informações e o nível de detalhes do documento. A seguinte chave pode ajudar a determinar o escopo e o formato: - **Tópicos simples:** use um formato de SOP passo a passo, que funciona melhor para tópicos de [escopo](https://asana.com/resources/project-scope) menor. Esse SOP provavelmente terá apenas algumas seções, com uma delas explicando o “porquê” do SOP e as outras fornecendo instruções de trabalho.  - **Tópicos complexos:** use um formato de SOP hierárquico, que permite um escopo maior. Você deve incluir um índice com este POP, bem como títulos e várias seções.  - **Tópicos condicionais/processo de aprovações:** use um formato de SOP em fluxograma, que oferece um tamanho de escopo flexível. Este POP pode incluir várias decisões ou itens condicionais, e você precisará elaborá-lo de uma maneira que seja fácil de seguir. Você também pode incluir uma breve seção explicando o “porquê” no topo. **Dica:** o tópico deve levar você ao formato de SOP, e não o contrário. Por exemplo, se você tiver um tópico complexo como integração e tentar colocá-lo em um formato de fluxograma, os leitores não terão todos os detalhes necessários e terão dificuldade para concluir o treinamento.  ### 4. Faça um esboço do seu POP Para redigir procedimentos operacionais padrão, é necessário dividir o processo ou procedimento em seções e etapas. É importante que você detalhe as suas instruções para que o POP seja claro para todos os leitores. Mesmo que você ache que uma etapa é óbvia, inclua-a para evitar confusão e reduzir a chance de erros.  Por exemplo, se você estiver criando um novo POP sobre como processar um pagamento de cliente, o rascunho do seu POP pode ter um título, uma seção explicando a finalidade do documento e uma lista de instruções detalhadas sobre coisas como: - Como solicitar o pagamento - Diretrizes de segurança para armazenar informações de pagamento do cliente - Como navegar pela plataforma de pagamento - Onde registrar o pagamento processado - O que fazer depois que o pagamento for processado Depois de redigir o seu POP, você pode mostrá-lo aos usuários finais e pedir feedback sobre se o documento inclui tudo o que eles precisam para concluir a tarefa. Se a sua equipe tiver dúvidas, aprimore o POP conforme necessário.  **Dica:** depois de terminar de escrever o seu POP, será necessário revisitá-lo intermitentemente para garantir que ele ainda seja relevante. Os processos exigem [melhoria contínua](https://asana.com/resources/continuous-improvement). Ao manter o seu POP atualizado, você pode ter certeza de que a sua equipe sabe como executar o trabalho com o melhor desempenho possível. - [Leia: Sete tipos de metodologias de melhoria de processos que você precisa conhecer](/resources/process-improvement-methodologies) ## Exemplo de POP Aqui está um exemplo de um fluxograma de um PHF. Este POP descreve como enviar um [relatório de despesas](https://asana.com/resources/expense-report-template) e receber reembolso. Acima do fluxograma, há um texto explicando a finalidade do POP. ## Quando usar um modelo de SOP Um modelo de POP pode melhorar muitos dos processos de negócios da sua equipe. Se você estiver criando um pela primeira vez, comece fazendo um brainstorming de todos os processos internos recorrentes que a sua equipe lida. Pense nas tarefas que você costuma ensinar aos novos membros da equipe. Isso pode ajudar a identificar quais processos se beneficiariam de um POP e quais podem não exigir um, como aqueles que são simples ou precisam de treinamento prático e ao vivo. **Os documentos de SOP mais comuns incluem:** - Como fazer a integração de um novo cliente - Um guia passo a passo para o [primeiro dia de trabalho](https://asana.com/resources/first-day-of-work) - Convenções de nomenclatura de arquivos com base no tipo e localização - Dicas para agendar reuniões e tarefas - Orientação sobre o [fluxo de trabalho padrão de projetos](https://asana.com/resources/workflow-examples) da sua equipe - Como navegar no [software de gestão de projetos](https://asana.com/uses/project-management) - Uma visão geral do processo de [avaliação de desempenho](https://asana.com/resources/employee-performance-review-template) **Quando não usar um procedimento operacional padrão:** - Tarefas pontuais - Processos específicos para indivíduos - Eventos que mudam rapidamente - Tarefas que exigem treinamento detalhado Mapear os seus processos ajuda a identificar onde um modelo de procedimento operacional padrão agrega mais valor. ## Vantagens dos procedimentos operacionais padrão Os POPs podem ser demorados de criar, mas proporcionam muitos benefícios de longo prazo aos membros da equipe no seu fluxo de trabalho diário. Eles também melhoram a eficiência geral da empresa. Os benefícios dos POPs incluem: - **Criar uniformidade:** os POPs ajudam os membros da equipe a executar os processos da mesma maneira. - **Reduzir o tempo de treinamento:** ter diretrizes escritas facilita o treinamento (e a reciclagem) dos membros da equipe em tarefas e ferramentas. - **Oferecem respostas rápidas a perguntas comuns:** os membros da equipe podem usar os PHPs para encontrar respostas a perguntas sobre procedimentos por conta própria. - **Facilitar a comunicação:** os POPs fornecem um núcleo central de referência sobre como os membros da equipe devem realizar tarefas internas. - **Economizar tempo:** os PHPs oferecem esclarecimentos rápidos aos membros da equipe, economizando tempo para todos os envolvidos no fluxo de trabalho relacionado. - **Reduzir os erros de trabalho:** os membros da equipe podem seguir os PHPs ao executar tarefas e saber que estão recebendo informações precisas. Isso evita que eles recorram a suposições.  - [Leia: Aprenda a fazer planejamento operacional do jeito certo](https://asana.com/resources/operational-planning) ## Tipos de formatos de PHPs A escolha do formato de SOP certo depende do seu público, dos objetivos e do nível de detalhe necessário. Crie SOPs que apoiem os processos de toda a empresa ou esclareçam os fluxos de trabalho específicos da equipe. Os usos comuns incluem [integração de novos funcionários](https://asana.com/resources/provider-onboarding-software), [desligamento](https://asana.com/resources/employee-offboarding), solicitações de folga, auditorias, pagamentos, histórico de revisão de conteúdo e envios de alterações de projeto. Os formatos de SOP geralmente se enquadram em três categorias: passo a passo, hierárquico e fluxograma. ### Procedimento operacional padrão passo a passo Ideal para processos simples, como receber pagamentos, este formato divide uma tarefa em etapas claras. Inclui: - Declaração de propósito - Breve resumo - Instruções claras e com marcadores - Especificação da pessoa responsável por cada etapa ### Proc. oper. padrão hierárquico Projetado para processos complexos, como a integração de membros da equipe, este formato organiza as informações em seções detalhadas. Incluir: - Índice - Declaração de propósito e resumo - Instruções detalhadas com links para listas de verificação ou padrões - Identificação das equipes responsáveis ou das partes interessadas ### Fluxograma do proc. oper. padrão Perfeito para processos com etapas condicionais, como aprovações. Este formato de procedimento operacional padrão fornece um guia visual. Incluir: - Declaração de propósito - Fluxograma ou diagrama claro para cenários - Designação de indivíduos responsáveis ## Crie e dimensione os seus fluxos de trabalho com modelos de SOP Os POPs são uma parte importante da documentação dos fluxos de trabalho da sua equipe. Os fluxos de trabalho podem agilizar as operações e ajudar a equipe a atingir as metas. Use [um software de gestão do trabalho](https://asana.com/uses/work-management) como a Asana para criar fluxos de trabalho que podem preparar o caminho para processos e desempenho mais robustos. ## Perguntas frequentes sobre modelos de procedimento operacional padrão #### Como posso usar a Asana para criar e gerir procedimentos operacionais padrão? Você pode usar a Asana para criar e gerir procedimentos operacionais padrão aproveitando as suas ferramentas de gestão de projetos. Comece criando um projeto dedicado na Asana para os seus documentos de SOP, usando tarefas e subtarefas para detalhar as instruções passo a passo para tarefas específicas. Você pode organizar essas tarefas com campos personalizados, atribuí-las aos membros da equipe e incluir anexos, como fluxogramas ou instruções detalhadas. A Asana também permite definir datas de conclusão, monitorar o progresso e colaborar com as partes interessadas para garantir que os POPs estejam sempre atualizados. #### A Asana tem modelos para procedimentos operacionais padrão? Sim, a Asana oferece modelos de procedimento operacional padrão personalizáveis. Esses modelos de documentos de SOP fornecem um ponto de partida para organizar os seus fluxos de trabalho, definir tarefas complexas e estabelecer clareza para os membros da equipe. Você pode adaptar esses modelos de procedimentos operacionais padrão às suas necessidades, quer esteja gerenciando a integração, as operações diárias ou a solução de problemas. Usar um modelo de SOP da Asana ajuda a economizar tempo e garante que os processos sejam bem documentados e fáceis de acompanhar. #### Posso integrar os POPs aos meus fluxos de trabalho de projeto na Asana? Com certeza! Vocês podem integrar os POPs diretamente aos fluxos de trabalho dos projetos na Asana anexando os documentos de POP, vinculando-os a recursos como o Google Docs ou o Microsoft Word ou incorporando guias passo a passo às descrições das tarefas. Isso ajuda os membros da equipe a acessar instruções claras sem sair da plataforma. A integração dos POPs aos fluxos de trabalho ajuda no controle de qualidade, na melhoria contínua e na execução mais fluida de tarefas de rotina e tarefas complexas. #### Por que usar um modelo de procedimento operacional padrão? Um modelo de procedimento operacional padrão fornece uma estrutura rapidamente substituível para documentar processos e capturar todos os detalhes necessários. Usar um modelo para criar um documento de SOP economiza tempo e fornece um guia confiável para os membros da equipe seguirem ao concluir tarefas rotineiras ou complexas. Ele esclarece o que o POP abrange, simplificando a descrição de tarefas, responsabilidades e fluxos de trabalho. #### Qual é a diferença entre um procedimento operacional padrão e um documento de processo? Pense nos SOPs como guias práticos, enquanto os documentos de processo servem como roteiros de alto nível. Um procedimento operacional padrão é um documento formal que descreve instruções para a conclusão de tarefas ou atividades específicas, com foco na consistência e conformidade. Já um documento de processo oferece uma visão geral mais ampla de um fluxo de trabalho ou processo de Business sem se aprofundar em instruções detalhadas. #### Como posso saber qual formato de modelo de procedimento operacional padrão usar para o meu Business? A escolha do formato de modelo de SOP certo depende do seu setor, do público e da complexidade das tarefas que você está documentando. Para setores altamente regulamentados, um fluxograma ou uma estrutura hierárquica pode ser a escolha mais eficaz. Se o seu Business exige uma abordagem mais flexível, um formato de SOP criativo pode ser adaptado para atender a fluxos de trabalho exclusivos ou processos inovadores. Para equipes que usam ferramentas digitais, um modelo de SOP do Google Docs ou um formato de documento do Microsoft Word simplifica a colaboração e as atualizações. Ao documentar tarefas rotineiras ou complexas, considere usar um formato de procedimento operacional padrão que se alinhe às necessidades e aos processos da sua equipe. #### Qual deve ser o nível de detalhamento de um modelo de POP? Um modelo de procedimento operacional padrão deve fornecer detalhes suficientes para ajudar os membros da equipe a concluir as tarefas sem confusão. Um modelo de SOP deve incluir todas as etapas relevantes, definir quaisquer siglas ou abreviações e usar recursos visuais como fluxogramas para tarefas complexas. Se o processo for simples, um modelo de SOP simples pode ser tudo o que você precisa para transmitir as informações necessárias com clareza. Ao documentar fluxos de trabalho mais complexos, pode ser útil criar um modelo de SOP que equilibre clareza e rigor, evitando detalhes desnecessários que possam sobrecarregar o usuário. #### Como posso agilizar os fluxos de trabalho com os modelos de procedimento operacional padrão? Você pode agilizar os fluxos de trabalho usando modelos de SOP para padronizar e simplificar os processos. Os modelos ajudam a organizar tarefas específicas, reduzir erros e garantir a consistência entre os membros da equipe. Por exemplo, criar um modelo de SOP passo a passo para tarefas repetitivas pode poupar tempo e melhorar a eficiência. A combinação de SOPs com ferramentas de Automatização ou plataformas de gestão de projetos como a Asana otimiza ainda mais os processos da sua empresa. #### Com que frequência você deve atualizar seus procedimentos operacionais padrão? Você deve atualizar os seus procedimentos operacionais padrão regularmente para refletir as mudanças nos processos, ferramentas ou regulamentos de Business. Uma boa regra geral é revisar as SOPs anualmente, mas, para setores com mudanças frequentes, as atualizações trimestrais podem ser mais apropriadas. As atualizações regulares dão aos novos membros da equipe ou aos novos funcionários acesso às mais recentes instruções passo a passo e aos regulamentos do setor para concluir as tarefas diárias. - [Gestão de projetos](/resources/project-management) - [Estrutura analítica de projeto (EAP): o que é e como usá-la](/pt/resources/work-breakdown-structure) Gestão de projetos #### Redação A estrutura analítica de projeto (EAP) é uma ferramenta visual que divide um projeto em níveis hierárquicos, facilitando a gestão do escopo, a estimativa de prazos e custos, e a a ... - [Oito etapas para criar um plano de contingência e prevenir os riscos aos negócios](/pt/resources/contingency-plan) Estratégia de negócios Planejamento de projetos #### Redatora Ninguém quer que o seu plano A falhe, mas ter um plano B robusto é a melhor forma de estar preparado para qualquer situação. Com um plano de emergência sólido, você pode responder ... - [Seis etapas para criar um processo de gestão de mudanças bem-sucedido](/pt/resources/change-management-process) Estratégia de negócios Inspiração e impacto #### Redatora As mudanças são ingredientes essenciais para o sucesso da sua organização. À medida que ela cresce, torna-se imperativo implementar novas ferramentas, experimentar novas estratégi ... - [15 dicas para fazer uma lista de pendências que realmente funciona](/pt/resources/make-better-to-do-lists) Gestão de projetos #### Redatora Everyone loves checking things off a to-do list, but when done wrong, lists can cause more harm than good. Disorganized lists lead to missed deadlines and unnecessary stress.The g ... - [How to write SOPs to improve team efficiency (with template)](/pt/resources/sop-template) Gestão de projetos Automatização de fluxos de trabalho; #### Escritora As equipes mais eficientes têm processos para tudo, desde boas práticas até a nomenclatura das pastas de arquivos da empresa. As equipes executam esses processos rotineiramente e ...