# 5 etapas da gestão de projetos para melhorar o fluxo de trabalho da sua equipe > As cinco etapas da gestão de projetos são: 1. início do projeto, 2. planejamento do projeto, 3. execução do projeto, 4. desempenho do projeto e 5. encerramento do projeto. Source: https://asana.com/pt/resources/project-management-phases ## 5 etapas da gestão de projetos para melhorar o fluxo de trabalho da sua equipe #### Resumo A gestão de projetos possui cinco etapas fundamentais que podem ajudar a otimizar o seu próximo projeto e proporcionar um plano organizado à sua equipe. Estas etapas incluem o início, planejamento, execução, desempenho e encerramento.A gestão de projetos é muitas vezes mal compreendida. Embora vários profissionais a vejam como gestão de cronogramas de projeto, ela envolve muito mais. A boa notícia é que elaboramos um guia fácil para compreender as cinco etapas de gestão de projetos. Por que é importante conhecer as cinco etapas? Compreender o ciclo de vida da gestão de projetos ajudará a implementar melhores processos internos com a ajuda de um [software de gestão de projetos](https://asana.com/uses/project-management). Este modelo de cinco etapas foi definido pelo Project Management Institute (PMI) no Guia PMBOK® do ciclo de vida do projeto, também conhecido como Project Management Body of Knowledge. O Guia PMBOK® é um grande material de referência para todos os profissionais que procuram aumentar os conhecimentos e competências em gestão de projetos. Vamos começar com uma rápida introdução às várias etapas da gestão de projetos. Se preferir, avance para o [triângulo da gestão de projetos](https://asana.com/resources/project-management-triangle). ## 1. Início do projeto Na [etapa de início](https://asana.com/resources/project-initiation) deste modelo de gestão, o projeto é definido em linhas gerais. Este é o momento de identificar os patrocinadores e participantes e começar a primeira fase de pesquisa. É também uma boa ideia documentar o projeto por escrito para que se possa facilmente distribuir o [plano de comunicação](https://asana.com/resources/communication-plan) ao resto da equipe. Muitas equipes começam um projeto com uma [reunião de lançamento do projeto](https://asana.com/resources/project-kickoff-meeting) ou [estudo de viabilidade](https://asana.com/resources/feasibility-study). O pontapé inicial depende, porém, do [estilo de comunicação preferido](https://asana.com/resources/communication-styles) da sua equipe.  Além de apresentar a ideia inicial do projeto, você deve delinear os benefícios, custo e fatores de risco associados aos [entregáveis do projeto](https://asana.com/resources/what-are-project-deliverables). Também é possível determinar outras métricas dependendo de como a sua organização mede o sucesso. Depois de avaliar o projeto, você criará um [caso de negócios](https://asana.com/resources/business-case) ou, no caso de projetos pequenos, um [termo de abertura de projeto](https://asana.com/resources/project-charter). Esses recursos podem ajudar a traçar e a apresentar o seu projeto em profundidade, incorporando detalhes como metas, orçamento e cronograma do projeto. Qualquer um dos dois recursos é particularmente útil para consultas posteriores e para identificar depressa os [objetivos do projeto](https://asana.com/resources/how-project-objectives) ao longo do processo. Veja um exemplo do que poderia ser incluído em um caso de negócios ou termo de abertura de projeto.  - **Nome da empresa**_: Apollo Enterprises_ - **Nome do projeto**_: Manual de metas, objetivos e principais resultados_ - **Gestor de projeto**_: Kabir Madan_ - **Objetivo**_: o relatório visa a aumentar a geração de leads oferecendo recursos de alto nível para a nossa clientela._ - **Participantes**_: Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks._ - **Cronograma**_: de 1º de junho a 20 de julho de 2021._ - **Benefícios**_: adaptação de uma nova vantagem competitiva, criação de um novo funil de leads e, em última análise, obtenção de um alto retorno sobre o investimento dado o baixo orçamento do projeto._ - **Riscos**_: embora vejamos mais benefícios do que riscos, pode ser que atraiamos leads não elegíveis que não se converterão._ - [Leia: Guia do iniciante de como redigir um caso de negócios eficaz](/resources/business-case) ## 2. Planejamento do projeto Na etapa de planejamento da gestão de projetos, você criará metas claras usando um [roteiro de projeto](https://asana.com/resources/project-roadmap). Embora haja diversas formas de executar o planejamento de metas, apresentaremos as estratégias de planejamento SMART, CLEAR e objetivos e principais resultados (OKR) que podem ajudar a dar os primeiros passos. - [Leia: Como criar um plano de projeto melhor em apenas sete passos](/resources/project-management-plan)A sigla SMART se refere a metas que são Specific (específicas), Measurable (mensuráveis), Achievable (alcançáveis), Realistic (realistas) e Time-bound (com prazos determinados). Muitas equipes utilizam este método devido à sua capacidade de melhorar a comunicação da equipe, definir um roteiro claro e resultar em métricas monitoráveis. - [Leia: Escreva metas SMART melhores com estas dicas e exemplos](/resources/smart-goals)A sigla CLEAR se refere a metas que são Collaborative (colaborativas), Limited (limitadas), Emotional (emocionais), Appreciable (valorizáveis) e Refinable (aperfeiçoáveis). Muitas equipes optam por este método por ser um pouco mais realista para pôr em prática e concentra-se na colaboração. - [Porquê planear um projeto em Asana](/uses/project-planning)O método de objetivos e principais resultados difere mais significativamente dos outros dois. Ele pode expor as metas para toda a empresa, criando visibilidade por toda a organização. Em vez de começar com um projeto para então definir o objetivo, este método começa com o objetivo e depois cria projetos em torno dele. Saiba mais sobre a [gestão de objetivos e principais resultados](https://asana.com/resources/okr-goal-management-ebook) para determinar se este método é adequado à sua organização. - [Leia: Como definir objetivos e principais resultados](/resources/setting-okrs) #### Metas SMART, CLEAR ou OKRs: Embora as três estratégias tenham abordagens diferentes, todas conduzem a resultados semelhantes. Cabe a você escolher a que mais se aproxima do seu objetivo de negócio. Outros recursos que se podem utilizar na etapa de planejamento da gestão de projetos incluem gráficos de marcos, [diagramas de Gantt](https://asana.com/resources/gantt-chart-basics) e [análises de gestão de risco do projeto](https://asana.com/resources/project-risk-management-process), os quais podem ajudar a esclarecer detalhes para os participantes. Embora estas áreas possam ter sido descobertas durante a [definição inicial do escopo do projeto](https://asana.com/resources/project-scope), a etapa de planejamento é o momento perfeito para estudar mais a fundo os objetivos, metas e riscos. No exemplo a seguir, esmiuçamos uma meta usando a metodologia de gestão de projetos SMART. **Meta inicial**_: aumentar a geração de leads_ **Meta SMART aperfeiçoada**_:_ - **Específica**_: aumentar a geração de leads com a distribuição de um guia de recursos._ - **Mensurável**_: aumentar em 15% a geração mensal de leads._ - **Alcançável**_: com base em estudos recentes, sabemos que os nossos clientes têm interesse em um guia de recursos._ - **Realista**_: solicitar as informações de contato do cliente em troca do nosso guia de recursos._ - **Com prazos determinados**_: produzir um novo guia anual de recursos em janeiro para manter o nosso tráfego de leads._ ## 3. Execução do projeto Na etapa de execução, a equipe se concentrará em atingir os objetivos. Ela utilizará as informações coletadas nas duas primeiras etapas para criar e lançar o projeto no prazo especificado a partir do trabalho em equipe e da colaboração. Para começar, atribua tarefas aos membros da equipe. Se você já utilizar uma ferramenta de gestão de projetos como o Asana, pode adicionar essas tarefas ao fluxo de trabalho do seu projeto para que a equipe acesse rapidamente os recursos e se comunique em um só lugar. Um [software de cronograma](https://asana.com/product/timeline) e outras ferramentas de mapeamento de projetos podem ajudar a sua equipe a [visualizar cada etapa do projeto](https://asana.com/resources/visual-project-management-kanban-timeline-calendar). - [Explora maneiras de usar Asana](/uses)Em seguida, prepare a metodologia de acompanhamento e análise de sucesso para que todas as pessoas entendam claramente como o sucesso será medido, o que pode se dar com indicadores de desempenho específicos que se planeje monitorar ou metas pós-campanha que se procure atingir.  Como os prazos e o volume de trabalho mudam diariamente, atualize o [agendamento do projeto](https://asana.com/resources/project-timeline-schedules) conforme necessário e feche as dependências cumpridas. Se houver um prazo de entrega, você deve organizar o cronograma da sua equipe em função das prioridades. É uma boa ideia contatar regularmente os membros da equipe para determinar se o projeto está em dia e se os resultados estão sendo alcançados. Embora seja normal haver variações nos cronogramas, é importante manter-se o mais próximo possível do cronograma original para não incorrer em desvios de escopo. Em outras palavras, não se deve distanciar muito do escopo original do projeto. - [Leia: 7 causas comuns de desvios de escopo, e como evitá-los](/resources/what-is-scope-creep)Confira o exemplo de plano de cronograma para entender melhor como organizar uma [estrutura analítica do projeto](https://asana.com/resources/work-breakdown-structure).  **Cronograma do projeto**_: de 1º de junho a 20 de julho de 2021_ **Equipe do projeto**_: Kabir Madan, Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks_ - **1º de junho**_: Kabir configurará as tarefas do projeto e as atribuirá aos membro da equipe._ - **14 de junho**_: Daniela reunirá dados de recursos._ - **18 de junho**_: Daniela organizará e enviará os dados para Ray fazer o design._ - **28 de junho**_: Ray enviará o primeiro rascunho do design para Kabir revisar._ - **1º de julho**_:__Kabir dará feedback sobre o design._ - **6 de julho**_: Ray enviará o design final para Kat implementar._ - **12 de julho**_: Kat enviará o site de teste para Kabir revisar._ - **15 de julho**_: Kabir dará feedback sobre o teste._ - **19 de julho**_: Kat enviará o teste final para a equipe experimentar._ - **20 de julho**_: o guia de recursos entrará no ar._ - [Leia: 5 controles de projeto e onde implementá-los](/resources/project-controls) ## 4. Desempenho do projeto Medir a eficácia de um projeto é importante por várias razões. Ser capaz de melhorar o projeto é um motivo significativo, mas também é importante porque os membros da equipe podem aprender tanto com o sucesso quanto com o fracasso. Há muitos [indicadores-chave de desempenho](https://asana.com/resources/key-performance-indicator-kpi) que se pode usar para definir e alcançar metas estratégicas com a ajuda de um [software de definição de metas](https://asana.com/product/goals). Os indicadores utilizados dependerão da linha de trabalho e do tipo de projeto em que se esteja trabalhando. Uma das primeiras métricas de desempenho que se deve considerar é o objetivo inicial. O projeto abordou o problema que se procurava resolver? Uma vez que é fácil se dissociar do objetivo inicial, é importante tê-lo em mente ao medir o desempenho. O próximo passo deve ser examinar outros indicadores-chave de desempenho para determinar se o projeto teve êxito. Alguns indicadores universais são o retorno sobre o investimento, o índice de desempenho de custo, o valor planejado, o custo real e o valor ganho, entre muitos outros. Divulgue aos participantes o sucesso do projeto, incluindo o que deu certo e o que não deu. Ser honesto e aberto ao feedback é a melhor maneira para os membros da equipe aprenderem com os próprios erros. Veja a seguir exemplos de indicadores-chave de desempenho. - **Objetivo do projeto**_: aumentar a aquisição mensal de leads em 15%._ - **Custo real**_: $6.487 em horas faturadas._ - **Valor ganho**_: $47.300 em crescimento de aquisição mensal._ - **Retorno sobre o investimento**_: $40.813._ - **Índice de desempenho programado (valor ganho dividido pelo valor planejado)**_: 0.88_ - **Custo de aquisição de clientes (custo dividido pelo número de leads)**_: $0,61 por lead._ - **Aquisição de leads mensal**_: melhoria de 18%._ - **Tráfego mensal do site**: melhoria de 4%. - **Margem de lucro líquido**_: melhoria de 8%._ - [Leia: O que é um indicador-chave de desempenho (KPI)?](/resources/key-performance-indicator-kpi) ## 5. Encerramento do projeto Esta etapa é a que mais varia entre empresas e equipes. Enquanto algumas gostam de dar ênfase ao trabalho árduo, outras gostam de começar imediatamente com a próxima grande iniciativa. Não há maneira certa ou errada de encerrar um projeto e cabe a vocês descobrir o que funciona melhor para a equipe. Ao encerrar um projeto, talvez seja boa ideia reunir-se com os [participantes do projeto](https://asana.com/resources/project-stakeholder) e analisar o sucesso em profundidade. Esse tipo de reunião é geralmente conhecido como [retrospectiva do projeto](https://asana.com/resources/project-post-mortem-tips). Se decidirem realizar uma reunião, pense em enviar uma pesquisa anônima antes para garantir que todas as questões críticas sejam nela abordadas. É uma boa ideia rever os indicadores-chave de desempenho mensurados na etapa de desempenho para que todas as partes envolvidas entendam com clareza o que correu e não correu bem. Isto evita a repetição de erros em projetos futuros.  Também vale a pena organizar e guardar o material do projeto em uma pasta compartilhada antes de o encerrar para que os colegas possam acessá-lo sempre que necessário. É importante ter à mão materiais como [brief do projeto](https://asana.com/resources/project-brief), modelos, textos publicitários, arquivos de design, trabalho de desenvolvimento, etc., quando chegar a hora de avaliar o desempenho. Uma importante oportunidade que muitas vezes se perde na [etapa de encerramento do projeto](https://asana.com/resources/project-closure) é continuar a monitorar o desempenho. A sua equipe tem o hábito de esquecer projetos antigos? É importante testar e reinventar constantemente novas formas de realizar projetos para continuar crescendo como empresa.  Veja um exemplo de pauta de uma reunião de retrospectiva para ajudar a fazer o fechamento do seu projeto. **Nome do projeto**_: Manual de objetivos e principais resultados._ **Data**_: 20 de agosto de 2021._ **Horário**_: das 10h às 11h._ **Programação**_:_ - **Breve recapitulação do projeto (10h)**_: Kabir vai abordar as metas e os objetivos iniciais do projeto e repassar os entregáveis._ - **Recapitulação do resultado (10h15)**_: Kabir abordará o desempenho do projeto, concentrando-se na nossa meta inicial de geração de leads e demais indicadores-chave de desempenho._ - **Contribuições dos participantes (10h30)**_:__Kabir, Daniela, Kat e Ray vão compartilhar o que correu bem e o que poderia ter saído melhor._ - **Ações a realizar**_: Kabir enviará a minuta até o fim do dia 20/8 e marcará otimizações com prazo para 3/9._ _Venham participar da reunião de retrospectiva preparados com ideias sobre como podemos melhorar o desempenho no futuro._ - [Leia: Guia de gestão de integrações de projetos (processo em sete etapas)](/resources/project-integration-management) ## As vantagens da gestão de projetos Considerando que o trabalhador do conhecimento médio alterna entre [10 aplicativos até 25 vezes por dia](https://asana.com/resources/anatomy-of-work) e a maioria das equipes ainda está trabalhando remotamente, o trabalho em equipe nunca esteve tão descentralizado. Isto torna a gestão de projetos uma parte muito importante de qualquer organização de sucesso. Quer a equipe tenha cinco ou 500 membros, manter as tarefas e a comunicação organizadas e em um só lugar pode ser um grande desafio. Essas cinco etapas da gestão de projetos, porém, podem ajudar a sua equipe a se manter no caminho certo e a garantir que a produtividade esteja no seu auge. Para além de ajudar a entender o ciclo de vida da gestão de projetos, as ferramentas certas de gestão de projetos podem manter o trabalho e as metas organizadas em um único lugar, e também eliminar ambiguidades, melhorar a [eficácia da equipe, aumentar a eficiência](https://asana.com/resources/efficiency-vs-effectiveness-whats-the-difference) e alinhar as expectativas quanto às formas de comunicação. Isso proporciona mais tempo para focar aspectos importantes, como o crescimento de um negócio de sucesso. Um bom ponto de partida para melhorar os seus métodos atuais é aprender continuamente sobre novas ferramentas e recursos. Alguns métodos de gestão de projetos, como os [quadros Kanban](https://asana.com/resources/what-is-kanban) e [sprints do Scrum](https://asana.com/resources/what-is-scrum), já existem há bastante tempo, mas também têm surgido novas funcionalidades de software que podem ajudar a sua equipe a atingir um novo nível de produtividade e sucesso. O segredo para a gestão de projetos é nunca parar de experimentar novos métodos. - [Leia: Quais são as vantagens da gestão de projetos?](/resources/benefits-project-management) ## Administrando o inadministrável Com tantos elementos a explorar, por onde se deve começar? É fácil: comece olhando para a sua equipe. No fim das contas, o seu papel é permitir que os membros da equipe deem o seu melhor. O processo e as ferramentas de gestão de projetos que você implementa devem melhorar a comunicação, aumentar a produtividade com a ajuda de um [software de produtividade](https://asana.com/uses/increase-productivity) e ajudar a aliviar a pressão dos prazos. Quando estiver em dúvida, consulte a sua equipe. É surpreendente o que um grupo de indivíduos pode realizar quando as cabeças procuram juntas uma solução. _Precisa de ajuda para achar_[ferramentas de gestão do trabalho](https://asana.com/uses/work-management)_come o Asana para uma equipe em particular? Confira as soluções para_[cada dinâmica de equipe](https://asana.com/teams)_— do marketing aos promotores de eventos — e encontre soluções inovadoras para a sua organização._ - [Experimenta Asana gratuitamente](/product) - [Gestão de projetos](/resources/project-management) - [Estrutura analítica de projeto (EAP): o que é e como usá-la](/pt/resources/work-breakdown-structure) Gestão de projetos #### Redação A estrutura analítica de projeto (EAP) é uma ferramenta visual que divide um projeto em níveis hierárquicos, facilitando a gestão do escopo, a estimativa de prazos e custos, e a a ... - [Oito etapas para criar um plano de contingência e prevenir os riscos aos negócios](/pt/resources/contingency-plan) Estratégia de negócios Planejamento de projetos #### Redatora Ninguém quer que o seu plano A falhe, mas ter um plano B robusto é a melhor forma de estar preparado para qualquer situação. 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