# Matriz de prioridades: como identificar compromissos importantes e produzir mais > A matriz de prioridades organiza as tarefas e os projetos de acordo com variáveis como urgência e esforço. Leia a seguir para entender como usar essa matriz e aumentar a sua produtividade. Source: https://asana.com/pt/resources/priority-matrix ## Matriz de prioridades: como identificar compromissos importantes e produzir mais #### Resumo A matriz de prioridades organiza as tarefas e os projetos de acordo com variáveis específicas, como urgência e esforço. Com a ajuda desta ferramenta, os membros da equipe conseguirão determinar rapidamente o que fazer primeiro. Neste artigo, abordaremos diversos tipos de matrizes de prioridades e explicaremos como usá-las para fazer o seu trabalho render mais.Os gestores de projetos necessitam de muitas habilidades para manter as equipes e os projetos dentro do prazo. Com tantos aspectos dinâmicos a considerar, uma das maiores dificuldades é identificar quais trabalhos devem ser realizados antes dos demais. Se um membro da equipe atende dois clientes com projetos de grande importância, como você pode ajudá-lo a definir prioridades com sucesso? A matriz de prioridades pode ajudar a ordenar a sua lista de pendências segundo critérios como urgência, importância ou impacto. Neste artigo, abordaremos diversos tipos de matrizes de prioridades e explicaremos como usá-las para fazer o seu trabalho render mais. ## O que é uma matriz de prioridades? A matriz de prioridade (também chamada de matriz de priorização) organiza as tarefas e os projetos conforme variáveis pré-definidas. Ela pode ser simples ou complexa e conter desde quatro quadrantes até 20 linhas ou colunas.  As matrizes de priorização complexas são [mais precisas](https://asana.com/resources/accuracy-vs-precision) porque contam com mais linhas e colunas para identificar exatamente quais são as tarefas de maior importância. A desvantagem deste tipo de matriz é que fica um pouco mais difícil fazer a priorização. O objetivo de mapear tarefas na matriz de prioridades é chegar a um plano de ação claro e definido. Na matriz de prioridades com quatro quadrantes, cada tarefa pode se encaixar em uma dentre quatro categorias. Os quadrantes podem ser, por exemplo: - Grande impacto e grande esforço - Grande impacto e pouco esforço - Pouco impacto e grande esforço - Pouco impacto e pouco esforço. Com as tarefas mapeadas em uma matriz de prioridades, você conseguirá determinar como e quando resolver cada pendência. - [Controle e priorize tarefas com a Asana](/features/project-management/tasks) ### Diferenças entre a matriz de prioridades e a matriz de Eisenhower Muitas pessoas usam esses termos como sinônimos, mas a matriz de prioridades é uma estrutura mais abrangente e versátil do que o [modelo de Eisenhower](https://docs.google.com/document/d/108v-KC7FKwlLabm523tnRh6UIxKe_gGddCjt4CrhbL4/edit). Este último trata-se de uma matriz de priorização simples com foco em [gestão de tempo](https://asana.com/resources/time-management-tips). Ele distribui as tarefas em uma grade com base na urgência e importância de cada uma. Você usará a matriz de Eisenhower para organizar as tarefas da seguinte forma: - Fazer - Agendar - Delegar - Excluir. - [Crie um modelo de matriz de Eisenhower](/templates/eisenhower-matrix)Em uma matriz de prioridades voltada a ação, as tarefas ficam organizadas desta maneira: - Investigar - Avançar - Evitar - Ponderar. ## Quando usar uma matriz de prioridades? Esse tipo de matriz é ótimo quando você precisa de uma solução rápida para organizar iniciativas importantes e priorizá-las. A matriz não ajudará a efetuar cálculos complexos ou tomar [decisões orientadas a dados](https://asana.com/resources/data-driven-decision-making), mas auxilia a traçar um mapa dos afazeres que você deseja realizar. Conte com a matriz de prioridades quando for necessário: - Priorizar tarefas ou projetos.  - Administrar o seu tempo. - Manter a equipe em sintonia. A matriz de priorização pode ser útil para mapear cronogramas ou [fluxos de trabalho](https://asana.com/resources/workflow-examples). Ela também ajuda a [resolver conflitos](https://asana.com/resources/conflict-resolution-strategies), já que as equipes às vezes têm dificuldades em decidir quais projetos ou tarefas devem ser realizados primeiro. ## Como usar uma matriz de prioridades? A matriz de priorização é uma ferramenta versátil que pode ser usada em diversas situações. Seja para organizar tarefas ou para fazer a gestão dos projetos da sua equipe, as etapas apresentadas abaixo ajudarão a obter um bom resultado. ### 1. Elabore uma lista de afazeres Para usar a matriz, você primeiro listará as coisas que requerem [priorização](https://asana.com/resources/how-prioritize-tasks-work). Esta etapa pode parecer óbvia, mas muitas pessoas esquecem de definir uma [lista de pendências](https://asana.com/resources/make-better-to-do-lists). Com as tarefas importantes elencadas diante de você, ficará mais fácil organizá-las e fazer um mapeamento.  A lista de afazeres pode conter: - Tarefas - Projetos - Reuniões de equipe - Chamadas com o cliente - Treinamentos - Compromissos pessoais. Você pode criar listas separadas para trabalhos internos e externos (ou seja, obrigações com a equipe ou com o cliente). Também é possível diferenciar as pendências entre âmbito profissional ou pessoal. Porém, pode ser útil visualizar a relação de todas as suas tarefas. ### 2. Identifique as suas variáveis Quando você souber o escopo da sua lista de pendências, determine as variáveis que serão usadas para classificar os afazeres. Para identificá-las, pergunte-se: quais qualidades uma tarefa precisaria para estar no topo da lista? Talvez as suas respostas sejam: - A tarefa é importante. - A tarefa gera muito impacto. - A tarefa leva muito tempo. - A tarefa requer grande esforço. - O prazo da tarefa está próximo. Depois, escolha duas dessas qualidades para classificar as tarefas. Por exemplo: você pode chegar à conclusão de que prazo (ou seja, urgência) e esforço são variáveis pertinentes à maioria dos seus projetos. ### 3. Crie a sua matriz Antes de criar a matriz de prioridades, decida se você usará um formato simples ou complexo. Ambos os tipos mensuram as tarefas de acordo com as variáveis escolhidas, mas o formato complexo possibilita classificar a urgência e o esforço das tarefas com maior precisão. Caso escolha a matriz complexa, possivelmente você terá cinco linhas e cinco colunas, enquanto a matriz simples teria apenas a configuração padrão com quatro quadrantes. Nomeie as linhas e colunas para que você saiba onde distribuir as tarefas conforme o nível de cada uma. Por exemplo, você pode definir níveis de urgência e esforço que variam de “pouco” a “muito”. **Urgência:** - Crucial (5) - Significativa (4) - Moderada (3) - Pouca (2) - Baixa (1). **Esforço:** - Muito alto (5) - Alto (4) - Médio (3) - Baixo (2) - Muito baixo (1). Também aconselhamos atribuir valores numéricos a cada nível das variáveis. Você poderá multiplicar esses números para encontrar o nível de prioridade da tarefa na matriz. Quando cada tarefa tiver um número correspondente, é possível montar um ranking com elas. Por exemplo, o nível de uma tarefa com urgência “crucial” e esforço “médio” seria 15. ### 4. Coloque as tarefas na matriz Posicionar as tarefas na matriz envolve decisões subjetivas. Essa ferramenta é uma solução rápida para [fazer acontecer](https://asana.com/resources/getting-things-done-gtd), portanto você precisará se orientar pela sua experiência e o seu conhecimento de base. Ordene as tarefas na matriz conforme as variáveis definidas por você. Caso pareça que dois projetos estão empatados em termos de urgência e esforço, examine-os minuciosamente até encontrar um motivo para priorizar um deles. É nisso que as outras variáveis podem ajudar. Por exemplo: duas tarefas parecem urgentes, mas uma análise mais cautelosa relevará que uma delas gera mais impacto do que a outra.  ### 5. Crie um plano de ação Após colocar todas as tarefas na matriz de prioridades, provavelmente tudo parecerá mais claro. A matriz mostrará quais tarefas precisam ser concluídas em primeiro lugar e quais podem aguardar mais algum tempo. Isso já é um ótimo ponto de partida, mas a melhor forma de tirar proveito máximo da sua matriz é criar um [plano de ação](https://asana.com/resources/action-plan).  Além de mostrar quais tarefas você precisa concluir primeiro, o plano de ação ajuda a determinar os meios exatos para se alcançar metas. Caso queira criar um plano de ação com as tarefas da sua matriz de prioridades: - Defina [metas SMART](https://asana.com/resources/smart-goals). - [Faça a alocação dos recursos](https://asana.com/resources/resource-allocation). - Estabeleça prazos e [marcos](https://asana.com/resources/project-milestones). - Monitore e revise o plano de ação conforme necessário. Use um [software de gestão de tarefas](https://asana.com/uses/task-management) para unificar o plano de ação em um núcleo central de referência. Assim, você terá mais facilidade para monitorar tarefas e se comunicar com a sua equipe. - [Leia: Quatro dicas para criar o melhor plano de trabalho semanal](/resources/weekly-work-plan) ## Exemplo de matriz de prioridades Mais acima, mostramos uma comparação entre as matrizes de priorização simples e complexa. Veja a seguir um exemplo de matriz de prioridades complexa que utiliza urgência e esforço como variáveis para a classificação. Atribuímos valores numéricos e cores a fim de facilitar a ordenação das tarefas. Possivelmente, a primeira versão da lista de pendências desta matriz estaria organizada da seguinte forma: - Planejar a oficina em equipe. - Concluir a [proposta de orçamento](https://asana.com/resources/budget-proposal-template) para o cliente A. - Integrar o novo funcionário. - Enviar as [avaliações de desempenho](https://asana.com/resources/employee-performance-review-template) para o chefe de departamento. - Redigir um e-book para o site da empresa. - Editar o documento técnico para o cliente B. - Assinar os documentos do novo funcionário. Já a versão priorizada da lista seria: - Concluir a proposta de orçamento para o cliente A (20). - Integrar o novo funcionário (15). - Redigir um e-book para o site da empresa (15). - Editar o documento técnico para o cliente B (12). - Enviar avaliações de desempenho para o chefe de departamento (10). - Assinar os documentos do novo funcionário (8). - Planejar a oficina em equipe (6). [Integrar](https://asana.com/resources/employee-onboarding-process) o novo funcionário e redigir um e-book para o site da empresa têm o mesmo nível de prioridade: 15. Entretanto, a integração do recém-contratado ficaria em posição superior na lista de pendências por ser mais urgente que o desenvolvimento do e-book. Geralmente, a urgência é a variável de maior importância em matrizes de priorização. ## Integre a sua matriz de prioridades a uma ferramenta de gestão de projetos Usar a matriz de prioridades para organizar as suas tarefas é um passo importante, mas há outras etapas depois disso. Agora que você sabe o que fazer primeiro, é hora de pôr em prática o planejamento. Se a sua matriz estiver integrada a uma [ferramenta de gestão de tarefas](https://asana.com/uses/task-management), você terá um apoio para o seu fluxo de trabalho, do princípio ao fim. Além de ajudar a dominar a priorização de projetos, a [Asana](http://asana.com/product) permite monitorar tarefas, [delegar](https://asana.com/resources/how-to-delegate) subtarefas e definir prazos para você se assegurar de que os projetos sejam concluídos no tempo desejado. - [Planejamento de projetos](/resources/project-planning-archived) - [Oito etapas para criar um plano de contingência e prevenir os riscos aos negócios](/pt/resources/contingency-plan) Estratégia de negócios Planejamento de projetos #### Redatora Ninguém quer que o seu plano A falhe, mas ter um plano B robusto é a melhor forma de estar preparado para qualquer situação. 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