# Caixa de entrada vazia não é o que você pensa > O Inbox Zero é uma estratégia de produtividade que busca organizar a sua mente ao organizar a sua caixa de entrada. Veja como implementá-la para beneficiar o seu fluxo de trabalho. Source: https://asana.com/resources/inbox-zero ## Caixa de entrada zero: o que é e como alcançá-la #### Resumo A Caixa de entrada zerada pode ajudar a repensar a sua relação com o e-mail. Ao excluir, classificar ou limpar metodicamente a caixa de entrada, você pode gastar menos tempo nela e mais tempo em tarefas importantes. Apenas certifique-se de registrar todas as ações a realizar da sua caixa de entrada em um sistema de gestão do trabalho.Inbox Zero: é só uma palavra da moda? O Santo Graal da produtividade? Ambos? Nenhum dos dois?  Se você falar com 10 profissionais diferentes, terá 10 opiniões diferentes sobre o Inbox Zero. Isso porque, para a maioria de nós, o e-mail é algo muito pessoal. Cada pessoa tem suas próprias peculiaridades quando se trata de organizar e gerir a caixa de entrada. Então, será que é de se surpreender que o Inbox Zero seja tão polarizador?  Neste artigo, vamos nos aprofundar no que, como e porquê do Inbox Zero. Aprenda sobre a história por trás do termo antes de se aprofundar em como implementá-lo em todo o seu potencial. ## O que é o Inbox Zero? A Inbox Zero é uma estratégia de produtividade que busca organizar a sua mente ao organizar a sua caixa de entrada, excluindo, classificando ou limpando metodicamente os e-mails recebidos. Se você já experimentou a perda de produtividade que resulta de verificar constantemente o seu e-mail, entenderá a intenção por trás do Inbox Zero.  O termo foi cunhado por Merlin Mann no seu blog e podcast [43 Folders](http://www.43folders.com/43-folders-series-inbox-zero). A ideia de Mann era ajudar os funcionários a desenvolver uma relação mais casual com o e-mail para manter a mente e a caixa de entrada mais limpas.   É importante notar que a meta principal meta de Mann não é manter a caixa de entrada sempre vazia. Na verdade, o próprio Mann tem uma caixa de entrada bastante bagunçada. A meta principal do Inbox Zero é fazer com que a sua caixa de entrada trabalhe para você, e não o contrário. #### Por que a Caixa de entrada zerada é tão controversa? O Inbox Zero é muitas vezes mal interpretado como a necessidade de ter zero e-mails na sua caixa de entrada. Mas a solução não é ler sempre os e-mails recebidos imediatamente. Quando você se concentra em sempre manter zero e-mails na sua caixa de entrada, você gasta tanto tempo se preocupando com a sua caixa de entrada vazia quanto com uma cheia. Em vez disso, trata-se de repensar a relação com a caixa de entrada.#### How to find focus & flow in a distracted world Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work. - [Acesse os insights](/resources/playbook-focus-and-flow) - [Acesse os insights](/resources/playbook-focus-and-flow) ## Cinco etapas para uma Caixa de entrada “zerada” Ao desenvolver o Inbox Zero, Merlin Mann criou algumas etapas para organizar metodicamente a sua caixa de entrada. Ter um sistema a seguir cada vez que você verificar a sua caixa de entrada pode ajudar a priorizar os seus e-mails e evitar perder tempo.  ### Quando verificar a caixa de entrada Um elemento-chave do Inbox Zero é estabelecer e manter o controle da sua caixa de entrada. E isso começa por estabelecer quando você verifica a sua caixa de entrada.  Se você é uma pessoa que verifica constantemente a caixa de entrada, não está só, mas fazer isso o tempo todo está drenando a sua produtividade. De fato, [pesquisas mostram](https://www.ics.uci.edu/~gmark/CHI2005.pdf) que são necessários mais de 25 minutos para recuperar o foco após uma interrupção. Isso significa que, toda vez que você verifica a caixa de entrada em vez de trabalhar, o seu cérebro leva 25 minutos para voltar ao estado de foco.  Para reduzir [a alternância de contexto](https://asana.com/resources/context-switching), escolha um ou dois momentos durante o dia para verificar o seu e-mail como parte do seu sistema de Inbox Zero. Isso protegerá o seu tempo de foco e evitará que você seja sugado pelos seus e-mails ao longo do dia.   ### O método Inbox Zero Então, o que é o método Inbox Zero? As etapas de Mann seguem cinco ações principais: excluir, delegar, responder, adiar e fazer.  - **Excluir:** este e-mail requer uma resposta? O primeiro passo do Inbox Zero é excluir todos os e-mails desnecessários. Isso também inclui cancelar a assinatura de boletins informativos que você não lê ou arquivar tópicos antigos que não precisa mais. - **Delegar:** você é a pessoa certa para responder a este e-mail? [Delegar](https://asana.com/resources/how-to-delegate) é uma ferramenta poderosa para garantir que o trabalho seja realizado pela pessoa certa. Se você não for o contato apropriado para a tarefa, delegue-a à pessoa que for.  - **Responder:**se você puder responder rapidamente ao e-mail, faça isso imediatamente. Isso ajudará a evitar que tarefas simples fiquem por fazer. Uma boa regra geral é responder a e-mails que exijam cinco minutos ou menos do seu tempo.  - **Adiar:** se o e-mail exigir uma resposta mais aprofundada ou não for uma prioridade, deixe-o de lado por enquanto e volte a ele mais tarde. No entanto, não deixe o e-mail na sua caixa de entrada. Registre a tarefa adiada na sua [ferramenta de gestão do trabalho](https://asana.com/uses/work-management), com data de conclusão e tudo mais, e responda à pessoa informando quando você trabalhará nela. Em seguida, arquive o e-mail para reduzir a desordem na caixa de entrada. Se preferir, você também pode enviá-lo para uma pasta “Responder mais tarde”.  - **Fazer:**a esta altura, você já deve saber quais e-mails são prioritários e exigem ação. A última etapa do Inbox Zero é trabalhar nas coisas que realmente importam. Transfira todas as tarefas importantes da sua caixa de entrada para o seu sistema de gestão do trabalho e comece a trabalhar. Procure uma ferramenta de gestão do trabalho que se integre ao seu cliente de e-mail, como as integrações [Asana para Gmail](https://asana.com/apps/google-gmail) ou [Asana para Outlook](https://asana.com/apps/outlook). ## Criar pastas de Inbox Zero que funcionem para você O espírito do Inbox Zero é criar um sistema que funcione para você. Nem todos precisarão criar pastas na caixa de entrada para implementar o sistema, mas algumas pessoas as acham úteis. Se você se vê perdendo e-mails importantes ou olhando com medo para uma caixa de entrada sobrecarregada, vale a pena tentar um sistema de pastas para ver se isso ajuda.  Não há regras rígidas para as pastas que você cria. Crie as pastas que fizerem sentido para você e para o seu trabalho. As ideias a seguir podem ajudar você a começar.   - **Ação:**se você tiver e-mails que adiou para mais tarde durante o processo de classificação, pode mantê-los organizados nesta pasta de ação. Isso pode incluir e-mails que exigem uma resposta detalhada ou e-mails que podem esperar até um dia posterior.   - **Aguardando:**alguns e-mails podem exigir a participação de outros membros no tópico. Se você costuma aguardar feedback da equipe, considere criar uma pasta de “aguardo”. Agrupar esses e-mails pode ajudar a ver rapidamente quais deles podem precisar de acompanhamento todas as manhãs.   - **Ideias:**a nossa caixa de entrada não é apenas um espaço para tarefas e comunicação. Às vezes, nos inscrevemos em boletins informativos ou treinamentos para nos inspirar. Ter uma pasta de ideias pode garantir que você ainda tenha espaço para esses e-mails sem desorganizar a sua caixa de entrada.  - **Específico do projeto:** se você tem projetos em que está trabalhando, pode ser útil criar uma pasta específica para o projeto. Dessa forma, qualquer comunicação ou tarefas pendentes relacionadas a cada projeto podem ficar no mesmo lugar.  - **Arquivo:**embora não seja necessário criar uma pasta de arquivamento, o arquivamento pode ser uma ferramenta organizacional útil a se ter em mente. Se você tiver e-mails que não quer excluir, mas que não são necessários, arquivá-los rapidamente ajudará a limpar a sua caixa de entrada sem perder permanentemente as informações.  ## Quatro dicas para proteger o seu tempo de foco A [maioria (80 %) dos trabalhadores do conhecimento em todo o mundo](https://asana.com/resources/anatomy-of-work) trabalha com as caixas de entrada de e-mail abertas. Quando recebemos uma notificação, a verificamos imediatamente, independentemente do que estivéssemos fazendo inicialmente.  Mas fazer com que a sua caixa de entrada trabalhe por você significa valorizar o seu tempo e a sua energia mental. Ao manter a caixa de entrada aberta e responder às notificações instantaneamente, você não está dando ao seu cérebro a chance de se concentrar no trabalho que realmente importa. Você está tentando fazer várias tarefas ao mesmo tempo, o que os seres humanos [não conseguem fazer](https://asana.com/resources/multitasking). O trabalho multitarefa é um mito. O que você realmente faz é alternar entre tarefas. É quase sempre mais eficiente se concentrar em uma tarefa de cada vez.Para se beneficiar da Caixa de entrada vazia e fazer com que ela trabalhe por você, deixe de pensar que a caixa de entrada de e-mails é a sua prioridade número 1. Em vez disso, defina limites para você e para a sua caixa de entrada: - **Desativar as notificações.** As notificações nos tiram do [estado de fluxo mental](https://asana.com/resources/flow-state-work) e interrompem o trabalho focado. Uma das melhores maneiras de alcançar a Inbox Zero é reduzir ou desativar as notificações de e-mail. Parte da Inbox Zero é ter um propósito ao verificar o seu e-mail. Ao desativar as notificações, você garante que não será retirado do fluxo enquanto estiver no meio de um trabalho importante.  - **Definir blocos de tempo para responder a e-mails.**[O time blocking](https://asana.com/resources/what-is-time-blocking) é uma estratégia de gestão do tempo na qual você agrupa tarefas semelhantes e as programa no seu calendário. Por exemplo, tente criar um bloco de tempo de uma hora logo pela manhã para verificar e responder a e-mails importantes. Depois, você pode se concentrar em outras tarefas importantes e de alto impacto. No final do dia, programe um bloco de tempo rápido de 30 minutos — ou outro bloco de tempo de uma hora, dependendo do número de e-mails que você recebe diariamente — para responder a quaisquer e-mails que chegaram ao longo do dia. Dessa forma, você continua respondendo e mantendo a caixa de entrada sob controle, sem deixar que ela controle você. - **Esclareça e cumpra as suas prioridades diárias.** Muitas vezes, os e-mails que chegam ao longo do dia parecem ser prioridades importantes. Você pode se desviar dos seus planos diários para responder a um e-mail ou fazer um favor rápido a um colega de trabalho e, de repente, o dia de trabalho acabou. Ao esclarecer e cumprir as suas prioridades diárias, você pode decidir se um e-mail é importante o suficiente para ser respondido imediatamente ou se pode esperar até um bloco de tempo dedicado.  - **Estabeleça um “horário de trabalho” para os e-mails.**O Inbox Zero consiste em não deixar que a caixa de entrada do seu e-mail controle o seu dia de trabalho. Uma forma de fazer isso é estabelecer quando você responderá e não responderá aos e-mails. Reserve algum tempo para pensar sobre o melhor horário de trabalho para você e compartilhe esse cronograma com a equipe. Por exemplo, você pode dizer que responderá a e-mails por quinze minutos a partir das 9h e das 17h, mas não verificará o e-mail nos fins de semana. Definir esses limites melhora a sua relação com a caixa de entrada. - [Leia: Seis dicas de como usar o poder do estado de fluxo mental no trabalho](/resources/flow-state-work) ## Como alcançar o Inbox Zero com a gestão do trabalho Organizar a caixa de entrada é apenas o começo do Inbox Zero. Depois de organizar, excluir e limpar a caixa de entrada, você só terá notificações de trabalho importantes. Essas notificações podem ajudar a criar o seu plano de ação para o dia, a semana ou o mês.  É aí que entra a [gestão do trabalho](https://asana.com/resources/introduction-to-work-management). Os sistemas de gestão do trabalho permitem adicionar, organizar e coordenar tarefas em [fluxos de trabalho](https://asana.com/resources/workflow-examples) que atendam às suas necessidades. Ao contrário da sua caixa de entrada de e-mail, essas ferramentas foram criadas para ajudar a registrar e organizar tarefas e aumentar o tempo que você gasta em trabalhos importantes e produtivos. Com uma gestão do trabalho eficaz, o tempo gasto com a [organização para o trabalho](https://asana.com/resources/why-work-about-work-is-bad) diminui significativamente. Em vez de gastar [60 % do seu tempo](https://asana.com/resources/anatomy-of-work) em coisas como enviar e-mails, buscar aprovações para tarefas ou procurar documentos na caixa de entrada, todas as suas informações ficam em um só lugar. Com isso, você passa menos tempo organizando o trabalho e mais tempo executando tarefas.  - [Leia: Introdução à gestão do trabalho](/resources/introduction-to-work-management) ## Em resumo Não é preciso ser um especialista em produtividade para perceber que a caixa de entrada do seu e-mail não foi criada para ajudar a realizar o seu melhor trabalho. Quando estamos limitados pela nossa caixa de entrada, temos menos capacidade mental para realmente fazer um bom trabalho. - [Produtividade](/resources/productivity) - [O método Pomodoro: como ele ajuda a impulsionar a produtividade da equipe](/pt/resources/pomodoro-technique) Produtividade #### Redação Você já sentiu uma sobrecarga ao olhar a sua lista de afazeres e se perguntou como faria tudo dentro do prazo? Usando estratégias de gestão do tempo, como o método Pomodoro, você ... - [Seis dicas de como usar o poder do estado de fluxo mental no trabalho](/pt/resources/flow-state-work) Produtividade #### Redatora Uma das melhores sensações que se pode ter no trabalho é a de entrar num estado de fluxo mental: o trabalho flui sem esforço, todas as distrações desaparecem, e podemos até perder ... - [Dicas da Asana: tudo o que você precisa saber sobre a Gestão de recursos](/pt/resources/asana-tips-workload) Produtividade #### Redatora Qual é o nível de clareza que você tem em relação à carga de trabalho da sua equipe? Se a sua resposta for “pouca clareza”, saiba que isso é bastante comum. De fato, uma a cada qu ... - [Guia de primeiros passos para a gestão de recursos](/pt/resources/resource-management-plan) Gestão de projetos Produtividade #### Redatora A maioria dos líderes enfrenta o desafio de assegurar que sua equipe não sinta que está trabalhando além ou aquém de sua capacidade. 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