# Eficiência vs. eficácia nos negócios > Quatro etapas simples para montar uma equipe eficiente e eficaz. Aprenda a diferença entre essas duas características e descubra como inspirar o melhor delas na sua equipe. Source: https://asana.com/pt/resources/efficiency-vs-effectiveness-whats-the-difference ## Eficiência vs. eficácia nos negócios: por que a sua equipe precisa de ambas Nunca pensou na diferença entre eficiência e eficácia? Você não está só. A maioria das equipes usa esses termos alternadamente. No entanto, o entendimento das diferenças entre ambas as estratégias empresariais pode ajudar a sua equipe a ter êxito. No livro _The Effective Executive_ (“O executivo eficaz”), Peter Drucker [afirmou](https://www.goodreads.com/quotes/31286-efficiency-is-doing-the-thing-right-effectiveness-is-doing-the) que “eficiência é fazer da maneira certa, e eficácia é fazer a coisa certa”. No plano ideal, todos querem montar uma equipe que seja ao mesmo tempo eficiente e eficaz, afinal, quem não quer fazer a coisa certa do jeito certo? Para encontrar o ponto de equilíbrio, primeiro é preciso entender o significado de cada termo e o momento certo de focar cada métrica. ## O que é eficiência? Eficiência significa fazer as coisas do jeito “certo”: ganhar velocidade, desempenhar o trabalho com menos recursos, realizar grandes projetos com um orçamento reduzido. Portanto, é fazer “mais” com “menos”. Em geral, as equipes eficientes: - Executam projetos orientados por processos. - Criam [planos de gerenciamento de recursos](https://asana.com/resources/resource-management-plan). - Aderem à automatização. - Têm êxito trabalhando com recursos limitados. - Concentram-se no trabalho que têm à frente. - Aferem o progresso em contraste com métricas específicas. ## O que é eficácia? Eficácia significa trabalhar nas coisas “certas”, isto é, naquilo que agrega valor à empresa e tem um impacto expressivo nas metas empresariais. Hoje em dia, poucas equipes são eficazes na tarefa de relacionar o trabalho atual às metas mais amplas da empresa. Recentemente, um [estudo com mais de 6 mil profissionais do conhecimento](https://blog.asana.com/2020/07/pt-goals/) constatou que apenas 26% dos funcionários disseram entender com muita clareza a relação entre o seu trabalho individual e as metas empresariais, e apenas 16% deles consideram que a empresa é muito eficaz ao definir e comunicar as metas. Equipes eficazes sabem como priorizar e dedicar adequadamente recursos apropriados a iniciativas importantes. Elas têm clara a forma como o seu trabalho se encaixa nas estratégias e metas mais amplas da empresa e usam esse conhecimento para relatar as atividades a serem feitas e os locais onde alocar os recursos. Em geral, equipes eficazes: - Orientam-se por metas. - Investem em resultados. - Focam o cliente ou o usuário final. - Relacionam o seu trabalho ao panorama geral. ## Qual delas é mais importante? A eficiência e a eficácia são necessárias para que uma equipe realmente excepcional funcione. Uma equipe eficiente que não é eficaz consegue realizar o trabalho com rapidez, mas pode acabar priorizando as iniciativas erradas; já uma equipe eficaz que não é eficiente pode realizar o trabalho certo, mas não na velocidade ideal. Imagine que a equipe de vendas está apresentando o seu produto a um novo cliente empresarial. O departamento de TI foi convidado, e eles pediram uma apresentação e uma demonstração de cada um dos três produtos que estão considerando implementar. Há quatro cenários possíveis para o desenrolar desse processo, dependendo das qualidades da sua equipe: - **Eficiente mas ineficaz:** a equipe consegue montar uma apresentação de slides e uma demonstração em apenas três dias, porém, depois da sessão, o cliente fica insatisfeito porque o conteúdo se concentra em aspectos irrelevantes. No fim das contas, os materiais da apresentação não levaram em conta as necessidades específicas da empresa, que decide tomar outro rumo. - **Ineficiente mas eficaz:** a equipe trabalha em conjunto para montar uma demonstração e uma apresentação de ponta, mas isso leva duas semanas. O cliente fica insatisfeito com o tempo de resposta da equipe. Gasta-se ainda mais tempo negociando e fazendo apresentações. - **Nem eficiente nem eficaz:** a equipe não terminou de montar os seus processos de vendas, logo, ninguém sabe ao certo quem criou a apresentação de slides e a demonstração. Ao fim, a equipe consegue dar forma a uma ideia, mas esta não leva em conta os verdadeiros valores do produto ou não comunica o seu diferencial competitivo para o cliente, que decide tomar outro rumo. - **Eficiente e eficaz:** a equipe tem clareza sobre o fluxo de trabalho em vigor e consegue montar uma apresentação de slides e uma demonstração em cinco dias. Na semana seguinte, a exposição da ideia produz o resultado desejado: o cliente decide seguir adiante com o seu produto! ## Como o aumento da eficácia melhora a eficiência No plano ideal, todos desejam montar uma equipe que seja eficiente e eficaz, mas isso não acontece da noite para o dia. Não tente implementar ambas as metodologias de uma vez só, porque isso talvez não produza o resultado desejado; comece lidando com a questão da eficácia antes de trabalhar a eficiência. A priorização da eficácia garante que a sua equipe esteja trabalhando em iniciativas que fazem a diferença para as metas da empresa. Uma vez que a eficácia se converter numa prática constante, você poderá otimizar os processos em busca da eficiência. Em outras palavras, realizar o mesmo trabalho eficaz em menos tempo. Imagine o exemplo de um projeto interdisciplinar que una as equipes de criação e web design. A meta é reformular a página inicial da empresa para comunicar melhor a proposta de valor da organização. De início, a equipe não se mostra nem eficaz nem eficiente. Ela não tem clara a proposta de valor que está comunicando, a forma como beneficia os clientes ou a mensagem que se deve priorizar na página inicial. A equipe começa tomando as providências para recobrar a eficácia e manter a sintonia entre todos. Ela investe em uma [plataforma de gestão do trabalho](https://asana.com/uses/work-management) para coordenar as informações em diferentes níveis da organização e conectar iniciativas individuais às [metas](https://asana.com/product/goals) mais amplas da empresa. O profundo entendimento da estratégia geral capacita a equipe a criar a página inicial que melhor representa a empresa e atende aos clientes. A equipe ainda não é totalmente eficiente. Levou algum tempo para que ela executasse o projeto, e a etapa de revisão demorou mais do que o previsto. No entanto, o foco na eficácia os levou a assegurar que o [entregável do projeto](https://asana.com/resources/what-are-project-deliverables) estivesse em linha com as metas da empresa. A etapa seguinte é ganhar mais agilidade e mais eficiência. ## Como montar uma equipe eficiente e eficaz Em última análise, a meta é ajudar a sua equipe a se tornar eficiente e eficaz. Só assim poderá contemplar o panorama geral e simultaneamente priorizar a velocidade e a [produtividade](https://asana.com/resources/how-to-be-more-productive). Embora a maximização da eficácia seja o ponto de partida, há muitas etapas que você pode seguir para apoiar a sua equipe a criar boas práticas eficientes e eficazes. ### 1. Para começar, conecte as metas ao trabalho diário A sua equipe não pode tornar-se eficaz sem entender a forma pela qual o trabalho dela afeta as metas empresariais. Assegure-se de que tenha muita clareza quanto à sua contribuição para [a missão e a visão da empresa](https://asana.com/resources/vision-statement), e não há nada melhor para isso do que uma boa ferramenta de gestão do trabalho. A [gestão do trabalho](https://asana.com/resources/introduction-to-work-management) ajuda a coordenar as pessoas e percorrer todos os níveis da sua organização para garantir que todos tenham as informações necessárias para realizar o trabalho que realmente importa. Em vez de ter tarefas e projetos isolados, as ferramentas de gestão do trabalho ajudam a preencher a lacuna entre as tarefas diárias e os objetivos empresariais mais amplos. Dessa forma, a sua equipe pode priorizar as tarefas com eficácia a fim de maximizar o valor empresarial, em vez de perder tempo com trabalhos de baixa prioridade. Para ter certeza de que estamos priorizando o trabalho certo, usamos objetivos e principais resultados para definirmos metas trimestrais que levam a metas semestrais. Todas as semanas, os nossos líderes de equipe se certificam de que o trabalho das equipes esteja progredindo para atingir essas metas.- [Leia: Introdução à gestão do trabalho](/resources/introduction-to-work-management) ### 2. Aumente a visibilidade interdisciplinar Equipes eficazes não trabalham isoladas. Para ter êxito, a sua equipe precisa entender como o próprio trabalho se relaciona a outras iniciativas e projetos. Quando todos sabem quem está fazendo o quê e quando, os membros da equipe podem passar menos tempo coordenando o trabalho e dedicar mais tempo a projetos de alto impacto. ### 3. Invista em automatização e integração Depois que a sua equipe dominar a eficácia, chega o momento de aumentar a eficiência. Uma forma de fazê-lo é automatizar o trabalho manual e repetitivo por meio da [automatização de processos corporativos](https://asana.com/resources/business-process-automation). Segundo o [índice Anatomia do trabalho](https://asana.com/resources/anatomy-of-work), o típico trabalhador do conhecimento dedica 60% do seu tempo à organização para o trabalho, como correr atrás de aprovações, buscar informações ou refazer trabalhos que já foram concluídos. A [automatização de processos manuais](https://asana.com/product/automation) disponibiliza mais tempo para a sua equipe se dedicar a funções estratégicas e especializadas. Com a automatização, agora economizamos de duas a seis etapas para cada uma das nossas 40 a 50 solicitações de clientes por sprint, porque as tarefas são automaticamente adicionadas aos outros projetos e levadas de um estágio a outro.Como se não bastasse a organização para o trabalho e os intermináveis trabalhos de rotina que ela gera, os trabalhadores do conhecimento perdem um tempo essencial alternando entre aplicativos e buscando informações. [Estudos mostram](https://asana.com/resources/anatomy-of-work) que os trabalhadores do conhecimento alternam entre 10 aplicativos por até 25 vezes por dia. Não raro as ferramentas empresariais não são compatíveis umas com as outras, e isso significa que os funcionários precisam alternar entre serviços de e-mail, plataformas de mensagens, ferramentas específicas para uma função e o [software de gestão do projeto](https://asana.com/uses/project-management). Em vez de trabalhar assim, procure uma forma de [integrar](https://asana.com/apps) as suas ferramentas empresariais mais importantes, para que você tenha acesso a todas as suas informações relevantes em um só lugar. - [Suas ferramentas favoritas num só lugar](/apps?category=featured-apps) ### 4. Identifique áreas de melhoria Para tornar-se eficiente, você precisa entender onde está a defasagem. Quando o trabalho atrasar ou os membros da equipe ficarem esgotados, identifique os pontos de tensão assim que possível. Isso pode ajudar a reavaliar e redistribuir os recursos se necessário. O desenvolvimento de um processo claro para sinalizar e identificar áreas de melhoria pode ajudar a sua equipe a ser proativa e não reativa. Isso não só aumenta a eficiência, uma vez que remove o trabalho desnecessário, mas também impulsiona a eficácia, ajudando a sua equipe a ganhar mais consciência em relação ao próprio trabalho. Durante algum tempo, a reação normal da nossa equipe criativa era apenas reagir ao trabalho. Mas, jamais conseguiremos fazer o melhor trabalho possível sem um processo claro.Pensando em como você poderá chegar lá? Assegure que cada iniciativa conte com pontos de contato regulares. Neles você pode compartilhar o progresso do projeto e qualquer impedimento. Não agende este trabalho como uma reunião. Em vez disso, compartilhe [relatórios de status do projeto](https://asana.com/resources/how-project-status-reports) no mesmo local onde você trabalha, assim você pode detectar com facilidade o que saiu do controle e fazer os ajustes necessários. ## Trocando a ineficiência e ineficácia por novos hábitos A formação de uma equipe eficiente e eficaz levará tempo. Para alcançar esse resultado, primeiro concentre-se na eficácia e dê à sua equipe clareza em relação às metas e prioridades da empresa. Em seguida, volte a sua atenção para a eficiência investindo em automatização e reduzindo as atividades excessivas de organização para o trabalho. Quer saber mais? Veja [Doze dicas para aumentar a sua produtividade hoje](https://asana.com/resources/how-to-be-more-productive). - [Produtividade](/resources/productivity) - [O método Pomodoro: como ele ajuda a impulsionar a produtividade da equipe](/pt/resources/pomodoro-technique) Produtividade #### Redação Você já sentiu uma sobrecarga ao olhar a sua lista de afazeres e se perguntou como faria tudo dentro do prazo? 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