# Melhoria contínua nos negócios: dicas para aplicar o método Kaizen > A melhoria contínua, ou kaizen, é a filosofia de que os seres humanos podem sempre melhorar. Leia dicas para aplicar os princípios do kaizen ao seu Business. Source: https://asana.com/resources/continuous-improvement ## Melhoria contínua nos negócios: dicas para aplicar o método Kaizen #### Resumo A crença central da melhoria contínua, também conhecida como kaizen, é que podemos viver vidas cada vez mais gratificantes, esforçando-nos constantemente para melhorar a nós mesmos e às nossas vidas. Em um contexto de Business, essa ideia sugere que pequenas melhorias incrementais feitas ao longo do tempo podem levar a grandes mudanças a longo prazo. Continue lendo enquanto examinamos diferentes modelos, dicas e benefícios para a melhoria contínua.Pense no seu dia a dia, seja no trabalho, na escola, em casa ou na sua vida social. Há algum aspecto da sua vida que possa ser melhorado? Embora você possa estar satisfeito com o rumo da sua vida, sempre há oportunidades de melhoria.   O mesmo se aplica a uma organização. Mesmo que as operações estejam funcionando sem problemas, sempre há oportunidades de melhoria. É por isso que os líderes aplicam a melhoria contínua, ou _kaizen_, aos seus negócios.  Continue lendo para ver como a melhoria contínua pode reduzir custos e aumentar a eficiência. ## O que é a melhoria contínua (Kaizen)? A melhoria contínua nos negócios refere-se à melhoria gradual de sistemas, processos e produtos ao longo do tempo. Conhecida como _kaizen_, a combinação de “melhoria” e “bom” em japonês, a melhoria contínua aplica uma filosofia de vida aos negócios. O processo de melhoria contínua sugere que, se fizermos pequenas melhorias incrementais ao longo do tempo, elas podem levar a grandes mudanças a longo prazo. O processo _Kaizen_ foi popularizado na década de 1950, após a Segunda Guerra Mundial, por fabricantes japoneses. A meta do _kaizen_ é melhorar continuamente os processos para que qualquer desperdício seja eliminado. Nesse contexto, desperdício refere-se a qualquer uso ineficiente do tempo ou redundância nos processos.  Um exemplo famoso do modelo de melhoria contínua é o modelo de fabricação da Toyota, que se concentra em fazer apenas “o que é necessário, quando é necessário e na quantidade necessária”. Desde então, tem sido aplicado a muitos negócios, inclusive fora do setor de manufatura. - [Criar um modelo de gestão de processos corporativos](/templates/business-process-management) ## Como funciona o processo de melhoria contínua A meta do processo de melhoria contínua é otimizar as atividades que geram valor para os clientes, eliminando as ineficiências. Comum na [metodologia lean](https://asana.com/resources/lean-project-management), existem três tipos de desperdício que o processo de melhoria contínua visa eliminar: _muda_, _mura_ e _muri_.  ### _Muda:_desperdício que impede a excelência A palavra japonesa _muda_ pode ser traduzida como “desperdício” ou “inutilidade”. Em relação ao processo de melhoria contínua, esses tipos de desperdício impedem que certos processos de trabalho alcancem a excelência operacional.  Há dois tipos de desperdício _muda_:  - **Tipo 1:** processos que não agregam valor aos clientes, mas ainda são necessários para o cliente final. Tomemos como exemplo as inspeções de segurança. Embora não agreguem valor diretamente ao produto final, elas são necessárias e cruciais para garantir um produto seguro. - **Tipo 2:** processos que não agregam valor aos clientes e _não_ são necessários para o cliente final. Muitas vezes, são processos internos, como documentação e manutenção de registros. São processos que o método _Kaizen_ visa reduzir. Há sete categorias de desperdício que se enquadram _no muda_ Tipo 2. São elas: - **Transporte:** movimentação excessiva do produto - **Inventário:** excesso de bens e matérias-primas - **Movimento:** excesso de movimento de máquinas ou pessoas - **Espera:** tempo ocioso entre uma etapa e a outra - **Superprodução:** produção excessiva de um produto - **Superprocessamento:** adicionar muito a um produto que não agrega valor - **Defeitos:** produção de produtos inutilizáveis ### _Mura:_desperdício que leva ao desequilíbrio _Mura_ significa "desnivelamento" ou "irregularidade". Para evitar que _o mura_ ocorra, a meta é ter um processo equilibrado e simplificado para que nenhuma etapa tenha um [gargalo](https://asana.com/resources/what-is-a-bottleneck).  Uma linha de montagem é um exemplo simples de _mura_. Se uma seção da linha de montagem estiver atrasada, a equipe pode produzir muito pouco ou muito de um produto específico para compensar o gargalo. ### _Muri:_desperdício que sobrecarrega A palavra japonesa _muri_ significa “sobrecarregado” ou “além do poder de alguém”. Em termos de carga de trabalho, _muri_ indica uma quantidade excessiva de trabalho. _O muri_ também pode causar danos às máquinas, levando a reparos caros. Em termos de funcionários, o muri pode resultar em absenteísmo, doença e burnout.  ## Modelos e técnicas de melhoria contínua Existem diferentes estratégias para criar uma cultura de melhoria contínua. Apresentamos algumas das mais comuns a seguir. ### Planejar, Realizar, Verificar e Agir O [ciclo PDCA](https://asana.com/resources/pdca-cycle) foi introduzido por [Walter Shewart](https://en.wikipedia.org/wiki/Walter_A._Shewhart) e posteriormente desenvolvido por [W. Edwards Deming](https://en.wikipedia.org/wiki/W._Edwards_Deming). Há quatro etapas principais no ciclo PDCA: - **​Planejar:** identifique a meta principal deste projeto e como você medirá o sucesso. - **Fazer:** testar o plano para atingir a Meta. - **Verificar:** revise as ações da fase de execução. As coisas estão melhorando? - **Agir:** implemente as mudanças em todo o projeto ou, se o teste na fase de ação não funcionou, faça pequenas alterações até que funcione. A estrutura é usada para abordar e resolver problemas de gestão de projetos e melhoria de processos. Devido à natureza cíclica desta metodologia, ela é uma maneira fácil de implementar mudanças continuamente. **Melhor para:**organizações que buscam um ciclo de melhoria contínua que possa ser ajustado à medida que a empresa cresce e muda. O PDCA estabelece uma base para a melhoria contínua que pode ser ajustada conforme necessário.  ### Six Sigma O Six Sigma é uma [metodologia de melhoria de processos](https://asana.com/resources/process-improvement-methodologies) frequentemente usada na indústria. O Six Sigma funciona minimizando a variabilidade durante o processo de fabricação. Isso é alcançado por meio de rigorosas avaliações de garantia de qualidade.  Existem duas metodologias principais no Six Sigma: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar (DMAIC) e Definir, Medir, Analisar, Projetar e Verificar (DMADV).  O DMAIC tem cinco fases: - **Definir** o sistema. - **Medir** os principais aspectos do processo atual e coletar dados. - **Analisar** os dados para verificar a causa e o efeito. - **Melhorar** ou otimizar o processo atual com base em dados. - **Controlar** o processo para evitar desvios no futuro. Enquanto o DMAIC se refere ao processo geral, o DMADV se refere especificamente ao processo de design do produto. No entanto, ambos trabalham para melhorar um sistema atual.  **Melhor para:**organizações, especialmente fabricantes, que buscam aprimorar um sistema ou produto existente. Quando aplicado, o Six Sigma deve ajudar a construir e manter a fidelidade e a retenção dos clientes.  - [Leia: Six Sigma: tudo o que você precisa saber sobre esta metodologia de melhoria de processos](/resources/six-sigma) ### Metodologia Agile A metodologia[ágil](https://asana.com/resources/agile-methodology) é uma estrutura de gestão de projetos que divide os projetos em fases menores, ou “sprints”. Algumas formas de Agile são iterativas, o que permite uma cultura de melhoria contínua. Na metodologia ágil, os membros da equipe refletem durante cada ciclo de sprint sobre quais pequenas mudanças podem ser feitas para o próximo sprint. **Melhor para:** equipes que buscam um sistema adaptável que se concentre fortemente nas necessidades do cliente. A metodologia ágil também pode ajudar a criar os custos e cronogramas mais precisos para clientes e partes interessadas. - [Leia: Waterfall vs. Agile vs. Kanban vs. Scrum: em que diferem?](/resources/waterfall-agile-kanban-scrum) ### Análise de causa raiz [A análise de causa raiz](https://asana.com/resources/root-cause-analysis-template) ajuda as organizações a entender a origem de um problema no processo e a encontrar a melhor solução.  Isso geralmente é feito por meio de um método chamado “Os cinco porquês”, no qual você define um problema e o divide em partes menores. Um [modelo dos 5 porquês](https://asana.com/templates/5-whys) pode orientar esse processo e manter a análise consistente entre as equipes. Por exemplo, se você estivesse lidando com clientes insatisfeitos, o processo poderia ser assim: **O problema: os clientes estão insatisfeitos** - **Primeiro porquê:**por que os clientes estão insatisfeitos? Porque estamos atrasados nas entregas. - **Segundo porquê:** por que estamos atrasados com as entregas? Porque os projetos estão levando mais tempo do que o esperado.  - **Terceiro porquê:** por que os projetos estão levando mais tempo do que o esperado? Porque subestimamos a complexidade de certos projetos. - **Quarto porquê:**por que subestimamos a complexidade de certos projetos? Porque não analisamos as etapas com antecedência.  - **Quinto porquê:** por que não analisamos as etapas com antecedência? Porque não tivemos tempo suficiente.  - **Causa raiz:** os funcionários não têm capacidade suficiente para concluir os projetos em tempo hábil.  **Melhor para:** organizações com problemas persistentes. Se você descobrir que os mesmos problemas estão se repetindo, faça uma análise da causa raiz para chegar à fonte.  ### Kanban [Kanban](https://asana.com/resources/what-is-kanban), a combinação das palavras japonesas para “sinal” e “quadro”, é uma metodologia projetada para ajudar as equipes a equilibrar o trabalho e a capacidade. A estrutura Kanban depende muito de uma filosofia de melhoria contínua, permitindo que o trabalho seja ajustado dinamicamente com base na capacidade da equipe. Desenvolvido por Taiichi Ochno, engenheiro da Toyota, no final da década de 1940, o método envolve a criação de um backlog de tarefas e permite que os funcionários o utilizem com base na sua capacidade produtiva. A partir daí, cada tarefa é monitorada por meio de etapas, que são visualizadas em um quadro Kanban.  As [ferramentas de gestão do trabalho](https://asana.com/uses/work-management) podem ajudar as organizações a criar quadros Kanban virtuais, para que equipes inteiras possam verificar facilmente o status de um projeto.    **Melhor para:** equipes que buscam uma maneira mais estruturada de se comunicar e mover tarefas do início ao fim. O Kanban é ótimo para equipes que têm a flexibilidade de pegar e executar tarefas simples à medida que surgem. ## Dicas para implementar um modelo de melhoria contínua Se a sua equipe não adotou um modelo de melhoria contínua, a implementação de novos processos pode levar algum tempo. Aqui estão algumas dicas para implementar essa ideia na sua empresa.  ### Comece aos poucos A meta da melhoria contínua é fazer pequenas mudanças incrementais. Comece a trabalhar com uma pequena parte dos membros da equipe para ver como as mudanças funcionam. Se tudo correr bem, comece a testar com mais equipes. Este processo de implementação em si é a prática do _kaizen_. ### Incentive a liderança a ter a mente aberta A melhoria contínua funciona especialmente bem quando os indivíduos são incentivados por líderes seniores. Prepare a sua equipe de liderança oferecendo treinamento especializado para incentivar novas ideias e remover quaisquer bloqueios que possam estar no caminho de um membro da equipe enquanto ele tenta melhorar um fluxo de trabalho.  ### Não faça da perfeição a meta Uma das partes mais difíceis de usar o modelo de melhoria contínua é o desejo de buscar a perfeição. Isso é impossível, e a filosofia por trás do _Kaizen_ é fazer pequenas mudanças para ser melhor do que você era no dia anterior. Concentrar-se na perfeição pode levar a equipe a fazer mudanças que não são realmente necessárias.  ### Incentive o feedback Incentive [o feedback contínuo](https://asana.com/resources/tips-giving-feedback) para garantir que a equipe esteja respondendo às mudanças. O modelo PDCA simplifica esse processo ao incorporar o feedback diretamente na fase de verificação. Se você estiver usando um modelo diferente, não se esqueça de incorporar uma fase de feedback. ### Meça os resultados Pense no motivo pelo qual você incorporou um modelo de melhoria contínua. Foi para cortar custos? Aumentar a produtividade? Melhorar a qualidade?  Seja qual for o motivo, certifique-se de que ele seja rastreável. Encontre as métricas que melhor ilustram o impacto da iniciativa e apresente as evidências aos membros da equipe e às partes interessadas.  ## Benefícios das estratégias de melhoria contínua A melhoria contínua pode gerar benefícios operacionais e culturais. A seguir, apresentamos alguns dos benefícios mais comuns e imediatos.  ### Permite mudanças baratas e de baixo risco Na melhoria contínua, as mudanças são fáceis de fazer. A ideia da melhoria contínua é que você faça pequenas mudanças e teste-as para ver se funcionam. Se não funcionarem, seu fluxo de trabalho não será interrompido por essa pequena mudança.  Um bom exemplo disso seria uma mudança em uma linha de montagem. A equipe pode testar a troca de duas etapas que não são dependentes uma da outra e ver se isso muda a velocidade do fluxo de produção. Se a velocidade de produção for mais lenta, a equipe pode facilmente reverter para o processo original sem ter que alterar todo o processo.  ### Capacita os indivíduos a fazer alterações A melhoria contínua capacita cada membro da equipe a se apropriar dos seus processos. _O Kaizen_ funciona melhor quando é aplicado em toda a organização e está enraizado na cultura da empresa. Se algo não estiver funcionando para um membro da equipe, ele pode assumir a responsabilidade de fazer as alterações necessárias para otimizar o seu fluxo de trabalho individual e minimizar as crenças limitantes.  ### Personalize os processos por equipe Um determinado processo pode funcionar para um grupo de membros da equipe, mas o que acontece quando você adiciona pessoas à equipe? O fluxo de trabalho original pode não funcionar tão bem quanto antes, mas o Kaizen permite que as equipes adaptem esses processos a ambientes em constante mudança.  Um bom exemplo disso seria escalar os fluxos de trabalho de uma equipe pequena para uma equipe maior. Uma equipe pode começar a monitorar certas informações em uma planilha quando tiver apenas duas ou três pessoas. Mas o que acontece quando essa equipe cresce para 20 pessoas? O número de pessoas que trabalham em uma planilha pode se tornar incontrolável.  O processo _Kaizen_ permite que a equipe experimente o fluxo de trabalho de informações que funciona melhor para ela à medida que cresce continuamente.  ### Promove a descoberta e a curiosidade Quando a cultura da sua empresa incentiva os membros da equipe a melhorar os processos de negócios da maneira que funciona melhor para eles, isso incentiva mais descobertas e curiosidade em toda a empresa. Isso permite que os indivíduos experimentem sem o medo de interromper os processos ou de serem julgados pelo fracasso. Se algo não funcionar, as coisas podem simplesmente voltar ao que eram antes. ## Aprimore os seus processos com melhorias contínuas As oportunidades de melhoria nem sempre são muito claras. Às vezes, é preciso se aprofundar nos processos para descobrir o que precisa ser aprimorado. Usar uma abordagem estruturada, como a melhoria contínua, revela possibilidades de aprimoramento e oferece as ferramentas para alcançar as suas Metas. As metodologias de melhoria contínua funcionam melhor em estratégias de gestão de projetos iterativas, como [Kanban](https://asana.com/uses/kanban-boards) e Agile. Quando combinada com ferramentas de gestão do trabalho, a organização do trabalho em um só lugar pode ajudar a sua equipe a implementar as mudanças positivas necessárias para ter sucesso. - [Criar um modelo de gestão de processos corporativos](/templates/business-process-management) - [Agile](/resources/agile) - [Gestão de lançamentos: cinco etapas de um processo bem-sucedido](/pt/resources/release-management) Agile #### Redação Se você já passou pela experiência de lançar um software, sabe como as coisas podem se tornar complicadas. 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