Concretizar as coisas (GTD) e obter produtividade, com Springest

 

Palestrantes

Ruben Timmerman

Um empreendedor entusiasta da Internet e fundador da Springest, um site para comparação de programas e cursos de treinamento e também um sistema de gestão da aprendizagem centrado no usuário (LMS) para empresas. A missão da Springest é ajudar as pessoas a se encontrarem no seu desenvolvimento pessoal e profissional.

Ruben tem experiência em marketing e é um especialista nos campos da experiência do usuário, marketing on-line, aprendizagem e produtividade.

Metas para a Asana

  • Crescer rapidamente e reforçar a holacracia em vez da burocracia
  • Desenvolver e responder rapidamente ao ambiente, sem perder a estrutura
  • Contar com uma forma de implementar a concretização de coisas (Getting Things Done, GTD) por toda a empresa
  • Criar clareza e paz de espírito

Melhores práticas

  • Faça a Asana trabalhar para você. Dedique algum tempo para estudar as melhores práticas e explorar dicas e truques que vão aumentar a produtividade e a eficiência. A equipe Springest criou o seu próprio significado para caracteres unicode para categorizar ainda mais as tarefas e os projetos.
  • Inclua as estratégias organizacionais exclusivas da sua empresa no processo para a integração de novos funcionários. A difusão intencional de conhecimentos assegura que todos estejam na mesma página.
  • Faça pesquisas regulares sobre como os seus pares concretizam as coisas (GTD).
  • Tire tudo da sua cabeça e guarde na Asana. Anote rapidamente as tarefas usando o celular e esclareça ou adicione detalhes mais tarde.

Fluxos de trabalho

Do processamento à ação

Ruben e a equipe de Springest criaram um ritual matinal para tirar o melhor proveito dos seus dias de trabalho e alcançar o máximo de produtividade do início ao fim da jornada. O primeiro passo no ritual matinal é processar a página da Caixa de entrada e a seção de Novas tarefas na Asana. Isso permite aos membros da equipe ter clareza e foco sobre a prioaridade das tarefas que têm diante de si, assim como quaisquer atualizações sobre a empresa. Em seguida, as tarefas são organizadas usando as quatro seções de prioridade na página de Minhas tarefas. A equipe Springest também evita atribuir tarefas que não podem ser concluídas no momento presente. O último passo no ritual matinal é passar à ação.

Esclarecer as funções

Springest usa a Holacracia, que é um sistema de autogestão, para aumentar a responsabilização e a agilidade organizacional. Quando se trata de planejamento de alto nível, a Springest usa um projeto de Funções de Alinhamento para manter a empresa nos trilhos e ciente de quem faz o quê, e quem está encarregado de fazer o quê. O projeto é filtrado por tarefas por responsável, o que contribui para uma consulta prática e simples das funções na empresa.

Planejamento de alto nível

Para definir a estratégia e proporcionar à sua equipe um senso de propósito, a Springest usa uma estrutura de objetivo e principais resultados (Objective and Key Results, OKR). Nela, o objetivo e os principais resultados são normalmente organizados em projetos, nos quais os objetivos são as tarefas e os principais resultados são as subtarefas, sendo as seções dos comentários das tarefas usadas para avaliar cada um dos objetivos e principais resultados.

Aprenda a construir um projeto de objetivos na Asana clicando aqui.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.