Concretizar as coisas (GTD) e obter produtividade, com Springest

 

Palestrantes

Ruben Timmerman

Um empreendedor entusiasta da Internet e fundador da Springest, um site para comparação de programas e cursos de treinamento e também um sistema de gestão da aprendizagem centrado no usuário (LMS) para empresas. A missão da Springest é ajudar as pessoas a se encontrarem no seu desenvolvimento pessoal e profissional.

Ruben tem experiência em marketing e é um especialista nos campos da experiência do usuário, marketing on-line, aprendizagem e produtividade.

Metas para a Asana

• Crescer rapidamente e reforçar a holacracia em vez da burocracia
• Desenvolver e responder rapidamente ao ambiente, sem perder a estrutura
• Contar com uma forma de implementar a concretização de coisas (Getting Things Done, GTD) por toda a empresa
• Criar clareza e paz de espírito

Melhores práticas

• Faça a Asana trabalhar para você. Dedique algum tempo para estudar as melhores práticas e explorar dicas e truques que vão aumentar a produtividade e a eficiência. A equipe Springest criou o seu próprio significado para caracteres unicode para categorizar ainda mais as tarefas e os projetos.
• Inclua as estratégias organizacionais exclusivas da sua empresa no processo para a integração de novos funcionários. A difusão intencional de conhecimentos assegura que todos estejam na mesma página.
• Faça pesquisas regulares sobre como os seus pares concretizam as coisas (GTD).
• Tire tudo da sua cabeça e guarde na Asana. Anote rapidamente as tarefas usando o celular e esclareça ou adicione detalhes mais tarde.

Fluxos de trabalho

Do processamento à ação

Ruben e a equipe de Springest criaram um ritual matinal para tirar o melhor proveito dos seus dias de trabalho e alcançar o máximo de produtividade do início ao fim da jornada. O primeiro passo no ritual matinal é processar a página da Caixa de entrada e a seção de Novas tarefas na Asana. Isso permite aos membros da equipe ter clareza e foco sobre a prioaridade das tarefas que têm diante de si, assim como quaisquer atualizações sobre a empresa. Em seguida, as tarefas são organizadas usando as quatro seções de prioridade na página de Minhas tarefas. A equipe Springest também evita atribuir tarefas que não podem ser concluídas no momento presente. O último passo no ritual matinal é passar à ação.

Esclarecer as funções

Springest usa a Holacracia, que é um sistema de autogestão, para aumentar a responsabilização e a agilidade organizacional. Quando se trata de planejamento de alto nível, a Springest usa um projeto de Funções de Alinhamento para manter a empresa nos trilhos e ciente de quem faz o quê, e quem está encarregado de fazer o quê. O projeto é filtrado por tarefas por responsável, o que contribui para uma consulta prática e simples das funções na empresa.

Planejamento de alto nível

Para definir a estratégia e proporcionar à sua equipe um senso de propósito, a Springest usa uma estrutura de objetivo e principais resultados (Objective and Key Results, OKR). Nela, o objetivo e os principais resultados são normalmente organizados em projetos, nos quais os objetivos são as tarefas e os principais resultados são as subtarefas, sendo as seções dos comentários das tarefas usadas para avaliar cada um dos objetivos e principais resultados.

Aprenda a construir um projeto de objetivos na Asana clicando aqui.