Criar e manter uma dinâmica

Criamos a Asana para você poder acompanhar o seu trabalho da forma mais simples possível, mas como isso pode representar novas formas de trabalhar para a sua equipe, é importante ver como estão as coisas de tempos a a tempos. Afinal, a Asana é mais eficaz quando usada por toda a sua empresa. Conforme a sua equipe passa a ter maior clareza e a atingir os objetivos, poderá começar a ver novos meios de usar Asana que vão além do trabalho em equipe.

Verificando como estão as coisas com a sua equipe

A esta altura, toda a sua equipe já deve estar explorando as funcionalidades da Asana e começando e ver os benefícios de acompanharem o trabalho juntos. Neste ponto, é essencial verificar e se certificar de que todos estejam avançando juntos. Aqui vão alguns itens que você pode abordar:

Use um projeto para ter retornos sobre a Asana

Se ainda não fez isso, você pode criar um projeto para acompanhar perguntas, comentários, preocupações e êxitos do seu uso de Asana.

  • Os colegas de equipe podem atribuir tarefas uns aos outros, ou comentar nelas ao longo do tempo para ajudar a responder a perguntas ou esclarecer qualquer confusão.
  • Agende uma reunião que ocorra regularmente e use um projeto de verificação para definir a pauta. Vocês podem discutir os êxitos que tiveram e os desafios que estão enfrentando. Você pode realizar essa reunião com apenas alguns colegas de equipe, caso não seja necessário que todos participem.

Escolha um membro da equipe para ajudar os outros com os acompanhamentos, responder dúvidas e se certificar que todos estão usando a Asana da forma prevista.

Aborde as perguntas mais frequentes

Oferecemos diversos recursos para ajudar a responder às perguntas da sua equipe sobre as funcionalidades Asana e as razões de elas existirem:

  • As dúvidas sobre como usar a Asana de modo geral podem ser direcionadas para o artigo de início rápido, para a [checklist de integração] e para a checklist de usuário avançado.
  • Perguntas sobre funcionalidades específicas e tutoriais mais avançados podem ser encaminhadas para a seção de ajuda do Guia.
  • Para outros tipos de materiais educacionais (vídeos, apresentações, documentos, etc.), você pode conferir a nossa página de Recursos.
  • Para saber mais sobre a nossa empresa e ficar por dentro de lançamento de novos recursos, confira o nosso Blog.

Se alguns colegas de equipe ainda estiverem hesitantes, leia o artigo sobre como inspirar confiança em sua equipe para mais dicas sobre como tirar dúvidas e lidar com as preocupações.

Ampliando o seu uso da Asana

Conforme a sua equipe ganha mais confiança ao usar a Asana, você encontrará novas oportunidades para trazer outras equipes a bordo. Aqui estão algumas formas de manter o ritmo:

Colabore com sua equipe onde ela estiver trabalhando

Embora seja na Asana que as equipes monitoram os trabalhos e os passos necessários para realizá-los (como um projeto de solicitações de design), elas provavelmente realizam o trabalho em outras ferramentas, como o Photoshop. Felizmente a Asana se integra com as principais ferramentas e aplicativos para evitar fazer o trabalho duas vezes e tornar a colaboração mais fluida. Ela torna-se particularmente poderosa quando integrada a ferramentas de e-mail e mensagens instantâneas, ao proporcionar uma forma de lhes dar continuidade sem atrasar os processos. Com o Add-on para Gmail e as integrações para Slack você pode transformar conversas em tarefas sem precisar trocar de ferramenta.

Colabore com outras equipes

Quando a sua equipe já tiver os fluxos de trabalho definidos, talvez descubra que alguns trabalhos necessitam da colaboração de colegas que não estão na Asana. Convidá-los vai trazer mais clareza para os fluxos de trabalho, e a equipe deles começará também a ver os benefícios. É um modo simples de começar aos poucos.

Identifique os projetos multidisciplinares

Antes de começar um projeto grande que envolva muitas equipes, você pode avaliar como apresentar a Asana para todos os interessados em um projeto, em vez de coordená-lo através de inúmeros e-mails ou múltiplas ferramentas.

Compartilhe os resultados da sua equipe

Outras pessoas em sua empresa vão querer saber sobre o tempo que você economizou, os pontos críticos que você resolveu, ou ver uma comparação dos seus fluxos de trabalho antes e depois de usar a Asana. Tenha essas informações à mão e divida-as com elas num projeto da Asana.

Você pode usar a tag “Melhorias com Asana” em tarefas existentes e depois procurar por ela quando precisar de uma lista de exemplos. Você pode também arquivar uma tarefa em múltiplos projetos.

Use modelos de projeto

Crie seus próprios modelos personalizados ou comece com um modelo criado pela Asana para fluxos de trabalho frequentes. Sua equipe ganhará tempo na configuração de um projeto e não vai esquecer nenhuma etapa.

Use exemplos de outros clientes

A Asana tem a confiança de grandes empresas com vários tipos de equipes e de vários segmentos. Veja como eles usam a Asana, e como o exemplo deles pode servir para a sua empresa. Você também pode ler sobre como outras equipes podem usar a Asana.

Veja as [integrações Asana] para aproveitar ainda mais os aplicativos que você já usa, e como essas integrações podem tornar o seu fluxo de trabalho mais eficiente.

Conheça os planos Asana Premium e Enterprise

Com cada vez mais equipes e trabalhos sendo realizados na Asana, talvez você perceba que os planos Asana Premium ou Enterprise sejam mais adequados para as necessidades de sua empresa e para os fluxos de trabalho das equipes. Tire um maior proveito da Asana com relatórios aprofundados entre projetos, maior controle de administrador, recursos adicionais poderosos como campos personalizados e modelos, e se prepare para o sucesso com um Gerente de sucesso do cliente.

Depois que você e sua equipe tiverem confiança para acompanhar todos os trabalhos com a Asana, talvez você descobra novas oportunidades de apresentar a Asana para mais equipes. Para obter mais dicas e diretrizes de como fazer isso acontecer, continue a leitura com a seção Estamos expandindo nosso uso da Asana.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.