Monitorar as iniciativas e administrar os recursos

Os líderes e os gerentes de projetos precisam de ter fácil acesso à geração de relatórios, às atualizações de status e ao plano de gestão de recursos das equipes para se assegurar de que os trabalhos sigam na direção certa e para tomar decisões de planejamento bem informadas. Eles podem contar com portfólios sempre atuais, com insights obtidos por meio dos painéis e da gestão de recursos, encontrando todas essas informações num único lugar.

Como usar os portfólios

Os Portfólios são a melhor maneira de organizar, monitorar e gerar relatórios sobre múltiplos projetos num único lugar. Eles podem ajudar a responder a perguntas como:

• Quais projetos estão em risco e quais estão em dia, e porquê?
• Quando os projetos serão iniciados ou concluídos?
• Qual é a divisão de trabalho entre colegas de equipe ou entre projetos?
• Quais são as maiores prioridades para a minha equipe?
• Onde devo focar mais a minha atenção?

Assim como os projetos, os portfólios oferecem diversas visualizações distintas (listadas abaixo) para que você possa acessar diferentes informações sobre os projetos do portfólio.

• Projetos — Esta é a principal visualização para quem quer dar uma olhada rápida nas atualizações dos projetos, os quais podem ser ordenados e organizados.
• Cronograma — Arraste e solte os projetos para criar e, então, visualizar calendários e planejamentos mensais, trimestrais ou anuais.
• Progresso — Publique atualizações de status para resumir todos os esforços em direção à sua iniciativa.
• Gestão de recursos — Monitore a capacidade e a disponibilidade da sua equipe e faça ajustes arrastando e soltando os componentes, com base nos trabalhos que já tenham sido atribuídos aos membros da equipe nos projetos do portfólio.

Exemplos de uso dos portfólios

Os portfólios são ideais para os gerentes de projetos e líderes de equipes, mas qualquer pessoa pode usá-los de diversas maneiras. Aqui estão alguns exemplos para ajudar a começar:

Função	Exemplo
Gerentes de produto	Monitorar os lançamentos de produtos ou mensurar a capacidade e a disponibilidade do gerente de produtos ou a cobertura de engenheiros para cada lançamento
Líderes/executivos	Monitorar os projetos principais para o cumprimento dos objetivos e principais resultados da equipe ou da empresa, além de exportar imagens em formato PNG para usar em apresentações
Gerentes e Agile Scrum Masters	Monitorar os trabalhos do Sprint num único portfólio e utilizar a Gestão de recursos para equilibrar as alocações e definir pontos de trabalho ágeis
Organizadores de eventos	Gerenciar múltiplos eventos e visualizá-los num Cronograma, utilizando o Painel para consultar os marcos de alta prioridade
Diretores ou produtores de criação	Saber o que está acontecendo com os projetos mais importantes e utilizar o Painel para gerar relatórios de progresso para parceiros interdisciplinares, ou apresentar argumentos para a captação de mais recursos
Gerentes de campanhas	Monitorar as campanhas ativas e gerenciar a capacidade e a disponibilidade da equipe em todas as etapas da campanha por meio da Gestão de recursos
Consultores de Sucesso do cliente	Manter as contas de cliente ativas num só lugar, mensurando a sua integridade ao longo das atualizações de status
Gerente de TI	Consultar o Cronograma para se informar sobre os calendários de implementação e ver todas as implementações de software ativas e as que ainda estejam em processo de avaliação

Você quer o modelo de um dos projetos acima? Confira a nossa galeria de modelos para ter tudo pronto para começar com apenas alguns cliques.

Dicas para gerir os projetos e recursos com os portfólios e a gestão de recursos

• Status do projeto desatualizados? Clique no botão Solicitar atualização e o proprietário receberá uma nova tarefa para atualizar o status do projeto.
• Os colegas de equipe estão sobrecarregados? Você pode arrastar e soltar tarefas para reatribuí-las ou reagendá-las, ou escrever um comentário nas tarefas para consultar o responsável sobre o que fazer. Defina o esforço das tarefas nos diversos projetos do seu portfólio para estimar com mais precisão o número de horas ou o esforço requerido por cada tarefa.
• Traga até você os detalhes de que precisa ao alterar a ordem de exibição. Reorganize o seu portfólio por campo personalizado para assegurar-se de que as prioridades estão em dia ou agrupar projetos similares. A Gestão de recursos é automaticamente ordenada por responsável.
• Compartilhe o link do portfólio ou adicione membros ao seu portfólio para que outras pessoas vejam o progresso.

Não é nenhum segredo que a Asana oferece um período de avaliação gratuita de 30 dias. Não perca tempo e comece já o seu gratuitamente!