Monitore as iniciativas e administre os recursos

Os gerentes de projetos e líderes precisam ter fácil acesso às atualizações de status dos projetos e distribuição da equipe para se assegurar de que os trabalhos seguem na direção certa, e tomar decisões de planejamento bem informadas. Eles também podem contar com os Portfólios e Gestão de recursos para reportar proativamente sobre os projetos e capacidade do pessoal num único lugar.

O que são os Portfólios e a Gestão de recursos?

Os Portfólios são a melhor forma de monitorar o progresso dos projetos rumo às iniciativas de um só lugar. Eles são uma forma simples de armazenar e organizar os projetos que você acessa com mais frequência, e você pode ordená-los por prazo, proprietário, status, prioridade e outros.

Os Portfólios são a melhor forma de monitorar num só lugar todos os projetos de uma iniciativa ou equipe específica

A Gestão de recursos é a versão da Asana para o manejo de pessoal, apresentando numa única tela a distribuição da equipe nos trabalhos atribuídos através da Asana sem necessidade de reunir quaisquer informações. A Gestão de recursos ajuda a tomar decisões seguras de alocação de pessoal para manter o trabalho equilibrado, o agendamento eficiente, e as prioridades em dia.

Captura de tela do trabalho sendo redistribuído entre os responsáveis na visualização da Gestão de recursos

Os Portfólios e a Gestão de recursos fazem um ótimo trabalho ao usá-los em conjunto. Depois de criar um portfólio dos projetos que você precisa, você verá na aba Gestão de recursos uma visualização com os volumes de trabalho com base nos dados desses projetos. Se você tiver um Portfólio dos lançamentos de produtos, por exemplo, pode usar a Gestão de recursos para se assegurar de que nenhum gerente de produto está sobrecarregado e de que o agendamento dos lançamentos está bem distribuído.

As tarefas não são todas iguais. Defina o esforço das tarefas nos diversos projetos do seu Portfólio para estimar com mais precisão o número de horas ou o esforço requerido por cada tarefa. Senão, a Gestão de recursos terá por padrão a contagem de tarefas.

Por que criar e usar os Portfólios e a Gestão de recursos?

Os gerentes e líderes de projetos são responsáveis por manter as iniciativas em dia, assegurando-se de que suas equipes estejam contentes e produtivas e planejando futuras contratações. Para obter as percepções que orientem suas decisões eles muitas vezes recorrem a processos morosos ou manuais para reunir suficiente informação. É preciso muitas vezes consultar outras pessoas, percorrer planilhas e organizar novas reuniões.

Em vez disso, você pode monitorar o progresso com os Portfólios e gerenciar as cargas de trabalho com a Gestão de recursos, tirando proveito dos recursos disponíveis na Asana. Fica tudo num só lugar, e é atualizado em tempo real à medida que o trabalho progride.

O que são exemplos de Portfólios?

Os Portfólios são ideais para os gerentes de projetos e líderes de equipes, mas qualquer pessoa pode usá-los de diversas maneiras. Aqui estão alguns exemplos para ajudar a começar:

Função Os Portfólios podem ser usados para… A Gestão de recursos pode ser usada para…
Gerentes de produto Monitorar lançamentos de produtos Avaliar a capacidade e disponibilidade do gerente de produto ou a cobertura de engenheiros para cada lançamento
C-Suite Monitorar os principais projetos relacionados aos objetivos e principais resultados da empresa Ver os projetos pelos quais os supervisores dos departamentos estão responsáveis
Gerentes e Agile Scrum Masters Acompanhar o trabalho de Sprint Pontos nos trabalhos ágeis (Agile), equilíbrio das alocações
Organizadores de eventos Administrar múltiplos eventos Assegurar de que os colegas de equipe seguem um ritmo que permitirá cumprir as datas de eventos importantes
Diretores ou produtores de criação Monitorar os projetos de design ativos Distribuir os trabalhos de criação entre os designers
Gerentes de campanhas Monitorar as campanhas ativas Gerenciar a alocação e disponibilidade da equipe entre os diversos aspectos das campanhas
Gerentes de sucesso do cliente Contas de clientes ativas, ou todos os projetos ativos por cliente Estar ciente da saúde da relação com o cliente
Gerente de TI Todas as implementações ou considerações de softwares Assegurar-se de que cada um possui um líder de projeto de TI

Quer o modelo de um dos projetos acima? Confira a nossa galeria de modelos para ter tudo pronto para começar com apenas alguns cliques.

Dicas para gerenciar os projetos e recursos com os Portfólios e a Gestão de recursos

Há inúmeras opções relacionadas aos projetos que podem ser monitorados com um portfólio, mas aqui estão algumas dicas para ajudar a tirar o melhor proveito deles:

  • Status do projeto desatualizados? Clique no botão Solicitar atualização e o proprietário receberá uma nova tarefa para atualizar o status do projeto.
  • Os colegas de equipe estão sobrecarregados? Você pode arrastar e soltar tarefas para reatribuí-las ou reagendá-las, ou escrever um comentário nas tarefas para consultar o responsável sobre o que fazer. Defina o esforço das tarefas nos diversos projetos do seu Portfólio para estimar com mais precisão o número de horas ou o esforço requerido por cada tarefa.
  • Traga até você os detalhes que precisa ao alterar a ordem de exibição. Reorganize o seu portfólio por campo personalizado para assegurar-se de que as prioridades estão em dia ou agrupar projetos similares. A Gestão de recursos é automaticamente ordenada por responsável.

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Aulas Asana

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Tarefas

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Acompanhe todo o seu trabalho

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Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas em colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer os projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail sobre a Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.