Organize uma primeira reunião sobre a Asana

Agora que você e alguns de seus colegas já usam a Asana e estão vendo os benefícios de acompanharem os trabalhos de um lugar só, talvez seja a hora de propor a Asana para toda a equipe. Você já assentou algumas bases, portanto pode agora organizar uma reunião inicial para que todos os outros membros da equipe passem a usar Asana.

Reunião inicial sobre a Asana

Se você está preparado para convidar todos os seus colegas de equipe a usarem a Asana, recomendamos que organize uma reunião com a sua equipe para discutirem as vantagens que obterão com a Asana, e para que todos comecem na mesma página.

1 - Crie um projeto para a pauta da reunião inicial sobre a Asana

Aqui estão alguns passos que recomendamos que façam parte da pauta do projeto (continue lendo para saber mais detalhes sobre cada um):

  • Explique: “Por que Asana?”
  • Demonstre os recursos Asana
  • Mostre os seus recursos favoritos
  • Conte como você usa a Asana
  • Forneça recursos
  • Estabeleça o seu cronograma e os passos seguintes

Você pode copiar e colar a lista acima em um novo projeto da Asana para transformar automaticamente cada item em uma tarefa!

2 - Explique: “Por que Asana?”

Antes de organizar a reunião, recomendamos que você avalie os pontos críticos e obstáculos que sua equipe enfrenta, como a Asana pode ajudar a resolvê-los, e o seu objetivo geral ao usar a Asana. Você pode inclusive fazer essas perguntas à sua equipe, para que vocês pensem juntos em soluções e objetivos.

Explique os benefícios de usar Asana:

  1. Tenha claro quem vai fazer o quê e quando.
  2. Passe mais tempo trabalhando e menos se organizando para poder trabalhar.
  3. Veja como o seu trabalho se encaixa e contribui para os objetivos e metas principais.

Você também deve explicar onde a Asana se encaixa com as outras ferramentas que você utiliza, como o e-mail, compartilhamento de arquivos ou sistemas de comunicação em grupo. Pode ser útil mostrar alguns exemplos reais de como você usaria a Asana em vez de outra ferramenta, e vice-versa (por exemplo, para solicitações de trabalho, use a Asana. Para perguntas rápidas sobre onde encontrar um documento, use o chat).

Use nossa plataforma de introdução com os seus próprios tópicos a serem discutidos, como forma de organizar o raciocínio.

3 - Demonstre os recursos Asana

Demonstre à sua equipe os principais recursos e benefícios da Asana que contribuem para um gerenciamento eficaz do trabalho levando em conta o fluxo de trabalho da equipe. Certifique-se de mencionar pontos básicos como:

  • Tarefas que contam com responsáveis, datas de conclusão, seguidores e comentários, para que todas as expectativas estejam claras.  
  • Projetos (listas e quadros) com campos personalizados, Cronograma, atualizações de status e um calendário. Todos podem ver os seus planos para o projeto num único lugar, e sabem exatamente em que ponto se encontra, na visualização que fizer mais sentido.  
  • Modelos que se pode criar para uso futuro ou modelos prontos da Asana, para começar rapidamente uma ampla gama de projetos sem esquecer nenhuma etapa.  

Você pode também mencionar alguns dos seus recursos favoritos, os resultados que obteve através da Asana, e como o restante da equipe pode se beneficiar com seu uso. Abaixo estão alguns pontos de destaque:

  • Caixa de entrada apenas para as atualizações daqueles trabalhos que você está seguindo.
  • Minhas tarefas, para ver todo o trabalho atribuído a você e estar sempre a par do que precisa ser feito no dia.
  • Relatórios de busca avançada para ver a produtividade, seguir de perto os trabalhos em risco, gerenciar as aprovações, e muito mais.
  • Integrações para conectar o trabalho com as diversas ferramentas, poupar tempo e se assegurar de que nada fica perdido pelos diversos arquivos, e-mails e conversas.

Precisa de ajuda para fazer a integração da sua equipe? Pense nos planos Asana Business ou Enterprise. Você terá o apoio de um especialista de implementação da nossa equipe de Sucesso do cliente.

4 - Demonstre como usar a Asana

Asana é uma ferramenta flexível que pode ser usada de várias formas. E como não há só um modo “correto” de usar a Asana, você pode explicar como tem usado a Asana até agora para definir um fluxo de trabalho sem dificuldade. Mostre algumas das tarefas e projetos existentes para demonstrar como estruturou o trabalho. Depois, sua equipe pode chegar a um consenso sobre o que funciona melhor para todos.

5 - Forneça recursos de aprendizagem

  • Guia—Artigos do guia que vão ajudar a sua equipe a ser especialista na Asana.
  • Ajuda—Se a sua equipe quiser saber mais sobre os recursos da Asana ou se tiver dúvidas sobre recursos específicos, confira a nossa seção de ajuda.
  • Aulas Asana—Entre no ritmo rapidamente com as aulas Asana.
  • Recursos— Nossa página de recursos contém vídeos didáticos, listas de itens para fazer a integração e conteúdo adicional para que sua equipe fique por dentro da Asana.

6 - Estabeleça seu planejamento e seu cronograma

Antes de encerrar a reunião, certifique-se de criar um planejamento e um cronograma para iniciar o uso de Asana. Aqui vão algumas dicas para ajudar você a se manter no caminho certo:

  • Selecione um primeiro projeto de teste que seja simples e possibilite a colaboração de todos. Comece com um processo que possa ser aperfeiçoado.
  • Tenha em mente que a maioria das equipes leva cerca de dois meses para aprender e adotar completamente a Asana. Você verá progresso antes disso, mas leva algum tempo para criar hábitos duradouros. Experimente o nosso Modelo de integração com Asana para já começar com o plano de adoção ideal.
  • Crie um espaço (como uma equipe ou um projeto) onde todos possam experimentar os recursos e aprender como funcionam sem receio de “estragar” alguma coisa.
  • Defina algumas convenções para a criação e uso de tarefas, projetos e conversas. Essas convenções devem partir de você e da sua equipe, mas você pode conferir algumas das convenções recomendadas.
  • Depois de definidas as convenções da sua equipe, anote-as em um projeto para que todos possam consultá-las. Designe então um dos colegas de equipe como especialista na Asana para assegurar o cumprimento das convenções e ajudar os outros membros a aprender e a pôr em prática.
  • Crie um portfólio dos projetos iniciais da sua equipe para verificar regularmente o seu progresso de um só lugar na Asana. Você pode criar um portfólio para qualquer grupo de projetos que for preciso monitorar em conjunto.

Depois da reunião inicial, você pode começar a convidar todos os membros da equipe para a Asana para trabalharem nas tarefas e nos projetos.

Iniciar sessão

or

Esqueceu sua senha?

Cadastre-se

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Cadastre-se

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Comece a sua avaliação gratuita

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Comece a sua avaliação gratuita

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Compre agora

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Insira um endereço de e-mail de trabalho

Este e-mail parece ser um endereço de e-mail pessoal. Se quiser ser conectado à sua equipe, use seu endereço de e-mail de trabalho.

Insira um endereço de e-mail de trabalho

Por que estão perguntando? Continuar com meu e-mail

Oops, não foi possível fazer o seu cadastro.

Houve um problema ao criar sua conta. Por favor, feche esta janela e tente de novo.

Olá, nós já nos conhecemos!

Adicionar link para

Erro: Selecione um espaço de trabalho antes de adicionar um link


Desculpe, este navegador não é compatível com nosso aplicativo

A Asana não funciona no navegador de Internet que você está usando neste momento. Cadastre-se usando um destes navegadores compatíveis.


Inicie sessão ou cadastre-se na Asana para calcular o preço

or

Esqueceu sua senha?

Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.