Usar Asana e o e-mail

O e-mail permite que as pessoas se comuniquem por toda a organização (e até mesmo pelo mundo), mas não foi projetado para fazer a gestão de tarefas, projetos ou mesmo do trabalho. Aqui, na Asana, não usamos e-mail internamente. Embora isso talvez não seja uma meta realista para a sua equipe, este artigo ajudará vocês a se distanciarem do e-mail e dará dicas de situações em que ele talvez ainda seja necessário.

Ajude a sua equipe a enviar menos e-mails

Praticamente o mundo todo está acostumado ao e-mail, e pode ser difícil deixar velhos hábitos. No entanto, é importante que a sua equipe entenda quando usar a Asana e quando usar o e-mail implementando as convenções que você estabeleceu, do contrário vocês ficarão reféns sempre dos mesmos problemas. As nossas dicas de convenções e exemplos de fluxos de trabalho abaixo podem ajudar a começar a transferir algumas coisas do e-mail para a Asana.

Para uma apresentação breve de como usar a Asana em colaboração com o e-mail, confira a série Como usar a Asana.

Usar integrações com o e-mail para colocar as conversas em ação

A melhor maneira de levar o trabalho para a Asana é converter e-mails em tarefas, principalmente se você se comunica com pessoas de fora da sua empresa (como um fornecedor, uma agência ou os próprios clientes). Dessa forma, você pode manter a caixa de entrada do seu e-mail para a correspondência, e usar a Asana para gerir e priorizar o trabalho. Isso é fácil e rápido ao usar as nossas integrações com os e-mails.

Experimente os aplicativos Asana para Gmail e Outlook

Se você usar o Gmail ou o Outlook, experimente o complemento da Asana para Gmail ou o aplicativo da Asana para Outlook para converter e-mails diretamente em tarefas, atribuir tarefas a colegas de trabalho, definir datas de conclusão e adicionar tarefas a um projeto sem ter de sair da caixa de entrada do seu e-mail. Isso deixa todo o fluxo de trabalho incrivelmente rápido.

Se um cliente mandar um e-mail para, por exemplo, pedir uma sessão de treinamento para a equipe, com as integrações você transforma diretamente esse pedido em um tarefa. Isso o converte em uma tarefa monitorável com todo o contexto presente no e-mail, para que você possa priorizá-lo levando em conta os outros trabalhos, anexar os documentos necessários para o treinamento e não se esquecer da data de realização.

Converta e-mails em tarefas da Asana

Se não usa o Gmail ou o Outlook, você pode encaminhar os e-mails para x@mail.asana.com, que com isso serão automaticamente adicionados às Minhas tarefas. Para instruções mais detalhadas, confira o artigo de ajuda sobre o encaminhamento de e-mails para a Asana.

Também é possível experimentar outras integrações com o e-mail, como o Newton.

Configurar os e-mails enviados pela Asana

A Asana também pode enviar e-mails sobre novas notificações. Recomendamos manter o recurso habilitado até que você tenha o hábito de usar a Asana e verificar diariamente a Caixa de entrada. Também é de grande ajuda se você trabalha muito com o seu e-mail, porque pode iniciar diversas ações sem sair da caixa de entrada dos e-mails. Os e-mails de notificação da Asana permitem a você:

• Marcar tarefas como concluídas: para isso, responda com Complete
• Comentar na tarefa: basta responder com o seu comentário no corpo do e-mail de resposta
• Atribuir a tarefa: responda com o endereço de e-mail do respectivo colega de equipe no campo do destinatário (Para:)
• Adicionar um colaborador à tarefa: responda com o endereço de e-mail do colega de equipe no campo de cópia (CC:)

Se receber demasiadas notificações por e-mail ou não precisar mais delas, desative-as nas Minhas configurações.

Exemplos de fluxos de trabalho entre a Asana e o e-mail

Agora que você já sabe como a Asana e o e-mail podem trabalhar em conjunto, aqui estão algumas formas de maximizar a produtividade de cada ferramenta:

Dicas gerais:

• Em vez de enviar solicitações ou fazer perguntas aos seus colegas de equipe por e-mail, experimente atribuir-lhes tarefas. Adicione como colaborador qualquer pessoa a quem você normalmente enviaria uma cópia do e-mail, para que também fique por dentro do assunto.
• Use os comentários das tarefas em vez de escrever e responder a e-mails. Com isso, toda a informação sobre o trabalho permanece em contexto. Use o ícone de “Curtir” para agradecer ou mostrar que você viu o comentário.
• Os anexos podem ser difíceis de encontrar e organizar no e-mail. Anexe-os a tarefas na Asana para tê-los exatamente onde você precisa ao iniciar o trabalho.
• Se precisar fazer o acompanhamento de um e-mail, use uma integração com o e-mail ou encaminhe-o para criar uma tarefa de lembrete na Asana e não precisar acompanhá-lo de outro lugar.

Comunicações:

• Adicionar convidados: se há muitas comunicações a fazer com quem não faz parte do seu domínio na Asana, considere incluir essas pessoas como convidados para tornar as comunicações e tarefas a fazer mais diretas e monitoráveis.
• Comunicações privadas: use as mensagens para comunicar-se privada e diretamente com uma pessoa ou equipe. Também é possível fazer referência a outros trabalhos na Asana usando as @menções.
• Atualizações de status: você pode @mencionar colegas de equipe, tarefas e projetos da Asana na sua atualização. Os colegas de equipe podem então comentar sobre ela em vez de começar longas correntes de e-mails, onde as respostas e os anexos muitas vezes ficam perdidos.

Projetos específicos:

• Planejamento de campanha: se você trabalha com uma agência, pode transformar os e-mails em tarefas de aprovação, desse modo o revisor pode se programar e ficará claro quando elas estiverem aprovadas.
• Pedidos de criação: se alguém na sua organização manda um e-mail pedindo que você crie ou desenvolva alguma coisa, use as integrações ou encaminhe-o para transformá-lo em uma tarefa e monitorá-lo junto com os demais trabalhos do seu projeto de solicitações. Com isso, você pode priorizar a solicitação levando em conta os demais trabalhos e se certificar de que o mesmo trabalho não está sendo realizado em outros lugares, o que não pode ser feito usando o e-mail.
• Planejamento de eventos: se um fornecedor responde com o orçamento ou os detalhes de um evento, você pode transformar o e-mail em uma tarefa da Asana no seu projeto de eventos para discutir a proposta com a sua equipe.
• Avaliações de criação: em vez de dar e receber feedback por e-mail, você pode fazer anotações para deixar os seus comentários diretamente na imagem e facilitar a consulta pelo seu criador, além de deixar tudo em contexto.

A forma de usar a Asana em conjunto com o e-mail será diferente para cada equipe, mas esperamos que a Asana ajude a reduzir o número de e-mails trocados pelos membros da sua equipe. Para os demais e-mails que ainda é preciso enviar e receber, é fácil alternar a caixa de e-mails com a Asana para manter a produtividade elevada e ficar a par de tudo.

Não é nenhum segredo que a Asana oferece um período de avaliação gratuita de 30 dias. Não perca tempo e comece já o seu gratuitamente!