Usar Asana e o e-mail

O e-mail permite comunicar com toda a empresa e até com o resto do mundo, mas não foi feito para a gestão do trabalho. A caixa de entrada fica lotada rapidamente com mensagens que passaram despercebidas e tarefas pouco claras que você precisa procurar manualmente e organizar com cuidado. Planejar e comunicar no contexto dos projetos com a Asana torna muito mais fácil administrar os volumes de trabalho e colaborar de forma eficaz com a sua equipe, mas você pode usar a Asana em conjunto com o e-mail.

Ajude a sua equipe a enviar menos e-mails

A Asana pode ser usada em conjunto com o e-mail de diversas formas para ajudar a manter a sua produtividade. O segredo está em usar cada ferramenta para aquilo que foi feita. Para uma análise rápida sobre o uso conjunto da Asana e do e-mail, assista à série Como usar a Asana.

Se você acabou de começar, recomendamos definir algumas convenções com sua equipe para deixar claro quando usar o e-mail e quando usar a Asana. Confira abaixo os nossos exemplos de fluxo de trabalho.

Para começar, peça à sua equipe para criar as novas solicitações de trabalho como tarefas Asana, em vez de e-mails.

Use integrações com o e-mail para converter conversas em ação

A melhor maneira de levar o trabalho para a Asana é converter e-mails em tarefas, principalmente se você se comunica com pessoas de fora da sua empresa (como um fornecedor, uma agência ou clientes). Dessa forma você pode manter a caixa de entrada do seu e-mail para a correspondência, e usar a Asana para gerenciar e priorizar o trabalho. Isso é fácil e rápido com nossas integrações para o e-mail.

Experimente os aplicativos Asana para Gmail e Outlook

Se usar o Gmail e o Outlook, experimente o add-on Asana para Gmail e o aplicativo Asana para Outlook app para converter e-mails diretamente em tarefas, atribuir tarefas a colegas de trabalho, definir datas de conclusão e adicionar a tarefa a um projeto sem sair da sua caixa de entrada. Isso torna o seu fluxo de trabalho incrivelmente rápido.

Use o Add-on Asana para Gmail, que está disponível no marketplace GSuite, para converter e-mails em tarefas Use o aplicativo Asana para Outlook, disponível na nossa página de aplicativos, para criar tarefas a partir de seus e-mails

Se um cliente mandar um e-mail para, por exemplo, pedir uma sessão de treinamento para a equipe dele, com a integração você pode transformar diretamente esse pedido em um tarefa. Isso o converte em uma tarefa realizável com todo o contexto presente no e-mail, para que você possa priorizá-lo junto com os outros trabalhos, anexar os documentos necessários para o treinamento, e não se esquecer de quando se realizará.

Converta e-mails em tarefas da Asana

Se não usa o Gmail ou o Outlook, pode encaminhar os e-mails para x@mail.asana.com, que com isso serão automaticamente adicionados às Minhas tarefas. Para instruções mais detalhadas confira nosso Artigo de ajuda sobre o encaminhamento de e-mails para a Asana.

Você também pode testar outras integrações de e-mail, como Dossier ou Newton. Newton é útil para outros clientes de e-mail e todas as contas IMAP.

Gerenciar os e-mail provenientes da Asana

A Asana também pode enviar e-mails sobre novas notificações. Recomendamos mantê-los habilitados até que tenha o hábito de usar a Asana e verificar diariamente a Caixa de entrada Asana. Também é de grande ajuda se você trabalha muito com o seu e-mail, porque pode tomar ações a partir da sua caixa de entrada. Os e-mails de notificação da Asana permitem a você:

  • Marcar tarefas como concluídas: responda com Complete
  • Comentar na tarefa: responda com o seu comentário no corpo do e-mail
  • Atribuir a tarefa: responda com o endereço de e-mail do colega de equipe respectivo no campo do destinatário (Para:)
  • Adicionar um seguidor da tarefa: responda com o endereço de e-mail do colega de equipe respectivo no campo de cópia (CC:)

Se estiver recebendo demasiadas notificações por e-mails ou não precisar mais delas, desative-as nas Minhas configurações do perfil.

Exemplos de fluxos de trabalho entre a Asana e o e-mail

Agora que você já sabe como a Asana e o e-mail podem trabalhar em conjunto, aqui estão algumas formas de maximizar a produtividade de cada ferramenta:

Dicas gerais:

  • Atribuir tarefas: em vez de mandar solicitações aos seus colegas de equipe por e-mail, experimente atribuir tarefas a eles. Adicione como seguidor qualquer pessoa a quem você normalmente enviaria uma cópia do e-mail, para que também fique por dentro do assunto.
  • Comentários: use os comentários das tarefas em vez de escrever e responder a e-mails. Com isso, toda a informação sobre o trabalho permanece em um só lugar. Use o ícone de 'Curtir' para agradecer ou mostrar que você viu o comentário.
  • Visualização de arquivos: os anexos podem ser difíceis de encontrar e organizar no e-mail. Anexe-os a tarefas na Asana e use a visualização de arquivos para ver uma galeria com todos os arquivos em um projeto.
  • Acompanhamento: se precisar fazer o acompanhamento de um e-mail, use uma integração com o e-mail ou encaminhe-o para criar uma tarefa de lembrete na Asana e não precisar acompanhá-lo de outro lugar.

Comunicações:

  • Incluir convidados: se há muitas comunicações a fazer com quem não faz parte do seu domínio na Asana, considere incluir essas pessoas como convidados para tornar as comunicações e tarefas realizáveis mais diretas e monitoráveis.
  • Comunicações privadas: crie equipes, tarefas ou projetos privados na Asana. Com isso, toda a informação torna-se facilmente localizável, mas só para aqueles que precisam acessá-la.
  • Atualizações de status: se você geralmente compartilha atualizações de status por e-mail, experimente usar em vez disso uma conversa de equipe ou de projeto. Você pode @mencionar colegas de equipe, tarefas e projetos da Asana na atualização. Os colegas de equipe podem comentar na atualização, em vez de começar longas correntes de e-mails onde os anexos e as respostas acabam perdidos.

Projetos específicos:

  • Planejamento de campanhas: se você trabalha com uma agência, pode transformar os e-mails com todos os recursos para o projeto da campanha em tarefas da Asana, onde poderá vê-los através do visualizador de arquivos e compartilhá-los com toda a sua equipe.
  • Pedidos de criações: se alguém na sua organização manda um e-mail pedindo que você crie ou desenvolva alguma coisa, use as integrações ou encaminhe-o para transformá-lo em uma tarefa e monitorá-lo junto com os demais trabalhos do seu projeto de solicitações. Com isso pode priorizar a solicitação em virtude dos outros trabalhos e se certificar de que o mesmo trabalho não está sendo realizado em outros lugares, o que não pode ser feito usando o e-mail.
  • Planejamento de eventos: se um fornecedor responde com o orçamento ou os detalhes para um evento, você pode transformar o e-mail numa tarefa Asana no seu projeto de eventos e discutir os detalhes com sua equipe, utilizando subtarefas para pedir opiniões ou receber aprovações.
  • Avaliações de criação — Em vez de dar e receber feedback por e-mail você pode fazer anotações para deixar seus comentários diretamente na imagem e facilitar a consulta pelo seu criador, além de ficar tudo em contexto.

A forma de usar a Asana em conjunto com o e-mail será diferente para cada equipe, mas esperamos que a Asana ajude a reduzir o número de e-mails que você troca com a sua. E para os demais e-mails que precisa enviar e receber, é fácil alternar com a Asana para manter a produtividade elevada e ficar a par de tudo.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas em colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer os projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail sobre a Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.