Usar Asana e o e-mail

O e-mail permite comunicar com toda a empresa e até com o resto do mundo, mas não foi feito para gestão do trabalho. A caixa de entrada fica lotada rapidamente com mensagens que passaram despercebidas e tarefas pouco claras que você precisa procurar manualmente e organizar com cuidado. Planejar e comunicar sobre projetos na Asana torna muito mais fácil administrar as cargas de trabalho e colaborar de forma eficaz com a sua equipe, mas você pode usar a Asana em conjunto com o e-mail.

Comece agora mesmo

A Asana pode ser usada em conjunto com o e-mail de diversas formas para ajudar a manter a sua produtividade. O segredo está em usar cada ferramenta para aquilo que faz melhor. Para uma análise rápida sobre o uso conjunto da Asana e do e-mail, assista à série Como usar a Asana.

Se você acabou de começar, recomendamos definir algumas convenções com sua equipe para deixar claro quando usar o e-mail e quando usar a Asana. Confira abaixo os nossos exemplos de fluxo de trabalho.

Para começar, peça à sua equipe para criar as novas solicitações de trabalho como tarefas Asana, em vez de e-mails.

Enviar e-mails para a Asana

A melhor maneira de levar o trabalho para a Asana é converter e-mails em tarefas, principalmente se você se comunica com pessoas de fora da sua empresa (como um fornecedor, uma agência ou clientes). Dessa forma você pode manter a caixa de entrada do seu e-mail para a correspondência, e usar a Asana para acompanhar e priorizar o trabalho.

Se um cliente seu mandar um e-mail para, por exemplo, pedir uma demonstração do treinamento para a equipe dele, você pode encaminhar esse e-mail de solicitação para a Asana. Isso o converte em uma tarefa realizável com todo o contexto presente no e-mail.

Converta e-mails em tarefas Asana:

Encaminhe qualquer e-mail para x@mail.asana.com para adicioná-lo automaticamente à sua página de Minhas tarefas. Adicione mais detalhes às tarefas seguindo esta tabela:

Campo do e-mail: Campo da tarefa:
Enderece para x@mail.asana.com Tarefa em Minhas tarefasMinhas tarefas Todas as tarefas atribuídas a um indivíduo podem ser encontradas na lista de Minhas tarefas. Consulte Mais informação
Endereço de e-mail adicional adicionado ao campo Para: ResponsávelResponsável A pessoa responsável pela tarefa ou subtarefa. O sistema Asana só permite um responsável por tarefa ou subtarefa. Consulte Mais informação pela tarefa
Destinatários em cópia SeguidoresSeguidores Adicione seguidores a qualquer tarefa e eles receberão notificações sobre as atualizações da tarefa. Consulte Mais informação da tarefa
Assunto do e-mail Nome da tarefa
Corpo do e-mail Descrição da tarefaDescrição da tarefa A descrição da tarefa é um campo de texto que permite que os usuários adicionem detalhes e contexto às suas tarefas. Consulte Mais informação
Anexos do e-mail AnexosAnexos Um arquivo anexado a uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação da tarefa

Para encaminhar um e-mail para um projeto Asana específico:

  1. Selecione o projeto desejado na barra lateralbarra lateral Use a barra lateral para navegar pelo painel, itens marcados com estrela, projetos e equipes. A barra lateral pode ser minimizada. Consulte Mais informação .
  2. Clique no menu suspenso do cabeçalho do projeto.
  3. Selecione Adicionar tarefas a partir de e-mails.
  4. Copie este endereço de e-mail e encaminhe a mensagem de e-mail para ele. A tarefa será então copiada no projeto.

Use integrações com o e-mail

Gmail

Usuários do Gmail podem instalar o Add-on Asana para Gmail. Você pode usar o Add-on Asana para Gmail para converter e-mails diretamente em tarefas, atribuir tarefas a colegas de trabalho, definir datas de conclusão e adicionar a tarefa a um projeto, tudo isso sem sair do Gmail. Isso deixa o seu fluxo de trabalho muito ágil.

Use o Add-on Asana para Gmail, que está disponível no marketplace GSuite, para converter e-mails em tarefas

O Add-on Asana para Gmail é também um aplicativo para Android.

Outlook

Os usuários do Outlook podem experimentar o Sendana para criar tarefas e conversas Asana a partir de e-mails sem sair do Outlook. Além disso, você pode usar o conector Microsoft 365 para receber notificações em Yammer, Outlook e Microsoft Teams.

Você também pode testar outras integrações de e-mail, como Dossier ou Newton. Newton é útil para outros clientes de e-mail, como Exchange e todas as contas IMAP.

Gerenciar os e-mail provenientes da Asana

A Asana também pode enviar e-mails sobre novas notificações. Recomendamos mantê-los habilitados até que tenha o hábito de usar a Asana e verificar diariamente a Caixa de entrada Asana. Também é de grande ajuda se você trabalha muito com o seu e-mail, porque pode tomar ações a partir da sua caixa de entrada. Os e-mails de notificação da Asana permitem a você:

  • Marcar tarefas como concluídas: responda com Concluído
  • Comentar na tarefa: responda com o seu comentário no corpo do e-mail
  • Atribuir a tarefa: responda com o endereço de e-mail do colega de equipe respectivo no campo Para:
  • Adicionar um seguidor da tarefa: responder com o endereço de e-mail do colega de equipe respectivo no campo de cópia (CC:)

Se estiver recebendo demasiadas notificações por e-mails ou não precisar mais delas, desative-as nas Minhas configurações do perfil.

Exemplo de fluxos de trabalho

Agora que você já sabe como a Asana e o e-mail podem trabalhar em conjunto, aqui estão algumas formas de maximizar a produtivade de cada um:

Dicas gerais:

  • Atribuir tarefas: em vez de mandar solicitações aos seus colegas de equipe por e-mail, experimente atribuir tarefas a eles. Adicione como seguidor qualquer pessoa a quem você normalmente enviaria uma cópia do e-mail, para que também fique por dentro do assunto.
  • Comentários: use os comentários das tarefas em vez de escrever e responder a e-mails. Com isso, toda a informação sobre o trabalho permanece em um só lugar. Use o ícone de 'Curtir' para agradecer ou mostrar que você viu o comentário.
  • Visualização de arquivos: os anexos podem ser difíceis de encontrar e organizar no e-mail. Anexe-os a tarefas na Asana e use a visualização de arquivos para ver uma galeria de todos os arquivos em um projeto.
  • Acompanhamento: se precisar fazer o acompanhamento de um e-mail, encaminhe-o para a Asana para criar uma tarefa de lembrete e não precisar acompanhá-lo em outro lugar.

Comunicações:

  • Incluir convidados: se há muitas comunicações a serem feitas com quem não pertence ao seu domínio na Asana, pense em incluir essas pessoas como convidadas para tornar as comunicações e tarefas realizáveis mais diretas e rastreáveis.
  • Comunicações privadas: crie equipes, tarefas ou projetos privados na Asana. Com isso, toda a informação torna-se facilmente localizável, mas só para aqueles que precisam acessá-la.
  • Atualizações de status: se você geralmente compartilha atualizações de status por e-mail, experimente usar em vez disso uma conversa de equipe ou de projeto. Você pode @mencionar colegas de equipe, tarefas e projetos da Asana na atualização. Os colegas de equipe podem comentar na atualização, em vez de começar longas correntes de e-mails onde os anexos e as respostas acabam se perdendo.

Projetos específicos:

  • Planejamento de campanhas: se você trabalha com uma agência, pode encaminhar os e-mails com todos os recursos da campanha para o seu projeto da campanha na Asana, onde poderá vê-los através do visualizador de arquivos e compartilhá-los com toda a sua equipe.
  • Recrutamento: as pessoas que fazem a seleção de candidatos podem encaminhar a correspondência recebida por e-mail dos candidatos, para manter os entrevistadores a par à medida que os candidatos avançam pelo processo de seleção.
  • Planejamento de eventos: se um fornecedor responde com o orçamento ou os detalhes de um evento, você pode encaminhar o e-mail para a Asana e discutir os detalhes com sua equipe, empregando subtarefas para pedir a sua opinião.

A forma de usar a Asana em conjunto com o e-mail será diferente para cada equipe, mas esperamos que a Asana ajude a reduzir o número de e-mails que troca com a sua. E para os demais e-mails que precisa enviar e receber, é fácil alternar com a Asana para manter a produtividade alta e ficar a par de tudo.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.