Convidar pessoas para projetos e tarefas

Após a reunião inicial  ter sido realizada e quando toda sua equipe estiver pronta para começar a usar a Asana, é hora de enviar convites e adicionar pessoas como membros dos projetos e seguidores das tarefas. Se você e um [grupo menor de colegas de equipe] já testaram a Asana, certifique-se que seus projetos e tarefas estão organizados de forma que os outros membros da equipe possam acompanhar os trabalhos com eles. Caso contrário siga os passos abaixo para deixar a Asana pronta para a sua equipe.

Trazendo a sua equipe para a Asana

1 - Crie um projeto em que todos possam participar

Antes de convidar a sua equipe, você deve criar seu primeiro projeto, para que exista algo por onde começar a trabalhar com a Asana. O ideal é que esse projeto envolva todos da sua equipe, para que possam começar a contribuir imediatamente. Aqui vão algumas ideias fáceis para começar:

  • Crie uma pauta a ser discutida em sua próxima reunião com sua equipe.
  • Veja nossas maneiras de usar a Asana para saber como definir alguns fluxos de trabalho frequentes.
  • Experimente usar um modelo criado pela Asana para começar a usá-la com alguns poucos cliques.
  • Você pode também criar o seu modelo personalizado, para que a sua equipe crie um projeto usando o mesmo processo todas as vezes.

Para obter instruções mais detalhadas, veja o nosso exemplo de pautas de reunião ou use o nosso modelo de pauta de reunião.

2 - Convide colegas de equipe

Convidar os colegas de equipe para a Asana é simples. Depois que o convite é enviado para o e-mail de trabalho de um membro da equipe, vocês passam a fazer parte da mesma organização. Existem vários modos de convidar os seus colegas de equipe:

Como convidar colegas de equipe para a Asana

  1. Clique no botão +, abaixo do nome de sua equipe, na barra lateral, e digite e-mail da pessoa que você quer convidar.

  2. Clique no botão + laranja, na barra superior, e selecione Convidar.

  3. Clique no botão + no cabeçalho da página de sua equipe. Você pode acessar a página clicando em Conversas da equipe, na barra lateral.

  4. Crie uma tarefa e insira o endereço de e-mail do seu colega de equipe como o responsável pela tarefa. Com isso, será gerado um convite.

Depois que os membros da equipe tiverem criado suas contas, você pode convidá-los para projetos e equipes, ou pedir para eles explorarem a ferramenta e se juntarem aos projetos e tarefas por conta própria.

Se você não quiser que novos membros façam modificações nos projetos para os quais você os convidou, dê a eles acesso apenas para comentar. Você pode mudar as configurações para cada pessoa, caso a caso.

3 - Adicione seguidores

Depois que você tiver apresentado a Asana aos seus colegas de equipe e os tiver convidado para participar de projetos, você também pode adicioná-los como seguidores em tarefas relevantes. Adicionar seguidores de tarefas é similar a colocar pessoas em cópia em um e-mail. Cada vez que você fizer um comentário nessas tarefas eles receberão uma notificação por e-mail e na caixa de entrada da Asana.

Você pode adicionar seguidores a qualquer tarefa ao digitar Tab+F seguido do nome do membro da equipe. Você pode também clicar no botão + na parte inferior do painel direito.

Adicione seguidores na parte inferior do painel direito de uma tarefa

Depois que você e seus colegas de equipe estiverem familiarizados com a caixa de entrada da Asana, podem desabilitar as notificações via e-mail, se assim o desejarem.

4 - Forneça recursos

Pela nossa experiência, sabemos que seus colegas de equipe provavelmente terão dúvidas sobre a Asana durante a primeira semana, mas depois disso eles pegarão o jeito. Sugerimos que durante esse período você se disponibilize a ajudar seus colegas a se familiarizarem com a Asana, além de fornecer os recursos necessários.

Crie um projeto para “Perguntas sobre Asana&rdquo, no qual os membros da equipe possam criar tarefas para você com quaisquer dúvidas sobre como usar a Asana.

Aqui estão alguns recursos que você pode fornecer para ajudar os seus colegas de equipe:

  • A checklist de integração ajuda quem está chegando agora à Asana a aprender o básico para que possa se aprofundar e aprender os recursos através do seu uso.
  • O Guia Asana (que você está lendo agora) mostra as melhores práticas para o uso da ferramenta. Recomendamos que todos leiam o início rápido para que consigam rapidamente começar a usar todos os recursos.
  • As aulas Asana  são slides sucintos que apresentam os recursos e fluxos de trabalho mais importantes para aprender a usar a Asana em 15 minutos.
  • Os vídeos Asana mostram como você pode começar a usar a ferramenta e também oferecem um tour pelo produto. Assista aos nossos vídeos explicativos. Nós publicamos novos vídeos a cada duas semanas.

5 - Acompanhe a sua equipe

Depois que todos estiverem usando a Asana, reserve um tempo para ver novamente os prazos e compromissos definidos durante a reunião inicial da Asana, para se certificar de que todos estejam por dentro. Use o check-in para avaliar o que está indo bem e o que ainda precisa ser esclarecido. Confira nosso artigo sobre como transferir a comunicação para a Asana para responder às perguntas mais comuns e dar dicas que vão ajudar a sua equipe a sentir segurança no uso da Asana.

Investir esse tempo com sua equipe para começar a usar a Asana trará retornos rapidamente, à medida que fizerem o acompanhamento dos trabalhos e se comunicarem de maneira mais eficaz, e alcançarem grandes resultados juntos.

Iniciar sessão

or

Esqueceu sua senha?

Cadastre-se

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Cadastre-se

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Começar uma avaliação

Inicie sessão ou cadastre-se na Asana para começar a sua avaliação Premium.

or

Esqueceu sua senha?

Compre agora

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Insira um endereço de e-mail de trabalho

Este e-mail parece ser um endereço de e-mail pessoal. Se quiser ser conectado à sua equipe, use seu endereço de e-mail de trabalho.

Insira um endereço de e-mail de trabalho

Por que estão perguntando? Continuar com meu e-mail

Oops, não foi possível fazer o seu cadastro.

Houve um problema ao criar sua conta. Por favor, feche esta janela e tente de novo.

Olá, nós já nos conhecemos!

Adicionar link para

Erro: Selecione um espaço de trabalho antes de adicionar um link


Desculpe, este navegador não é compatível com nosso aplicativo

A Asana não funciona no navegador de Internet que você está usando neste momento. Cadastre-se usando um destes navegadores compatíveis.


Inicie sessão ou cadastre-se na Asana para calcular o preço

or

Esqueceu sua senha?

Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.