O processo de monitoramento de metas com as Metas da Asana

Com as Metas na Asana, você está no controle do processo de gestão de metas da sua organização ou equipe. Mas como isso funciona na prática? Continue a leitura para ver exemplos específicos de atividades do processo de metas que são realizadas ao longo do ano.

Como conduzir o processo de metas da sua organização

O processo de gestão de metas consiste em quatro fases distintas: elaboração, finalização, execução e classificação. O planejamento anual das metas é realizado no último trimestre, quando todas as metas para o ano seguinte são elaboradas e aprovadas.

Além deste processo, um planejamento mais rápido pode ser feito a cada trimestre ou semestre para definir as metas de curto prazo com base nos objetivos anuais.

Na Asana, planejamos as metas anualmente e a cada semestre, pois acreditamos ser a melhor forma de conciliar estratégia e execução.

Vamos conferir detalhadamente cada fase e a sua respectiva cronologia.

cronograma

Elaboração

O propósito desta fase é preparar as metas da empresa e da equipe para serem analisadas antes da finalização.

Ela começa no último trimestre do ano e inclui dois marcos. Primeiro, a liderança executiva elabora metas de alta confiança para a empresa com base na missão desta. Depois, as equipes se baseiam nas metas corporativas para traçar as suas próprias.

Marco: elaboração de metas da empresa

Quando

As metas empresariais cruciais devem ser concebidas com tempo hábil para elaborar e aprovar as metas da equipe até o fim do ano. A elaboração das metas corporativas mais estratégicas pode levar até dois meses, já as mais táticas levam menos tempo.

Se o processo de planejamento for para uma única equipe, essa fase não é necessária, pois a equipe poderá basear as suas metas nas prioridades ou na missão da empresa.

Como funciona

Depois de elaboradas, as metas empresariais são compartilhadas com toda a organização para que as equipes possam desenvolver metas próprias que contribuirão para o seu alcance.

Marco: elaboração de metas da equipe

Quando

As metas da equipe devem ser elaboradas com tempo hábil para a sua aprovação até o fim do ano. A elaboração de metas para equipes pequenas pode levar duas semanas, já para organizações maiores, pode demorar um mês ou mais.

Se o processo de planejamento for para uma única equipe, pode levar uma semana para concluir essa etapa.

Como funciona

  1. É através das metas que a liderança executiva compartilha a estratégia com a empresa para o ano corrente. Ela deve informar a finalidade e as motivações por trás das metas para que as equipes possam pensar em maneiras de contribuir.
  2. Com isso, os líderes de equipes elaboram metas próprias que contribuirão para o alcance dos objetivos corporativos. O seu conteúdo deve condizer com as boas práticas para escrever metas.
  3. Os indivíduos e as equipes podem compartilhar as suas ideias e criar metas próprias que estejam alinhadas com a estratégia da empresa. Juntamente com a ramificação de metas, a sua cocriação “de baixo para cima” estimula a inovação e o envolvimento da equipe.

Na ramificação de cima para baixo, todas as metas da equipe devem partir de um dos objetivos da empresa, gerando um alinhamento. Por sua vez, as equipes promovem a inovação ao sugerirem novas metas, mesmo se estas não contribuírem para os objetivos empresariais estabelecidos anteriormente.

As empresas devem associar as duas abordagens para a criação de metas de acordo com as suas prioridades.

Finalização

O propósito desta fase é que as metas empresariais e da equipe sejam aprovadas pelas partes interessadas apropriadas.

Quando

Todas as metas devem ser finalizadas e aprovadas até o fim do ano. O processo de finalização pode demorar de uma a duas semanas, para organizações pequenas, e de três a quatro semanas, para as organizações maiores.

Como funciona

Os proprietários das metas empresariais as revisam e finalizam com a liderança executiva. Já os responsáveis pelas metas da equipe as revisam e aprovam com os seus gestores e outras partes interessadas relevantes. As aprovações na Asana são a ferramenta ideal para conduzir esta fase.

Aqui, os líderes executivos podem analisar as metas empresariais em relação às metas da equipe, para considerar também as suas ideias.

Execução

Nesta fase, as equipes trabalham para cumprir as suas metas. Os proprietários da meta informam o seu status às partes interessadas, o que é fundamental para identificar riscos a tempo para reajustar a meta ou solicitar mais recursos para alcançá-la.

Quando

É recomendável definir marcos formais ao longo do ano para comunicar e revisar o status de uma meta. Se necessário, esses marcos podem ser usados para discutir com as partes interessadas se a meta deve ser ajustada ao surgirem condições imprevistas ou se devem ser alocados novos recursos para mantê-la em dia.

Dependendo do caráter das metas, isso pode ocorrer a cada mês, trimestre ou na metade do ano. Ao serem revisadas, as metas podem ser refinadas ou atualizadas conforme as novas informações que surgirem durante a execução.

De modo geral, as atualizações de status devem ser escritas com a seguinte frequência:

  • Metas anuais: pelo menos uma atualização por trimestre.
  • Metas semestrais: atualizações mensais ou trimestrais.
  • Metas trimestrais: pelo menos uma atualização por mês.

As atualizações de status devem conter as seguintes informações:

  • O status da meta (em dia, em risco, em atraso) e a justificativa.
  • As principais realizações rumo ao cumprimento da meta.
  • Os próximos passos para cumprir a meta.

O progresso da meta na Asana pode ser compartilhado com as partes interessadas por meio das atualizações de status. Os proprietários da meta podem definir lembretes recorrentes para atualizar o status com a frequência desejada (semanalmente, a cada duas semanas, etc.). Saiba mais sobre as atualizações de status.

Classificação

O objetivo desta fase é avaliar a meta segundo os critérios de sucesso definidos durante a fase de aprovação. A meta é então encerrada e classificada como alcançada, parcialmente alcançada, perdida ou abandonada. Leia mais sobre os critérios de classificação de metas.

Quando

A classificação pode ser feita durante o fechamento de uma meta. Por exemplo, se a sua meta for lançar uma campanha até o final de fevereiro, ela deverá ser classificada no momento da conclusão. Dito isso, é recomendável estabelecer marcos para classificar formalmente as metas ao longo do ano, o que costuma ocorrer pelo menos duas vezes: no meio e no final do ano. As organizações que usam metas trimestrais definem marcos trimestrais de classificação.

Como funciona

Na Asana, a classificação é feita com a atualização de status. Para isso, atualize o status da meta para alcançada, parcialmente alcançada, perdida ou abandonada, com base nos critérios definidos durante a fase de aprovação da meta. Inclua informações sobre o impacto da meta, quaisquer desvios do planejamento ou motivos pelos quais ela não foi alcançada.

O processo de classificação é também uma oportunidade para refletir sobre os aprendizados obtidos com as metas e a sua execução, que devem ser difundidos e aplicados no ano seguinte.

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