Principais recursos a descobrir

Um dos momentos de maior empolgação com a Asana é quando os nossos usuários percebem que podem conectar todo o seu trabalho através da ferramenta e visualizá-lo em diversos lugares, sem duplicações ou perda de contexto.

Notificar os colegas de equipe e fazer referência a outros trabalhos com as @menções

As @menções criam links para projetos, conversas, colegas de equipe ou tarefas em qualquer campo de comentários ou descrição na Asana.

Quando usar as @menções

• Para relacionar uma informação antiga—@mencione outra tarefa, projeto ou conversa, assim o histórico e contexto do trabalho anterior se tornam imediatamente acessíveis. Seus colegas de equipe também não precisarão ficar procurando por essa informação.

• Para abrir tarefas relacionadas—Se uma tarefa estiver ligada a outra, você pode @mencionar a outra tarefa em um comentário ou descrição para que os outros membros fiquem cientes de que há outros trabalhos relevantes sendo realizados.

• Para direcionar um comentário a um colega de equipe específico—@mencione o seu colega em uma tarefa ou conversa para adicioná-lo como seguidor. Ele receberá uma notificação e poderá ler seu comentário.

Prevenir trabalho duplicado adicionando a mesma tarefa a vários projetos

Use o atalho Tab+P e o botão + que aparecerá para adicionar a tarefa a quantos projetos quiser. Se a tarefa for atualizada, as alterações serão refletidas em todos os projetos (já que é a mesma tarefa que está listada em dois ou mais projetos).

Quando adicionar tarefas a múltiplos projetos

• Quando quiser discutir uma tarefa numa reunião—Adicione a tarefa ao projeto da sua reunião sem removê-la do projeto original. Dessa forma, você não esquecerá de discuti-la e poderá vê-la contextualizada com os trabalhos relacionados a ela.

• Quando a tarefa é relevante para mais de um projeto—Adicione tarefas que necessitem da integração do trabalho de duas equipes em ambos os projetos. Assim, todos poderão monitorar o progresso sem duplicar informações ou conversas.

• Quando a tarefa está relacionada a um objetivo maior—Acompanhe os objetivos com um projeto que envolva sua equipe ou sua empresa. Se você tiver um projeto que acompanha os passos necessários para se chegar a um objetivo, você poderá manter uma tarefa relacionada a esse objetivo no projeto do objetivo e no projeto que acompanha essa iniciativa.

Usar as dependências para assegurar que o trabalho comece no momento certo e aconteça na ordem certa

Para transferências mais claras e sem problemas, marque as tarefas como dependentes umas das outras. Desse modo, os colegas de equipe sabem quem poderão estar bloqueando e por quem esperam. Você pode definir as dependências dentro das tarefas ou, então, arrastar e soltá-las na visualização de cronograma.

Se a data de conclusão da primeira tarefa for alterada, você receberá uma notificação para também atualizar a data de conclusão de sua tarefa dependente, se necessário.

Quando usar dependências

• Lançamentos de produtos. O “Lançamento para todos os usuários” está aguardando a “Incorporação do feedback dos testadores da versão beta”
• Calendário editorial: “Finalização do blog” está aguardando “Incorporar revisões”
• Planejamento de eventos: “Reserva do local” está aguardando “Aprovação de orçamento”
• Acompanhamento de bugs: “Priorizar resolução” está aguardando “Reprodução de problema”
• Avaliação de design: “Iniciar criação de designs” está aguardando “Selecionar paleta de cores”
• Integração de novos funcionários: “Selecionar benefícios” está aguardando “Obter informações de login com equipe de TI”

Filtrar, ordenar e acompanhar detalhes específicos com os campos personalizados

Ao adicionar campos personalizados a um projeto, você pode acompanhar ainda mais informações em cada tarefa. Crie campos com menus suspensos, números ou texto para colher informações e acompanhar progressos, status e mais. Você pode inclusive usar os mesmos campos em diferentes projetos, vê-los na visualização de calendário, ou usá-los para ordenar seus projetos.

Quando usar campos personalizados

Use os campos personalizados:

• Se quiser adicionar determinadas informações a todas as tarefas de um projeto
• Quando houver informações padrão a monitorar em tarefas espalhadas por diversos projetos (como nível de prioridade, valor por horas de trabalho, etapa do trabalho etc.)
• Se quiser se certificar de que os colegas de equipe forneçam informações específicas para cada tarefa de um projeto
• Se precisar fazer uma busca ou gerar um relatório com campos para dados específicos (prioridades, horas, etapas, etc.).

Reunir briefs de projetos e detalhes dos pedidos com os formulários para atuar mais rápido

Talvez a sua equipe esteja acostumada a fazer pedidos e esboçar os requisitos de projetos através de e-mails e documentos, mas essas informações chegam frequentemente desorganizadas e incompletas, o que causa confusão e atrasos, ou até problemas mais graves. Para evitar isso, crie formulários para padronizar o processo de solicitação. Uma vez enviados, os formulários são vinculados a um projeto específico e reúnem desde o começo todas as informações necessárias, que podem então ser monitoradas com facilidade a partir de um único lugar.

Os formulários podem ser preenchidos por qualquer pessoa, mesmo por quem não usa a Asana, e para isso basta compartilhar o link do formulário. Depois de preenchido, os detalhes do formulário transformam-se numa nova tarefa no seu projeto a ser priorizada.

Prepare um formulário seguindo os passos descritos aqui.

Conectar o seu trabalho nas diversas ferramentas e e-mails com as integrações

A Asana ajuda a gerenciar e a coordenar o seu trabalho, mas provavelmente você usa diversas ferramentas para desempenhá-lo, como os aplicativos Google Workspace, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud e outros.

É por isso que a Asana se integra com as principais ferramentas e aplicativos para manter tudo conectado, evitar fazer o trabalho duas vezes e tornar a colaboração mais fluida. As integrações são especialmente úteis com ferramentas de e-mail e mensagens instantâneas ao proporcionar uma forma de lhes dar continuidade. Com integrações como o Add-on para Gmail e os aplicativos para Outlook e Slack, você pode transformar conversas em tarefas sem precisar trocar de ferramenta. E para as criações artísticas, a integração com a Adobe Creative Cloud permite ver e agir nas tarefas da Asana diretamente do Illustrator, Photoshop, e InDesign.

Veja todas as integrações da Asana na página de aplicativos.