Guia rápido

Welcome to Asana! Whether you’re the first person at your organization to sign up or a new hire on a team already using it, free or starting a free trial, this article will teach you the fastest way to get the most value out of Asana and how to use the key features. It won’t explain everything (that’s what the entire Asana Guide is for) but we will cover the fundamentals to help you start using Asana the best way, right away.

How is information stored in Asana?

Overview of Asana structure

Asana domains are based around a shared company email address, so as you invite teammates (or get invited) you will join the same domain. Here’s how Asana is organized:

  1. Organizations are based on your company’s shared email domain, and connect everybody within your company that uses Asana. Organizations (not Workspaces) are intended for businesses, companies, and professional uses of Asana. Access your Organization settings by clicking your avatar.
  2. The sidebar is a launching point for key actions. This is where you can check and respond to notifications in Inbox, see all tasks assigned to you in My Tasks, and where you can save reports, like for at-risk work or approvals.
  3. Portfolios store groups of projects. You can use them to see all the projects and status updates towards an initiative or objective in one place.
  4. Teams are functional groups in an Organization that likely correspond to general teams at your company like marketing or sales. Above, we see the Marketing team of Apollo Enterprises
  5. Projects track all the actionable steps, information, and communications towards achieving a goal, initiative, or objective. Kat Mooney is a member of four projects within the Design team of Apollo’s Asana Organization: design requests, weekly critique, web design, and marketing assets.
  6. Tasks are stored in projects and make it clear who’s responsible for what by when. Tasks store all the files, conversations, and instructions related to it so information stays in the right place (and one place.)

Get a quick tour of Asana’s interface.

Projects and tasks are the most fundamental building blocks of Asana. Next we’ll show you how to create workflows with these building blocks.

1. Create your first project

Projects are how you organize and plan all of the tasks related to a specific initiative, goal, or big piece of work. You can visualize projects as a list or board, as well as on a calendar or Timeline. You can create a project for almost anything you want, however you want, but we see many projects fall into these four categories:

The four different Asana views, lists, calendars, boards, and Timeline

See more use cases in our ways to use Asana section or checking out our Asana-created templates.

How to create an Asana project

We recommend creating your first project from a template to save time, and so you can see the basic structure of projects before you start building your own. Of course, you can always start from scratch.

How to create a new project in Asana

  1. Click the bright orange + button in the top bar, and select Project.
  2. If you want to start with a template, click the Templates tab, then scroll to find a template that corresponds to work your team does. Click Use Template then rename it, select the team you want it to be on, then Create Project. You can add or delete anything as needed.
  3. If you want to build your own project, decide if you want a list or board, name your project, and add a description. Then click Create Project.

2. Organize your project

Now that you’ve got a project, we’ll walk you through how to organize it. If you used a template, or have other teammates already using Asana, you will see custom fields and sections are already in projects. If you created your own project, you can add them as you follow along.

Group related tasks together with sections or columns

Example of sections in an Asana list view

Sections (in list layout) or columns (in board layout) help you organize tasks in your project, instead of just having a long list. Grouping tasks makes it easier to find them and understand how they work together towards the goal. They’re most helpful for categories that won’t change as work moves forward. For example, you could create sections by timeframe (like quarters or month) or task type. Or you could make boards columns for “to do,” “doing,” and “done.”

To create sections, type a colon at the end of a task name. In board projects, just click Add column.

Sort and filter tasks in projects with custom fields

Sections and columns represent one layer of categorization to group tasks, and custom fields help you filter and sort tasks in your project by things like priority, task status, or task approval. So if there are other ways you’d like to group your work that you didn’t create sections for, custom fields help you do this.

How to sort tasks by custom field in Asana

Custom fields also help you standardize the information you track on a task. For example, you could have a “cost” custom field in a sprint planning project so you can ensure each task is properly costed before prioritizing it.

3. Turn your project into a collaborative plan

Create tasks for all the steps to achieve your plan

Tasks represent actionable steps or to-do’s, and they can even store reference information in a project (like the project brief or spec.) You’ll see example tasks in our templates, but you’ll likely want to add more of your own to represent all the steps that need to happen to complete your project.

Click into the project, type a task name, then press enter to keep adding more. A good task has an assignee, date range, and instructions or context to complete the work (a task description, attached file, or comment).

Example Asana task with assignee, date range, and description

Tips for creating a great task

  • Make task names specific and action-based.
    • E.g., instead of “Blog post,” create a task called “Write [title] blog post” and one called “Publish [title] blog post”, so there’s no question about what needs to get done.
  • Link to relevant work in the task description by @mentioning related tasks, projects, or conversations.
  • Add start and due dates so it’s clear when someone should start on the work in order to successfully complete it by the deadline.
  • Attach files when referencing a document.
  • Set realistic due dates for your teammates as soon as they are known, or with your best guess so they’re on the radar.
  • Add teammates as followers so they can stay up to date on task progress.
  • Mark a task as dependent upon another so teammates only start that task when the prior task has been completed.

Example project plan with Asana Timeline, a Gantt chart style view

Plan your best project with Timeline

To help you map out the most successful project schedule and stay flexible once it’s underway, try Timeline. Timeline is a Gantt-style view to help you visualize your schedule, where you can easily drag and drop tasks and create task dependencies to ensure your schedule is realistic before conflicts happen. If they do, you can easily shift things around to move deadlines or resources.

4. Collaborate and manage projects more effectively

When you manage work in Asana, everybody knows who’s doing what by when, so you have clarity and accountability around tactical work. Because you can see status updates and progress, you can have a more strategic view, too. Here are a few ways to start collaborating more effectively with your team and managing your projects like a pro:

Tips for better task collaboration:

  • Add a follower—Add stakeholders as followers of a task so they can see any work on the task, communicate about it, and get notified about progress. You can add/remove followers at the bottom of the right panel.
  • Comment on a task—You can comment on a task to ask questions, respond to teammates, or offer extra information and insight.
  • @mention—Type @ in a comment or description to mention teammates and create direct links to conversations, tasks, or projects in Asana.
  • Complete a task—When the work represented by a task is finished, mark it complete. Leave a comment to make it clear what you accomplished and if there is anything else someone should know about the final work or outcome.
    • If there is important information in the completed task you want to keep easily accessible, unassign it from yourself, mark it incomplete, then rename the task to have “[REFERENCE]” in the title so it’s clear there isn’t anything actionable to do on it.
  • If your team still heavily relies on email to make requests or give updates, consider using our Gmail or Outlook integrations to help transition into Asana. Even though email is “easy to use,” it makes work management very difficult (which is likely why you’re using Asana.)

Tips for better project management:

  • Use Timeline to make any shifts in your project plan if deadlines or resources need to be moved around. You can also share this view with stakeholders that want to see your project plan so they know key milestones and deadlines and how you’re pacing to hit them.
  • Write status updates in the Progress tab of your project. Choose a status color and @mention teammates, tasks, other projects, and conversations to link to them in the status update. The update will go out to all the project members.
  • Managing multiple projects? Create a project Portfolio to see project status, deadline, priority, and owner all in one place. Portfolios make it easier to understand progress and share that out without having to cobble together information across docs, meetings, and stakeholders.

5. How to stay updated on work

As projects move forward, Asana gives you lots of options to monitor work in a variety of ways that don’t require extra manual work the way email and files do. Open the sidebar of Asana to see My Tasks, Inbox, and Portfolios, which are like a command center to help you navigate to your own work, updates about work, and overall project progress.

  • My Tasks automatically shows all tasks assigned to you and when they’re due. Come back to My Tasks throughout the day to check off tasks you’ve completed, see any new work that’s come in, and get started on your next task.
    • Mark tasks as Today, Upcoming, or Later so you can focus on work you need to complete now, but not lose track of what’s coming up. Just drag and drop them to the proper category.
  • Inbox is a news feed of updates, but only for the work you’re following. Unlike email, you can control what updates you get and unfollow anything that’s not relevant. You can also respond to things right from Inbox to keep work moving.
    • You also don’t need to manage your Asana Inbox obsessively to be able to find work again—all updates you see in Inbox live in tasks, projects, and conversations that are already organized in Asana.

Learn more about Asana with other resources

Congrats! You’ve taken your first step in learning how to use Asana. There are lots of other resources to help you and your team along the way, for all different kinds of learning styles.

  • Read the Guide—You’re already reading it now! The Guide Journey walks you through onboarding, best practices, and gives lots of examples. The Help section provides specific feature documentation.
  • Enroll in Asana Academy—The Academy is full of in-depth online video courses that walk you through the best ways to use Asana.
  • Learn Asana basics in 15 minutes—Asana lessons are animated slides that explain the top features for individuals and take only a few minutes to complete.
  • Try out some different ways to use Asana—Asana is meant for all kinds of teams to track their work. Peruse our use cases to learn more about ways you and your team can use Asana in general, and specifically for your team type. You can also take a look at our templates.
  • Download our iOS or Android app—Just like our web app, you can use our mobile app to create tasks and projects, have conversations, and get updates on progress to track your work on the go, both on and offline.
  • Connect other tools with Asana—Integrating tools you already use with Asana helps you work smarter so there’s less context switching, and you can use each tool for what it’s best at. Check out our Gmail and Outlook to start moving away from email with your team.
  • Get your questions answered— Our Community Forum is full of Asana experts, customers, and advocates to answer your questions and share how they use Asana. You can also reach out to our support team with any issues.
  • Watch How to AsanaHow to Asana is our YouTube series that gives you walkthroughs of our top features, use cases, and best practices in 3 minutes or less.
  • Print our handy 1-pager that gives you a quick breakdown of features to keep at your desk or share with your team before/after the kickoff meeting.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.