Checklist de usuário avançado

Se você já concluiu a checklist de integração e está pronto para aprender mais, está no lugar certo!

Esses recursos foram criados para conectar seu trabalho e colegas de equipe e ajudar você a poupar tempo. (Eles também geram os momentos de “Eureca” com as equipes que já usam a Asana). Depois de dominá-los, você será ainda mais produtivo no trabalho e um verdadeiro especialista Asana.

1. Conectar informações com @menções

Use as @menções para se conectar a colegas de equipe, projetos, tarefas e conversas de qualquer campo de descrição ou comentário na Asana. Basta usar um @ e começar a digitar as informações que você deseja conectar.

Projetos e pessoas conectadas em uma descrição de tarefa

Use as @menções para:

  • Relacionar informações de referência: Relacione uma outra tarefa, projeto ou conversa para que o histórico de trabalho anterior e conversas relevantes estejam facilmente acessíveis.

  • Apontar tarefas relacionadas: se uma tarefa estiver muito relacionada a outra, inclua o link para a outra tarefa nos comentários ou na descrição da tarefa.

  • Enviar um comentário a uma pessoa específica: @mencione seu colega de equipe em uma tarefa ou conversa para direcionar seu comentário para ele. Ele receberá uma notificação e será adicionado como um seguidor da tarefa ou da conversa.

2. Adicionar tarefas a vários projetos

Como adicionar uma tarefa a outro projeto

Esta tarefa está em dois projetos, incluindo “Lançamento do site” e “Reunião de equipe semanal”

Uma etapa fundamental para que a Asana se ajuste ao seu fluxo de trabalho é adicionar uma única tarefa a vários projetos. Para fazer isso, digite Tab + P e use o botão de + que aparecer para adicionar a tarefa em quantos projetos você precisar.

Isso permite que você visualize as mesmas informações em vários contextos diferentes, sem duplicar o trabalho. Se uma tarefa for atualizada, as alterações serão refletidas em ambos os projetos (já que é a mesma tarefa que está listada em dois projetos).

Aqui estão alguns exemplos de quando adicionar tarefas em vários projetos é particularmente útil:

  • **Quando você quer discutir uma tarefa em uma reunião: **Adicione a tarefa ao seu projeto de reunião e a mantenha no projeto original.

  • Quando sua tarefa for relacionada a uma meta ou marco de alto nível: monitore as metas em um projeto com uma grande equipe ou empresa e monitore as etapas de ação em um projeto separado com apenas sua equipe direta. Coloque a tarefa da meta no projeto “Metas” e no “Etapas da ação”.

  • Quando a tarefa for relevante em mais de um projeto: adicione tarefas que exijam uma entrega ou trabalho de duas equipes em ambos os projetos das equipes para que todos possam acompanhar o seu andamento sem duplicar informações ou conversas sobre a tarefa.

3. Usar a busca avançada para gerar relatórios

Crie Visualizações de busca para dividir, ordenar e filtrar informações na Asana, do jeito que você quiser. As Visualizações de busca permitem que você crie uma lista de tarefas personalizada com base em projetos, pessoas, datas e outros critérios. Você pode colocar as Visualizações de busca nos favoritos para acessar com mais facilidade depois.

Como criar um relatório com a busca avançada

Algumas Visualizações de busca úteis: veja algumas sugestões de relatórios que você pode criar usando as Visualizações de busca:

  • O que sua equipe concluiu recentemente: especifique os responsáveis, selecione Concluído e defina o prazo para a última semana ou mês.

  • O que sua equipe precisa fazer em breve: especifique os responsáveis, selecione Incompleto e defina o prazo para a próxima semana.

  • Tarefas que você atribuiu e que ainda não foram concluídas: selecione Tarefas que atribuí a outros na barra de busca. Clique em Refinar busca no canto superior esquerdo e altere o status de conclusão para Incompleto.

4. Usar a seleção múltipla para atualizar várias tarefas ao mesmo tempo

Pressione shift e as teclas de seta para selecionar várias tarefas de uma vez. Depois, arraste-as, atribua-as, defina prazos ou faça outras edições. Suas alterações serão refletidas em todas as tarefas que você selecionar.

5. Usar os atalhos de teclado para trabalhar ainda mais rápido

Projetamos a Asana para ser rápida! Uma das coisas mais importantes para deixar a Asana mais rápida é aprender os atalhos do teclado.

Veja aqui uma lista completa de atalhos do teclado. Você pode vê-los na Asana digitando Cmd/ ou Ctrl/ (um atalho de teclado para atalhos de teclado, incrível). Alguns dos nossos favoritos estão abaixo:

  • Tab+Q - Adição rápida de tarefas

  • Tab+M - Atribuir a mim

  • Tab+Y - Marcar como Hoje

  • Shift+seta para baixo - Selecionar ao mesmo tempo várias tarefas. Funciona com shift + qualquer outra seta.

  • Tab+F - Adicionar um seguidor

  • Dois pontos (:) no nome de uma tarefa - Transformar uma tarefa no título de uma Seção

  • Tab+
 - Ir para a lista de tarefas/painel principal

  • H na caixa de entrada - Ocultar itens de leitura

6. Atribuir cópias de uma tarefa

Atribua cópias de uma tarefa a vários colegas de equipe ou até mesmo a uma equipe inteira com apenas dois cliques no campo do responsável pela tarefa.

Quando atribuir cópias de uma tarefa:

  • Quando você precisar de feedback sobre um documento, atribua cópias de uma tarefa de revisão para todas as partes relevantes para que comentem e aprovem.

  • Quando um processo de rotina precisar ser feito, como abrir uma inscrição para benefícios, atribua tarefas para todos em sua equipe, para que o façam dentro do prazo.

  • Atribua cópias para cada membro da equipe para adicionar itens da pauta ao projeto de reunião semanal antes da próxima reunião.

Atribua cópias diretamente no campo do responsável nos detalhes da tarefa.

7. Criar e usar modelos

Os modelos fazem com que a configuração de projetos na Asana seja ainda mais fácil (e mais rápida). Existem dois tipos de modelos de projeto:

  • Modelos personalizados são ótimos para fluxos de trabalho e projetos que se repetem muitas vezes. Eles poupam o tempo de configuração e garantem que nenhuma etapa seja esquecida.
  • Os modelos criados por Asana são um bom ponto de partida para fluxos de trabalho comuns com base em práticas recomendadas da Asana. Você pode personalizá-los ainda mais para atender às necessidades específicas de sua equipe.

8. Configurar as integrações

Muitas das ferramentas que você já usa no trabalho são integradas com a Asana. Configure algumas integrações para simplificar seu fluxo de trabalho e monitorar todo o seu trabalho na Asana.

A Asana tem integrações para vários fluxos de trabalho: * Armazenamento de arquivos: Dropbox, Google Drive e Box * Comunicação: Hipchat, Slack, OnBoardify * Desenvolvimento: Instabug, GitHub, Phabricator * Relatórios: Instagantt, Hourstack, Weekdone

Veja uma lista completa das integrações [aqui]/(apps).

Oba! Agora você é um usuário avançado da Asana!

Agora, você provavelmente já é um especialista no monitoramento de seu trabalho e na obtenção de resultados. Fique à vontade para rever este checklist ou a [página] do checklist de integração a qualquer momento. Aqui estão mais alguns recursos que você pode achar útil:

  • Ajuda: confira a seção de Ajuda se tiver dúvidas sobre recursos específicos.

  • Vídeos: uma coleção de vídeos que destacam recursos, fluxos de trabalho e exemplos de formas como você pode usar a Asana. Eles serão úteis quando você precisar de inspiração ou ideias sobre o que fazer na Asana ou quando quiser compartilhar o que a Asana faz com seus colegas de equipe.

  • Blog Asana: fique por dentro dos lançamentos de produtos, sugestões para trabalhar de forma mais inteligente com sua equipe e muito mais visitando e se inscrevendo nosso blog.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.