Checklist de integração

A Asana é a maneira mais fácil para as equipes monitorarem seu trabalho e alcançarem resultados. Se você estiver entrando para uma equipe que já usa a Asana, este checklist de integração vai acelerar ajudá-lo a aprender a usá-la também.

Recomendamos exibir este checklist de em outra janela do navegador para que você possa acompanhar tudo enquanto conhece melhor a Asana. Você também pode baixar e imprimir este guia para consultá-lo.

1. Entenda a Asana

O trabalho e as conversas de sua equipe ficam centralizados e podem ser pesquisados na Asana. Antes de começar, veja como é a estrutura da Asana:

Hierarquia de organizações, equipes, projetos e tarefas

  • **As organizações são o nível mais alto na hierarquia de sua empresa. **Elas estão relacionadas à conta de e-mail de sua empresa e incluem todas as equipes.

  • **As equipes são grupos de pessoas em sua Organização que trabalham juntas. **As equipes podem ser criadas a partir dos departamentos da sua empresa (Engenharia, Marketing, Design, Recursos Humanos, etc.) ou qualquer grupo de pessoas que precisa trabalhar juntas em um conjunto de projetos.

  • **Os projetos organizam o trabalho de sua equipe em listas ou painéis. **Crie projetos para a iniciativa mais recente de sua equipe (por exemplo, lançamento do site), metas nas quais vocês estão trabalhando, brainstorms, pautas de reuniões ou qualquer outro trabalho que exija várias etapas ou colegas de equipe.

  • **As tarefas dividem seu projeto em etapas práticas. ** Elas podem ser pendências, solicitações de colegas de equipe, lembretes ou ideias.

2. Visualize e participe de equipes

Agora que você já conhece o básico, chegou a hora de navegar e entrar para algumas equipes. Como você é um membro de uma Organização, provavelmente já foi convidado para uma equipe.

Confira a barra lateral à esquerda para ver as outras equipes em sua organização. Peça para entrar em uma se você quiser acessar projetos da equipe e colaborar com outras pessoas na equipe.

Abaixo do nome de cada equipe, você vai encontrar as conversas das equipes (normalmente usadas para discussões, anúncios, etc. da própria equipe), seguido de uma lista dos projetos de sua equipe.

3. Participe de projetos

Você pode visualizar um projeto como uma lista de tarefas ou um painel (e dentro de um projeto, é possível ver os calendários, as conversas e os gráficos de progresso). Use projetos para monitorar e organizar todas as tarefas relacionadas a uma iniciativa específica, como o lançamento de um produto ou campanha.

Confira a barra lateral à esquerda para ver as equipes nas quais você entrou na Asana. Clique no caractere à esquerda do nome da equipe para ver uma lista de todos os projetos públicos dela. Comece a explorar o trabalho nelas e pergunte aos seus colegas de quais projetos você deve participar.

Para participar de um projeto, clique no botão + no canto superior direito do projeto.

Use o menu suspenso para participar de um projeto

Para criar um projeto seu, basta clicar no botão de (+) na barra superior e selecionar Projeto no menu suspenso. Insira um nome e descrição específicos e que tenham a ver com a meta. Os projetos ficam públicos por padrão, mas você pode definir a privacidade e selecionar a equipe para a qual o projeto vai ser exibido (pela seta do menu suspenso).

Você também pode criar modelos personalizados para seus fluxos de trabalho comuns ou testar um modelo criado por Asana para ajudar você a começar. Clique no botão + e selecione Projeto. Clique na guia Modelos para escolher um modelo personalizado que você criou ou começar com um dos nossos e depois personalizá-lo para sua equipe. Temos até mesmo um modelo para a integração na Asana!

Crie um projeto em lista ou em quadro na Asana para monitorar seu trabalho da forma que precisar

4. Atribua e conclua tarefas

As tarefas são a unidade básica de trabalho na Asana e podem representar várias coisas: pendências, ideias que você deseja manter como prioridades ou lembretes simples para você mesmo, como “enviar solicitação de férias para o RH”.

Criar tarefas na Asana é simples. Em um projeto novo ou existente, selecione uma linha no painel principal e pressione Enter ou clique no botão + abaixo de uma coluna em um projeto de quadro, ou adicione uma tarefa diretamente da barra superior, usando o botão +.

Agora, experimente você mesmo: crie uma nova tarefa com uma frase de ação e a atribua a você ou a um membro da equipe. Lembre-se de inserir um nome, uma descrição e uma data de conclusão para sua tarefa, para que todos saibam quem é responsável por fazer o que e até quando. Você também pode adicionar a tarefa a um projeto para que fique fácil encontrá-la depois.

Quando você deve concluir uma tarefa? A regra de ouro é: quando terminar o trabalho, marque a tarefa como concluída!

5. Adicione subtarefas e anexos

Você pode ser ainda mais produtivo com tarefas se adicionar subtarefas e anexos.

Subtarefas dividem as tarefas em partes menores. Quando as tarefas forem complicadas ou mais de uma pessoa for responsável por ela, crie subtarefas. As subtarefas funcionam de forma semelhante às tarefas independentes, com seus próprios responsáveis, datas de conclusão e descrições. A diferença é que elas estão incorporadas em uma tarefa principal.

Para criar uma subtarefa, clique no botão subtarefas ao lado do campo de data de conclusão no painel direito. Ou pressione Tab+S no teclado depois de selecionar uma tarefa principal. Depois de criar uma subtarefa, selecione-a e pressione Enter no teclado para criar outra.

Como adicionar subtarefas

Você também pode usar anexos para compartilhar arquivos relacionados a uma tarefa com facilidade. Anexe-os a uma tarefa clicando no ícone de clipe de papel na parte superior do painel direito. Você pode anexar arquivos de:

  • Seu computador
  • Google Drive, OneDrive, Dropbox ou Box

Como adicionar anexos

6. Comente e siga tarefas

Comente em uma tarefa para fazer perguntas ou oferecer mais informações.

Siga uma tarefa para se manter informado sobre comentários e alterações. Os seguidores de uma tarefa receberão notificações na guia Minha caixa de entrada (Asana) e um e-mail, de acordo com suas configurações de notificações.

Para adicionar você mesmo ou alguém como seguidor, use o atalho Tab + F ou clique no botão + na parte inferior do painel direito.

Se você estiver recebendo notificações de uma tarefa na qual não está mais trabalhando, pode deixar de segui-la passando o mouse sobre sua foto no campo de seguidores e clicar no X ou em Seguindo na parte inferior do painel direito. Você também pode deixar de seguir as tarefas e projetos na guia Minha caixa de entrada.

7. Planeje seu dia com a guia Minhas tarefas

A guia Minhas tarefas é a sua visualização de todas as tarefas que foram atribuídas a você. Você deve consultá-la logo pela manhã e também durante o dia, para organizar as suas prioridades.

Minhas tarefas na Asana

Todas as novas tarefas que você criar na guia Minhas tarefas serão automaticamente atribuídas a você e privadas. Você pode adicioná-las aos projetos para que fiquem visíveis para o restante de sua equipe.

Use a guia Minhas tarefas para organizar seu dia consultando as tarefas em sua seção de Novas tarefas e marcando-as com uma prioridade de Hoje, Próximas ou Mais tarde:

  • Arraste e solte as tarefas em qualquer seção
  • Clique no ponto azul para acessar a lista suspensa e selecionar uma seção
  • Selecione a(s) tarefa(s) e use os atalhos Tab + Y (Hoje), Tab + U (Próximas) ou Tab + L (Mais tarde)

Experimente e priorize algumas de suas novas tarefas. Você só vai ver as seções Novas tarefas, Hoje, Próximas e Mais tarde se cada uma tiver pelo menos uma tarefa.

8. Mantenha-se informado com a guia Minha caixa de entrada

A guia Minha caixa de entrada é seu centro de notificações na Asana. As notificações das tarefas e conversas que você está seguindo são enviadas para sua Caixa de entrada. É possível acessá-la na barra superior.

A Caixa de entrada, semelhante ao fluxo de atividades, permite que você veja o que está acontecendo e no que você deve se concentrar. Você verá um ponto laranja ao lado da guia Minha caixa de entrada caso haja notificações não lidas.

Minha caixa de entrada na Asana

Você receberá uma notificação na guia Minha caixa de entrada quando:

  • Uma tarefa for atribuída a você
  • Uma tarefa deixar de ser atribuída a você
  • Uma tarefa que você está seguindo for concluída
  • Um arquivo for adicionado a uma tarefa que você está seguindo
  • Você for adicionado como seguidor em um projeto
  • A data de conclusão de uma tarefa atribuída a você for alterada
  • Uma tarefa atribuída tiver de ser concluída hoje
  • Um comentário for adicionado a uma tarefa que você está seguindo
  • Seu comentário, anexo ou conclusão de tarefa for curtido por alguém
  • Uma tarefa que você está seguindo for curtida por alguém

Quando você se acostumar a verificar a guia Minha caixa de entrada regularmente, será possível desativar as notificações por e-mail. Você pode ajustar suas configurações de notificação por e-mail no menu suspenso na parte superior da guia Minha caixa de entrada ou em Minhas configurações de perfil.

9. Personalize a Asana com as Minhas configurações de perfil

Para personalizar sua conta, clique na sua foto de perfil no canto superior direito da Asana e selecione Minhas configurações de perfil. Se você ainda não enviou uma foto do perfil, clique no círculo com as suas iniciais.

No menu Minhas configurações de perfil você pode:

  • Alterar seu nome e foto do perfil
  • Ajustar se e onde receber notificações e lembretes de tarefas por e-mail
  • Determinar quais e-mails podem enviar tarefas para a Asana e adicionar mais e-mails à sua conta Asana
  • Desativar sua conta
  • Ver aplicativos que você já autorizou
  • Alterar o seu tema Asana ou ativar recursos experimentais (ver próxima seção)

Se você ainda não tiver feito isso, deverá atualizar seu nome e sobrenome, enviar uma foto do perfil e adicionar sua função e departamento para que você seja facilmente reconhecido.

10. Divirta-se com a Asana!

Curta uma tarefa para mostrar que está animado com ela, concordar com o comentário de alguém ou demonstrar gratidão pela conclusão de uma tarefa. Basta clicar no ícone de “joinha” quando você o vir, no painel principal, painel direito, em suas notificações, etc.

Curtidas na Asana

Confira alguns dos recursos experimentais da Asana acessando as Configurações do perfil e selecionando a guia Recursos experimentais.

Personalize a exibição da Asana com planos de fundo. Confira os planos de fundo disponíveis acessando as Configurações do perfil e depois a guia Exibir.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.