Criação e gerenciamento dos espaços de trabalho

Criar um espaço de trabalho

Crie um espaço de trabalho para colaborar com outras pessoas na Asana.

criar espaço de trabalho

Para criar um novo espaço de trabalho:

  1. Clique na sua foto de perfil e selecione Minhas configurações de perfil
  2. Clique na aba Conta
  3. Selecione Criar novo espaço de trabalho

Uma única conta Asana pode participar de ou criar múltiplos espaços de trabalho. Crie espaços de trabalho para os diferentes grupos ou pessoas com quem precisa trabalhar.

Converter um espaço de trabalho em organização

Se você precisa criar várias equipes ou realizar atividades em departamentos diferentes, pode converter um dos seus espaços de trabalho em uma organização. Saiba mais sobre as diferenças entre espaços de trabalho e organizações aqui.

Antes de converter um espaço de trabalho em organização, você precisa adicionar o endereço de e-mail corporativo à sua conta Asana.

passo 1 para converter em organização

Para acessar o Painel do administrador do seu espaço de trabalho:

  1. Clique no ícone do seu perfil no canto superior direito
  2. Clique em Painel do administrador

passo 2 para converter em organização

No Painel do administrador:

  1. Clique em Configurações
  2. Clique em Converter em organização

passo 3 para converter em organização

Na aba Converter em organização:

  1. Selecione o seu endereço de e-mail corporativo
  2. Revise os Termos de uso

Se o domínio do e-mail ainda não estiver em uso por outra organização, será exibido um botão para Converter.

Problemas na conversão do seu espaço de trabalho?

Se encontrar dificuldades para converter um dos seus espaços de trabalho em organização e não recebeu a mensagem de que o seu domínio de e-mail já está em uso, por favor, entre em contato com a equipe de suporte Asana e informe os dados abaixo:

  • O nome de sua organização ou do espaço de trabalho maior/mais ativo da empresa
  • Seu domínio de e-mail

Então, converteremos o seu maior espaço de trabalho em uma equipeequipe Uma equipe é um grupo de pessoas em uma Organização que trabalham juntas em um conjunto de projetos. Saiba mais dentro da nova organização.

Copie o texto abaixo para agilizar o processo:

Organização/Espaço de trabalho primário:
Domínio de e-mail:

Se você estiver convertendo um espaço de trabalho pago em uma organização, esta ação converterá o espaço de trabalho em uma equipe paga dentro de uma organização gratuita. Caso você queira transferir a sua assinatura do nível de equipe para o de organização, entre em contato com a nossa equipe de Suporte Asana.

Se você possui um domínio de e-mail compartilhado de uma universidade (por exemplo, universidade.edu.br), será necessário um subdomínio separado (por exemplo, reitoria.universidade.edu.br) para criar a organização.

Painel do administrador do espaço de trabalho

Acesse o menu do Painel do administrador para:

  • Editar o nome do espaço de trabalho
  • Gerenciar pessoas e convites
  • Gerenciar o faturamento (aplicável àqueles que fizeram upgrade para um Espaço de trabalho Premium)

Somente os membros do Espaço de trabalho podem acessar o Painel do administrador; membros com acesso limitado não têm autorização.

painel do administrador

No Painel do administrador, você pode acessar as seguintes abas: Membros, Faturamento, Configurações, Aplicativos e Recursos.

Membros

Membros

Na aba Membros, você pode:

  1. Ver uma lista dos membros e membros com acesso limitado no seu Espaço de trabalho
  2. Converter qualquer membro em um membro com acesso limitado e vice-versa
  3. Remover qualquer membro ou membro com acesso limitado do seu Espaço de trabalho
  4. Convidar pessoas para o seu Espaço de trabalho

Configurações

Configurações

Na aba Configurações, você pode:

  1. Alterar o nome do seu espaço de trabalho
  2. Converter o seu espaço de trabalho em uma organização

Desativar um espaço de trabalho

Uma vez que os espaços de trabalho são compartilhados, sair de um espaço de trabalho não excluirá os projetos e tarefas que fazem parte dele.

Se o seu espaço de trabalho não for mais necessário, você pode desativá-lo da seguinte forma:

Depois que tudo tiver sido excluído e você for o único membro restante, pode então sair do espaço de trabalho.

Um espaço de trabalho só pode ser acessado por quem foi convidado a participar dele. Se todos os membros forem removidos, o espaço de trabalho deixará de ser acessível.

Não é possível arquivar espaços de trabalho.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.