Entendendo os espaços de trabalho

As contascontas Quando alguém se cadastra na Asana, eles começam com uma conta. Apenas um único usuário pode acessar uma conta. Consulte Mais informação  Asana são gratuitas e vinculadas a indivíduos. Uma conta Asana dá acesso a espaços de trabalho e organizaçõesorganizações As organizações conectam todos em uma empresa que usam a Asana com base no domínio de e-mail compartilhado. Consulte Mais informação  compartilhadas, para promover a colaboração com outros usuários Asana.

Com uma conta Asana, você pode criar ou participar de espaços de trabalho e de organizações para colaborar com diversos grupos de usuários Asana. Os espaços de trabalho e as organizações das quais você pertence são entidades distintas, cada uma com um conjunto de pessoas, projetos e tarefas.

Como cada espaço de trabalho e organização são entidades distintas, seus colegas não podem ver os outros espaços de trabalho e organizações que você fazer parte, e vice versa. Saiba mais sobre a privacidade entre esses espaços aqui.

diagrama de uma conta

Leia sobre as configurações de permissões dos seus projetos e tarefas em cada um de seus espaços de trabalho e organizações.  

O que é um espaço de trabalho?

Um espaço de trabalho é um conjunto de pessoas que colaboram em projetos e tarefas. Os espaços de trabalho podem ser usados por quaisquer grupos de pessoas, sem necessidade de ter domínios de e-mail da mesma empresa.

Pessoas que usam e-mails pessoais (como @gmail.com or @yahoo.com) começam com um espaço de trabalho.

diagrama de espaço de trabalho

Se, ao invés disso, você possui um domínio de e-mail corporativo, considere usar uma organização.

Pessoas em seu espaço de trabalho

Há dois tipos de pessoas em um espaço de trabalho: membros do espaço de trabalho e membros com acesso limitado. Membros do espaço de trabalho têm acesso total a seu espaço de trabalho, enquanto membros com acesso limitado têm acesso apenas a projetos, tarefas e conversas compartilhados com eles.

Membros do espaço de trabalho

Membros do espaço de trabalho têm acesso total a projetos públicos, tarefas e conversas em seu espaço de trabalho.

Todos os membros de espaço de trabalho podem:

  • Renomear os espaços de trabalho
  • Fazer upgrade ou downgrade para um plano Premium
  • Tornar-se responsável pelo faturamento
  • Convidar ou remover pessoas
  • Gerenciar o tipo de acesso dos membros para limitado ou ilimitado

Membros com acesso limitado

Membros com acesso limitado são pessoas com acesso restrito em seu espaço de trabalho. Esses membros podem ver apenas os projetos que você compartilha com eles. Você pode convidar terceirizados, clientes ou outros parceiros como membros com acesso limitado.

Membros com acesso limitado não podem:

  • Renomear os espaços de trabalho
  • Fazer upgrade ou downgrade para um plano Premium
  • Tornar-se responsável pelo faturamento
  • Convidar pessoas para serem membros com acesso completo
  • Remover pessoas
  • Gerenciar o tipo de acesso dos membros para limitado ou ilimitado

Membros com acesso limitado podem:

  • Criar novos projetos e tarefas
  • Editar projetos e tarefas que foram compartilhados com eles
  • Convidar outros membros com acesso limitado
  • Iniciar conversas

Identificando membros com acesso total e membros com acesso limitado

Passe o cursor sobre o nome de qualquer pessoa para ver seu status dentro do espaço de trabalho.

Os membros do espaço de trabalho também podem limitar o acesso de qualquer membro, ou vice-versa a partir dessa janela.

Participe de um espaço de trabalho já criado

Para participar de um espaço de trabalho, peça a um membro para convidar você.  

Sair de um espaço de trabalho

Saia de um espaço de trabalho se você não colabora mais diretamente com os outros membros desse espaço.

Depois que você sair de um espaço de trabalho, você não terá mais acesso aos projetos ou tarefas dele, e esse espaço não aparecerá mais em sua conta, apesar de ele continuar existindo.

sair do espaço de trabalho

Sair de um espaço de trabalho

  1. Clique em sua foto de perfil
  2. Clique em Mais
  3. Selecione Remover-me deste espaço de trabalho

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

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Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

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Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.