Entenda as tarefas

O que são tarefas?

As tarefas representam afazeres ou etapas realizáveis para deixar claro quem está responsável pelo quê, e até quando, mas também podem representar ideias e itens de referência. Se tiver o costume de enviar e-mails sempre que precisa solicitar algo a um colega de equipe, você pode substituir o e-mail por uma tarefa.

Digamos que você tem a tarefa de animar um vídeo para uma campanha futura, e outro colega está responsável por revisá-lo. Estas tarefas podem ser monitoradas por meio de um projeto de gerenciamento de campanha.

As tarefas armazenam todos os arquivos, comentários e instruções relacionadas para que a informação continue no lugar certo (e num só lugar). Geralmente fazem parte de um projeto para serem fáceis de encontrar e permanecerem visíveis para os membros da equipe.

Como criar tarefas

GIF de criação de tarefa na Asana

Há três maneiras principais de criar tarefas:

  1. A partir do botão laranja Adição rápida na barra superior.
  2. A partir do botão Adicionar tarefa de um projeto.
  3. Clicar em qualquer lista de tarefas, pressionar Enter, e começar a digitar.

Você também pode criar tarefas a partir de e-mails ou mensagens Slack. A Asana integra-se a importantes ferramentas para poupar o seu tempo e tornar mais simples a gestão das suas tarefas.

Responsável pela tarefa

Cada tarefa pode ter apenas um responsável, e inúmeros colaboradores.

Tanto o responsável pela tarefa quanto os seus colaboradores podem ver a tarefa ou até mesmo editá-la, dependendo das configurações de permissão desta.

O campo de responsável identifica a pessoa que está fazendo o trabalho.

Qualquer tarefa atribuída a um usuário vai aparecer em Minhas tarefas.

Os colaboradores da tarefa recebem notificações quando ela é atualizada.

O criador e o responsável pela tarefa são automaticamente adicionados como colaboradores.

Para atribuir uma tarefa:

  1. Clique no campo Responsável no painel de detalhes da tarefa.
  2. Comece a digitar o nome ou o endereço de e-mail da pessoa.
  3. Selecione a pessoa nos resultados de autopreenchimento.

Pressione Tab+M para atribuir uma tarefa a você mesmo.

Para desatribuir uma tarefa:

Vá para o campo Responsável e clique no ícone de X que é exibido

Atribuir cópias

Se você quiser criar a mesma tarefa para diversas pessoas, pode atribuir cópias facilmente a diferentes pessoas ou a uma equipe inteira da sua organização.

Para atribuir diversas cópias de uma tarefa:

  1. Clique no campo Responsável no painel de detalhes da tarefa.
  2. Selecione Atribuir cópias no menu suspenso.
  3. Escreva o nome das pessoas e escolha aquelas a quem as cópias serão atribuídas nos resultados de autopreenchimento.
  4. Clique em Atribuir cópias.

Uma notificação será exibida na parte inferior da tela, dizendo x foi copiado(a) com sucesso.

Essa função não atribui a tarefa original a várias pessoas; ela cria várias cópias da tarefa e atribui uma a cada pessoa.

Colaboradores da tarefa

Torne-se colaborador(a) de uma tarefa para acompanhar as seguintes alterações:

  • Um anexo é adicionado à tarefa.
  • Um novo comentário é publicado na tarefa.
  • A tarefa recebe curtidas.
  • A tarefa é marcada como concluída.

Para adicionar um colaborador a uma tarefa:

Clique no botão + ao lado de Colaboradores para adicionar ou remover colaboradores.

Os colaboradores receberão notificações na Caixa de entrada e por e-mail, de acordo com as suas configurações.

Se você estiver recebendo notificações de uma tarefa que não mais lhe interessa, pode deixar de colaborar nela.

Para sair de uma tarefa:

Clique no botão Sair da tarefa.

Como remover um colaborador:

Aqui você pode:

  1. Remover um colaborador passando o cursor do mouse por cima do seu nome e clicando no ícone de X
  2. Adicionar um colaborador digitando o seu nome ou e-mail e selecionando-o nos resultados de autopreenchimento

Se você @mencionar outra pessoa na descrição ou nos comentários de uma tarefa, ela será automaticamente adicionada como colaboradora dessa tarefa.

Dicas e boas práticas para tarefas

Estas dicas ensinam a criar uma boa tarefa e a reagir às tarefas que nos são atribuídas.

Criar uma boa tarefa

  1. Escreva nomes de tarefas claros e funcionais. Por exemplo, talvez seja melhor escrever “Concluir o primeiro esboço do artigo para o blog”, em vez de “Publicação do blog”.
  2. Atribua a tarefa a você ou a um colega de equipe. As tarefas têm apenas um responsável, para que não haja dúvidas sobre quem está responsável pelo trabalho.
  • Você pode subdividir uma tarefa em várias subtarefas se mais de uma pessoa estiver contribuindo para a sua conclusão.
  1. Adicione uma data de início e de conclusão para mostrar a duração e prazo final da tarefa. Os colegas de equipe podem organizar com mais eficácia o tempo necessário para a tarefa e saber quando ela deverá estar pronta.
  2. Use a descrição da tarefa para dar mais detalhes, instruções ou contexto à tarefa para que o responsável tenha todas as informações necessárias para começar e terminar o trabalho. Você pode mencionar um colega de equipe ou um projeto, formatar a descrição da tarefa usando o menu de formatação de texto e inserir mídias do YouTube, Figma, entre outros, que serão exibidas como uma prévia interativa na descrição da tarefa.
  3. Anexe os arquivos necessários. A Asana integra-se com Google Drive, Dropbox, OneDrive e Box para facilitar a tarefa de anexar arquivos a partir das ferramentas que você já usa.
  4. Algumas tarefas dependem que outros trabalhos sejam concluídos primeiro. Configure as dependências de tarefas para que o trabalho se dê no momento certo e na ordem correta.
  5. Por fim, você pode adicionar colaboradores à tarefa (como ao adicioná-los em cópia num e-mail). Eles receberão notificações sobre a atividade relacionada a ela. Os colaboradores podem ser adicionados ou removidos a qualquer momento.
  6. Depois de concluir uma tarefa, clique no ícone de “feito” ao lado do nome da tarefa. Publique um comentário para que seus colegas saibam o que você realizou.

Você também pode criar marcos para representar os principais objetivos do projeto (como alcançar uma meta de faturamento) ou trabalhos importantes que desbloqueiam as fases seguintes (como a confirmação de local para um evento).

Criar um projeto, uma tarefa ou uma subtarefa?

Muitos clientes têm essa dúvida. Em geral, a resposta é que depende simplesmente do resultado desejado e do modo como se quer ver a informação. Confira a nossa estrutura a seguir e veja algumas indicações que podem ajudar na escolha da opção certa:

IMAGEM da hierarquia da Asana nos níveis de organização, equipe, projeto, tarefa e subtarefa com exemplos para cada um

Crie um projeto se...Crie uma tarefa se...Crie uma subtarefa se...Exemplos
Nível de esforçoO esforço exigido é grande, quando se lida com um grupo de participantes que visam a um objetivo ao longo do tempo ou quando se deseja obter uma plataforma central para monitorar o trabalho.Você está tentando captar um único afazer que uma só pessoa possa concluir em questão de minutos ou em poucos dias de trabalho.Várias pessoas estão contribuindo para a conclusão de uma tarefa: dividir para conquistar.Projeto: Calendário editorial
Tarefa: Publicar blog
Subtarefa: Reunir depoimentos de clientes para o blog
VisualizaçõesVocê quer ver o projeto e as tarefas usando diversos modos de visualização (lista, quadro, cronograma, calendário) e documentar as tarefas com os portfólios e os gráficos do painel.É desejável que o trabalho fique visível no painel e na gestão de recursos (subtarefas não aparecerão automaticamente nesses modos).Você não faz questão de ver as subtarefas usando o painel ou a gestão de recursos. (Do contrário, converta a tarefa principal em projeto.)Projeto: Lançamento do produto
Tarefa: Realizar pesquisa de mercado
Subtarefa: Redigir um resumo da pesquisa para o marketing
ComplexidadeO seu trabalho envolve muitas etapas, fases, participantes ou camadas.Você quer se comunicar com alguns participantes do grupo sobre uma parte do projeto em particular (em vez de tratar do projeto como um todo).Você está tentando dividir uma tarefa em partes menores. (No entanto, caso haja mais de cinco tarefas atribuídas a participantes diferentes, considere se não é melhor convertê-la num projeto.)Projeto: Campanha de Ano-Novo
Tarefa: Finalizar as mensagens da campanha
Subtarefa: Revisar as mensagens da campanha

Reagir e colaborar nas tarefas

As tarefas foram pensadas para serem criadas e atribuídas por qualquer pessoa e a qualquer pessoa no mesmo espaço de trabalho na Asana. Deixe a colaboração ainda mais dinâmica com estas dicas:

  • Se alguém atribuir uma tarefa a você, considere curti-la para mostrar que a viu e que pode trabalhar nela.
  • Se você não for a pessoa certa para fazer essa tarefa, pode reatribuí-la ou começar uma conversa nos comentários da tarefa.
  • À medida que trabalha na tarefa, forneça atualizações escrevendo comentários na tarefa para que os colaboradores da tarefa possam acompanhar o progresso e agir conforme necessário.
  • Se um comentário contém detalhes cruciais ou a informação definitiva, você pode fixá-lo no topo para torná-lo mais fácil de encontrar.
  • Se você precisar chamar a atenção de alguém para uma tarefa ou comentário, use as @menções. A pessoa será notificada e poderá ir rapidamente para a tarefa em questão. Uma pessoa @mencionada passa automaticamente a colaborar na tarefa e recebe uma notificação na Caixa de entrada.
  • Você também pode @mencionar projetos, tarefas e nomes de conversas para conectar o seu trabalho e tornar mais fáceis as consultas.

Digite @ no campo de comentários ou descrição e, depois, digite o nome do colega de equipe para mencioná-lo.

Mais recursos para dominar as tarefas

Aprende melhor visualmente ou quer treinamento em detalhes? Confira estes recursos:

RecursosLink
Aulas AsanaAprenda os fundamentos básicos das tarefas em 5 minutos
Videotutorial sobre tarefasAssistir a Como usar a Asana
Curso sob demanda sobre gerenciamento de tarefasInscrever-se na Asana Academy
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