Dependências de tarefas

Com as dependências de tarefas, você pode marcar uma tarefa como pendente da conclusão de outra.

Dependências são as relações entre tarefas que determinam a ordem em que as atividades precisam ser realizadas.

Equipes com fluxos de trabalho colaborativos podem ver facilmente quais tarefas estão pendentes de outras e saber quando começar a sua parte do trabalho.

Quando a primeira tarefa é concluídaconcluída Marcar uma tarefa com um sinal de visto para indicar que ela foi concluída. Saiba mais , o responsávelresponsável A pessoa responsável pela tarefa ou subtarefa. O sistema Asana só permite um responsável por tarefa ou subtarefa. Saiba mais pela tarefa seguinte é notificado para dar início à sua tarefa.

As dependências estão disponíveis para todos os clientes dos planos Premium, Business e Enterprise.

Marcar tarefas como dependentes

Para marcar uma tarefa como dependente:

  1. Clique no ícone de três pontos painel direitopainel direito O painel direito exibe os detalhes de uma tarefa ou conversa. Saiba mais
  2. No menu suspenso que for exibido, clique em Tornar dependente

Depois:

  1. Encontre a tarefa nos resultados de autopreenchimento para marcar esta tarefa como dependente daquela

A tarefa dependente terá um alerta no seu painel direitopainel direito O painel direito exibe os detalhes de uma tarefa ou conversa. Saiba mais indicando que está aguardando outra tarefa.

O alerta só vai aparecer no painel direito da tarefa dependente.

Atalho para as dependências

Se você estiver com dificuldade de localizar uma tarefa específica, ou se ela não aparecer na lista do menu suspenso, basta copiar e colar o link URL da tarefa.

GIF que exemplifica o atalho para as dependências

Como tornar uma tarefa dependente de outra:

  • Encontre o URL da tarefa precedente
  • Localize a outra tarefa
  • Clique no ícone dos três pontos
  • Clique em Tornar dependente
  • Cole o URL da tarefa na barra de autopreenchimento

Definir as dependências no Cronograma

Você pode definir as dependências diretamente no seu Cronograma clicando no ícone do conector que aparece ao passar o cursor do mouse sobre uma tarefa, arrastando em seguida até outra tarefa.

Gif definir as dependências

Para definir as dependências no seu Cronograma:

  • Clique no ícone do conector ao passar o mouse sobre uma tarefa.
  • Arraste o conector até a tarefa da qual quer que seja Dependente.

Dependências múltiplas

Uma única tarefa pode ser dependente de várias tarefas e várias tarefas podem ser dependentes de uma única tarefa.

Dependências múltiplas

Se uma única tarefa for dependente de várias outras, cada tarefa anterior aparecerá no painel direito da tarefa dependente.

Para remover uma dependência, passe o mouse sobre o alerta de dependência e clique no ícone de X que aparece.

Notificações

O responsávelresponsável A pessoa responsável pela tarefa ou subtarefa. O sistema Asana só permite um responsável por tarefa ou subtarefa. Saiba mais pela tarefa dependente vai receber notificações quando as seguintes ações ocorrerem:

  • A tarefa anterior for marcada como concluídaconcluída Marcar uma tarefa com um sinal de visto para indicar que ela foi concluída. Saiba mais
  • A tarefa anterior tiver sua data de conclusãodata de conclusão A data em que uma tarefa ou subtarefa deve ser concluída. Saiba mais alterada ou removida

Se uma tarefa for dependente de várias outras, o seu responsável só receberá uma notificação quando todas as tarefas anteriores tiverem sido concluídas.

Reajuste automático de datas para tarefas dependentes

As datas para tarefas antecedentes e dependentes podem ser automaticamente atualizadas, caso ocorra uma alteração que cause uma sobreposição nas datas de qualquer tarefa. Isto pode ser feito a partir da visualização do cronograma. Este recurso pula automaticamente os fins de semana. Também existe a opção de desativar o reajuste automático de datas.

Para que o reajuste automático funcione, é necessário que:

  • Uma tarefa tenha sido marcada como dependente de outra
  • As tarefas antecedentes e dependentes tenham datas de conclusão definidas. Também funcionará se as tarefas tiverem também as datas de início definidas, além das datas de conclusão
  • A alteração em qualquer uma das tarefas resulte em uma sobreposição nas datas
  • A alteração da data tenha sido feita no Cronograma. Se a alteração de uma tarefa for feita a partir de Minhas tarefas, Caixa de entrada, ou qualquer outra visualização de projeto que não seja o Cronograma (como Lista, Quadro ou Calendário), as tarefas afetadas não serão atualizadas automaticamente.
  • As tarefas estejam marcadas como não concluídas. As alterações nas datas não afetarão tarefas concluídas

Este recurso, por padrão, não se aplica às subtarefas. Você pode marcar as subtarefas como dependentes na tarefa principal caso queira usar o reajuste automático das subtarefas.

Como funciona o reajuste automático de datas

Você pode usufruir do reajuste automático ao atualizar as datas a partir do Cronograma do seu projeto.

GIF que mostra como as datas são atualizadas automaticamente no cronograma

O reajuste automático de datas funcionará tanto com as tarefas antecedentes quanto com as dependentes:

  • Uma alteração na data de uma tarefa antecedente atualizará a data da tarefa dependente quando ocorrer uma sobreposição.
  • Uma alteração na data de uma tarefa dependente atualizará a data da tarefa antecedente quando ocorrer uma sobreposição.

Qualquer alteração na data de início como resultado do reajuste automático de datas das dependências também altera a data de conclusão da mesma tarefa, e vice-versa.

O reajuste automático de datas das dependências avança automaticamente os fins de semana. Além disso, funciona ao reajustar o agendamento tanto para uma data anterior quanto para uma posterior:

  • Quando uma data é adiada (mais tarde), uma tarefa antecedente pode adiar suas tarefas dependentes. Entretanto, se a data de uma tarefa dependente for adiada, as tarefas antecedentes não serão afetadas.
  • Quando uma data é adiantada (mais cedo), uma tarefa dependente também pode adiantar uma tarefa antecedente. Entretanto, se a data de uma tarefa antecedente for adiantada, as tarefas dependentes não serão afetadas.

As tarefas podem ser marcadas como dependentes de outras tarefas que são, por sua vez, também dependentes de uma outra tarefa. O reajuste automático de datas também funcionará para as tarefas que estiverem nessas cadeias de dependência. Além disso, os marcos e as subtarefas também serão atualizados se fizerem parte de uma cadeia de dependências.

Exemplos do reajuste automático na prática

Uma tarefa antecedente tem data de conclusão para 4 de agosto. Ela tem duas tarefas dependentes: a primeira, com data de conclusão para 8 de agosto, e a segunda, para 14 de agosto.

Animação do Cronograma no qual a tarefa antecedente é adiada e uma dependência é atualizada

Se a tarefa antecedente for atualizada para 12 de agosto, a primeira tarefa dependente será atualizada para 13 de agosto. A segunda tarefa dependente não será atualizada, pois não há sobreposição com a data de 14 de agosto.

Uma tarefa anterior tem data de conclusão para 4 de agosto. Ela tem duas tarefas dependentes: a primeira, com data de conclusão para 8 de agosto, e a segunda, para 14 de agosto.

Animação do Cronograma no qual a tarefa antecedente é adiada e nenhuma dependência é atualizada

Se a tarefa antecedente for atualizada para 30 de julho, nenhuma das tarefas dependentes será atualizada, pois não há sobreposição com suas datas de conclusão (8 de agosto e 14 de agosto).

Uma tarefa antecedente tem data de conclusão para 4 de agosto. Ela tem duas tarefas dependentes: a primeira, com data de conclusão para 8 de agosto, e a segunda, para 14 de agosto.

Animação do cronograma no qual uma tarefa dependente é alterada e uma tarefa antecedente é atualizada

Se a data de conclusão da primeira tarefa dependente for alterada para 2 de agosto, a data de conclusão da tarefa antecedente será atualizada para 31 de julho. A segunda tarefa dependente não será atualizada, pois não há sobreposição com a data de 14 de agosto.

Desativar o reajuste automático de datas

O ajuste de datas está habilitado por padrão para as equipes e organizações com planos Asana Premium. Se quiser impedir que as datas sejam atualizadas automaticamente, você pode desativar essa funcionalidade para projetos específicos a partir da visualização do cronograma.

Reajuste automático a partir do cronograma

Na visualização de Cronograma:

Clique no ícone de três pontos e ative ou desative o ícone “Evitar conflitos de dependências”.

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.