Construtor de fluxo de trabalho

Visão geral

O Construtor de fluxo de trabalho ajuda a coordenar o trabalho sem interrupções entre as equipes por meio da automatização dos processos da sua equipe e dos fluxos de trabalhos importantes. Com esta funcionalidade, é possível criar fluxos de trabalho mais eficientes usando uma ferramenta visual para conectar equipes, organizar o trabalho e agilizar os projetos em um só lugar. Os fluxos de trabalho permitem que as pessoas certas sejam conectadas às informações certas no momento certo, para que a sua equipe possa se concentrar em fazer o trabalho mais importante.

fluxo de trabalho

Criar um fluxo de trabalho

criar

No Construtor de fluxo de trabalho, você pode escolher como as tarefas serão adicionadas ao seu projeto. É possível escolher várias origens de proveniência ou mesmo nenhuma.

  1. Envio por formulário: cria um formulário que transforma envios em tarefas.
  2. Modelos de tarefas: cria um modelo para padronizar as tarefas com facilidade. Escolha uma origem de proveniência clicando no menu suspenso do cartão de proveniência. Qualquer pessoa com acesso ao projeto também pode adicionar tarefas manualmente.

Para saber mais sobre como configurar os Formulários como uma origem de proveniência, leia o nosso artigo do Guia sobre como criar formulários. Para saber mais sobre como configurar modelos de tarefas, leia o nosso artigo do Guia que explica como criar modelos de tarefas.

Seções

Use seções como se fossem etapas, como “Pronto”, “Em andamento” e “Concluído”, para monitorar um fluxo de trabalho específico. Essas seções no Construtor de fluxo de trabalho são diretamente mapeadas às seções nas visualizações das tarefas (ou seja, as visualizações de lista e de quadro). Recomendamos a configuração de seções que correspondam às etapas sequenciais das tarefas no seu projeto, por exemplo: “Triagem”, “Em andamento”, “Aprovação pendente”, “Concluído”. Isso ajuda os membros do projeto a verem facilmente em que etapa está uma determinada tarefa.

seções

Criar uma nova seção

Clique no botão de mais para adicionar uma nova seção. Depois, é possível adicionar regras a essa seção e atribuir desencadeadores para essas regras. Será preciso criar regras para duas instâncias automáticas em uma seção:

Desencadeadores: quando ou o que faz com que uma tarefa se mova automaticamente para a seção. Esta regra de transição poderá ser escolhida dentre uma lista de opções no painel direito. Por exemplo: “quando a data de conclusão estiver próxima → mover para Próximas”, ou “quando uma tarefa for concluída → mover para Concluídas”.

Ações: depois, também será preciso decidir o que acontece automaticamente quando as tarefas são movidas para a seção. Por exemplo: se é necessário adicionar colaboradores, se é necessário atribuir a tarefa a uma pessoa, se é necessário adicionar um comentário, e assim por diante. Da mesma forma que no caso acima, você pode selecionar uma regra dentre as regras recomendadas ou criar uma personalizada usando o botão “Mais ações”.

Para saber mais sobre como configurar regras na Asana, leia o nosso artigo sobre regras.

Gerir seções existentes

seção existente

Para editar o nome das seções, adicionar regras ou removê-las, clique no ícone de três pontos à direita do título da seção. Ali, é possível:

  • Renomear a seção;
  • Excluir a seção;
  • Ou adicionar regras.

Relatórios de fluxos de trabalho

painel
visualização de painel, também é possível ver os metadados sobre as seções do projeto, como o número de tarefas incompletas de cada seção, e monitorá-los ao longo do tempo.

Arrastar e soltar

arrastar e soltar

É possível arrastar e soltar seções para reorganizar o seu trabalho ou movê-lo entre as etapas. Os membros do projeto podem reorganizar a seção como quiserem.

Painel Personalizar

painel

Adicione elementos globais de fluxo de trabalho no painel Personalizar, no lado direito da tela, para incluir:

  1. Campos personalizados;
  2. Regras globais que se aplicam além da seção do fluxo de trabalho;
  3. Aplicativos (como Slack ou Microsoft Teams);
  4. Formulários;
  5. Modelos de tarefas.

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