Construtor de fluxo de trabalho

Visão geral

O Construtor de fluxo de trabalho ajuda a coordenar o trabalho sem interrupções entre as equipes por meio da automatização dos processos da sua equipe e mantém a fluidez do trabalho. Com esta funcionalidade, é possível criar fluxos de trabalho mais eficientes usando uma ferramenta visual para conectar equipes, organizar o trabalho e agilizar os projetos em um só lugar. Os fluxos de trabalho permitem que as pessoas certas sejam conectadas às informações certas no momento certo, para que a sua equipe possa se concentrar em fazer o trabalho mais importante.

fluxo de trabalho

Criar um fluxo de trabalho

criar

No Construtor de fluxo de trabalho, você pode escolher como as tarefas serão adicionadas ao seu projeto. É possível escolher várias origens de proveniência ou mesmo nenhuma.

  1. Envio por formulário: cria um formulário que transforma envios em tarefas.
  2. Modelos de tarefas: cria um modelo para padronizar as tarefas com facilidade. Escolha uma origem de proveniência clicando no menu suspenso do cartão de proveniência. Qualquer pessoa com acesso ao projeto também pode adicionar tarefas manualmente.

Para saber mais sobre como configurar os Formulários como uma origem de proveniência, leia o nosso artigo do Guia sobre como criar formulários. Para saber mais sobre como configurar modelos de tarefas, leia o nosso artigo do Guia que explica como criar modelos de tarefas.

Seções

Use seções como se fossem etapas, como “Pronto”, “Em andamento” e “Concluído”, para monitorar um fluxo de trabalho específico. Essas seções no Construtor de fluxo de trabalho são diretamente mapeadas às seções nas visualizações das tarefas (ou seja, as visualizações de lista e de quadro). Recomendamos a configuração de seções que correspondam às etapas sequenciais das tarefas no seu projeto, por exemplo: “Triagem”, “Em andamento”, “Aprovação pendente”, “Concluído”. Isso ajuda os membros do projeto a verem facilmente em que etapa está uma determinada tarefa.

seções

Criar uma nova seção

Clique no botão + para adicionar uma nova seção. Depois, é possível adicionar regras a essa seção e atribuir desencadeadores para essas regras. Será preciso criar regras para duas instâncias automáticas em uma seção:

Desencadeadores: quando ou o que faz com que uma tarefa se mova automaticamente para a seção. Esta regra de transição poderá ser escolhida dentre uma lista de opções no painel direito. Por exemplo: “quando a data de conclusão estiver próxima → mover para Próximas”, ou “quando uma tarefa for concluída → mover para Concluídas”.

Ações: depois, também será preciso decidir o que acontece automaticamente quando as tarefas são movidas para a seção. Por exemplo: se é necessário adicionar colaboradores, se é necessário atribuir a tarefa a uma pessoa, se é necessário adicionar um comentário, e assim por diante. Da mesma forma que no caso acima, você pode selecionar uma regra dentre as regras recomendadas ou criar uma personalizada usando o botão “Mais ações”.

Para saber mais sobre como configurar regras na Asana, leia o nosso artigo sobre regras.

Gerir seções existentes

seção existente

Para editar o nome da seção, removê-la ou adicionar regras, clique no ícone de três pontos à direita do título da seção.

Relatórios de fluxos de trabalho

painel

A partir da visualização de painel, também é possível ver os metadados sobre as seções do projeto, como o número de tarefas por concluir em cada seção, e monitorá-los ao longo do tempo.

Arrastar e soltar

arrastar e soltar

É possível arrastar e soltar seções para reorganizar o seu trabalho ou movê-lo entre as etapas. Os membros do projeto podem reorganizar a seção como quiserem.

Painel Personalizar

painel

Adicione elementos globais de fluxo de trabalho no painel Personalizar, no lado direito da tela, para incluir:

  1. Campos personalizados;
  2. Regras globais que se aplicam além da seção do fluxo de trabalho;
  3. Aplicativos (como Slack ou Microsoft Teams);
  4. Formulários;
  5. Modelos de tarefas.

Integração de aplicativos no Construtor de fluxo de trabalho

Adicione aplicativos externos para criar tarefas na Asana.

adicionar aplicativo

Para adicionar um aplicativo como origem de proveniência ao seu fluxo de trabalho:

  • Clique em De outros aplicativos.

lista de aplicativos

Na lista, clique no aplicativo que você quer configurar.

Não serão exibidos aplicativos que já forem origens de proveniência de arquivos nos projetos ou aplicativos excluídos pelo administrador.

asana para salesforce

Você será direcionado para o site do aplicativo para concluir a instalação.

concluir a configuração do aplicativo

Para concluir a instalação, é necessário realizar as seguintes etapas no aplicativo externo:

  1. Configurar a integração da Asana em [Nome do aplicativo].
  2. Usar o aplicativo para adicionar tarefas ao [projeto].

Depois de concluir as etapas, você verá o aplicativo no Construtor de fluxos de trabalho.

aplicativo adicionado

Se as etapas anteriores não forem concluídas, você verá a mensagem Concluir a configuração.

não concluído

Também é possível adicionar aplicativos clicando no botão Aplicativos do menu Personalizar.

Qualquer aplicativo externo que adicione novas tarefas à Asana será exibido aqui, mesmo que tenha sido configurado sem a integração de aplicativos.

menu personalizar

Métricas de duração dos estágios do fluxo de trabalho

Com as métricas de duração do estágio, agora é possível criar relatórios sobre o tempo que as suas tarefas levam em cada estágio do fluxo de trabalho. Estas métricas ajudam a identificar gargalos e esclarecem o tempo necessário ao desenvolvimento do seu trabalho. Se as tarefas passarem tempo demais numa determinada fase, você saberá disso e poderá recalibrar os seus processos adequadamente.

Há duas formas distintas de usar os Relatórios e Painéis para visualizar os dados das métricas de fluxos de trabalho: tempo na seção e tempo em campo personalizado.

Tempo na seção

Se o seu fluxo de trabalho determinar que as tarefas se desloquem por diferentes seções dentro do seu projeto Asana, a elaboração de relatórios sobre o tempo na seção vai ajudar a determinar o ritmo com que as tarefas fluem de uma seção para outra no trajeto até à conclusão.

seção de métricas do fluxo de trabalho

Este gráfico mostra a duração das tarefas em cada seção do projeto. Neste exemplo, as tarefas passaram 6 dias e 3 horas na seção Planejamento. Também é possível filtrar os dados por responsável ou data de conclusão, entre outros parâmetros.

Tempo em campo personalizado

Alguns fluxos de trabalho usam campos personalizados para indicar que o trabalho está pronto para passar a uma nova fase de conclusão. Os relatórios sobre o tempo em campo personalizado medem a duração de uma tarefa num estágio em particular, com base nos valores do campo personalizado selecionado.

métricas do fluxo de trabalho de campo personalizado 1

Por exemplo, o gráfico acima mostra os dados de um projeto que contém um campo personalizado denominado Estágio de conclusão.

métricas do fluxo de trabalho de campo personalizado 2

O campo personalizado Estágio de conclusão foi configurado com quatro valores possíveis: Ainda não iniciada, Em andamento, Bloqueada e Concluída. O gráfico mostra o tempo total em que as tarefas permaneceram marcadas com o valor Bloqueada no campo personalizado.

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