Integrações com as Regras

Visão geral

As regras são um componente importante de muitos fluxos de trabalho, e as integrações também. Agora, é possível usar uma regra para integrar as ferramentas prediletas da equipe às suas iniciativas na Asana, deixando que as regras cuidem do trabalho pesado. Defina desencadeadores específicos nos projetos da Asana e conte com as regras para automatizar o fluxo de trabalho quando os critérios definidos forem cumpridos.

Por exemplo, a integração de regras entre Slack e Asana permite enviar uma mensagem a um colega ou a um canal no Slack em função do desencadeador selecionado, como a conclusão de uma tarefa.

Como criar uma regra

Veja a seguir um exemplo de como criar uma regra no seu projeto da Asana com a definição de um desencadeador, uma ação e um nome de regra.

Para saber mais sobre as regras e como usá-las para automatizar o seu trabalho diário, confira o nosso artigo do guia sobre as regras.

Gmail

Utilize as regras para enviar e-mails da sua conta Gmail para um destinatário específico quando determinados parâmetros forem alcançados, conforme definido previamente por você. Escolha um dentre vários desencadeadores, por exemplo, quando uma tarefa estiver liberada para execução ou quando um prazo estiver se aproximando, e deixe que as regras enviem e-mails automaticamente com uma mensagem personalizada.

Etapas da configuração

1. No seu projeto, clique em Personalizar no canto superior direito da tela e, na lista suspensa, selecione Adicionar regra.
2. Em Adicionar regra, selecione um desencadeador, por exemplo, Aprovação concluída.
3. Na guia Ações, selecione Enviar e-mail.
4. Insira o endereço de e-mail do destinatário no campo Para.
5. Insira um endereço de e-mail de resposta no campo Responder a.
6. No campo Assunto, informe o assunto do e-mail.
7. Escreva o texto do corpo do e-mail no campo Escreva uma mensagem.

Neste exemplo, quando uma tarefa for aprovada, a regra será desencadeada efetivando a ação, ou seja, um e-mail será enviado a partir do seu endereço de e-mail, que será adicionado automaticamente em cópia oculta, com o link da tarefa incluído neste e-mail.

Twilio

Para se comunicar facilmente com os seus clientes e colaboradores, utilize as regras para enviar mensagens SMS via Twilio, com base nos desencadeadores e combinações configurados previamente por você.

Etapas da configuração

1. No seu projeto, clique em Personalizar no canto superior direito da tela e, na lista suspensa, selecione Adicionar regra.
2. Em Adicionar regra, selecione um desencadeador, por exemplo, quando o valor do campo personalizado Urgência for alterado para Alta.
3. Na guia Ações, selecione Enviar texto por SMS.
4. Clique em “Conectar a Twilio”. Será solicitado que você forneça o SID e o token de autenticação da sua conta Twilio. Para encontrar estes dados, inicie a sessão na sua conta Twilio e vá para Account (Conta). O seu token estará abaixo de Auth tokens (Tokens de autenticação).
5. Depois de conectar a conta, informe o seu número de telefone Twilio.
6. Insira o número de telefone do destinatário no campo Enviar para.
7. Escreva o conteúdo da mensagem no campo Escreva uma mensagem.

Neste exemplo, quando o valor do campo personalizado Urgência for alterado para Alta, a regra será desencadeada e a ação será realizada, ou seja, uma mensagem SMS será enviada para o destinatário escolhido.

PagerDuty

Conte com as regras para notificar a sua equipe de resposta a incidentes via PagerDuty quando uma tarefa demandar atenção. A partir dos desencadeadores que você definir, a Asana se integrará ao PagerDuty e criará incidentes com o contexto das tarefas automaticamente, a qualquer hora do dia ou da noite.

Etapas da configuração

1. No seu projeto, clique em Personalizar no canto superior direito da tela e, na lista suspensa, selecione Adicionar regra.
2. Em Adicionar regra, selecione um desencadeador, por exemplo, quando o valor do campo personalizado Urgência for alterado para Alta.
3. Na guia Ações, selecione Create incident (criar incidente).
4. Insira um título para o incidente no campo Título.
5. Selecione um serviço das opções do campo Service (serviço).
6. Selecione a urgência no campo Urgency (urgência).
7. Escreva uma Descrição do incidente.

Neste exemplo, quando o valor do campo personalizado Urgência for alterado para Alta, a regra será desencadeada e a ação será realizada, ou seja, um incidente do PagerDuty será criado. O e-mail do criador da tarefa e o link da tarefa serão incluídos automaticamente na descrição do incidente.

Google Agenda

Com as Regras da Asana, não é mais necessário que as equipes agendem reuniões de forma manual, pois é possível criar reuniões com os colaboradores do projeto automaticamente quando uma tarefa atingir um determinado estágio. As equipes podem, por exemplo, usar esta regra para desencadear a criação de um evento no calendário da equipe quando uma tarefa for transferida para a seção “Agendadas”. Elas também podem criar cenários para tarefas recorrentes, como uma tarefa “Enviar pauta da reunião” que envia convites para um evento quando concluída.

Etapas da configuração

1. Acesse o projeto Asana ao qual você gostaria de adicionar a integração de regras.
2. Clique em Personalizar no canto superior direito, navegue até Regras e selecione + Adicionar regra.
3. Selecione Google Agenda na coluna esquerda.
4. Selecione uma regra predefinida ou clique em Criar regra personalizada.
5. Ao criar uma regra personalizada, defina um nome e escolha um desencadeador e uma ação para começar.
6. Para se autenticar, clique em Conecte-se ao aplicativo Google Agenda.
7. Autentique-se com a sua conta Google e clique em Permitir.
8. Preencha os campos do evento da Google Agenda.
9. Se quiser, convide os colaboradores da tarefa como convidados do evento.

Dropbox (em breve)

Com as Regras da Asana, as equipes podem enviar anexos de tarefas automaticamente para uma uma pasta específica do Dropbox, agilizando o compartilhamento, armazenamento e colaboração. As equipes podem deixar de transferir arquivos manualmente e passar a escolher desencadeadores que enviam anexos de tarefas de forma automática e segura ao Dropbox, disponibilizando-os para consulta de forma fácil.

As equipes podem, por exemplo, usar a Asana para trabalhar na aprovação de ativos. Feita a aprovação, o anexo da tarefa será enviado automaticamente a uma pasta específica do Dropbox para assegurar que as versões finais dos ativos estejam nos locais corretos.

Considerações sobre o uso desta integração:

• Regras que são desencadeadas a partir de tarefas com mais de dez anexos só irão realizar o envio dos dez anexos mais recentes.
• Ao fazer o upload de um arquivo com o mesmo nome de um arquivo preexistente na pasta do Dropbox associada, o novo arquivo será primeiro renomeado automaticamente e, então, enviado.

Etapas da configuração

1. Acesse o projeto Asana ao qual você gostaria de adicionar a integração de regras.
2. Clique em Personalizar no canto superior direito, navegue até Regras e selecione + Adicionar regra.
3. Selecione Dropbox na coluna à esquerda.
4. Você pode selecionar uma regra predefinida ou clicar em Criar regra personalizada.
5. Ao criar uma regra personalizada, defina um nome e escolha um desencadeador e uma ação para começar.
6. Para se autenticar, clique em Conecte-se ao aplicativo Dropbox e siga as instruções.
7. Adicione o URL da pasta do Dropbox obtido no aplicativo Web.

Box

Use as Regras Asana para automatizar o processo de enviar conteúdo para o Box quando certas medidas são tomaddas na Asana. As equipes podem poupar tempo ao configurar desencadeadores que transferem automaticamente anexos das tarefas Asana para o Box.

Por exemplo, as equipes de design que estiverem trabalhando nos ativos podem criar uma regra para enviar o anexo para o Box depois que a tarefa passar à seção “Ativos finais aprovados”.

Considerações sobre o uso dessa integração:

• Regras que são desencadeadas a partir de tarefas com mais de dez anexos só irão realizar o envio dos dez anexos mais recentes.
• Tentativas de enviar arquivos com o mesmo nome de um arquivo preexistente na pasta do Box resultarão em um erro na regra. Para corrigir o erro, renomeie o arquivo preexistente, edite e salve novamente a regra e a seguir desencadeie a ação de envio mais uma vez.

Etapas da configuração

1. Acesse o projeto Asana ao qual você gostaria de adicionar a integração de regras.
2. Clique em Personalizar no canto superior direito, navegue até Regras e selecione + Adicionar regra.
3. Selecione Box na coluna esquerda.
4. Você pode selecionar uma regra predefinida ou clicar em Criar regra personalizada.
5. Ao criar uma regra personalizada, defina um nome e escolha um desencadeador e uma ação para começar.
6. Para se autenticar, clique em Conecte-se ao aplicativo Box e siga as instruções.
7. Adicione o URL da pasta do Box obtido no aplicativo Web.

Microsoft OneDrive

Com as Regras da Asana, as equipes podem enviar anexos de tarefas automaticamente para uma pasta especificada do OneDrive, agilizando o compartilhamento, armazenamento e colaboração, de forma a reduzir o trabalho manual.

As equipes podem, por exemplo, usar a Asana para trabalhar na aprovação de ativos. Feita a aprovação, o anexo da tarefa será enviado automaticamente a uma pasta especificada do OneDrive para assegurar que as versões finais dos ativos estejam nos locais corretos.

Observe que esta integração funciona com o OneDrive, não com o Sharepoint.

Considerações sobre o uso dessa integração:

• Regras que são desencadeadas a partir de tarefas com mais de dez anexos só irão realizar o envio dos dez anexos mais recentes.
• O envio de um arquivo com o mesmo nome de um arquivo preexistente na pasta do OneDrive resultará na substituição do arquivo preexistente. Para evitar que isso ocorra, assegure-se de que os nomes dos arquivos sejam diferentes.

Etapas da configuração

1. Acesse o projeto Asana ao qual você gostaria de adicionar a integração.
2. Clique em Personalizar no canto superior direito, navegue até Regras e selecione + Adicionar regra.
3. Selecione OneDrive na coluna à esquerda.
4. Você pode selecionar uma regra predefinida ou clicar em Criar regra personalizada.
5. Ao criar uma regra personalizada, defina um nome e escolha um desencadeador e uma ação para começar.
6. Para se autenticar, clique em Conecte-se ao aplicativo OneDrive e siga as instruções.
7. Adicione o URL da pasta do OneDrive, obtido no aplicativo Web, e o caminho, que pode ser encontrado em “Mais detalhes” na aba de “Informações” da pasta. Remova a parte Meus arquivos do caminho.