Regras

As regras estão disponíveis para clientes do plano Asana Premium, Business e Enterprise. Alguns recursos das regras, como o criador de regras personalizadas, as regras personalizadas condicionais, o desencadeamento provocado por alteração do status de aprovação e a possibilidade de inserir comentários, estão disponíveis somente para os clientes Business e Enterprise.

As regras permitem agilizar tarefas habituais e definir fluxos de trabalho com facilidade. Para que uma regra funcione, é necessário um desencadeador que ative a regra e uma ação que seja executada automaticamente. Por exemplo, uma regra pode ser criada para atribuir automaticamente uma tarefa (ação) após a definição de uma data de conclusão (desencadeador).

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Uma regra pode desencadear outra. Também é possível adicionar várias ações ao mesmo desencadeador para criar uma funcionalidade semelhante.

Como criar uma regra

Há duas formas de criar uma regra para o seu projeto: selecionar uma regra na galeria de regras do projeto ou criar uma nova regra personalizada. O criador de regras personalizadas está disponível para todos os clientes Business e Enterprise.

As regras só serão aplicadas ao primeiro nível de subtarefas. Isso significa que as regras não se aplicarão a subtarefas de uma subtarefa, e assim por diante.

Como editar uma regra

Você pode editar as suas regras a qualquer momento, basta voltar ao projeto original e selecionar a regra a ser atualizada.

Para editar uma regra, clique no ícone de lápis ao lado dela na barra lateral.

Como pausar uma regra

Você pode pausar uma regra quando quiser. Para isso, clique no ícone de lápis ao lado dela na barra lateral.

Como excluir uma regra

Você pode excluir uma regra quando quiser. Para isso, clique no ícone de lápis ao lado dela na barra lateral e, em seguida, no botão Excluir.

Regras de seção

Os usuários Premium, Business e Enterprise encontrarão o ícone das regras nas seções que tiverem regras (nas visualizações de lista e de quadro). Quando a regra for desencadeada, o ícone se transformará numa animação e, ao clicar nele, um menu de regras da seção se abrirá, permitindo que os usuários adicionem novas regras ou editem as atuais.

Para editar uma regra, clique no ícone de lápis, que aparece ao mover o cursor sobre ela.

Combinações de desencadeadores e ações múltiplas

Estão disponíveis apenas para os clientes Business e Enterprise regras personalizadas condicionais, o desencadeador Status da aprovação alterado e a ação Adicionar comentário.

Você também pode usar combinações de desencadeadores e/ou lógica condicional e ações múltiplas para automatizar tarefas de rotina e a sua equipe nem ter que pensar nelas.

Desencadeadores e ações adicionais

Desencadeador acionado por proximidade do prazo

Clientes Enterprise e Business podem criar regras personalizadas e têm acesso à opção A data de conclusão está próxima na lista de desencadeadores. É possível escolher dentre algumas alternativas predefinidas ou clicar em Personalizar para mais opções.

A opção Personalizar permite especificar a quantos minutos, horas, dias ou semanas antes da data de conclusão a regra deve ser desencadeada.

Desencadeador acionado por atraso na conclusão da tarefa

Clientes Enterprise e Business verão o desencadeador A tarefa está atrasada ao criar uma regra personalizada. É possível escolher dentre algumas alternativas predefinidas ou clicar em Personalizar para mais opções.

A opção Personalizar permite especificar o número de minutos, horas, dias ou semanas após o término do prazo da tarefa para que a regra seja desencadeada.

Caso você selecione dias ou semanas ao configurar o desencadeador, ele ignorará o horário previsto para conclusão e atuará em função da data prevista para conclusão. No entanto, o horário de conclusão será respeitado ao escolher minutos ou horas.

Observações sobre desencadeadores por proximidade do prazo ou atraso na conclusão da tarefa

• Estes desencadeadores são acionados no momento que a tarefa se torna esperada ou atrasada, não quando a tarefa é esperada ou está atrasada.
• Após a criação da regra, nenhum destes desencadeadores será acionado retroativamente em todas as tarefas do projeto que corresponderem aos seus critérios. Eles somente serão acionados nas datas de conclusão previstas que ocorrerem após a criação da regra.
• Estes desencadeadores somente são acionados em tarefas incompletas.
• As regras com precisão de dia ou semana não serão executadas à meia-noite em ponto, mas sim no intervalo entre 0h e 1h da manhã.

Criar ação de tarefa

Com uma assinatura do plano Enterprise ou Business, é possível usar regras para criar tarefas, marcos e aprovações no seu projeto automaticamente. Escolha um ou vários desencadeadores, e a Asana criará a tarefa quando as regras forem executadas. É possível selecionar de antemão o nome da tarefa, responsável, data de conclusão relativa e muito mais.

Para criar uma tarefa com uma regra:

1. Acesse Personalizar no canto superior direito do seu projeto.
2. Clique em + Adicionar regra e, depois, em Criar regra personalizada.
3. Escolha um desencadeador ou uma combinação de desencadeadores.
4. Com o desencadeador selecionado, clique na guia Ações.
5. Em Criar novo, selecione Tarefa.

Criar ação de subtarefa

Clientes Enterprise e Business podem criar regras personalizadas e encontrarão as subtarefas na lista de ações.

As subtarefas permitem adicionar automaticamente uma lista predefinida de subtarefas a uma tarefa.

É possível criar até 20 subtarefas

Para editar a regra, clique no ícone de lápis ao lado dela na barra lateral. As alterações serão salvas automaticamente.

Limitações e tipos de regras

Em projetos Premium ou Business, o limite é de 50 regras por projeto.

Regras personalizadas

Desencadeadores

• Você pode adicionar até 20 desencadeadores por regra personalizada.
• O mesmo desencadeador pode ser selecionado mais de uma vez.

Ações múltiplas

• Quando forem acionados um ou mais desencadeadores, você pode selecionar até 5 ações que ocorrerão como resultado.
• Você não pode adicionar a mesma ação mais de uma vez.

Desencadeadores baseados em colunas ou seções

Os desencadeadores baseados em colunas ou seções estão disponíveis para projetos com visualização em quadro ou projetos que foram atualizados para usar as novas seções dobráveis.

Regras de campos personalizados

As regras de campos personalizados estão disponíveis em todos os projetos com campos personalizados. Também pode-se incluir campos personalizados para Pessoas.

Para usar essas regras, você deve primeiro adicionar um campo personalizado ao seu projeto.

Desencadeamento de regras

É possível desencadear uma regra a partir de qualquer lugar (Web, dispositivos móveis, integrações externas). Quando um elemento de uma tarefa é atualizado, verificamos se essa tarefa está em algum projeto com regras, e também se essa ação corresponde ao desencadeador de alguma dessas regras.

Projetos aos quais você não tem acesso

É possível desencadear regras em projetos aos quais você não tem acesso, mas o ícone de relâmpago amarelo que indica quando uma regra está sendo executada não será exibido.

Qualquer pessoa pode desencadear uma regra, incluindo os convidados.

Sobre permissões

Assim como acontece com os campos personalizados, as regras são agora editáveis pelos membros do projeto por padrão. Regras que adicionam as mesmas tarefas a outros projetos estão agora disponíveis no menu Personalizar. Elas podem ser pausadas diretamente no projeto em que se encontram.

• Agora você tem a opção de permitir que outros usuários com acesso para edição possam editar regras. Por padrão, as regras criadas serão editáveis.
• Somente o proprietário da regra pode excluí-la.
• Ao atualizar regras em projetos e modelos, é necessário que o editor possua as permissões adequadas para que todas as regras sejam salvas. Por exemplo: se uma regra pretende adicionar tarefas a outro projeto, o editor precisará de permissões de edição naquele projeto.
• Quando uma regra for duplicada por meio da duplicação de projeto, o usuário duplicador se tornará um proprietário com privilégios insuficientes. Neste caso, a regra será desativada, mas o proprietário original permanecerá com acesso para edição.
• As regras não serão desconfiguradas quando os proprietários mudarem as permissões de controle de acesso. Por exemplo, se for definida uma regra para adicionar tarefas a um projeto e mais tarde você perder o acesso a esse projeto, a regra continuará sendo executada.
• Quando uma regra for copiada ou duplicada por meio dos modelos de projeto novos e antigos, o usuário duplicador do modelo se converterá em proprietário da regra. Neste caso, a regra apenas será desativada se o usuário duplicador tiver permissões de controle de acesso insuficientes para operar a regra, como não ter acesso para edição de um projeto ao qual a regra queira adicionar tarefas.
• A regra não se desconfigurará se o usuário sair do projeto. No entanto, se não houver outros usuários interagindo com o projeto, a regra será desativada.
• As regras podem ser acessadas por todos os colaboradores de um projeto, os quais podem desativá-las.
• Se o proprietário de um projeto for um membro com acesso limitado, poderá apenas pausar ou ativar uma regra, mas não editá-la.

Quem pode ativar ou desativar uma regra?

Qualquer usuário com acesso à edição de um projeto com regras pode ativar ou desativar uma regra criada por outra pessoa.

Qualquer usuário com acesso à edição pode pausar ou ativar uma regra, mas somente o proprietário pode editar os desencadeadores e ações das regras.

O proprietário da regra continua sendo a única pessoa que pode editá-la ou excluí-la.

Desprovisionamento

Ao remover alguém que estiver responsável por regras, essas regras serão pausadas e sua propriedade será transferida para o proprietário do projeto.

Se o projeto não tiver proprietário, tal propriedade será transferida para o administrador responsável pela remoção do usuário. Apenas o novo proprietário de uma regra poderá reativá-la para que ela continue em execução.

Quando o proprietário de uma regra é desativado e o novo proprietário dispõe de permissões suficientes, isto significa que a regra continuará sendo executada; logo, o novo proprietário poderá editá-la.

Atualização de regras desconfiguradas

Se uma regra se desconfigurar (por exemplo: Marcado como concluído > Mover para a coluna “Concluído”, e alguém excluir a coluna “Concluído”), o proprietário da regra será notificado por e-mail para a corrigir.

• Você receberá um e-mail na primeira vez que uma regra não for desencadeada com sucesso por estar desconfigurada. Nenhum outro e-mail será enviado até que a regra tenha sido corrigida e executada com sucesso ao menos uma vez antes de se desconfigurar novamente.

• Todos os usuários com acesso para leitura da regra em questão podem ver o status certo da regra.

• Esses avisos desaparecerão assim que a regra for atualizada para uma configuração correta e as alterações forem salvas.

Integrações de regras

As regras são um componente importante de muitos fluxos de trabalho, e as integrações também. Agora, é possível usar uma regra para fazer a integração das ferramentas prediletas da equipe com as suas iniciativas na Asana, deixando que as regras cuidem do trabalho pesado por vocês. Defina desencadeadores específicos nos projetos da Asana e conte com as regras para automatizar o fluxo de trabalho quando os critérios definidos forem cumpridos.

Por exemplo, a integração de regras entre o Slack e a Asana permite enviar uma mensagem a um colega no Slack desencadeada pela conclusão de uma tarefa ou projeto.

Você também pode criar uma regra que comunicará com um canal específico no Microsoft Teams com base em critérios como a alteração de um valor de campo personalizado.

Ou criar novos problemas no Jira Cloud e Jira Server quando uma tarefa for adicionada a uma seção de projeto específica.

As integrações de regras recém-lançadas também viabilizam ações no Gmail, PagerDuty e Twilio. Saiba mais sobre como configurar as respectivas integrações de regras nesta página.

Desencadear ações em aplicativos

Há três tipos de desencadeadores para regras, e o mesmo vale para o desencadeamento de ações com integrações de regras.

Desencadeadores para adição de tarefas

• Tarefa adicionada a uma seção
• Tarefa adicionada a este projeto

Desencadeadores para atualização de tarefas

• Com base em status de aprovação
• Com base em status de conclusão
• Com base em responsáveis
• Com base em datas de conclusão
• Com base na adição de anexos
• Com base na adição de comentários

Desencadeadores para prazo de tarefas

• A tarefa já não está bloqueada
• Data de conclusão próxima
• A tarefa está atrasada

Formulários

Quando as tarefas são criadas a partir de formulários, elas podem desencadear qualquer uma das seguintes ações:

Tarefa adicionada a um projeto

Esse desencadeador será aplicado a todas as tarefas que forem adicionadas a um projeto, não apenas àquelas provenientes dos formulários.

Campo personalizado definido

Serão exibidos um desencadeador e uma ação para cada campo personalizado suspenso no projeto. Portanto, se o seu projeto tiver campos personalizados de “Prioridade” e “Estágio”, você verá “Prioridade definida” e “Estágio definido” como desencadeadores. Você pode escolher qual valor nesse campo personalizado desencadeará uma regra.

Exemplo: se, no seu formulário, houver um campo personalizado suspenso para tipo de solicitação com as opções “Blog” e “Site”, você poderá configurar uma regra no projeto para “Quando a opção ‘Tipo de solicitação’ for definida como ‘Blog’, adicionar essa tarefa ao projeto ‘Solicitações do blog’.”

Isto só funciona para os campos personalizados suspensos do projeto. Alguns menus suspensos dos formulários não são campos personalizados.

Desencadeadores para envio de formulários

Com os desencadeadores de envio de formulário, você pode mover automaticamente os formulários para um novo processo sem ter de fazer a triagem manual deles. Os desencadeadores de envio de formulário podem ajudar a padronizar o seu processo de recebimento e automatizar os formulários nos seus fluxos de trabalho.

Após configurar o desencadeador, você poderá ver a regra no menu “Personalizar”.

Sempre que um formulário for enviado, você receberá uma notificação. Você também pode acompanhar o histórico de envios de formulários no painel de detalhes da tarefa.

Permissões para convidados

Um convidado não pode criar ou ser o proprietário de uma regra, mas pode desencadeá-la.

Preços

Clientes Business e Enterprise

O criador de regras personalizadas está disponível para todos os clientes Business e Enterprise.

Para os clientes Premium, está disponível um subgrupo de regras:

• Movida para coluna/seção > Marcar como concluída
• Marcada como concluída > Mover para coluna/seção
• O campo personalizado foi alterado > Mover para coluna/seção
• Movida para coluna/seção > Definir campo personalizado
• O campo personalizado foi alterado > Marcar como concluída
• Marcada como concluída > Definir campo personalizado.

Ações inversas para as regras

Clientes Business e Enterprise

As ações inversas complementam as regras existentes, fornecendo a opção de redefinir ou remover dados. Ao fornecer a opção de ações inversas para as regras, criamos um mecanismo de regras mais robusto que traduz melhor a estrutura, a qualidade e a eficiência dos fluxos de trabalho dos clientes.

As ações inversas disponíveis são:

• Desatribuir a tarefa
• Mover a tarefa para outro projeto
• Remover a data de conclusão
• Marcar a tarefa como não concluída
• Remover colaboradores

Variáveis nas regras

Ao criar regras, agora é possível referenciar valores dinâmicos, chamados de variáveis. Os usuários podem usar variáveis como Responsável pela tarefa, Criador da tarefa e Data de conclusão para ter mais clareza e flexibilidade.

As variáveis podem ser selecionadas no campo de texto Adicionar um comentário ao criar uma regra.