Regras

As Regras estão disponíveis para clientes do plano Asana Premium. Alguns recursos das Regras, como o criador de regras personalizadas, as regras personalizadas condicionais, o desencadeamento provocado por alteração do status de aprovação e a possibilidade de inserir comentários, estão disponíveis somente para os clientes Business e Enterprise.

Elas permitem agilizar tarefas habituais e definir fluxos de trabalho com facilidade. Para que uma regra funcione, é necessário um desencadeador que ative a regra e uma ação a ser executada automaticamente. Por exemplo, uma regra pode ser: atribuir automaticamente uma tarefa (ação) ao ter a sua data de conclusão determinada (desencadeador).

Como criar uma regra

Há duas formas de criar uma regra para o seu projeto: selecionar uma regra na galeria de regras do projeto ou criar uma nova regra personalizada.

Regras

Clique no ícone Personalizar na barra de ferramentas e role até a seção de Regras.

Você pode escolher uma opção que já tenha ações e desencadeadores definidos a partir da galeria de regras predefinidas, e definir então os parâmetros necessários, como coluna ou responsável.

Galeria de regras

Criar uma regra personalizada

O criador de regras personalizadas está disponível para todos os clientes Business e Enterprise.

No criador de regras personalizadas, você tem acesso a todas as combinações de desencadeadores e ações.

Adicionar regra

Clique no ícone Personalizar na barra de ferramentas e role até a opção Regras na barra lateral:

  1. Selecione Adicionar regra.

regra personalizada

Em seguida, clique em Criar regra personalizada.

aba de regras personalizadas

A partir da aba Adicionar regra, você pode:

  1. Escolher um nome para a regra
  2. Escolher um ou mais desencadeadores
  3. Escolher uma ou mais ações
  4. Depois de selecionar as opções desejadas, clique em Criar regra.

Como editar uma regra

Você pode editar suas regras a qualquer momento, basta voltar ao projeto original e selecionar a regra a ser atualizada.

Para editar uma regra, clique no ícone de lápis ao lado dela na barra lateral.

edição

Como pausar uma regra

Você pode pausar uma regra quando quiser. Para isso, clique no ícone de lápis ao lado dela na barra lateral.

pausa na regra

Pausar regra

Clique no ícone de alternância para pausar a regra.

Como excluir uma regra

Você pode excluir uma regra quando quiser. Para isso, clique no ícone de lápis ao lado dela na barra lateral e, em seguida, no botão Excluir.

exclusão da regra

Regras de seção

Os usuários Premium, Business e Enterprise encontrarão o ícone das regras nas seções que tiverem regras (nas visualizações de lista e de quadro). Quando a regra for desencadeada, o ícone se transformará numa animação e, ao clicar nele, um menu de regras da seção se abrirá, permitindo que os usuários adicionem novas regras ou editem as atuais.

Para editar uma regra, clique no ícone de lápis que aparece ao mover o cursor sobre ela.

regras de seção

Combinações de desencadeadores e ações múltiplas

Estão disponíveis para os clientes Business e Enterprise regras personalizadas condicionais, um desencadeador por status de aprovação alterado e uma ação para inserir comentários.

Você também pode usar combinações de desencadeadores e/ou lógica condicional e ações múltiplas para automatizar tarefas de rotina e a sua equipe nem ter que pensar nelas.

desencadeadores e ações múltiplas

Agora é possível adicionar até 20 combinações de desencadeadores diferentes e selecionar até 5 ações distintas ao criar uma regra personalizada. Embora seja possível selecionar o mesmo desencadeador mais de uma vez ao criar uma regra personalizada, você só pode realizar cada ação uma vez.

regra em ação

Quando uma tarefa é adicionada ao projeto na visualização de lista ou quadro, por meio de um formulário, e-mail ou qualquer outro sistema da Asana, a regra personalizada entra em ação de imediato.

Desencadeadores e ações adicionais

desencadeadores adicionais

Uso de outros desencadeadores e ações:

  1. Quando o status de uma aprovação é alterado, é possível especificar a ação que ocorrerá como resultado
  2. Crie um comentário que será publicado pela Asana sempre que ocorrer um desencadeador selecionado

Desencadeador acionado pela proximidade da data de conclusão

Clientes Enterprise e Business podem criar regras personalizadas e encontrarão A data de conclusão está próxima na lista de desencadeadores disponíveis. É possível escolher dentre algumas opções predefinidas ou clicar em Personalizar para mais opções.

Data de conclusão próxima 1

A opção Personalizar permite especificar a quantos minutos, horas, dias ou semanas antes da data de conclusão a regra deve ser disparada.

Data de conclusão próxima 2

Desencadeador acionado pelo atraso na conclusão da tarefa

Clientes Enterprise e Business podem encontrar o desencadeador A tarefa está atrasada ao criar uma regra personalizada. É possível escolher entre algumas opções predefinidas ou clicar em Personalizar para mais opções.

Tarefa atrasada 1

A opção Personalizar permite especificar o número de minutos, horas, dias ou semanas após o término do prazo da tarefa para que a regra seja desencadeada.

Tarefa atrasada 2

Caso você selecione dias ou semanas ao configurar o desencadeador, ele ignorará o horário previsto para conclusão e atuará em função da data prevista para conclusão. No entanto, o horário de conclusão será respeitado ao escolher minutos ou horas.

Desencadeadores por proximidade da data de conclusão ou atraso na tarefa: observações

  • Estes desencadeadores são acionados no momento que a tarefa se torna esperada ou atrasada, não quando a tarefa é esperada ou está atrasada.
  • Após a criação da regra, nenhum destes desencadeadores será acionado retroativamente em todas as tarefas do projeto que corresponderem aos seus critérios. Eles somente serão acionados nas datas de conclusão previstas que ocorrerem após a criação da regra.
  • Estes desencadeadores somente são acionados em tarefas incompletas.
  • As regras com especificação de dia ou semana não serão executadas à meia-noite em ponto, mas sim no intervalo entre 24h e 1h da manhã.

Limitações e tipos de regras

Em um projeto Premium ou Business, o limite é de 20 regras por projeto.

Regras personalizadas

Desencadeadores

  • Você pode adicionar até 20 desencadeadores por regra personalizada.
  • O mesmo desencadeador pode ser selecionado mais de uma vez.

Ações múltiplas

  • Quando ocorrem um ou mais desencadeadores, você pode selecionar até 5 ações que ocorrerão como resultado.
  • Você não pode adicionar a mesma ação mais de uma vez.

Desencadeadores baseados em colunas ou seções

Os desencadeadores baseados em colunas ou seções estão disponíveis para projetos com visualização em quadro ou projetos que foram atualizados para usar as novas seções dobráveis.

Regras de campos personalizados

As regras de campos personalizados estão disponíveis em todos os projetos com campos personalizados.

regras personalizadas

Para usar essas regras, você deve primeiro adicionar um campo personalizado ao seu projeto.

Desencadeamento de regras

É possível desencadear uma regra a partir de qualquer lugar (Web, dispositivos móveis, integrações externas). Quando um elemento de uma tarefa é atualizado, verificamos se essa tarefa está em algum projeto com regras, e também se essa ação corresponde ao desencadeador de alguma dessas regras.

Projetos aos quais você não tem acesso

É possível desencadear regras em projetos aos quais você não tem acesso, mas o ícone de relâmpago amarelo que indica quando uma regra está sendo executada não será exibido.

Qualquer pessoa pode desencadear uma regra, incluindo os convidados.

Sobre permissões

  • Somente o proprietário da regra pode editá-la ou excluí-la.
  • Se o proprietário de um projeto for um membro com acesso limitado, poderá apenas pausar ou ativar uma regra, mas não editá-la.
  • Você só pode definir regras em projetos sobre os quais tem acesso de edição integral. Se você tiver permissão apenas para comentar, sua regra será pausada. Para retomá-la, será necessário ter acesso de edição integral ao projeto e ativá-la a partir da janela de edição.
  • Você só pode definir regras nos itens aos quais tem acesso. Se você não tem acesso a um determinado projeto, não pode configurar uma regra que inclua uma tarefa que também esteja hospedada no projeto em questão.

Quem pode ativar ou desativar uma regra?

Qualquer usuário com acesso à edição de um projeto com regras pode ativar ou desativar uma regra criada por outra pessoa.

ativar Regras

Apenas usuários com acesso à edição podem visualizar o histórico de mudanças.

Qualquer usuário com acesso à edição pode pausar ou ativar uma regra, mas somente o proprietário pode editar os desencadeadores e ações das regras.

O proprietário continua sendo a única pessoa que pode editar ou excluir uma regra.

Desprovisionamento

Ao remover alguém que possua regras, essas regras serão pausadas e a sua propriedade será transferida para o proprietário do projeto.

Se não houver um proprietário do projeto, a propriedade será transferida para o administrador responsável pela remoção do usuário. Apenas o novo proprietário de uma regra poderá reativá-la para que ela continue em execução.

Atualização de regras desconfiguradas

Se uma regra for desconfigurada (por exemplo: Marcado como concluído > Mover para a coluna “Concluído”, e alguém excluir a coluna “Concluído”), o proprietário da regra será notificado por e-mail para a corrigir.

  • Você receberá um e-mail na primeira vez que uma regra não for desencadeada com sucesso por estar desconfigurada. Nenhum outro e-mail será enviado até que a regra tenha sido corrigida e executada com sucesso ao menos uma vez antes de se desconfigurar novamente.

  • Os proprietários também verão um sinal de aviso no lugar do relâmpago no menu de Regras, na barra de ferramentas do projeto, bem como informações específicas sobre a regra que está danificada e se a reconfiguração deve ser feita no desencadeador ou na ação.

  • Esses avisos desaparecerão assim que a regra for atualizada para uma configuração correta e as alterações forem salvas.

Integrações

Com as Regras de aplicativos, os usuários podem combinar desencadeadores de regras com ações em outra ferramenta. (Por exemplo, enviar uma mensagem por Slack quando uma tarefa for concluída.)

As Regras da Asana podem desencadear as seguintes ações dentro das integrações:

  • Enviar uma mensagem no Slack
  • Enviar uma mensagem no Microsoft Teams
  • Criar um problema do Jira (funciona no Cloud e no Server)

Como usar desencadeadores para enviar notificações personalizadas ou criar problemas do Jira

Para uma experiência otimizada, primeiro adicione o aplicativo ao projeto usando o ícone “Personalizar”, na barra de ferramentas do projeto, depois clique em “Adicionar aplicativo”.

Acesse a janela pop-up Adicionar regra:

adicionar regra

Em Adicionar regra:

  1. Dê um nome à regra
  2. Escolha um canal
  3. Escreva a mensagem ou crie um problema do Jira
  4. Selecione a ação na integração 1. Clique em Criar regra para ativar a regra

Quando as tarefas são criadas a partir de integrações, como com Slack, Gmail e Outlook, elas podem desencadear qualquer uma das seguintes ações:

  1. Tarefa adicionada ao projeto
  2. É atribuída uma tarefa
  3. Data de conclusão alterada
  4. Tarefa marcada como concluída
  5. Campo personalizado alterado
  6. Anexo adicionado

Para todos esses desencadeadores, a ação da automatização será aplicada a todas as tarefas, não apenas às provenientes dessas integrações.

Formulários

Quando as tarefas são criadas a partir de formulários, elas podem desencadear qualquer uma das seguintes ações:

Tarefa adicionada a um projeto

Esse desencadeador será aplicado a todas as tarefas que forem adicionadas a um projeto, não apenas àquelas provenientes dos Formulários.

Campo personalizado definido

Serão exibidos um desencadeador e uma ação para cada campo personalizado suspenso no projeto. Portanto, se o seu projeto tiver campos personalizados de Prioridade e Estágio, você verá “Prioridade definida” e “Estágio definido” como desencadeadores. Você pode escolher qual valor nesse campo personalizado desencadeará uma regra.

Exemplo: se houver um campo personalizado suspenso no seu formulário para Tipo de solicitação com as opções “Blog” e “Site”, você poderá configurar uma regra no projeto para “Quando a opção ‘Tipo de solicitação’ for definida como ‘Blog’, adicionar essa tarefa ao projeto ‘Solicitações do blog’.”

Isto só funciona para os campos personalizados suspensos do projeto. Alguns menus suspensos dos Formulários não são campos personalizados.

Permissões para convidados

Um convidado não pode criar ou ser o proprietário de uma regra, mas pode desencadeá-la.

Preços

Clientes Business e Enterprise

O criador de regras personalizadas está disponível para todos os clientes Business e Enterprise.

Para os clientes Premium, está disponível um subgrupo de regras:

  • Movida para coluna/seção > Marcar como concluída
  • Marcada como concluída > Mover para coluna/seção
  • O campo personalizado foi alterado > Mover para coluna/seção
  • Movida para coluna/seção > Definir campo personalizado
  • O campo personalizado foi alterado > Marcar como concluída
  • Marcada como concluída > Definir campo personalizado

Ações inversas para as Regras

Clientes Business e Enterprise

As ações inversas complementam as regras existentes, fornecendo a opção de redefinir ou remover dados. Ao fornecer a opção de ações inversas para as regras, criamos um mecanismo de regras mais robusto que traduz melhor a estrutura, a qualidade e a eficiência dos fluxos de trabalho dos clientes.

As ações inversas disponíveis são:

  • Desatribuir a tarefa
  • Mover a tarefa para outro projeto
  • Remover a data de conclusão
  • Marcar a tarefa como não concluída
  • Remover colaboradores

ações inversas

As funções das ações inversas permitem a reatribuição, a redefinição ou a movimentação das tarefas de um projeto para outro.

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