Links somente para leitura

Visão geral

Os links somente para leitura são URLs compartilháveis e específicos para visualização que podem ser adicionados às visualizações de cronograma, lista, calendário e quadro de projetos públicos de organizações na Asana. Os links somente para leitura refletem de forma dinâmica as mais recentes atualizações dos projetos e compõem um núcleo de informação centralizado para manter o alinhamento entre todas as equipes multidisciplinares.

Encontrar o link compartilhável na aba de Cronograma

Para obter o link compartilhável, clique no ícone Criar link na aba de Cronograma do projeto.

como obter o link

O conteúdo e o URL destes links somente para leitura não são pesquisáveis nem indexáveis por mecanismos de busca.

Em seguida, clique em Copiar link.

como obter o link 2

Quando um link compartilhável é criado, o Cronograma exibe Link ativo e permite visualizar, desativar e compartilhar o link com qualquer pessoa (mesmo que não seja usuária da Asana).

link ativo

Usuários com permissão somente para comentar ou convidados não podem criar links somente para leitura.

Ver uma prévia do link compartilhável

Veja uma prévia do link antes de enviá-lo para conferir o que os destinatários verão.

Clique em Visualizar.

visualizar link 1

Aparecerá então uma janela mostrando o conteúdo do link.

visualizar link 2

Destinatários que forem membros da organização poderão participar do projeto para ver os detalhes das tarefas, criar novas tarefas e colaborar com a equipe.

Desativar o link compartilhável

O link compartilhável pode ser desativado a qualquer momento. A desativação torna o link inacessível a todos.

Primeiro, clique em Desativar link.

desativar link 1

Em seguida, confirme a desativação.

desativar link 2

Ao recriar a visualização do Cronograma somente para leitura, o link será substituído por um novo e o antigo deixará de funcionar.

Encontrar o link compartilhável na aba de Calendário

Para obter o link compartilhável, clique no ícone Criar link na aba de Calendário do projeto. Isso lhe permitirá copiar o link para compartilhá-lo com os demais.

calendário

Encontrar o link compartilhável na visualização em quadro

Os links somente para leitura também estão disponíveis na visualização em quadro. Para obter o link compartilhável, clique no ícone Criar link na visualização em quadro. Isso lhe permitirá copiar o link a ser compartilhado.

quadro

Encontrar o link compartilhável na visualização de lista

Agora, além das visualizações de cronograma, quadro e calendário, você pode usar links somente de leitura para a visualização de lista.

Para encontrar o link compartilhável, vá até o projeto em questão e clique em “Visualização de lista”. No canto superior direito, clique no ícone Criar link.

lista

Este link pode ser visto por qualquer colaborador, mesmo que não seja membro da Asana.

Depois de clicar em Criar link, o URL para integração aparecerá e será padronizado como Link ativo.

link ativo

A partir daqui, você pode:

  1. Ver uma prévia do link.
  2. Desativar o link.
  3. Copiar o link.

Ver uma prévia do link de visualização de lista

Ao ver prévia do link, você terá a opção de participar do projeto.

participar do projeto

Desativar o link compartilhável na visualização de lista

Clique em Desativar o link para que o link somente para leitura seja excluído permanentemente.

excluir

Ativar e desativar as permissões de compartilhamento de links

Os administradores podem acessar as Permissões de compartilhamento de links na aba Segurança do Painel do administrador.

painel do administrador 1

painel do administrador 2

Os administradores do domínio podem ativar ou desativar os links somente para leitura no Painel do administrador; já os administradores da divisão precisarão criar um tíquete da Zendesk endereçado à nossa equipe de Suporte para solicitar a mudança.

Os responsáveis pelo faturamento dos planos pagos para equipes podem entrar em contato com a nossa equipe de suporte em caso de dúvidas.

Permissões de acesso a links somente para leitura

Com a funcionalidade de permissões de acesso a links somente para leitura, os superadministradores e usuários podem determinar que apenas as pessoas que fazem parte da sua organização tenham acesso a links somente para leitura.

Controles de administrador

A vantagem desta funcionalidade é oferecer uma forma de os superadministradores reforçarem a segurança dos dados nos seus domínios. Os superadministradores de organizações Premium, Business ou Enterprise podem, ainda, desativar a funcionalidade de links somente para leitura em todo o domínio, impedindo que os usuários criem ou compartilhem tais links com qualquer pessoa.

Os superadministradores das organizações Enterprise podem fazer uma configuração global ao domínio com uma dentre duas opções de permissão de acesso a links somente para leitura.

Link_somente_para_leitura_1

Opção 1: limitar o acesso somente para endereços de e-mail associados ao domínio da organização

Todos os links somente para leitura que forem criados ou já existirem no domínio serão definidos como Somente a organização, e só permitirão o acesso mediante a autenticação dos usuários. O método de autenticação solicitado depende da configuração que o superadministrador definiu para o domínio (SSO do Google, qualquer provedor de identidade tipo SAML como o Okta, ou nenhum método).

Caso não seja configurado um método de autenticação, todos os que tentarem acessar um link somente para leitura deverão, primeiro, iniciar sessão na Asana ou se cadastrar na Asana com o endereço de e-mail da organização. Esta é a opção mais indicada se você quiser que apenas os membros da organização tenham acesso a tais links.

Nesta configuração, os usuários não poderão disponibilizar visualizações somente para leitura a quem estiver fora da organização.

A alteração desta configuração para Somente a organização pode prejudicar os links somente para leitura existentes que já foram compartilhados com pessoas fora da organização. Antes de realizar esta mudança, recomendamos que os líderes de equipe sejam avisados com antecedência para que tenham tempo de executar revisões e ajustes aos fluxos de trabalho, se necessário.

Opção 2: permitir que os membros do projeto definam as permissões de compartilhamento de links somente para leitura

A depender da configuração definida pelos usuários em cada projeto, os links somente para leitura no domínio podem ser públicos (não exigem autenticação) ou Somente a organização (o acesso dá-se mediante a autenticação dos usuários).

Esta é a opção recomendada quando os usuários do domínio precisam destinar os links somente para leitura tanto a uso interno quanto externo. Por exemplo: precisam compartilhar regularmente uma visualização somente para leitura do projeto com um parceiro externo, um consultor ou um cliente em potencial.

Nesta opção, as permissões de visualizações recém-criadas serão configuradas como Somente a organização por padrão, mas os membros do projeto podem torná-las públicas caso queiram.

Controles no nível de projeto

Os usuários das categorias Premium, Business e Enterprise agora podem definir permissões de acesso a links somente para leitura conforme cada projeto. Esta funcionalidade fica disponível aos usuários quando o superadministrador configura o domínio para permitir que os membros definam as permissões de compartilhamento de visualizações de projeto somente para leitura.

A vantagem desta funcionalidade é oferecer uma forma de os gestores de projetos reforçarem a segurança em visualizações somente para leitura que contenham informações sigilosas ou sejam destinadas apenas a uso interno. A configuração de permissão padrão para todas as visualizações recém-criadas é Pessoas na sua empresa.

Link_somente_para_leitura_2

Definir que o link somente para leitura fique acessível apenas a “Pessoas na sua empresa”

Nesta opção, o link somente para leitura do projeto ficará restrito a uso interno, e exigirá que o destinatário do link autentique-se antes de poder acessar a visualização. O método de autenticação solicitado depende da configuração definida pelo superadministrador para o domínio (SSO do Google, qualquer provedor de identidade tipo SAML como o Okta, ou nenhum método).

Caso não seja configurado um método de autenticação, todos os que tentarem acessar um link somente para leitura deverão, primeiro, iniciar sessão na Asana ou se cadastrar na Asana com o endereço de e-mail da organização. Esta é a opção mais indicada se você quiser que apenas os membros da organização tenham acesso a tais links.

Definir que o link somente para leitura fique acessível a “Qualquer pessoa com o link”

Nesta opção, o link somente para leitura do projeto será público e não exigirá autenticação para ser visualizado. Recomendamos esta opção para compartilhar tais links externamente, com clientes, fornecedores e o público em geral.

Autenticação dos destinatários de links somente para leitura

Os destinatários de links somente para leitura configurados com a permissão Somente a organização poderão acessar a visualização depois de se autenticarem.

As pessoas na sua organização que têm uma conta Asana podem autenticar-se iniciando sessão com as suas respectivas contas.

As pessoas na sua organização que não têm uma conta Asana têm duas opções para se autenticarem:

  • Autenticar com o provedor de identidade da organização configurado para o domínio (Okta ou SSO do Google). Esta opção não exige o cadastro de uma conta Asana. Os destinatários de um link somente para leitura que se autenticam com o provedor de identidade não são considerados membros plenos, portanto não afetarão o faturamento da organização a menos que concluam o cadastro.

  • Cadastrar uma conta Asana com um endereço de e-mail no domínio da empresa, caso a organização não tenha configurado um provedor de identidade.

Os destinatários de links somente para leitura configurados com a permissão Qualquer pessoa com o link podem acessar a visualização sem que precisem se autenticar.

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