Atualizações de status do portfólio

Os Portfólios estão disponíveis para todos os clientes Business e Enterprise.

Visão geral

A seção de Progresso dos Portfólios fornece um instantâneo detalhado do status de qualquer portfólio em que você esteja trabalhando. Os relatórios de status facilitam a criação de atualizações de status abrangentes, recorrentes e atuáveis, e permitem compartilhar o trabalho com os participantes principais.

portfolio overview

Progresso do portfólio

Ao clicar na aba Progresso do seu portfólio, você encontra uma captura instantânea do progresso atual do seu portfólio.

status do portfólio

Na visualização de Progresso, você pode:

  1. Verificar se o portfólio está Em dia, Em risco ou Em atraso
  2. Ver o número de projetos concluídos, incompletos ou atrasados, ou a quantidade total de projetos
  3. Atualizar o status do portfólio
  4. Ver ou alterar o proprietário do portfólio, o intervalo de datas ou a descrição
  5. Ver ou alterar as metas associadas ao portfólio
  6. Ver a atualização de status mais recente

Como criar uma atualização de status

Você pode atualizar o status do seu portfólio a qualquer momento. A estrutura com blocos-modelo permite incluir o trabalho que está sendo realizado na Asana como contexto descritivo para explicar o status dos trabalhos.

Criar uma atualização de status

criação de atualização de status

Para criar uma nova atualização de status:

  1. Clique no ícone Atualizar status na visualização de Progresso do seu portfólio

tela de atualização de status

Na janela de atualização de status, é possível:

  1. Adicionar um título
  2. Inserir as informações de atualização de status, incluindo o progresso, o proprietário do Portfólio e as datas
  3. Exibir ou ocultar os [campos personalizados] (https://asana.com/guide/help/premium/custom-fields)
  4. Incluir um resumo
  5. Destacar as conquistas
  6. Definir o que está bloqueado
  7. Arrastar até a atualização os destaques que ajudam a contar a sua história
  8. Depois de preparar a atualização, clique no botão azul Publicar.

Observe que é necessário marcar um portfólio como Em dia, Em risco ou Em atraso e incluir, pelo menos, um bloco de texto antes de poder publicar uma atualização de status de portfólio.

Adicionar Destaques a uma atualização de status

Você pode arrastar e soltar Destaques, como de projetos que estejam em dia ou em risco, dentro da atualização de status para ajudar a contar sua história. Eles oferecem insights visuais sobre as recentes realizações e possíveis obstáculos da equipe.

Depois de adicionar os Destaques e publicar a atualização de status, a Asana memorizará a estrutura e a ordem dos blocos para as atualizações futuras.

ordem dos destaques

Também é possível reordenar as seções O que já realizamos, O que está bloqueado e Próximos passos arrastando-as e soltando-as nos lugares desejados.

Adicionar gráficos a uma atualização de status

Ao adicionar gráficos às suas atualizações de status, você consegue ter percepções visuais sobre o trabalho que está sendo realizado por toda a sua equipe. É possível arrastar e soltar os blocos de gráficos para a sua atualização de status.

gráfico

Imprimir ou excluir uma atualização de status

excluir status

Para imprimir ou excluir uma atualização de status:

  1. Clique no ícone de três pontos ao lado da atualização de status
  2. Clique em Imprimir atualização de status ou Excluir a atualização de status

Só é possível excluir a atualização de status do portfólio que você tiver publicado. Não é possível excluir um status publicado por outra pessoa.

Atualizações de status recentes

A aba de Progresso fornece uma rápida visão das atualizações de status anteriores com o diagrama de pontos.

atualizações de status recentes

Clique em Ver tudo para ver um histórico mais completo das suas atualizações de status.

Controles de acesso

Os usuários podem adicionar a uma atualização de status colaboradores que, talvez, não tenham acesso ao projeto. Se isso acontecer, o colaborador poderá ver todo o conteúdo da atualização, mas, ao clicar no destaque de um projeto ou em um elemento ao qual não tenha acesso, o acesso estará bloqueado.

No caso dos portfólios, isso significa que as atualizações de portfólios públicos estarão totalmente visíveis na aba Progresso, até mesmo se os usuários não tiverem acesso a todos os projetos do portfólio.

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.