Portfólios

A Asana oferece três planos pagos para uma melhor colaboração: Business, Enterprise e Premium. Os Portfólios estão disponíveis para todos os clientes Business e Enterprise.

Os Portfólios proporcionam uma visão abrangente de todos os projetos importantes num único lugar. Você pode organizar, monitorar em tempo real o andamento dos projetos mais importantes e aprofundar-se para obter mais informações, mantendo sua equipe atualizada sobre o andamento. Também é possível acessar os Portfólios nos dispositivos Android e iOS.

Você também pode acessar a Gestão de recursos através dos portfólios: clique na barra lateral em portfólios, selecione um portfólio e clique na aba de Gestão de recursos.

Criar um portfólio

Painel 1

Para criar um portfólio:

  1. Clique em Portfólios na parte superior esquerda da barra lateral
  2. Clique no mosaico Novo portfólio
  3. Dê um nome ao portfólio
  4. Clique em Criar portfólio

Visualização de portfólio

Ao clicar em um dos seus portfólios, você terá uma visão abrangente de todos os projetos que ele inclui.

Visualização de portfólio

A partir da visualização de portfólio, é possível:

  1. Adicionar outro projeto ao portfólio
  2. Ver o status mais recente de cada projeto
  3. Ver a percentagem de progresso de cada projeto
  4. Ver ou editar a data de conclusão ou intervalo de datas de um projeto
  5. Ver ou editar a prioridade de um projeto
  6. Ver os valores dos campos personalizados de cada projeto
  7. Ver o proprietário do projeto

É possível remover projetos do seu portfólio a qualquer momento.

Remover projeto de portfólio

Para remover um projeto de um Portfólio:

  1. Clique no ícone de três pontos que aparece próximo ao nome do projeto
  2. Clique em Remover do portfólio

Visão geral do projeto

Clique em um projeto no seu portfólio para ter uma visão geral do seu andamento.

Portfólio 3

A partir da visão geral do projeto, é possível:

  1. Selecionar um proprietário do projeto
  2. Adicionar ou editar uma data de conclusão ou intervalo de datas
  3. Acessar o projeto diretamente para ver suas tarefas, recursos e cronograma
  4. Adicionar ou editar a prioridade de um projeto
  5. Visualizar o status mais recente do projeto ou atualizar o seu status

Atualizações de status

Se o status de um projeto precisar ser atualizado, você pode clicar no projeto no seu portfólio e solicitar uma atualização do proprietário do projeto, ou adicionar uma atualização de status por conta própria.

Portfólio 4

Você também pode comentar diretamente em um status existente na visão geral do projeto.

Portfólio 5

Opções de visualização e marcos

Se houver uma forma específica que você e sua equipe preferem ordenar os portfólios, você pode salvá-la como visualização padrão para todos.

Portfólio 5

Para alterar a visualização do portfólio:

  1. Clique no ícone de botões deslizantes, no canto superior direito da tela
  2. Escolha entre Tarefas e Marcos para o tipo de progresso a ser exibido
  3. Escolha visualizar o portfólio por Status, Proprietário do projeto, Data de conclusão ou Ordem alfabética

Marcos na visualização de portfólios

É possível visualizar os marcos no cronograma de portfólios.

Um losango azul corresponde a um marco fundamental.

Eles mostram eventos fundamentais e mapeiam o caminho adiante no plano do projeto. Os marcos funcionam como sinalizadores no transcorrer do seu projeto, ajudando a garantir que você siga o cronograma.

Marcos nos portfólios

Então, você pode clicar no símbolo de marco para visualizar mais informações de contexto sobre a tarefa dentro do projeto.

tarefa de marco

É possível exibir 12 marcos na sua visualização de portfólio antes de a lista começar a ser limitada.

Você também pode ver os marcos de cada projeto na visão geral do projeto ao clicar em qualquer projeto do portfólio.

Marcos na visão geral do projeto

A partir da visão geral do projeto de um portfólio, é possível:

  1. Clicar no ícone + para adicionar um novo marco
  2. Ver os marcos concluídos e incompletos do projeto

Também é possível adicionar campos personalizados diretamente no menu suspenso e, em seguida, ordenar o portfólio pelo campo escolhido.

Como gerenciar campos personalizados

Ao clicar no botão de campos, na aba de Projetos, surge um menu suspenso com uma opção para + Adicionar campo.

adicionar campo personalizado

Em seguida, uma janela pop-up permitirá adicionar o campo personalizado.

Se o botão de alternância estiver azul, o campo estará habilitado.

criar novo

Como adicionar um campo personalizado:

  1. Clique em Criar novo
  2. Digite em Título do campo o nome do novo campo personalizado
  3. Clique em Criar campo para adicioná-lo

Ordenar por campos

No botão Ordenar, na aba de Projetos, é possível ordenar o trabalho pelos diversos campos em uso.

ordenar

Agora é possível categorizar, priorizar ou diagnosticar as fases do trabalho e ordená-lo segundo necessidades específicas.

Exportar um portfólio para as Planilhas Google

Depois de criar um portfólio, você poderá a qualquer momento exportá-lo para as Planilhas Google.

exportação para planilhas

Para exportar um portfólio para as Planilhas Google:

  1. Toque no ícone de três pontos próximo ao título do portfólio
  2. Passe o mouse sobre Exportar e selecione Planilhas Google

Exportar um portfólio para CSV

Você também pode exportar o portfólio para CSV. Os campos personalizados são incluídos na exportação para CSV.

exportação para CSV

Para exportar um portfólio para CSV:

  1. Toque no ícone de três pontos próximo ao título do portfólio
  2. Passe o mouse sobre Exportar e selecione CSV

Associação e compartilhamento de portfólios

Você pode compartilhar os portfólios a qualquer momento com os colegas de equipe na Asana, ou adicionar os colegas como membros dos portfólios.

compartilhar portfólio

Ao clicar no botão Compartilhar e abrir a tela dos membros do portfólio, você pode:

  1. Copiar o link do portfólio e compartilhá-lo com seus colegas
  2. Adicionar membros ao portfólio
  3. Definir um membro como proprietário do portfólio ou removê-lo do portfólio

compartilhar portfólio 2

Ao ser adicionado(a) como membro de um portfólio, você receberá uma notificação na Caixa de entrada. Verá também um ícone de “Novo” próximo ao portfólio em questão ao acessar sua página de portfólios.

Se você foi adicionado(a) como membro de um portfólio, passará a receber por e-mail um relatório semanal sobre ele se tiver as configurações de notificação por e-mail habilitadas.

compartilhar portfólio 3

Se você compartilhar um portfólio que contém projetos privados, a pessoa com quem você compartilhou receberá a notificação acima na parte inferior de sua tela.

Cronograma do portfólio

O cronograma do portfólio permite visualizar, compartilhar e ajustar como as iniciativas são sequenciadas para que você possa tirar o melhor proveito de seus recursos e cumprir seus prazos.

Acessando o Cronograma do seu portfólio

Para acessar o Cronograma do seu portfólio, clique na aba Portfólios e escolha o portfólio desejado.

cronograma do portfólio

Em seguida, clique na aba Cronograma para visualizar o Cronograma do seu portfólio.

visualização do cronograma do portfólio

Barra de ferramentas do Cronograma do portfólio

barra de ferramentas do portfólio

Na barra de ferramentas do seu portfólio, você pode:

  1. Filtrar projetos por dia
  2. Filtrar a visualização por dias, semanas, meses, trimestres, semestres, ou anos
  3. Definir a cor ou escolher campos personalizados com cor

Note que este recurso está sendo implementado gradualmente.

Usando a Busca básica

busca básica

Para fazer uma busca básica, digite o nome do seu portfólio na barra de pesquisa.

Usando a Busca avançada

Você pode usar a Busca avançada para pesquisar informações em um portfólio.

Isso pode ser feito de maneira fácil a partir da página inicial.

busca nos portfólios

Na Página inicial:

  1. Clique em Buscar
  2. Em seguida, escolha Busca avançada

portfolio timeline search

Agora, preencha os parâmetros da sua busca e clique em Adicionar filtro, seguido de Em portfólios para pesquisar nos seus portfólios.

Você também pode pesquisar um portfólio ao @mencioná-lo em qualquer campo de descrição ou de comentário na Asana. Observe que se o portfólio for privado, será necessário ter acesso a ele para que seja exibido nos resultados da sua pesquisa.

Configurações de privacidade

O proprietário do portfólio tem a opção de torná-lo privado ou público.

Ao tornar um portfólio privado, apenas os membros do portfólio poderão acessar o seu conteúdo. Além disso, não será possível encontrá-lo na sua organização ou no espaço de trabalho. Já um portfólio público pode ser encontrado na sua organização ou espaço de trabalho.

Para alternar entre as configurações de portfólios públicos e privados:

busca do portfólio

No seu portfólio:

  1. Clique no ícone Compartilhar

privacidade do portfólio

A partir daí, escolha se prefere manter o portfólio como privado ou se quer torná-lo público para a sua organização ou espaço de trabalho.

Perguntas frequentes - Portfólios

Se tiver dúvidas em relação aos portfólios, consulte a nossa página de perguntas frequentes sobre portfólios ou entre em contato com a equipe de suporte.

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