Portfólios

A Asana oferece três planos pagos para uma melhor colaboração: Business, Enterprise e Premium. Os Portfólios estão disponíveis para todos os clientes Business e Enterprise.

Os Portfólios proporcionam uma visão abrangente de todos os projetos importantes num único lugar. Você pode organizar, monitorar em tempo real o andamento dos projetos mais importantes e aprofundar-se para obter mais informações, mantendo sua equipe atualizada sobre o andamento. Também é possível acessar os Portfólios nos dispositivos Android e iOS.

Você também pode acessar a Gestão de recursos através dos portfólios: clique na barra lateral em portfólios, selecione um portfólio e clique na aba de Gestão de recursos.

Criar um portfólio

Painel 1

Para criar um portfólio:

  1. Clique em Portfólios na parte superior esquerda da barra lateral
  2. Clique no mosaico Novo portfólio
  3. Dê um nome ao portfólio
  4. Clique em Criar portfólio

Visualização de portfólio

Ao clicar em um dos seus portfólios, você terá uma visão abrangente de todos os projetos que ele inclui.

Visualização de portfólio

A partir da visualização de portfólio, é possível:

  1. Adicionar outro projeto ao portfólio
  2. Ver o status mais recente de cada projeto
  3. Ver a percentagem de progresso de cada projeto
  4. Ver ou editar a data de conclusão ou intervalo de datas de um projeto
  5. Ver ou editar a prioridade de um projeto
  6. Ver os valores dos campos personalizados de cada projeto
  7. Ver o proprietário do projeto

É possível remover projetos do seu portfólio a qualquer momento.

Remover projeto de portfólio

Para remover um projeto de um portfólio:

  1. Clique no ícone de três pontos que aparece próximo ao proprietário do projeto
  2. Clique em Remover do portfólio

Visão geral do projeto

Clique em um projeto no seu portfólio para ter uma visão geral do seu andamento.

Portfólio 3

A partir da visão geral do projeto, é possível:

  1. Selecionar um proprietário do projeto
  2. Adicionar ou editar uma data de conclusão ou intervalo de datas
  3. Acessar o projeto diretamente para ver suas tarefas, recursos e cronograma
  4. Adicionar ou editar a prioridade de um projeto
  5. Visualizar o status mais recente do projeto ou atualizar o seu status

Atualizações de status

Se o status de um projeto precisar ser atualizado, você pode clicar no projeto no seu portfólio e solicitar uma atualização do proprietário do projeto, ou adicionar uma atualização de status por conta própria.

Portfólio 4

Você também pode comentar diretamente em um status existente na visão geral do projeto.

Portfólio 5

Opções de visualização e marcos

Se houver uma forma específica que você e sua equipe preferem ordenar os portfólios, você pode salvá-la como visualização padrão para todos.

Portfólio 5

Para alterar a visualização do portfólio:

  1. Clique no ícone de botões deslizantes, no canto superior direito da tela
  2. Escolha entre Tarefas e Marcos para o tipo de progresso a ser exibido
  3. Escolha visualizar o portfólio por Status, Proprietário do projeto, Data de conclusão ou Ordem alfabética

Marcos na visualização de portfólios

É possível visualizar os marcos no cronograma de portfólios.

Um losango azul corresponde a um marco fundamental.

Eles mostram eventos fundamentais e mapeiam o caminho adiante no plano do projeto. Os marcos funcionam como sinalizadores no transcorrer do seu projeto, ajudando a garantir que você siga o cronograma.

Marcos nos portfólios

Então, você pode clicar no símbolo de marco para visualizar mais informações de contexto sobre a tarefa dentro do projeto.

tarefa de marco

É possível exibir 12 marcos na sua visualização de portfólio antes de a lista começar a ser limitada.

Você também pode ver os marcos de cada projeto na visão geral do projeto ao clicar em qualquer projeto do portfólio.

Marcos na visão geral do projeto

A partir da visão geral do projeto de um portfólio, é possível:

  1. Clicar no ícone + para adicionar um novo marco
  2. Ver os marcos concluídos e incompletos do projeto

Também é possível adicionar campos personalizados diretamente no menu suspenso e, em seguida, ordenar o portfólio pelo campo escolhido.

Como gerenciar campos personalizados

Ao clicar no botão de campos, na aba de Projetos, surge um menu suspenso com uma opção para + Adicionar campo.

adicionar campo personalizado

Em seguida, uma janela pop-up permitirá adicionar o campo personalizado.

Se o botão de alternância estiver azul, o campo estará habilitado.

criar novo

Como adicionar um campo personalizado:

  1. Clique em Criar novo
  2. Digite em Título do campo o nome do novo campo personalizado
  3. Clique em Criar campo para adicioná-lo

Ordenar por campos

No botão Ordenar, na aba de Projetos, é possível ordenar o trabalho pelos diversos campos em uso.

ordenar

Agora é possível categorizar, priorizar ou diagnosticar as fases do trabalho e ordená-lo segundo necessidades específicas.

Exportar um portfólio para as Planilhas Google

Depois de criar um portfólio, você poderá a qualquer momento exportá-lo para as Planilhas Google.

exportação para planilhas

Para exportar um portfólio para as Planilhas Google:

  1. Toque no ícone de três pontos próximo ao título do portfólio
  2. Passe o mouse sobre Exportar e selecione Planilhas Google

Exportar um portfólio para CSV

Você também pode exportar o portfólio para CSV. Os campos personalizados são incluídos na exportação para CSV.

exportação para CSV

Para exportar um portfólio para CSV:

  1. Toque no ícone de três pontos próximo ao título do portfólio
  2. Passe o mouse sobre Exportar e selecione CSV

Associação e compartilhamento de portfólios

Você pode compartilhar os portfólios a qualquer momento com os colegas de equipe na Asana, ou adicionar os colegas como membros dos portfólios.

compartilhar portfólio

Ao clicar no botão Compartilhar e abrir a tela dos membros do portfólio, você pode:

  1. Copiar o link do portfólio e compartilhá-lo com seus colegas
  2. Adicionar membros ao portfólio
  3. Definir um membro como proprietário do portfólio ou removê-lo do portfólio

compartilhar portfólio 2

Ao ser adicionado(a) como membro de um portfólio, você receberá uma notificação na Caixa de entrada. Verá também um ícone de “Novo” próximo ao portfólio em questão ao acessar sua página de portfólios.

Se você foi adicionado(a) como membro de um portfólio, passará a receber por e-mail um relatório semanal sobre ele se tiver as configurações de notificação por e-mail habilitadas.

compartilhar portfólio 3

Se você compartilhar um portfólio que contém projetos privados, a pessoa com quem você compartilhou receberá a notificação acima na parte inferior de sua tela.

Cronograma do portfólio

O cronograma do portfólio permite visualizar, compartilhar e ajustar como as iniciativas são sequenciadas para que você possa tirar o melhor proveito de seus recursos e cumprir seus prazos.

Acessando o Cronograma do seu portfólio

Para acessar o Cronograma do seu portfólio, clique na aba Portfólios e escolha o portfólio desejado.

cronograma do portfólio

Em seguida, clique na aba Cronograma para visualizar o Cronograma do seu portfólio.

visualização do cronograma do portfólio

Barra de ferramentas do Cronograma do portfólio

barra de ferramentas do portfólio

Na barra de ferramentas do seu portfólio, você pode:

  1. Filtrar projetos por dia
  2. Filtrar a visualização por dias, semanas, meses, trimestres, semestres, ou anos
  3. Definir a cor ou escolher campos personalizados com cor

Note que este recurso está sendo implementado gradualmente.

Usando a Busca básica

busca básica

Para fazer uma busca básica, digite o nome do seu portfólio na barra de pesquisa.

Usando a Busca avançada

Você pode usar a Busca avançada para pesquisar informações em um portfólio.

Isso pode ser feito de maneira fácil a partir da página inicial.

busca nos portfólios

Na Página inicial:

  1. Clique em Buscar
  2. Em seguida, escolha Busca avançada

portfolio timeline search

Agora, preencha os parâmetros da sua busca e clique em Adicionar filtro, seguido de Em portfólios para pesquisar nos seus portfólios.

Você também pode pesquisar um portfólio ao @mencioná-lo em qualquer campo de descrição ou de comentário na Asana. Observe que se o portfólio for privado, será necessário ter acesso a ele para que seja exibido nos resultados da sua pesquisa.

Configurações de privacidade

O proprietário do portfólio tem a opção de torná-lo privado ou público.

Ao tornar um portfólio privado, apenas os membros do portfólio poderão acessar o seu conteúdo. Além disso, não será possível encontrá-lo na sua organização ou no espaço de trabalho. Já um portfólio público pode ser encontrado na sua organização ou espaço de trabalho.

Para alternar entre as configurações de portfólios públicos e privados:

busca do portfólio

No seu portfólio:

  1. Clique no ícone Compartilhar

privacidade do portfólio

A partir daí, escolha se prefere manter o portfólio como privado ou se quer torná-lo público para a sua organização ou espaço de trabalho.

Perguntas frequentes - Portfólios

Se tiver dúvidas em relação aos portfólios, consulte a nossa página de perguntas frequentes sobre portfólios ou entre em contato com a equipe de suporte.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.