Portfólios

Os Portfólios estão disponíveis a todos os clientes Business e Enterprise.

Os portfólios proporcionam uma visão abrangente de todos os projetos importantes num único lugar. Com a gestão de portfólios de projetos, você pode organizar, monitorar em tempo real o andamento dos projetos mais importantes e aprofundar-se para obter mais informações, mantendo com isso a sua equipe a par do progresso. Também é possível acessar os portfólios nos dispositivos Android e iOS.

Você também pode acessar a Gestão de recursos por meio dos portfólios: clique na barra lateral em Portfólios, selecione um portfólio e clique na aba de Gestão de recursos.

Criar um portfólio

Painel 1

Para criar um portfólio:

  1. Clique em Portfólios na barra lateral
  2. Clique no bloco Novo Portfólio
  3. Dê um nome ao portfólio
  4. Clique em Criar portfólio.

Visualização de portfólio

Ao clicar em um dos seus portfólios, você terá uma visão abrangente de todos os projetos que ele inclui.

Visualização de portfólio

A partir da visualização de portfólio, é possível:

  1. Adicionar outro projeto ao portfólio.
  2. Ver o status mais recente de cada projeto.
  3. Ver a percentagem de progresso de cada projeto.
  4. Ver ou editar a data de conclusão ou intervalo de datas de um projeto.
  5. Ver ou editar a prioridade de um projeto.
  6. Ver os valores dos campos personalizados de cada projeto.
  7. Ver o proprietário do projeto.

Adicionar um projeto a um portfólio

Adicionar projetos a um portfólio

Você pode adicionar projetos a partir de um portfólio das seguintes formas:

  1. Clicar em Adicionar trabalho para procurar por projetos existentes;
  2. Criar um novo projeto clicando na seta do menu suspenso ao lado de + Adicionar trabalho e selecionando Criar novo projeto;
  3. Adicionar um projeto a partir de um modelo, que pode selecionado na seta do menu suspenso ao lado de + Adicionar trabalho se algum modelo de projeto tiver sido adicionado ao Portfólio.

É possível remover projetos do seu portfólio a qualquer momento.

Remover projeto de portfólio

Para remover um projeto de um portfólio:

  1. Clique no ícone de três pontos que aparece próximo ao nome do projeto.
  2. Clique em Remover do portfólio.

Para adicionar um modelo de projeto a um portfólio

Adicionar um modelo de projeto a um portfólio

  1. Clique em Personalizar;
  2. Role a página até Modelos de projeto;
  3. Clique em + Adicionar modelo de projeto.

Depois que um modelo de projeto for adicionado ao portfólio, ele irá aparecer no menu suspenso ao lado de + Adicionar trabalho e poderá ser usado para criar novos projetos a partir do portfólio.

Para adicionar novos modelos ao portfólio:

Adicionar modelo ao portfólio

  1. Em + Adicionar modelo de projeto, selecione um modelo da barra à esquerda e clique no botão + Adicionar ao portfólio.

Para remover um modelo do portfólio:

Remover modelo do portfólio

  1. Para remover um modelo de projeto do portfólio, clique no botão Remover do portfólio. A opção de Remover do portfólio só irá aparecer para modelos que tenham sido adicionados ao portfólio.

Visão geral do projeto

Clique em um projeto no seu portfólio para ter uma visão geral do seu andamento.

Portfólio 3

A partir da visão geral do projeto, é possível:

  1. Selecionar um proprietário do projeto
  2. Adicionar ou editar uma data de conclusão ou intervalo de datas
  3. Acessar o projeto diretamente para ver suas tarefas, recursos e cronograma
  4. Adicionar ou editar a prioridade de um projeto
  5. Visualizar o status mais recente do projeto ou atualizar o seu status

Atualizações de status

A seção de Progresso dos portfólios fornece um instantâneo detalhado do status de qualquer portfólio em que você esteja trabalhando. Os relatórios de status facilitam a criação de atualizações de status abrangentes, recorrentes e atuáveis, e permitem compartilhar o trabalho com os participantes principais.

portfolio overview

Progresso do portfólio

Ao clicar na aba Progresso do seu portfólio, você terá acesso a uma captura instantânea do progresso atual do seu portfólio.

status do portfólio

Na visualização de progresso, você pode:

  1. Verificar se o portfólio está Em dia, Em risco, Em atraso ou Em espera.
  2. Ver o número de projetos em dia, em risco ou atrasados, e a quantidade total de projetos.
  3. Atualizar o status do portfólio.
  4. Ver ou alterar o proprietário do portfólio, o intervalo de datas ou a descrição.
  5. Ver ou alterar as metas associadas ao portfólio.
  6. Ver a atualização de status mais recente.

Como atualizar o status de um portfólio

Você pode atualizar o status de um portfólio a qualquer momento. A estrutura com blocos-modelo permite incluir o trabalho que está sendo realizado na Asana como contexto descritivo para explicar o status dos trabalhos.

Criar uma atualização de status

criação de atualização de status

Para criar uma atualização de status:

  1. Clique no ícone Atualizar status na visualização de progresso do seu portfólio.

tela de atualização de status

Na janela de atualização de status, é possível:

  1. Adicionar um título.
  2. Inserir as informações de atualização de status, incluindo o progresso, o proprietário do portfólio e as datas.
  3. Exibir ou ocultar os [campos personalizados] (https://asana.com/guide/help/premium/custom-fields).
  4. Incluir um resumo.
  5. Destacar as conquistas.
  6. Definir o que está bloqueado.
  7. Arrastar até a atualização os destaques que ajudam a explicar os recentes acontecimentos.
  8. Depois de preparar a atualização, clique no botão azul Publicar.

Observe que é necessário marcar um portfólio como Em dia, Em risco, Em atraso ou Em espera e incluir, pelo menos, um bloco de texto antes de poder publicar uma atualização de status de portfólio.

Adicionar Destaques a uma atualização de status

Você pode arrastar e soltar destaques, como de projetos que estejam em dia ou em risco, dentro da atualização de status, para ajudar a a explicar os acontecimentos recentes. Eles oferecem percepções visuais sobre as recentes realizações e possíveis obstáculos da equipe.

Depois de adicionar os destaques e publicar a atualização de status, a Asana memorizará a estrutura e a ordem dos blocos para as atualizações futuras.

ordem dos destaques

Também é possível reordenar as seções O que já realizamos, O que está bloqueado e Próximos passos arrastando-as e soltando-as nos lugares desejados.

Adicionar gráficos a uma atualização de status

Ao adicionar gráficos às suas atualizações de status, você consegue ter percepções visuais sobre o trabalho que está sendo realizado por toda a sua equipe. É possível arrastar e soltar os blocos de gráficos na sua atualização de status.

gráfico

Controles de acesso

Os usuários podem adicionar a uma atualização de status colaboradores que, talvez, não tenham acesso ao projeto. Se isso acontecer, o colaborador poderá ver todo o conteúdo da atualização, mas, ao clicar no destaque de um projeto ou em um elemento ao qual não tenha acesso, esse objeto estará bloqueado.

No caso dos portfólios, isso significa que as atualizações de portfólios públicos estarão totalmente visíveis na aba Progresso, até mesmo se os usuários não tiverem acesso a todos os projetos do portfólio.

Opções de visualização de portfólio e marcos

Se você e sua equipe preferirem uma forma específica de ordenar os portfólios, poderão salvá-la como visualização padrão para todos.

Portfólio 5

Para alterar a visualização do portfólio:

  1. Clique no ícone de botões deslizantes, no canto superior direito da tela.
  2. Escolha entre Tarefas e Marcos para o tipo de progresso a ser exibido.
  3. Escolha visualizar o portfólio por Status, Proprietário do projeto, Data de conclusão ou Ordem alfabética.

Marcos na visualização de portfólio

É possível visualizar os marcos no cronograma do portfólio.

Losangos azuis representam marcos. Estes mostram eventos importantes e mapeiam o andamento do plano do projeto. Os marcos funcionam como sinalizadores no transcorrer do seu projeto, ajudando a garantir que você siga o cronograma.

Marcos nos portfólios

Então, você pode clicar no símbolo de marco para visualizar mais informações de contexto sobre a tarefa dentro do projeto.

tarefa de marco

É possível exibir 12 marcos na visualização de portfólio antes de a lista começar a ser abreviada.

Você também pode ver os marcos de cada projeto na visão geral do projeto ao clicar em qualquer projeto do portfólio.

Marcos na visão geral do projeto

A partir da visão geral do projeto de um portfólio, é possível:

  1. Clicar no ícone + para adicionar um novo marco.
  2. Ver os marcos concluídos e por concluir do projeto.

Também é possível adicionar campos personalizados diretamente no menu suspenso e, em seguida, ordenar o portfólio pelo campo escolhido.

Como gerenciar campos personalizados

Ao clicar no botão de campos, na aba de Projetos, surge um menu suspenso com uma opção para + Adicionar campo.

adicionar campo personalizado

Em seguida, uma janela pop-up permitirá adicionar o campo personalizado.

Se o botão de alternância estiver azul, o campo estará habilitado.

criar novo

Para adicionar um campo personalizado:

  1. Clique em Criar novo.
  2. Digite em Título do campo o nome do novo campo personalizado.
  3. Clique em Criar campo para adicioná-lo.

Ordenar por campos

No botão Ordenar, na aba de Projetos, é possível ordenar o trabalho pelos diversos campos em uso.

ordenar

Agora é possível categorizar, priorizar ou diagnosticar as fases do trabalho e ordená-lo segundo necessidades específicas.

Exportar um portfólio para as Planilhas Google

Depois de criar um portfólio, você poderá a qualquer momento exportá-lo para as Planilhas Google.

exportação para planilhas

Para exportar um portfólio para as Planilhas Google:

  1. Toque no ícone de três pontos próximo ao título do portfólio.
  2. Passe o mouse sobre Exportar e selecione Planilhas Google.

Exportar um portfólio para CSV

Você também pode exportar o portfólio em formato CSV. Os campos personalizados são incluídos na exportação para CSV.

exportação para CSV

Para exportar um portfólio em formato CSV:

  1. Toque no ícone de três pontos próximo ao título do portfólio.
  2. Passe o mouse sobre Exportar e selecione CSV.

Associação e compartilhamento de portfólios

Você pode compartilhar os portfólios a qualquer momento com os colegas de equipe na Asana, ou adicionar os colegas como membros dos portfólios.

compartilhar portfólio

Ao clicar no botão Compartilhar e abrir a tela dos membros do portfólio, você pode:

  1. Copiar o link do portfólio e compartilhá-lo com colegas.
  2. Adicionar membros ao portfólio.
  3. Definir um membro como proprietário do portfólio ou removê-lo do portfólio.

compartilhar portfólio 2

Ao ser adicionado(a) como membro de um portfólio, você receberá uma notificação na Caixa de entrada. Verá também um ícone de Novo próximo ao portfólio em questão ao acessar a sua página de portfólios.

Se você foi adicionado(a) como membro de um portfólio, passará a receber por e-mail um relatório semanal sobre ele se as suas configurações de notificação por e-mail estiverem habilitadas.

compartilhar portfólio 3

Se você compartilhar um portfólio que contém projetos privados, a pessoa com quem compartilhou poderá receber a notificação acima na parte inferior da tela.

Cronograma de portfólio

O cronograma de portfólio permite visualizar, compartilhar e ajustar como as iniciativas são sequenciadas, para que você possa tirar o melhor proveito dos seus recursos e cumprir os prazos.

Como acessar o cronograma do seu portfólio

Para acessar o cronograma do seu portfólio, clique na aba Portfólios e escolha o portfólio desejado.

cronograma do portfólio

Em seguida, clique na aba Cronograma para visualizar o cronograma do seu portfólio.

visualização do cronograma do portfólio

Barra de ferramentas do cronograma do portfólio

barra de ferramentas do portfólio

Na barra de ferramentas do seu portfólio, você pode:

  1. Filtrar projetos por dia.
  2. Filtrar a visualização por dias, semanas, meses, trimestres, semestres, ou anos.
  3. Definir a cor ou escolher campos personalizados com cores específicas.

Você pode usar a Busca avançada para pesquisar informações em um portfólio.

busca nos portfólios

Na Página inicial:

  1. Clique em Buscar.
  2. Em seguida, escolha Busca avançada.

portfolio timeline search

Agora, preencha os parâmetros da sua busca e clique em Adicionar filtro, seguido de Em portfólios para pesquisar nos seus portfólios.

Você também pode pesquisar um portfólio ao @mencioná-lo em qualquer campo de descrição ou de comentário na Asana. Observe que se o portfólio for privado, será necessário ter acesso a ele para que seja exibido nos resultados da sua pesquisa.

Portfólios dentro de portfólios

Adicionar portfólios a outros portfólios permite integrar e monitorar os trabalhos distribuídos entre múltiplos projetos. Assim, você pode facilmente monitorá-los e informar o seu progresso aos principais interessados.

Adicionar um portfólio a outro portfólio

Para adicionar um portfólio ao portfólio atual, clique no ícone Adicionar trabalho e selecione ou digite o nome do portfólio desejado.

adicionar um trabalho 1

Visualização de cronograma e gestão de recursos em portfólios dentro de portfólios

As abas Cronograma e Gestão de recursos estão desativadas nos portfólios que contêm outros portfólios. Para ativá-las, remova todos os portfólios dentro do respectivo portfólio.

Configurações de privacidade do portfólio

O proprietário do portfólio tem a opção de torná-lo privado ou público.

Ao tornar um portfólio privado, apenas os membros do portfólio poderão acessar o seu conteúdo. Além disso, não será possível encontrá-lo na sua organização ou no espaço de trabalho. Já um portfólio público pode ser encontrado na sua organização ou espaço de trabalho.

Para alternar as configurações de um portfólio entre público e privado:

busca do portfólio

No seu portfólio:

  1. Clique no ícone Compartilhar.

privacidade do portfólio

A partir daí, escolha se prefere manter o portfólio como privado ou se quer torná-lo público para a sua organização ou espaço de trabalho.

Perguntas frequentes - Portfólios

Perguntas frequentes sobre os portfólios.

Quem pode ver o meu portfólio?

Se o portfólio estiver definido como público, qualquer pessoa na sua organização com quem você compartilhar o link poderá acessá-lo. Depois de abrir o link, o portfólio aparecerá automaticamente na seção de recentes dessa pessoa, na tela de portfólios. Se um dos seus projetos no portfólio for privado, essa pessoa verá uma notificação na parte inferior da tela informando que alguns dos projetos são privados.

Os portfólios privados podem ser acessados somente pelos membros dos portfólios.

Acontece alguma coisa ao projeto quando o adiciono a um portfólio?

Sim, você se torna automaticamente seguidor(a) do status de todos os projetos incluídos. Você receberá notificações quando um dos projetos no seu portfólio receber atualizações de status.

Como adicionar um campo personalizado a um portfólio?

No ícone de campos da visualização de portfólio, há um menu suspenso com a opção +Adicionar campo. Então, aparecerá uma janela pop-up que lhe permitirá criar um campo personalizado. Caso a sua equipe tenha uma forma preferida de ordenar os portfólios, é possível salvá-la como visualização padrão para todos.

adicionar campo

Na aba Adicionar campo, é possível:

  1. Adicionar o título do campo;
  2. Selecionar o tipo de campo;
  3. Adicionar uma descrição;
  4. Adicionar o campo à biblioteca de campos da sua organização para que possa ser utilizado por todos.

Como posso criar um campo personalizado a partir da barra de ferramentas?

Para adicionar um campo personalizado a partir da barra de ferramentas, clique em Personalizar e, em seguida, +Adicionar campo.

exportar

Na aba Adicionar campo, é possível:

  • Adicionar o título do campo
  • Selecionar o tipo de campo
  • Adicionar uma descrição
  • Adicionar o campo à biblioteca de campos da sua organização para que possa ser utilizado por todos.

É possível adicionar até 20 campos a cada portfólio. Até cinco campos podem ser vistos ao mesmo tempo na visualização de portfólio.

Quais são as limitações do portfólio?

  • Quantos portfólios posso criar? Não há limite.

  • Quantos portfólios podem ser exibidos ao mesmo tempo na minha tela de itens Recentes? Vinte portfólios no máximo, e não há limite de tempo.

  • Quantos projetos posso adicionar a um Portfólio? Duzentos e cinquenta, no máximo (incluindo os projetos arquivados).

  • Quantos campos personalizados posso adicionar a um Portfólio? Trinta no máximo.

  • Quantos campos personalizados podem ser exibidos ao mesmo tempo na visualização de portfólio? Trinta, no máximo.

  • Quantas notificações por e-mail dos relatórios semanais de portfólios posso receber por semana? Vinte, no máximo.

  • Quantos projetos estão incluídos em cada e-mail de relatório semanal? Cinquenta, no máximo. Apesar disso, um link disponibilizado permitirá visualizar um número maior.

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