Formulários

Os Formulários estão disponíveis para todos os clientes dos planos Premium, Business e Enterprise. Determinadas funcionalidades dentro dos Formulários, como ramificação, personalização de cabeçalho, múltiplos formulários por projeto e personalização de mensagem de confirmação, estão disponíveis somente para os usuários Business e Enterprise.

Com os formulários Asana você pode padronizar como o trabalho começa na sua equipe, reunir as informações necessárias e assegurar-se de não deixar nenhum trabalho para trás. Você pode usar os formulários com equipes internas ou externas para coletar e consolidar informações, minimizar atritos, vaivéns e desentendimentos na equipe.

Como criar um formulário

Os formulários são parte dos projetos na Asana. Quando alguém preenche um formulário, o envio aparece como nova tarefa do projeto em que se encontra o formulário.

Como criar formulários

Para criar um formulário:

  1. Abra um projeto e acesse a guia Personalizar.
  2. Clique em Adicionar formulário.

Aqui, é possível criar, editar e compartilhar formulários. O seu formulário adquirirá por padrão o nome do projeto ao qual está vinculado, mas é possível renomeá-lo e adicionar uma descrição para dar instruções ou informações para o seu preenchimento.

Os formulários Asana também incluem duas perguntas padrão, nome e e-mail, para obter as informações de contato das pessoas que solicitam trabalhos à sua equipe. Você pode optar por excluí-las ao criar o formulário.

Excluir o campo para informação do e-mail fará com que as pessoas que responderem ao formulário não recebam a confirmação do envio da sua resposta.

Como criar formulários

A partir da janela de criação de formulários, é possível:

  1. Adicionar um nome
  2. Adicionar um endereço de e-mail
  3. Criar outra pergunta

Ramificação de formulários

A ramificação de formulários é um recurso Business.

A ramificação de formulários permite a criação de perguntas de acompanhamento associadas a determinadas respostas feitas a questões de múltipla escolha ou com menu suspenso.

Primeiro, ao criar o seu Formulário, escolha uma pergunta de múltipla escolha ou de menu suspenso dentre os tipos de perguntas disponíveis. Observe que, seja qual for a opção escolhida, será necessário especificar qual é a pergunta.

Lógica de ramificação 1

A partir daqui, clique no ícone Adicionar uma ramificação, localizado à direita da opção do menu suspenso selecionada.

lógica de ramificação 2

É possível ter ramificações dentro de outras ramificações até um máximo de cinco subníveis.

Personalizar um formulário

Depois de criá-lo, é possível acrescentar novas perguntas na barra lateral.

Configurações do formulário

Configurações do formulário

Na aba de configurações do formulário, é possível:

  1. Escolher a resposta a uma das perguntas para ser usada como título da tarefa
  2. Designar um responsável padrão para cada formulário enviado
  3. Ativar e desativar a opção de copiar todas as respostas para a descrição da tarefa
  4. Adicionar uma mensagem de confirmação personalizada
  5. Incluir um botão para que as pessoas, depois de enviarem o formulário preenchido, possam facilmente enviar uma nova resposta

A possibilidade de adicionar um responsável padrão e uma mensagem de confirmação é um recurso do plano Business.

Mapeamento de campos personalizados

Com o mapeamento de campos personalizados, é possível conectar as respostas coletadas com o seu formulário diretamente aos campos personalizados no projeto.

mapeamento de campos personalizados

Também é possível criar um novo campo personalizado a partir da janela Vinculado a.

Mapeamento do campo de data

Para perguntas relacionadas a datas, você também pode determinar que as respostas das respectivas perguntas no formulário sejam vinculadas à data de conclusão.

mapeamento do campo de data

Personalização do cabeçalho

A personalização do cabeçalho é um recurso Business.

Para adicionar uma imagem de capa, clique no ícone Adicionar imagem de capa, na parte superior do formulário.

Cabeçalho do formulário

As dimensões de imagem do cabeçalho são 800 x 120 pixels.

Identidade visual personalizada nos formulários

Os usuários Enterprise que tiverem feito o upload de um logotipo para a Asana por meio do Painel do administrador poderão exibi-lo nos seus formulários.

Para adicionar uma identidade visual personalizada no formulário, faça upload do logotipo da sua empresa. Isso pode ser feito por meio da aba Configurações no Painel do administrador.

Depois que o logotipo tiver sido enviado, navegue até o seu formulário e clique no nome ou na descrição do formulário. Ali, clique em Exibir o logotipo da sua organização neste formulário.

logotipo no formulário personalizado

Adicionar anexos a um formulário

Também é permitido adicionar anexos ao formulário para que as pessoas enviem briefs de criação, imagens, documentos, PDFs e outros. Todos os anexos adicionados a um formulário serão adicionados à tarefa criada no projeto quando o formulário for enviado.

Para adicionar um anexo, clique no ícone de Anexo na lista de perguntas.

Anexos

Anexo 2

Depois de ter inserido a pergunta, você poderá:

  1. Alterar ou editar o nome da pergunta e adicionar uma descrição
  2. Permitir a inserção de múltiplos anexos
  3. Ativar ou desativar o campo Requerido

Visualizar um formulário

À medida que se cria o formulário é possível visualizar que aparência terá para quem o preenche.

Visualização 1

Na visualização de formulário de um projeto:

  1. Clique em Visualizar o formulário

visualização 2

Compartilhar um formulário

Quando o formulário estiver pronto para compartilhar, clique no botão Copiar o link e o link será copiado para a sua área de transferência. Você pode compartilhá-lo com os colegas de equipe na Asana ou qualquer outra pessoa, mesmo com quem não usa a Asana.

Como criar formulários

Quando o formulário estiver preenchido, quem o preenche verá uma mensagem confirmando que o formulário foi recebido, e em seguida se criará uma nova tarefa no seu projeto a partir dele.

Um e-mail de confirmação contendo um registro do formulário preenchido será também enviado após o envio do formulário.

O formulário deverá incluir uma pergunta solicitando o e-mail da pessoa que estiver preenchendo o formulário, e esta deverá preenchê-lo para que a confirmação lhe seja enviada.

Visualização 2

Se o remetente fizer parte do seu espaço Asana, você poderá adicioná-lo como colaborador na tarefa; do contrário, se quiser que ele acompanhe o processo, pode lhe enviar um convite para que participe do seu espaço Asana.

Visualização 2

Você pode então adicionar colaboradores, priorizar o trabalho, modificar os detalhes da tarefa e dar seguimento ao trabalho para poder concluir a tarefa.

Incorporar formulários em sites internos ou externos

Agora é possível incorporar formulários em qualquer lugar. Assim, você poderá conectar os envios de formulários diretamente ao seu fluxo de trabalho, poupando o tempo gasto com trabalhos administrativos de rotina.

Compartilhar formulário

Para incorporar um formulário, clique em Compartilhar formulário.

Copiar código

Clique em Copiar código de inserção e cole-o no site em que você deseja compartilhar o formulário.

Como incorporar em sites públicos

Antes de incorporar o formulário em um site público, verifique se a permissão do formulário está definida como Qualquer pessoa com o link.

access

Para saber mais, acesse o nosso artigo sobre permissões de acesso a formulários.

Desativar a funcionalidade de incorporação de formulário

Os superadministradores do plano Enterprise podem desativar a funcionalidade de incorporação de formulário nos seus respectivos domínios acessando a guia de segurança do Painel do administrador.

guia de segurança do Painel do administrador

Para desativar a funcionalidade de incorporação de formulário:

  1. Acesse o Painel do administrador e clique na guia Segurança.
  2. Clique em Permissões de acesso aos formulários.

Permissões de incorporação

Nesta tela, é possível ativar ou desativar a opção Permitir que membros incorporem formulários.

Formulários como modelo

Modelos de projeto criados pela Asana include forms.

solicitações de criação

Como criar um modelo de formulário:

  1. Em Escolha um modelo de projeto, clique em Solicitações de criação
  2. Clique no botão Usar modelo que será exibido na página do modelo do formulário

Você será redirecionado da página de modelos de projetos para a página do formulário de solicitações de criação, o qual coletará todos os pedidos da sua equipe de criação e os organizará para você.

visualização 2

Depois de selecionar Usar modelo, você pode renomear o modelo e dar início ao seu novo projeto no modelo do formulário.

Vários formulários por projeto

O uso de múltiplos formulários por projeto é um recurso Business.

Como cada projeto tem um propósito e uma funcionalidade diferentes, é muito importante consolidar os diferentes tipos de entradas e informações, para que os projetos sejam utilizados de forma eficaz. Agora é possível criar vários formulários por projeto para acomodar tipos diferentes de solicitação de trabalho dentro de qualquer projeto específico. Esta opção pode ajudar muito os usuários e as equipes a recolher e incorporar diferentes tipos de informação crucial no mesmo local. Isto ajuda a simplificar os fluxos de trabalho e minimizar a organização excessiva para o trabalho, que por vezes pode aumentar a carga de trabalho do usuário.

Duplicar um formulário

Ao duplicar um projeto, você também terá a possibilidade de duplicar o seu formulário. Basta marcar a opção Formulário ao duplicar o projeto desejado.

duplicar

Os formulários se duplicam automaticamente por meio de modelos criados pela Asana, modelos personalizados e uso da API.

Denunciar abuso presente em um formulário

Para denunciar um abuso identificado em um formulário, clique em Faça uma denúncia. A equipe de segurança da Asana será notificada para revisar e tomar medidas sobre o incidente.

denunciar abuso 1

fazer denúncia 1

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