Divisões

No passado, a maioria dos usuários Asana tinha três opções ao escolher um upgrade para a nossa versão Premium. Somente era possível pagar por um espaço de trabalho completo, por equipes individuais dentro de uma organização, ou por toda a organização. Esta oferta é adequada a empresas de pequeno e médio porte, mas para empresas maiores, nem sempre é possível assumir um plano que inclua toda a organização, e os planos para equipes nem sempre se ajustam às suas necessidades. Com os planos por divisão é agora possível pagar por uma subconjunto da empresa. Isso traz controle e visibilidade sobre os usuários e dados que estão incluídos no pagamento. Se você tem interesse em criar uma divisão dentro da sua organização, por favor, fale com a nossa equipe de vendas.

Acesso ao Painel do administrador de uma divisão

Acesso ao Painel do administrador

Para acessar o painel do administrador da divisão na sua organização:

  1. Clique na sua foto do perfil
  2. Selecione Painel do administrador no menu suspenso

Somente o responsável pelo faturamento de uma divisão tem acesso ao Painel do administrador da divisão, mas pode conceder acesso administrativo a outro membro de uma equipe da divisão.

Gerenciar todos os membros de uma divisão

Gerenciar os membros

Na aba Membros, é possível:

  1. Remover membros da divisão, passando o mouse sobre o nome de quem você quer excluir e selecionando Remover
  2. Convidar novos membros para participar de uma equipe na sua divisão

Inativar um membro na sua divisão

Para remover uma pessoa da sua divisão, navegue até a aba Membros do Painel do administrador.

Encontre o nome da pessoa rolando a tela para baixo ou usando a barra de pesquisa. Assim que encontrar a pessoa, clique no ícone de três pontos e selecione Remover.

remover membro 1

remover membro 2

Na próxima tela, você poderá:

  1. Escolher o membro para o qual você quer reatribuir as tarefas.
  2. Clicar em Remover para confirmar a inativação.

O membro desativado será exibido na sua lista de membros como Removido.

remover membro 3

O que acontece com as tarefas de uma pessoa removida?

Ao remover uma pessoa da sua divisão, todas as tarefas atribuídas a ela farão parte de um projeto privado gerado automaticamente. Este pode ser atribuído a você mesmo ou a outro membro da sua divisão. Isso permite atribuir com facilidade as tarefas que ficaram pendentes para a pessoa apropriada.

Uma solução simples para a reatribuição seria fazer a seleção múltipla das tarefas pertencentes ao membro removido e, assim, fazer ações em massa ou, até mesmo, atribuir todas elas a você mesmo ou a outros membros da divisão.

O momento da inativação aparecerá na coluna Última atividade.

Restaurar um membro inativado

Restaure um membro inativado procurando o seu nome na aba Membros. Então, clique no ícone de três pontos e selecione Restaurar.

restaurar 1

Na tela seguinte, selecione Restaurar.

restaurar 2

Caso a reativação não seja bem-sucedida, o administrador da sua divisão receberá uma tarefa solicitando que entre em contato com a nossa equipe de Suporte.

Filtrar por tipo de membro

Na aba Membros do Painel do administrador, é possível filtrar a lista de membros por tipo de membro. Para isso, clique na seta do menu suspenso ao lado do filtro de tipo de membro e escolha entre Todos, Administradores, Membros, Visitantes, Convidados e Removidos.

filtro de tipo de membro

Criar uma nova equipe numa divisão

É possível criar a qualquer momento uma nova equipe dentro de uma divisão diretamente no Painel do administrador.

Criar Equipe 1

Para criar uma nova equipe numa divisão:

  1. Clique em Adicionar equipes na aba Equipes do Painel do administrador
  2. Role até a parte inferior da lista e clique em Criar nova equipe

Criar equipe 2

Na caixa de diálogo de criação da equipe, é possível:

  1. Dar um nome à equipe
  2. Convidar membros para participar da equipe
  3. Defini-la como Oculta ou com Participação por solicitação, clicando em seguida no botão Criar equipe

Administrar as equipes de uma divisão

O responsável pelo faturamento pode adicionar ou remover equipes da sua divisão a qualquer momento. Além disso, pode editar as configurações da equipe diretamente do Painel do administrador.

Os administradores de divisão não precisam ser membros de todas as equipes de suas respectivas divisões. Os administradores também têm a opção de adicionar às suas divisões qualquer equipe não paga da organização.

Adicionar uma equipe à sua divisão

Adicionar equipes 1

Para adicionar uma ou mais equipes a uma divisão:

  1. Vá até a aba Equipes no Painel do administrador
  2. Selecione Adicionar equipes

Adicionar equipes 2

No pop-up Adicionar equipes:

  1. Selecione as equipes na sua organização que quer adicionar à divisão
  2. Em seguida, clique em Adicionar equipes

Remover uma equipe da sua divisão

Remover uma equipe

Para remover uma equipe de uma divisão:

  1. Passe o mouse sobre uma equipe e clique no ícone de três pontos que é exibido
  2. Selecione Remover a equipe da divisão

Não é possível ter uma equipe na divisão que seja pública para a organização.

Exportar os dados da equipe para um arquivo CSV

Os administradores de uma divisão paga podem exportar a lista das suas equipes para um arquivo CSV a partir da aba Equipes, no Painel do administrador.

exportar CSV

No Painel do administrador:

  1. Navegue até a aba Equipes
  2. Clique em Exportar CSV

Então, você receberá uma mensagem de e-mail com o link para download.

Múltiplos administradores

É possível visualizar e atribuir mais de um administrador nas divisões. Os administradores das divisões podem distribuir as responsabilidades administrativas a outros membros da divisão, e com isso já não precisam fazer parte de todas as equipes da divisão.

Este recurso é ideal para grandes divisões, uma vez que toda a responsabilidade pela sua manutenção não tem que recair sobre uma única pessoa.

conceder acesso de administrador 1

Para conceder o acesso de administrador:

  1. Clique em Editar as configurações do perfil

Em seguida, selecione Administrador no item Participação e depois clique em Salvar alterações.

conceder acesso de administrador 2

Atribuição de acesso administrativo na aba Segurança

Aqui você pode adicionar um administrador e ver todos os administradores da divisão.

acesso administrativo 2

Na aba Segurança do Painel do administrador:

  1. Vá para Configurações adicionais.
  2. Acesse Acesso administrativo e clique na seta

acesso administrativo 2

Aparecerá uma janela pop-up que lhe permitirá Adicionar um administrador. Você será redirecionado para a janela de Membros, onde poderá determinar a quem quer conceder os direitos administrativos.

Você só pode ser administrador de uma equipe da qual já faz parte.

Gerenciar o faturamento de uma divisão

Gestão do faturamento

Na aba Faturamento, você pode:

  1. Visualizar ou editar os detalhes do seu plano
  2. Editar suas informações de pagamento
  3. Visualizar ou fazer download da sua fatura mais recente

Autogestão do faturamento

Os responsáveis pelo faturamento têm acesso total à manutenção dos faturamentos. Eles podem visualizar informações da conta, adicionar e remover vagas, editar detalhes e ainda têm autonomia para administrar a autogeração de faturas.

Também é possível alterar a frequência da geração das faturas de mensal para anual e mudar o responsável pelo faturamento.

Somente o responsável pelo faturamento pode atualizar o tamanho do plano e os detalhes de pagamento, enquanto que os administradores podem adicionar ou remover membros e equipes.

Como adicionar e remover vagas

Na seção Ocupação de vagas, na página de faturamento, você pode: ver quantas vagas ainda restam na sua divisão e quantas existem no seu plano, além de adicionar ou diminuir a quantidade de vagas.

Adicionar ou remover membros em um plano pago com cartão de crédito

cartão de crédito

Adicionar ou remover membros em um plano com pagamento manual

plano manual

Nas Informações de pagamento, na página de Faturamento, você poderá ver se o pagamento do seu plano é feito de forma manual ou com cartão de crédito.

Como ajustar a frequência de cobrança das divisões que fazem autogestão do faturamento

Na aba Faturamento, você pode alternar para um plano anual. Para ajustar, basta clicar no botão Mudar para anual.

mensal-anual

Como transferir a responsabilidade pelo faturamento

A sequência abaixo possibilita que os Responsáveis pelo faturamento transfiram sua responsabilidade sobre o faturamento para outro usuário dentro da divisão. O novo responsável pelo faturamento precisará ser um membro da divisão.

transferência da resp. fat.

Na aba Faturamento, dentro do Painel do administrador:

  1. Navegue até Responsável pelo faturamento e clique em Alterar o responsável pelo faturamento
  2. Digite o nome ou o e-mail do novo Responsável pelo faturamento ou selecione uma opção no menu suspenso
  3. Depois de fazer a sua escolha, clique em Alterar o responsável pelo faturamento para confirmar a ação

transferência da resp. fat.

transferência da resp. fat.

O antigo Responsável pelo faturamento permanecerá sendo um administrador da divisão, mas não terá mais responsabilidade sobre quaisquer itens do faturamento para a conta.

SAML para divisões Enterprise

SAML é um padrão que permite que a Asana seja integrada a sistemas SSO (Single Sign-On), como Okta, OneLogin ou Microsoft Active Directory, controlados por nossos clientes. No passado, o SAML só estava disponível para organizações Enterprise. Ao adquirir um plano de divisão Enterprise, o SAML passará a estar disponível e pode ser habilitado ou exigido para os membros de toda a divisão. Se tiver um plano de divisão Enterprise e quiser habilitar o SAML, preencha o formulário disponível aqui.

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