Painel do administrador

O painel do administrador proporciona a todos os administradores e superadministradores na Asana os recursos administrativos necessários para promover o uso da plataforma nas suas organizações.

Acesso ao painel do administrador da organização

Acesso ao Painel do administrador

Para acessar o painel do administrador:

  1. Clique na sua foto do perfil.
  2. Selecione Painel do administrador no menu suspenso.

Obtenha insights sobre a sua Organização

insights

Na guia Insights, é possível:

  • Compreender como a sua organização está usando a Asana por meio de métricas gerais.
  • Ver os colegas de equipe recentemente adicionados.
  • Ver os membros mais influentes na sua organização (membros ativos com o maior número de convites enviados, equipes criadas e projetos compartilhados na Asana).
  • Com o Business, você pode ver as atividades de engajamento detalhadas ao longo do tempo para identificar as tendências no uso da Asana pela sua organização.

Administrar todos os membros de uma organização

Na guia Membros, é possível ver quantos membros e convidados existem na sua organização Asana, além do número de vagas disponíveis. É possível adicionar membros, conceder acesso de administrador ou remover um membro facilmente sempre que necessário.

Administração de membros

Na guia Membros, é possível:

  1. Convidar novos membros a participarem de uma equipe na sua organização.
  2. Identificar o número de membros, convidados, convites pendentes e vagas disponíveis na sua organização.
  3. Procurar pessoas na sua organização.
  4. Ver o nome de cada pessoa, se é um administrador, membro ou convidado, e quando foi a sua última atividade na organização.
  5. Editar as configurações do perfil ou remover alguém. Para isso, passe o mouse pelo nome da pessoa, clique no ícone de três pontos e selecione uma das opções disponíveis.

Inativar um membro da sua organização

Para remover uma pessoa da sua organização, vá até a guia Membros do painel do administrador.

Encontre o nome da pessoa rolando a tela para baixo ou usando a barra de pesquisa. Quando a encontrar, clique no ícone de três pontos e selecione Remover.

remover membro 1

remover membro 2

Na próxima guia, você poderá:

  1. Escolher o membro a quem você quer reatribuir as tarefas.
  2. Clicar em Remover para confirmar a inativação.

O membro inativado será exibido na sua lista de membros como Removido.

remover membro 3

O que acontece com as tarefas de uma pessoa removida?

Ao remover uma pessoa da sua organização, todas as tarefas atribuídas a ela farão parte de um projeto privado gerado automaticamente. Este projeto pode ser atribuído a quem removeu a pessoa ou a outro membro da sua organização. Isso permite atribuir com facilidade as tarefas que ficaram pendentes para a pessoa apropriada.

Uma solução simples para a reatribuição seria fazer a seleção múltipla das tarefas pertencentes ao membro removido e, assim, fazer ações em massa ou, até mesmo, atribuir-se todas elas ou a outros membros da organização.

O momento da inativação aparecerá na coluna Última atividade.

Restaurar um membro inativado

Para restaurar um membro inativado, procure o nome dessa pessoa na guia Membros, clique no ícone de três pontos e selecione Restaurar.

restaurar 1

Na tela seguinte, selecione Restaurar.

restaurar 2

Caso a reativação não seja bem-sucedida, o administrador da sua organização receberá uma tarefa solicitando que entre em contato com a nossa equipe de Suporte.

Filtrar por tipo de membro

Na guia Membros do painel do administrador, é possível filtrar a lista de membros por tipo de membro. Para isso, clique na seta do menu suspenso ao lado do filtro de tipo de membro e escolha entre Todos, Administradores, Membros, Visitantes, Convidados e Removidos.

filtro de tipo de membro

Acesso a equipes

A guia Acesso a equipes nas Minhas configurações... do membro oferece aos administradores informações sobre as equipes a que esse usuário específico tem acesso, além da possibilidade de editar o status do membro.

Em Editar as configurações do perfil, o administrador pode navegar até as Minhas configurações do membro para acessar e administrar as equipes.

editar as configurações de perfil

Para acessar as Minhas configurações de um membro:

  1. Clique no ícone de três pontos ao lado do nome do membro para visualizar as respectivas opções.
  2. Clique em Editar as configurações de perfil na lista do menu suspenso.

Ali, basta navegar até a aba Acesso a equipes, onde será possível pesquisar as equipes, editar o acesso às equipes e adicionar ou remover membros nas equipes.

acesso a equipes

Clique em Acesso a equipes para:

  1. Visualizar as equipes a que um membro pertence
  2. Adicionar um usuário a qualquer equipe da organização
  3. Desmarcar o nome de um usuário para removê-lo de qualquer equipe
  4. Salvar as alterações depois de modificar

Ordenar os membros por nome, por tipo e por última atividade

ordenar por nome ou atividade

Também é possível ordenar a sua lista de membros, tipo de convidado e última atividade por nome (em ordem alfabética ou alfabética inversa) para ver os acessos frequentes das pessoas na organização ou se há algum convite pendente.

Exportar os dados de associação para CSV

exportar para csv

Para exportar os dados de associação para CSV:

  1. Clique no ícone de três pontos a partir da guia Membros.
  2. Clique em Solicitar um CSV com os membros.

Então, você receberá uma mensagem de e-mail com o link para download.

O arquivo CSV baixado contém os seguintes campos:

  • Nome
  • Endereço de e-mail
  • Departamento
  • Data de admissão na organização
  • Convite recebido de
  • E-mail de quem convidou
  • Data da primeira sessão iniciada
  • Método de autenticação
  • Situação da autenticação multifator
  • Última atividade
  • Tipo
  • Quantidade de equipes
  • Equipes
  • Quantidade de projetos
  • Projetos

Exportar os dados da equipe para um arquivo CSV

Os superadministradores de uma organização ou divisão paga podem exportar a lista das suas equipes para um arquivo CSV a partir da guia Equipes do painel do administrador.

exportar csv da equipe

Para exportar os dados de uma equipe para um arquivo CSV:

  1. Navegue até a aba Equipes
  2. Clique em Exportar CSV

Então, você receberá uma mensagem de e-mail com o link para download.

O arquivo CSV baixado contém os seguintes campos:

  • Equipe
  • Contagem de membros
  • Privacidade
  • Data de criação
  • Descrição
  • Membros (e-mail)
  • Membros com acesso limitado (e-mail)
  • Convite pendente (e-mail)

Os arquivos de exportação em CSV das organizações e divisões permitem aos administradores controlar quais departamentos estão usando a Asana. Assim, podem monitorar a ocupação das vagas e manter o faturamento central dentro do setor de TI. O campo Equipe ou departamento pode ser preenchido automaticamente com a ajuda das nossas integrações SCIM com o Azure AD e o Okta.

Organizações de grande porte podem se beneficiar de arquivos de exportação em CSV para facilitar os acertos departamentais.

Administrar equipes

equipes

Na guia Equipes, é possível:

  1. Criar uma nova equipe na sua organização.
  2. Ver o nome de cada equipe, o número de membros, as permissões de privacidade, a data de criação e o criador.
  3. Editar uma equipe passando o mouse por cima do ícone de três pontos ao lado de “Criado por” e clicando na opção Editar equipe que é exibida.

Configurações de privacidade da equipe

Os superadministradores de organizações Enterprise podem definir um nível de privacidade padrão para as equipes da sua organização.

Uma vez definido, essa será a opção pré-selecionada quando uma nova equipe for criada. Os criadores de equipes continuarão podendo criar equipes com outros níveis de privacidade, conforme desejado.

Para definir as suas configurações de privacidade padrão, navegue até o painel do administrador e clique na guia Segurança. Em seguida, clique em Configurações de privacidade da equipe.

configurações de privacidade da equipe 1

configurações de privacidade da equipe 2

Na aba seguinte, selecione a configuração padrão desejada.

Configurar os períodos

A Asana define um ano fiscal padrão para todas as organizações e anexa períodos de tempo imediatamente às novas metas. Estes períodos ajudam a alinhar a Asana ao seu ano fiscal e podem ser usados para as metas da empresa e da equipe. A data inicial padrão é 1 de janeiro, mas pode ser alterada no painel do administrador.

períodos

No painel do administrador, clique na guia Configurações e depois em Períodos. Em seguida, selecione o período correspondente ao ritmo de operações anual da sua organização e escolha quando esta alteração de período deverá entrar em vigor. Os períodos aplicam-se à organização como um todo e é necessário ser um administrador de âmbito organizacional para atualizá-los. Somente administradores de espaços de trabalho ou de âmbito organizacional podem atualizar os períodos por meio do painel do administrador. Todos os outros administradores devem entrar em contato com o suporte para realizar essas atualizações.

Usuários individuais também podem adicionar períodos às metas existentes de forma manual. Quando os administradores realizam alterações no ano fiscal, estas são aplicadas a todas as metas cujas datas de conclusão não sejam personalizadas ou que são diferentes do intervalo de datas do período.

Gerir as informações de faturamento

O responsável pelo faturamento de uma organização Premium que também for o seu administrador pode acessar os dados de faturamento através do painel do administrador.

informações de faturamento

Na guia Faturamento, é possível:

  1. Modificar o tipo de plano pago.
  2. Ver a utilização de vagas.
  3. Atualizar as informações de faturamento.
  4. Atribuir a responsabilidade pelo faturamento da conta a outra pessoa.
  5. Baixar a fatura mais recente.

Somente o responsável pelo faturamento da organização poderá atualizar as informações de faturamento, atribuir a responsabilidade pelo faturamento a outra pessoa e fazer o download da fatura mais recente.

Visualizar e baixar faturas

Os responsáveis pelo faturamento podem visualizar e baixar todas as faturas passadas.

Em Faturas, na guia Faturamento, você pode visualizar as últimas faturas e ver um histórico de faturas, com a opção de baixar todas as faturas de um ano específico.

Histórico de faturas

Para acessá-lo:

  • Clique em Histórico das faturas
  • Escolha Todas as faturas
  • Clique no símbolo de download para baixar as faturas do ano todo ou selecione um mês específico

todas as faturas

Alterar ou editar o tamanho e o nível do seu plano

No painel do administrador, você pode alterar facilmente o seu plano pago, passando-o da versão Premium à Business, ou vice-versa.

No painel do administrador, clique na guia Faturamento.

Alternar entre Premium e Business

Na guia Faturamento, clique em Alterar plano.

alterar plano

Aqui, você tem a opção de fazer upgrade para o plano Asana Business ou, se estiver atualmente nesse plano, migrar para o Asana Premium.

Depois de escolher o nível desejado, clique em Confirmar e alterar o plano.

escolher plano

Você precisa ser o responsável pelo faturamento do seu plano pago para poder editar o tamanho e o nível desse plano.

Segurança

segurança

Na guia Segurança, os superadministradores podem:

  1. Ativar e desativar o SSO do Google para a organização.
  2. Ativar o SAML para a organização.
  3. Definir os requisitos de senha para os membros da organização e forçar a redefinição de senha para todos os membros.
  4. Ver todos os administradores da organização.

Gerenciar os administradores da organização

No painel do administrador, você pode determinar os administradores e superadministradores da sua organização.

acesso de administrador na aba de segurança

administradores da organização

Os administradores da organização têm acesso para editar a declaração de missão da empresa.

Critérios de segurança de senhas

Para escolher os requisitos mínimos da senha, você pode clicar na guia Segurança no painel do administrador e, depois, em Força da senha.

É possível escolher uma senha simples ou uma senha forte. Uma senha simples deve ter, no mínimo, oito caracteres, ao passo que uma senha forte deverá ter, no mínimo, oito caracteres e incluir, pelo menos, três das seguintes opções: minúsculas, maiúsculas, numerais e caracteres especiais.

força da senha

As modificações da força da senha só afetarão as senhas criadas desse momento em diante.

Aplicativos móveis

Os controles de dados móveis estão disponíveis para os clientes Enterprise.

Aumente a segurança dos aplicativos Asana para dispositivos móveis (iOS e Android) e proteja os dados da sua organização, viabilizando o trabalho e a colaboração da sua equipe de qualquer lugar.

aplicativos móveis

Os superadministradores podem utilizar os seguintes controles de dados móveis para a sua organização:

Autenticação por biometria

Ao ativar a autenticação por biometria, os usuários poderão desbloquear a Asana em dispositivos móveis usando o reconhecimento facial ou impressão digital. É possível determinar a frequência com que os usuários devem refazer a autenticação.

Permissões para anexos

Restrinja os downloads ou a capacidade de compartilhar anexos na Asana por meio de dispositivos móveis.

Permissões de widget

Restrinja o widget de tela inicial da Asana em dispositivos móveis para impedir que os usuários visualizem tarefas diretamente na tela inicial do dispositivo.

E-mail para contato sobre segurança

Os superadministradores de organizações pagas podem adicionar um e-mail para contato sobre segurança no seu próprio painel do administrador para receberem atualizações da Asana. Este recurso permite que a Asana saiba para onde enviar tais comunicados importantes.

Para usá-lo, os superadministradores de divisões pagas devem entrar em contato com a equipe de suporte (support@asana.com).

Inicie a sessão na conta da Asana com as credenciais de superadministrador da sua organização paga. Em seguida, acesse o painel do administrador e clique em Segurança na barra lateral; depois, clique em E-mail para contato sobre segurança.

Insira o endereço de e-mail que a Asana deve usar para enviar comunicados sobre segurança.

SSO do Google

sso

Os superadministradores devem primeiro iniciar sessão com a sua conta do Google para habilitar o SSO do Google. Se você fez login com e-mail e senha, basta sair e entrar novamente clicando no botão Usar conta do Google.

sso

Ao clicar em Autenticação pelos aplicativos do Google, na guia Segurança, é possível:

  1. Definir o Sign-in do Google como opcional ou obrigatório para todos os membros.
  2. Depois de escolher uma opção, clique em Salvar a configuração.

Os convidados de uma organização podem iniciar sessão com e-mail e senha, mesmo que o SSO do Google seja obrigatório para os membros.

SAML

As organizações Enterprise também podem ativar o SAML na guia Segurança do painel do administrador.

saml

ativar

Tempo-limite da sessão SAML

Os superadministradores podem definir, no painel do administrador, o tempo-limite da sessão, que pode ser entre uma hora e 30 dias. Ao fim do tempo-limite, a sessão será encerrada automaticamente e os membros deverão fazer login novamente.

tempo da sessão SAML esgotado

Nome da organização e domínios de e-mail verificados

segurança

Na aba de Configurações, é possível:

  1. Mudar o nome da organização
  2. Ver e modificar a lista de domínios verificados da sua organização
  3. Solicitar a exportação de todos os dados da sua organização como um arquivo JSON

Exportação de domínio

Os superadministradores podem solicitar a exportação de todos os dados da sua organização como um arquivo JSON. Isso pode ser feito a partir da guia Configurações do painel do administrador. Observe que a exportação de domínio é uma funcionalidade do plano Enterprise.

exportar

Os superadministradores podem optar por exportar somente o texto ou exportar texto e anexos.

anexos

Alguns tipos de anexo, como transcrições de vídeos, imagens de capa em formulários e fotos de perfil de usuário, não são incluídos na exportação do anexo. Caso você precise de dados que não foram exportados, por favor, fale conosco.

Gerir aplicativos e integrações

aplicativos

Na guia Aplicativos, os superadministradores podem:

  1. Ver as integrações com a Asana recomendadas.
  2. Procurar e explorar aplicativos no nosso diretório.
  3. Com o plano Enterprise, podem autorizar e desautorizar as contas de serviço.

Acessar os recursos e responder perguntas sobre o produto

recursos

Na guia Recursos, é possível:

  • Orientar a equipe com tutoriais e dicas de integração para ajudá-la a começar a usar a Asana.
  • Procurar recursos para ajudar a sua equipe a dominar e descobrir novas maneiras de usar a Asana.
  • Explorar e compreender os recursos administrativos.

Desativar a anexação de arquivos

A opção de desativar a anexação de arquivos é um recurso Enterprise.

Para mais informações, confira aqui o artigo do Guia.

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