Gerenciar uma equipe

Membros da equipe

As equipes são subgrupos de pessoas na sua organização que colaboram em projetos. Cada equipe tem seus próprios membros e projetosprojetos Os projetos são listas de tarefas. Saiba mais . Os membros de acesso limitado, que não têm acesso a todos os projetos da sua equipe, podem ser vistos na aba Membros das configurações da equipe.

Membros de acesso limitado podem ver os projetos e tarefas em que foram adicionados, mas não têm acesso a conversas ou a outros projetos da equipe.

configurações dos membros da equipe

Para acessar os membros da equipe:

  • Clique no ícone de três pontos que aparece no lado oposto do nome da sua Equipe
  • Clique em Editar configurações da equipe

configurações dos membros da equipe

Vá até a aba Membros, onde você verá uma lista completa dos membros, incluindo aqueles com acesso limitado. Se você for um membro da equipe com acesso completo, poderá conceder acesso completo aos membros da lista que tiverem acesso limitado.

Clique em Ver todos os membros no ícone de três pontos para acessar as Configurações da equipe

Adicionar uma pessoa como seguidora ou responsável por uma tarefa num projeto da equipe não a adicionará à lista de membros da equipe. Ela precisará ser adicionada como membro do projeto.

Como membro da equipe, você pode:

  • Acessar todos os projetos públicos da sua equipe
  • Ajustar as configurações de permissão da equipe
  • Convidar membros para a sua equipe
  • Remover membros da sua equipe
  • Renomear a sua equipe
  • Ver todas as conversasconversas As conversas são como os usuários se comunicam na Asana. Comece uma conversa na página de qualquer projeto ou equipe. Saiba mais da equipe
  • Acessar o calendário da equipe

Aprovar solicitações de participação da equipe

Quando alguém envia uma solicitação para participar da equipe, esta deve ser aprovada para que a pessoa se torne um membro.

Participação por solicitação

Para aprovar solicitações de participação na equipe:

  1. Clique em Revisar e aprovar

Os membros da equipe também receberão uma notificação na parte superior da tela, indicando que há um novo membro de equipe aguardando aprovação.

aprovar uma solicitação

Na tela de solicitações de membros, você pode selecionar Aprovar ou Negar ao lado do nome de qualquer pessoa.

Equipes públicas não precisam de aprovações.

Notificações de solicitação de associação

É padrão que todos os membros da equipe recebam uma notificação por e-mail quando houver uma solicitação para participar da equipe, e qualquer membro pode aprová-la. No entanto, você pode limitar essas notificações por e-mail a um determinado grupo de membros.

Todos os membros da equipe ainda vão poder aprovar as solicitações mesmo que você limite quem vai receber as notificações por e-mail.

notificações de solicitação de participação

Para limitar as notificações de solicitação de associação:

  1. Acesse as configurações da equipeconfigurações da equipe As configurações da equipe são ajustes que afetam apenas uma equipe, não uma Organização inteira. Saiba mais
  2. Navegue para a aba Avançado
  3. Clique no botão circular Apenas os membros selecionados são notificados para aprovar novos membros
  4. Insira os nomes dos membros que devem ser notificados quando houver novas solicitações de associação

As configurações para as notificações de pedido de associação estão disponíveis apenas para as equipes configuradas para receber participações por solicitação.

Convidar alguém para uma equipe

Convide alguém para uma equipe na sua organização para lhe conceder acesso aos projetos da equipe.

convidar para uma equipe

Você pode convidar alguém para a sua equipe clicando no botão Convidar no cabeçalhocabeçalho O cabeçalho faz parte da interface do usuário, entre a barra superior e o painel principal, e permite que os usuários naveguem entre os projetos. Saiba mais da página da equipe

Depois, insira o nome ou endereço de e-mail da pessoa para convidá-la para a equipe.

Você também pode convidar alguém para uma equipe clicando no ícone + ao lado do nome da equipe na barra lateral ou usando o multibotão.

Remover alguém de uma equipe

Remova alguém da sua equipe se não quiser que a pessoa tenha acesso aos projetos e conversas da equipeconversas da equipe Você pode iniciar uma Conversa da equipe para fazer um comunicado, discutir vários projetos ou compartilhar informações relacionadas à equipe. Saiba mais .

Saiba mais sobre como remover alguém da sua organização neste artigo.  

remover de uma equipe

Para remover alguém de uma equipe:

  1. Vá até a aba Membros nas Configurações da equipe
  2. Passe o ponteiro do mouse sobre o nome da pessoa e clique no botão Remover que é exibido

O que acontece às tarefas atribuídas aos membros removidos de uma equipe numa organização?

Os membros ainda terão acesso às tarefas que lhes foram atribuídas. Todas as tarefas que estiverem atribuídas a eles nos projetos da equipe permanecerão inalteradas.

É apenas quando os membros são removidos da organização que as suas tarefas são colocadas num projeto à disposição do administrador.

Depois de remover alguém da sua organização, todas as tarefas atribuídas a essa pessoa farão parte de um projeto privado criado para você.

Acesso aos projetos depois de ser removido de uma organização

Os membros deixarão de ter acesso a todos os projetos da equipe da qual tenham sido removidos.

Se a equipe requer solicitação para participar ou for do tipo oculta, ou ainda se o projeto for privado dentro de uma equipe pública, os membros deixarão de ter acesso aos seus projetos.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

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Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.