Gerenciando uma organização

As contascontas Quando alguém se cadastra na Asana, eles começam com uma conta. Apenas um único usuário pode acessar uma conta. Consulte Mais informação Asana são gratuitas e vinculadas aos indivíduos. Essas contas concedem acesso a espaços de trabalhoespaços de trabalho Um Espaço de trabalho é um grupo de pessoas e projetos na Asana que não requer uma empresa ou um domínio de e-mail personalizado. Consulte Mais informação compartilhados e organizações para que você possa colaborar com outros usuários Asana.

Com uma conta Asana, você pode criar espaços de trabalho e organizações, ou pode participar de vários deles, para colaborar com diversos grupos de usuários Asana. Os espaços de trabalho e organizações aos quais você pertence são entidades distintas, cada uma com um conjunto de pessoas, projetos e tarefas.

Como cada espaço de trabalho e organização são entidades distintas, seus colegas não podem ver os outros espaços de trabalho e organizações que você fizer parte, e vice-versa. Saiba mais sobre a privacidade para esses espaços aqui.

diagrama de uma conta

Saiba mais sobre as configurações de permissão de seus projetos e tarefas dentro de cada um dos seus espaços de trabalho e organizações aqui.  

O que é uma organização?

Com as organizações da Asana, todos os funcionários da sua empresa estão conectados em um único lugar, com base apenas no domínio do e-mail da sua empresa, que é comum a todos.

Dentro de uma organização, você e seus colegas podem se dividir em equipesequipes Uma equipe é um grupo de pessoas em uma Organização que trabalham juntos em um grupo de projetos. Consulte Mais informação  e trabalhar juntos em projetosprojetos Os projetos são listas de tarefas. Consulte Mais informação e tarefastarefas As tarefas são a unidade básica de trabalho na Asana. Elas podem representar qualquer tipo de trabalho, dividir o trabalho em partes menores ou armazenar informações. Consulte Mais informação .

diagrama da organização

Se você ou sua empresa não contam com um domínio de e-mail único e comum a todos, vocês podem se ajudar em um espaço de trabalho.

Pessoas na sua organização

Existem diferentes tipos de pessoas nas organizações: membros das organizações, convidados das organizações e membros de acesso limitado. Funcionários internos se tornam membros da sua organização, e colaboradores externos serão convidados dentro da organização.

Por exemplo, michael@suaempresa.com é membro da organização suaempresa.com, enquanto uma pessoa que tenha outro endereço de e-mail (como @gmail.com ou @outraempresa.com) é um convidado da organização suaempresa.com.

Você não pode converter um membro da organização em um convidado. A associação a uma organização é determinada automaticamente pelo endereço de e-mail da pessoa.

Membros da organização

A associação a uma organização é baseada no domínio vinculado ao seu endereço de e-mail. Para ser um membro de uma organização, seu endereço de e-mail @ deve ter um domínio aprovado pela organização.

As pessoas que se cadastrarem na Asana usando um endereço de e-mail @ que tenha um domínio aprovado pela sua organização, tornam-se membros da sua organização automaticamente.

O membro de uma organização pode:

  • Criar novas equipesequipes Uma equipe é um grupo de pessoas em uma Organização que trabalham juntos em um grupo de projetos. Consulte Mais informação
  • Ver uma lista completa das equipes que ele pode solicitar participação dentro de uma organização
  • Ver nomes e endereços de e-mail de outros membros e convidados na organização
  • Acessar projetosprojetos Os projetos são listas de tarefas. Consulte Mais informação e tarefastarefas As tarefas são a unidade básica de trabalho na Asana. Elas podem representar qualquer tipo de trabalho, dividir o trabalho em partes menores ou armazenar informações. Consulte Mais informação  públicas na organização.

Os membros que se juntaram à sua organização automaticamente precisam fazer uma solicitação ou receber um convite para participar de uma das suas equipes, para poder colaborar com seus projetos e tarefas que não tenham sido definidos como públicos. Saiba mais aqui.

Convidados da organização

Você pode colaborar com clientes, terceiros, consumidores ou qualquer pessoa que não tenha um endereço de e-mail com um domínio aprovado pela organização (ex: @gmail.com ou @yahoo.com). Essas pessoas se tornam convidados da organização. Os convidados têm acesso limitado em sua organização e podem ver apenas o que é compartilhado com eles.

Um convidado da organização só pode fazer parte de equipes se receber um convite. Eles não podem criar, visualizar, ou fazer uma solicitação para participar de outras equipes.

Os convidados da organização podem convidar outros convidados para a sua organização ao compartilhar os projetos e tarefas que eles receberam acesso.

Identificando membros e convidados

identificação de convidado

Os convidados têm um ícone em forma de globo ao lado de seu nome na barra lateral.

Membros com acesso limitado

Cada equipe tem seus próprios membros e projetos. Os membros de acesso limitado não têm acesso a todos os projetos na sua equipe, e aparecem nas configurações da equipe da guia Membros.

Membros de acesso limitado podem ver os projetos e tarefas em que foram adicionados, mas não têm acesso a conversas ou a outros projetos da equipe.

Os membros de acesso limitado precisam ser incluídos no seu plano caso decida fazer upgrade de uma equipe dentro de sua organização para a Asana Premium.

Participe de uma organização existente

Existem duas formas de participar de uma organização que outra pessoa da sua empresa criou:

  1. Cadastre-se na Asana com o endereço de e-mail da sua empresa. Você participará da organização automaticamente
  2. Peça para alguém da organização existente convidarconvidar Convidar um usuário permite que você coloque pessoas em uma equipe compartilhada em uma Organização para começarem a colaborar com os outros membros. Consulte Mais informação  você para a equipe
  3. Se você estiver usando a Asana com outro endereço de e-mail, adicione seu endereço de e-mail corporativo a sua conta Asana e você irá participar da organização automaticamente

Convide pessoas para sua organização

Você pode adicionar uma pessoa a sua organização ao convidá-la para uma de suas equipes.

Saia de uma organização

sair da organização

Para sair de uma organização:

  1. Clique na sua foto de perfil
  2. No menu suspenso, clique em Mais
  3. Selecione Remover-me desta organização

Se você for membro de uma organização, essa ação removerá seu endereço de e-mail vinculado à organização de sua conta Asana. Antes de sair, primeiro adicione um endereço de e-mail pessoal em sua conta para que você possa continuar a acessar sua conta Asana.

Ao remover um endereço de e-mail corporativo da sua conta você será removido da organização.

Remova alguém de uma organização

Você pode remover qualquer usuário de sua organização. Assim você cortar acesso da pessoa à organização, aos projetos e às tarefas nela existentes.

Quando uma pessoa é removida da organização, as tarefastarefas As tarefas são a unidade básica de trabalho na Asana. Elas podem representar qualquer tipo de trabalho, dividir o trabalho em partes menores ou armazenar informações. Consulte Mais informação , os projetosprojetos Os projetos são listas de tarefas. Consulte Mais informação , as conversasconversas As conversas são como os usuários se comunicam na Asana. Comece uma conversa na página de qualquer projeto ou equipe. Consulte Mais informação , os anexosanexos Um arquivo anexado a uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação e os comentárioscomentários Comente em uma tarefa ou conversa para oferecer ajuda, responder perguntas e ajudar com o andamento do trabalho. Consulte Mais informação  criados por ela permanecem inalterados, mas as tarefas atribuídas ficarão sem atribuição.

Para garantir que nenhuma tarefa desapareça, é uma boa ideia ir até as Minhas tarefas da pessoa e reatribuirreatribuir A pessoa responsável pela tarefa ou subtarefa. O sistema Asana só permite um responsável por tarefa ou subtarefa. Consulte Mais informação  suas tarefas antes da remoção do usuário.

Observe que desprovisionar um usuário da sua Organização fará com que seu endereço de e-mail empresarial seja removido de sua conta. Se voltar a ser adicionado à mesma conta, o e-mail empresarial reaparecerá na sua Organização. Além disso, se o usuário não tiver outro endereço de e-mail associado à sua conta Asana, o seu desprovisionamento pode deixar o usuário incapaz de acessar a Asana.

Para remover uma pessoa de uma organização:

  • Você deve ser membro da organização
  • Você e a pessoa que deseja remover devem pertencem a mesma equipeequipe Uma equipe é um grupo de pessoas em uma Organização que trabalham juntos em um grupo de projetos. Consulte Mais informação .

Se vocês não estiverem na mesma equipe, ou se você já tiver removido a pessoa equipe, convide-a para a equipe com o propósito de removê-la da organização imediatamente depois.

remoção

Quando vocês forem membros da mesma equipe, siga estas instruções para remover a pessoa da organização:

  • Passe o cursor sobre o nome da equipe na barra lateral
  • Clique no ícone de engrenagem
  • Selecione Editar configurações da equipe
  • Navegue para a guia Membros
  • Passe o cursor sobre o nome e endereço de e-mail do membro desejado
  • Selecione Remover (esse botão aparecerá como Cancelar convite caso o usuário ainda não tenha aceitado o convite)
  • Selecione Remover acesso para remover a pessoa da equipe
  • Clique em Desprovisionar para removê-la da organização

Em organizações Premium, apenas os administradores podem desprovisionar membros. Saiba como aqui.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.