Gestão de uma organização

As contas na Asana são gratuitas e vinculadas aos indivíduos. Elas concedem acesso a organizações e espaços de trabalho compartilhados para permitir a colaboração com outros usuários Asana.

Com uma única conta Asana, você pode criar ou participar de múltiplos espaços de trabalho e organizações para colaborar com grupos distintos de usuários Asana. Os espaços de trabalho e as organizações a que você pertence são entidades distintas, cada uma com um conjunto de pessoas, projetos e tarefas específicos.

Como cada espaço de trabalho e organização é uma entidade distinta, os seus colegas não podem ver os outros espaços de trabalho e organizações dos quais você faz participa, e vice-versa. Saiba mais sobre a privacidade entre os espaços aqui.

diagrama de uma conta

Leia sobre as configurações de permissão dos projetos e tarefas em cada um dos seus espaços de trabalho e organizações.  

O que é uma organização?

As organizações conectam todos os funcionários da sua empresa que usam a Asana em um único lugar, com base no endereço de domínio do e-mail da sua empresa, que é comum a todos.

Na organização, você e os seus colegas podem se dividir em equipes para colaborar nos projetos e tarefas.

diagrama da organização

Se você ou a sua empresa não contam com um endereço de domínio de e-mail único e comum a todos, vocês podem colaborar em um espaço de trabalho.

As pessoas na sua organização

Existem diferentes tipos de pessoas nas organizações: membros das organizações, convidados das organizações e membros com acesso limitado. Os funcionários internos se tornam membros na sua organização e os colaboradores externos participam como convidados.

Por exemplo, michel@suaempresa.com é membro da organização suaempresa.com, enquanto uma pessoa com outro endereço de e-mail (como @gmail.com ou @outraempresa.com) é um convidado da organização suaempresa.com.

Você não pode converter um membro da organização em um convidado. A associação a uma organização é determinada automaticamente pelo endereço de e-mail da pessoa.

Membros da organização

A associação a uma organização é baseada no domínio vinculado ao seu endereço de e-mail. Para ser um membro numa organização, o seu endereço de e-mail deve conter um domínio aprovado pela organização.

As pessoas que se cadastram na Asana usando um endereço de e-mail com um domínio aprovado pela sua organização tornam-se automaticamente membros plenos da organização.

Um membro pleno da organização pode:

  • Criar novas equipes
  • Ver uma lista completa das equipes na organização, nas quais pode pedir para entrar.
  • Ver os nomes e endereços de e-mail de outros membros e convidados da organização através das configurações das respectivas equipes. Os administradores de organizações Premium também podem ver uma lista completa de membros e convidados da organização nas configurações da sua organização.
  • Acessar projetos e tarefas que são públicos para a organização.

Os membros que são automaticamente adicionados a uma organização precisam fazer uma solicitação ou receber um convite para participar de uma das suas equipes para poder colaborar nos projetos e tarefas que não estiverem definidos como públicos. Saiba mais aqui.

Convidados da organização

Você pode colaborar com clientes, terceirizados, consumidores ou qualquer outra pessoa com um domínio de e-mail não aprovado pela organização (ex: @gmail.com ou @yahoo.com). Essas pessoas se tornam convidados da organização com acesso limitado e podem ver apenas o que é compartilhado com elas.

Um convidado da organização só pode participar de equipes se receber convites específicos. Os convidados não podem criar equipes ou ver e pedir para participar de qualquer outra equipe.

Os convidados da organização podem convidar outras pessoas compartilhando os projetos e tarefas a que tiverem acesso.

Identificando membros e convidados

identificação de convidado

Os convidados têm um ícone em forma de globo ao lado do seu nome na lista de membros.

Membros de acesso limitado

Cada equipe tem os seus próprios membros e projetos. Os membros com acesso limitado não têm acesso a todos os projetos na sua equipe e são identificados na aba de membros das configurações da equipe.

Membros com acesso limitado podem ver os projetos e tarefas a que foram adicionados, mas não têm acesso a conversas ou a outros projetos da equipe.

Os membros com acesso limitado precisam ser incluídos no seu plano ao fazer upgrade de uma equipe dentro da organização para um plano Asana Premium.

Participar de uma organização existente

Existem duas formas de participar de uma organização que outra pessoa da sua empresa criou:

  1. Fazer o cadastro na Asana com o endereço de e-mail da sua empresa. Você participará da organização automaticamente.
  2. Pedir que alguém da organização convide você a participar de uma equipe.
  3. Se você já usar a Asana com outro endereço de e-mail, adicione o respectivo endereço de e-mail corporativo à sua conta Asana. Assim, você participará da organização automaticamente.

Convidar pessoas para a sua organização

É possível adicionar alguém à sua organização convidando essa pessoa para uma das suas equipes.

Os convites por links compartilháveis facilitam o convite de um número de pessoas para uma equipe ou projeto. Os usuários podem compartilhar os links por inúmeros canais (e-mail, Slack, texto, etc.). Além disso, podem publicá-los na Wiki de integração da sua equipe ou em um Documento Google.

O convite por link compartilhável deve ser usado para membros, e a opção por e-mail deve ser usada para convidados.

Convidar para um projeto por meio de um link

Compartilhar um projeto

Para compartilhar um projeto:

  1. Clique no ícone Compartilhar com o projeto aberto.
  2. Copie o link.

Ao participar de um projeto por meio de um convite com link compartilhável, o convidado receberá as permissões padrão para editar/comentar nesse projeto.

Convidar para uma equipe por meio de um link

convidar pessoas para uma equipe

Para convidar alguém para uma equipe:

  1. Encontre o nome da equipe na seção Equipes da barra lateral. Clique no ícone + e selecione Convidar pessoas.
  2. Acesse a aba Convidar com link.
  3. Selecione uma equipe da lista no menu suspenso.
  4. Copie o link para convidar as pessoas para a sua equipe.

Use também o botão de adição rápida para convidar pessoas para a organização com um link compartilhável.

convidar pessoas usando o botão de adição rápida

Para convidar para uma equipe usando o botão de adição rápida:

Clique no botão de adição rápida e selecione Convite no menu suspenso. Uma janela pop-up se abrirá com a opção de convidar pessoas para a organização por meio de um link.

Adicionar convidados

Se quiser incluir convidados no seu projeto ou equipe, use a opção Convidar por e-mail.

Convidados da organização não podem participar de equipes ou projetos por meio dos convites por links compartilháveis; essa possibilidade está disponível apenas a membros que tenham endereços de e-mail com o endereço de domínio da organização. Para incluir convidados, selecione Convidar por e-mail.

Desativar o link

Ao clicar para desativar, o link será desativado permanentemente. Ninguém poderá usá-lo outra vez.

desativar o link

Sair de uma organização

sair da organização

Para sair de uma organização:

  1. Clique na sua foto de perfil.
  2. No menu suspenso, passe o cursor sobre Mais.
  3. Selecione Remover-me desta organização.

Se você for membro de uma organização, essa ação removerá da sua conta Asana o endereço de e-mail corporativo vinculado à organização. Antes de sair, primeiro adicione um endereço de e-mail pessoal à sua conta para poder continuar acessando a sua conta Asana.

Ao remover um endereço de e-mail corporativo da sua conta, você efetivamente se remove da respectiva organização.

Remover alguém de uma organização

Você pode remover qualquer usuário da sua organização, o que impedirá o acesso da pessoa à organização, aos projetos e às tarefas nela existentes.

Quando alguém é removido da sua organização, da tarefa ou do projeto, as mensagens, os arquivos e os comentários que a pessoa criou permanecem inalterados, mas as tarefas atribuídas a tal pessoa ficarão desatribuídas.

Para se assegurar de que nenhuma tarefa importante fique por fazer, é recomendável ir até a página de Minhas tarefas dessa pessoa e reatribuir as suas tarefas antes de a remover.

Observe que a remoção de um usuário da sua organização fará com que o endereço de e-mail empresarial seja removido da conta dessa pessoa. Se o e-mail em questão for readicionado à conta desse membro, ele reaparecerá na sua organização. Além disso, se o usuário não tiver outro endereço de e-mail associado à conta Asana, a sua remoção poderá impedi-lo de acessar a Asana.

Para remover uma pessoa de uma organização:

  • Você deve ser membro da organização.
  • Você e a pessoa que deseja remover devem pertencem à mesma equipe.

Se vocês não estiverem na mesma equipe ou se a pessoa já tiver sido removida da equipe, convide-a para a equipe. Depois, você poderá removê-la imediatamente da organização.

remoção

Siga estas instruções para remover um membro de equipe da organização:

  • Passe o cursor sobre o nome da equipe na barra lateral.
  • Clique no ícone dos três pontos.
  • Selecione Editar configurações da equipe
  • Vá até a aba Membros.
  • Passe o cursor sobre o nome e endereço de e-mail do membro desejado.
  • Selecione Remover (este botão irá aparecer como Cancelar convite se o usuário ainda não tiver aceitado o convite).
  • Selecione Remover acesso para remover a pessoa da equipe.
  • Clique em Remoção para removê-la da organização.

Em organizações Premium, somente os administradores podem remover membros.

Termos de uso aceitável para convidados

Os convidados estão sujeitos à cláusula 2.4(b) do acordo de subscrição e do acordo principal de subscrição da Asana. As contas convidadas são destinadas à colaboração com parceiros de negócios externos, como clientes e fornecedores. Os clientes que utilizam os serviços da Asana não estão autorizados a oferecer acesso convidado a funcionários diretos ou a funcionários de afiliados, para os quais devem ser adquiridas licenças de usuários finais.

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