Gestão de uma organização

As contas na Asana são gratuitas e vinculadas aos indivíduos. Elas concedem acesso a organizações e espaços de trabalho compartilhados para permitir a colaboração com outros usuários Asana.

Com uma única conta Asana, você pode criar ou participar de múltiplos espaços de trabalho e organizações para colaborar com grupos distintos de usuários Asana. Os espaços de trabalho e as organizações a que você pertence são entidades distintas, cada uma com um conjunto de pessoas, projetos e tarefas específicos.

Como cada espaço de trabalho e organização é uma entidade distinta, os seus colegas não podem ver os outros espaços de trabalho e organizações dos quais você faz participa, e vice-versa. Saiba mais sobre a privacidade entre os espaços aqui.

Leia sobre as configurações de permissão dos projetos e tarefas em cada um dos seus espaços de trabalho e organizações.  

O que é uma organização?

As organizações conectam todos os funcionários da sua empresa que usam a Asana em um único lugar, com base no endereço de domínio do e-mail da sua empresa, que é comum a todos.

Na organização, você e os seus colegas podem se dividir em equipes para colaborar nos projetos e tarefas.

Se você ou a sua empresa não contam com um endereço de domínio de e-mail único e comum a todos, vocês podem colaborar em um espaço de trabalho.

As pessoas na sua organização

Existem diferentes tipos de pessoas nas organizações: membros das organizações, convidados das organizações e membros com acesso limitado. Os funcionários internos se tornam membros na sua organização e os colaboradores externos participam como convidados.

Por exemplo, michel@suaempresa.com é membro da organização suaempresa.com, enquanto uma pessoa com outro endereço de e-mail (como @gmail.com ou @outraempresa.com) é um convidado da organização suaempresa.com.

Você não pode converter um membro da organização em um convidado. A associação a uma organização é determinada automaticamente pelo endereço de e-mail da pessoa.

Membros da organização

A associação a uma organização é baseada no domínio vinculado ao seu endereço de e-mail. Para ser um membro numa organização, o seu endereço de e-mail deve conter um domínio aprovado pela organização.

As pessoas que se cadastram na Asana usando um endereço de e-mail com um domínio aprovado pela sua organização tornam-se automaticamente membros plenos da organização.

Um membro pleno da organização pode:

• Criar novas equipes.
• Ver uma lista completa das equipes na organização nas quais pode pedir para entrar.
• Ver os nomes e endereços de e-mail de outros membros e convidados da organização através das configurações das respectivas equipes. Os administradores de organizações Premium também podem ver uma lista completa de membros e convidados da organização nas configurações da sua organização.
• Acessar projetos e tarefas que são públicos para a organização.

Os membros que são automaticamente adicionados a uma organização precisam fazer uma solicitação ou receber um convite para participar de uma das suas equipes para poder colaborar nos projetos e tarefas que não estiverem definidos como públicos. Saiba mais aqui.

Convidados da organização

Você pode colaborar com clientes, terceirizados, consumidores ou qualquer outra pessoa com um domínio de e-mail não aprovado pela organização (ex: @gmail.com ou @yahoo.com). Essas pessoas se tornam convidados da organização com acesso limitado e podem ver apenas o que é compartilhado com elas.

Um convidado da organização só pode participar de equipes se receber convites específicos. Os convidados não podem criar equipes ou ver e pedir para participar de qualquer outra equipe.

Os convidados da organização podem convidar outras pessoas compartilhando os projetos e tarefas a que tiverem acesso.

Identificando membros e convidados

Membros de acesso limitado

Cada equipe tem os seus próprios membros e projetos. Os membros com acesso limitado não têm acesso a todos os projetos na sua equipe e são identificados na aba de membros das configurações da equipe.

Membros com acesso limitado podem ver os projetos e tarefas a que foram adicionados, mas não têm acesso a conversas ou a outros projetos da equipe.

Os membros com acesso limitado precisam ser incluídos no seu plano ao fazer upgrade de uma equipe dentro da organização para um plano Asana Premium.

Participar de uma organização existente

Existem duas formas de participar de uma organização que outra pessoa da sua empresa criou:

1. Fazer o cadastro na Asana com o endereço de e-mail da sua empresa. Você participará da organização automaticamente.
2. Pedir que alguém da organização convide você a participar de uma equipe.
3. Se você já usar a Asana com outro endereço de e-mail, adicione o endereço de e-mail corporativo relacionado a essa organização à sua conta Asana. Assim, você participará da organização automaticamente.

Criar uma organização

Crie uma organização na Asana de uma das formas a seguir. Alguns usuários terão de usar a opção fale conosco para solicitar suporte.

Ao criar uma organização, todas as pessoas que estão na Asana e usam o mesmo domínio de e-mail da sua empresa são afetadas.

Ser o primeiro da sua empresa a se cadastrar

Cadastre uma nova conta da Asana com o endereço de e-mail da sua empresa e nós criaremos automaticamente uma organização com base no domínio do e-mail.

Em alguns casos, essa forma de cadastro criará um espaço de trabalho em vez de uma organização. Se isso ocorrer, você pode converter o seu espaço de trabalho em organização.

Criar organizações adicionais

É possível criar e participar de mais de uma organização com a mesma conta. Se você tiver outro endereço de e-mail corporativo, adicione-o à sua conta e siga estes passos para criar uma nova organização.

Cada organização deve estar associada a um domínio de e-mail exclusivo. Apenas quem tiver o mesmo domínio de e-mail corporativo associado à própria conta da Asana se tornará membro da sua organização.

Adicionar ou alterar o domínio de e-mail da sua organização

Se você deseja adicionar um domínio de e-mail à sua organização (por exemplo, se a sua empresa mudou de acme.com para acmeprime.com), antes de entrar em contato com a nossa equipe de suporte, adicione o novo endereço de e-mail à sua conta Asana.

Primeiro adicione o novo endereço de e-mail da empresa à sua conta, depois preencha este formulário de suporte para que possamos realizar as alterações necessárias na sua organização.

A maioria das solicitações é processada em até 3 dias úteis. Um integrante da nossa equipe entrará em contato com você depois que a sua organização tiver sido atualizada, ou caso precisemos de mais informações.

Entre em contato conosco assim que você souber da mudança de domínio de e-mails. É mais fácil realizar as alterações enquanto o domínio antigo e o novo estão ativos simultaneamente.

Convidar pessoas para a sua organização

É possível adicionar alguém à sua organização convidando essa pessoa para uma das suas equipes.

Convites por links compartilháveis

Os convites por links compartilháveis facilitam o convite de um número de pessoas a uma equipe ou projeto. Os usuários podem compartilhar os links por inúmeros canais (e-mail, Slack, texto, etc.). Além disso, podem publicá-los na Wiki de integração da sua equipe ou em um Documento Google.

O convite por link compartilhável deve ser usado para membros, e a opção por e-mail deve ser usada para convidados.

Convidar para um projeto por meio de um link

Convidar a uma equipe por meio de um link

Use também o botão de adição rápida para convidar pessoas para a organização com um link compartilhável.

Adicionar convidados

Se quiser incluir convidados no seu projeto ou equipe, use a opção Convidar por e-mail.

Convidados da organização não podem participar de equipes ou projetos por meio dos convites por links compartilháveis. Essa possibilidade está disponível apenas a membros que tenham endereços de e-mail correspondentes ao domínio de e-mail da organização. Para incluir convidados, selecione Convidar por e-mail.

Desativar o link

Ao clicar para desativar, o link será desativado permanentemente. Ninguém poderá usá-lo outra vez.

Sair de uma organização

Se você for membro de uma organização, essa ação removerá da sua conta Asana o endereço de e-mail corporativo vinculado à organização. Antes de sair, primeiro adicione um endereço de e-mail pessoal à sua conta para poder continuar acessando a sua conta Asana.

Ao remover um endereço de e-mail corporativo da sua conta, você efetivamente se remove da respectiva organização.

Remover alguém de uma organização

Você pode remover qualquer usuário da sua organização, o que impedirá o acesso da pessoa à organização, aos projetos e às tarefas nela existentes.

Quando alguém é removido da sua organização, da tarefa ou do projeto, as mensagens, os arquivos e os comentários que a pessoa criou permanecem inalterados, mas as tarefas atribuídas a ela ficarão desatribuídas.

Para se assegurar de que nenhuma tarefa importante fique por fazer, é recomendável ir até a página de Minhas tarefas dessa pessoa e reatribuir as suas tarefas antes de a remover definitivamente.

Observe que a remoção de um usuário da sua organização fará com que o endereço de e-mail empresarial seja removido da conta dessa pessoa. Se o e-mail em questão for readicionado à conta desse membro, ele reaparecerá na sua organização. Além disso, se o usuário não tiver outro endereço de e-mail associado à conta Asana, a sua remoção poderá impedi-lo de acessar a Asana.

Para remover uma pessoa de uma organização:

• Você deve ser membro da organização.
• Você e a pessoa que deseja remover devem pertencem à mesma equipe.

Se vocês não estiverem na mesma equipe ou se a pessoa já tiver sido removida da equipe, convide-a para a equipe. Imediatamente depois, você poderá removê-la da organização.

Em organizações Premium, somente os administradores podem remover membros.

Termos de uso aceitável para convidados

Os convidados estão sujeitos à cláusula 2.4(b) do acordo de subscrição e do acordo principal de subscrição da Asana. As contas convidadas são destinadas à colaboração com parceiros de negócios externos, como clientes e fornecedores. Os clientes que utilizam os serviços da Asana não estão autorizados a oferecer acesso convidado a funcionários diretos ou a funcionários de afiliados, para os quais devem ser adquiridas licenças de usuários finais.

Organizações para universidades e instituições de ensino

Atualmente, não é possível criar uma organização com um endereço de e-mail de estudante. Para criar uma organização é necessário usar um endereço de e-mail corporativo exclusivo, ou um e-mail pertencente a um subdomínio. Como a associação a organizações é determinada pelo domínio do e-mail, criar uma organização com um domínio de universidade faria com que todos os alunos, membros do corpo docente, da administração, etc. que se inscrevessem na Asana fossem automaticamente adicionados a essa organização. No entanto, é possível criar uma organização para o subdomínio de um departamento da universidade, como @reitoria.domínio.edu, por exemplo.

Painel do administrador

Os usuários com assinaturas pagantes podem acessar o Painel do administrador para fazer modificações à assinatura, controlar o faturamento, obter informações da organização e administrar os membros.