Busca e visualizações de busca

Esteja você tentando encontrar uma tarefa que atribuiu a um colega na semana passada ou reunindo informações sobre os trabalhos como preparação para avaliações de desempenho, a Asana mantém tudo num só lugar e ajuda você a ter um melhor entendimento das informações com uma busca rápida.

A busca lhe permite encontrar qualquer tarefa, projeto, tag, pessoa ou equipe no seu espaço de trabalho ou organização.

barra de pesquisa

Pressione Tab+/ no seu teclado para inserir o cursor na barra de pesquisa.

Busca básica

Para efetuar uma busca simples, digite qualquer nome ou título na barra de pesquisa.

busca básica

Os resultados de busca apresentarão as seguintes informações no modo de autopreenchimento:

  1. Tarefas
  2. Projetos
  3. Modelos
  4. Portfólios
  5. Mensagens
  6. Metas
  7. Briefs de projeto
  8. Equipes
  9. Pessoas
  10. Tags.

Digite o nome de uma pessoa na busca básica para acessar o perfil dela.

Busca de todo o texto

Execute uma busca em todos os campos de texto das tarefas e conversas, incluindo nomes, descrições e comentários.

busca em todo o texto

Para procurar todas as ocorrências de um texto:

  1. Clique na busca e digite uma palavra-chave.
  2. Selecione Ver todos os resultados com [palavra-chave] (ou pressione Enter no teclado).

resultados da busca

Os resultados da busca serão exibidos no formato de lista e distribuídos nas guias Tarefas, Mensagens, Projetos e Tarefas em modelos.

Busca avançada e visualizações de busca

A busca avançada, exibida na parte inferior da lista com os resultados da busca, permite especificar parâmetros adicionais para a pesquisa.

As visualizações da busca são listas de tarefas, projetos ou mensagens que atendem aos critérios especificados. Crie uma visualização de busca para encontrar um determinado grupo de tarefas, projetos, mensagens ou modelos de tarefa.

Os resultados de uma busca exibem somente as tarefas, projetos e mensagens aos quais tiver permissão de acesso. Por esse motivo os seus colegas poderão obter resultados diferentes, mesmo se procurarem usando exatamente os mesmos parâmetros.

botão de busca avançada

Para criar uma busca avançada:

  1. Clique na busca.
  2. Selecione Busca avançada.

parâmetros da busca

Na janela de busca avançada você verá diversos parâmetros que pode usar para realizar a busca.

mais parâmetros de busca

Clique em +Adicionar filtro para usar parâmetros de busca adicionais.

Os filtros ajudam você a encontrar exatamente o que precisa sem perda de tempo. Com eles, você pode refinar ou ampliar o escopo da sua pesquisa.

Ao criar uma visualização de busca, todos os campos são opcionais.

Os resultados da sua busca serão exibidos no painel principal e o nome da busca aparecerá na parte superior do cabeçalho.

resultados da busca

A partir dos resultados da busca, é possível:

  • Clicar em Filtrar para modificar os parâmetros de busca.
  • Clicar em Salvar a busca para adicionar os resultados à seção Pesquisas salvas na barra lateral.
  • Clicar em Ordenar para ordenar as tarefas.
  • Clicar em Visualização para ver como lista ou calendário.

As visualizações de busca exibem as tarefas, os projetos, as mensagens e os modelos de tarefa que correspondem aos critérios definidos.

Ordenar parâmetros

ordenar resultados

Selecione Ordenar para escolher entre diversos campos pelos quais ordenar os resultados da busca.

Salvar as pesquisas

Se utilizar com frequência determinadas visualizações de busca, você pode guardá-las como pesquisas salvas para acessá-las novamente com facilidade.

salvar a busca

  1. Clique no botão Salvar a busca para salvar a sua visualização de busca.
  2. Depois disso, ela aparecerá na seção Pesquisas salvas na barra lateral.

Salvar uma visualização de busca guarda os parâmetros da busca, de modo que os resultados guardados serão atualizados à medida que você e os seus colegas trabalharem nas tarefas.

Renomear a busca

Clique na seta do menu suspenso ao lado do nome da busca para renomeá-la. Você precisa primeiro salvar a busca para que esta opção seja exibida.

É possível procurar as tarefas em um projeto específico. Isto é particularmente útil se você tiver projetos com um grande número de tarefas.

busca rápida em um projeto

Para procurar em um projeto:

  1. Clique no ícone de três pontos.
  2. Selecione Procurar neste projeto.

Dicas rápidas sobre as visualizações de busca

Há muitos parâmetros disponíveis para as visualizações de busca. Muitos deles são autoexplicativos, mas veja a seguir outros menos conhecidos.

  • Tarefas não atribuídas — digite “Nobody” (“ninguém”) no campo Atribuído a.
  • Tarefas sem projeto — digite “No project” (“nenhum projeto”) no campo Em algum destes projetos.
  • Tarefas com tags específicas — clique em “Adicionar filtro”, depois em Tags e selecione “Possui estas tags” ou “Possui todas estas tags”.
  • Tarefas numa seção de projeto — depois de digitar o nome de um projeto no campo Em algum destes projetos, clique na seta para baixo para ver um menu suspenso com todas as seções do projeto e escolher uma na qual efetuar a busca.
  • Parâmetro Não - escolha “Não possui estas tags” ou “Não nestes projetos” para encontrar todas as tarefas não associadas a uma tag ou a um projeto
  • Atribuído por — use o filtro Atribuído por para encontrar tarefas atribuídas por um determinado membro ou convidado.
  • Data de finalização — use o filtro Data de finalização para encontrar todas as tarefas concluídas nos últimos X dias.
  • Tarefas com datas específicas — use as opções de data de conclusão, criação, início, modificação e finalização para filtrar tarefas “Entre” um determinado período, ou “Em” para exibir tarefas criadas, modificadas ou finalizadas em uma data específica.
  • Campo personalizado — use o filtro Adicionar campo personalizado para pesquisar status de campos personalizados específicos.

Exemplos de pesquisas a salvar

  • Trabalhos que você precisa acompanhar — procure tarefas inconclusas que você criou para outros e que estão previstas para os próximos três dias.
  • Tarefas em risco — procure tarefas com um campo personalizado de “prioridade alta” com prazo para hoje ou amanhã. É um ótimo recurso para gerentes de projeto que precisam manter o dinamismo entre os projetos.
  • Aprovações bloqueadas — procure tarefas com um campo personalizado “Pronto para revisão” e dê feedback aos responsáveis para desbloquear os trabalhos que aguardam a aprovação deles.
  • Projetos realizados neste trimestre — procure tarefas atribuídas a você que foram concluídas em um período específico. Isto é ótimo para ver quais foram as suas contribuições para uma determinada revisão ou para manter o currículo atualizado.

Como tornar os trabalhos mais simples de encontrar

  • Dê a todas as tarefas nomes claros e práticos. Por exemplo, nomear uma tarefa “Redigir o artigo sobre clientes de destaque” em vez de “Artigo” ajudará a refinar os resultados da busca, principalmente se a tarefa foi copiada de um modelo.
  • Atribua datas de conclusão e responsáveis a todas as tarefas, e coloque-as dentro de projetos. Isso facilitará muito quando você precisar aprofundar a sua busca com critérios específicos.
  • Use campos personalizados para ter critérios específicos na categorização de tarefas dentro de projetos.

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