Enviando tarefas por e-mail

Encaminhe e-mails para transformá-los em tarefas Asana

Você pode criar tarefastarefas As tarefas são a unidade básica de trabalho na Asana. Elas podem representar qualquer tipo de trabalho, dividir o trabalho em partes menores ou armazenar informações. Consulte Mais informação e conversasconversas As conversas são como os usuários se comunicam na Asana. Comece uma conversa na página de qualquer projeto ou equipe. Consulte Mais informação enviando e-mails para a Asana.

É assim que interpretamos o seu e-mail:

Campo do e-mail Campo da tarefa:
Enderece para x@mail.asana.com Tarefa em Minhas tarefasMinhas tarefas Todas as tarefas atribuídas a um indivíduo podem ser encontradas na lista de Minhas tarefas. Consulte Mais informação
Endereço de e-mail adicional adicionado ao campo Para: ResponsávelResponsável A pessoa responsável pela tarefa ou subtarefa. O sistema Asana só permite um responsável por tarefa ou subtarefa. Consulte Mais informação pela tarefa
Destinatários em cópia SeguidoresSeguidores Adicione seguidores a qualquer tarefa e eles receberão notificações sobre as atualizações da tarefa. Consulte Mais informação da tarefa
Assunto do e-mail Nome da tarefa
Corpo do e-mail Descrição da tarefaDescrição da tarefa A descrição da tarefa é um campo de texto que permite que os usuários adicionem detalhes e contexto às suas tarefas. Consulte Mais informação
Anexos do e-mail AnexosAnexos Um arquivo anexado a uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação da tarefa

Envie tarefas para sua guia Minhas tarefas por e-mail

Para criar tarefas em sua lista de Minhas tarefas por e-mail, envie um e-mail para x@mail.asana.com. Como padrão, o x@mail.asana.com criará uma tarefa no espaço de trabalho ou organização associada ao seu endereço de e-mail.

Para alterar a organização ou o espaço de trabalho associado ao seu endereço de e-mail:

  • Clique na sua foto de perfil no canto direito da barra superiorbarra superior A barra superior aparece bem no topo do aplicativo Asana, acima do cabeçalho. Consulte Mais informação
  • Selecione Minhas configurações de perfil
  • Selecione a guia Encaminhamento de e-mail
  • Escolha a organização ou o espaço de trabalho que quiser associar ao seu endereço de e-mail

Adicione mais endereços de e-mail à sua conta para ver mais opções na guia De e-mail.

Enviar tarefas a um projeto por e-mail

Você pode enviar e-mails para criar tarefas diretamente em qualquer projeto Asana.

Cada projeto na Asana tem um endereço de e-mail único que pode ser usado para criar tarefas dentro dele.

Para encontrar o endereço de e-mail de um projeto:

  1. Selecione o projeto desejado na barra lateralbarra lateral Use a barra lateral para navegar pelo painel, itens marcados com estrela, projetos e equipes. A barra lateral pode ser minimizada. Consulte Mais informação
  2. Clique na seta das ações de projeto
  3. Selecione Adicionar tarefas por e-mail

Também é possível identificar o endereço de e-mail do projeto usando o ID único do projeto:

  • Abra qualquer projeto
  • O ID do projeto é o conjunto de números no URL do projeto (algo como https://app.asana.com/0/projectID/list)

Para criar uma tarefa em seu projeto por e-mail, envie um e-mail para x+IDdoProjeto@mail.asana.com. Por exemplo, se o ID do projeto for 123, você deve enviar um e-mail para x+123@mail.asana.com.

Crie tarefas diretamente da sua caixa de entrada do Gmail com o plugin Asana para Gmail.

Conversas por e-mail

Você pode publicar Conversas em suas equipesequipes Uma equipe é um grupo de pessoas em uma Organização que trabalham juntos em um grupo de projetos. Consulte Mais informação ou projetosprojetos Os projetos são listas de tarefas. Consulte Mais informação enviando um e-mail.

E-mail para conversas da equipe

Na parte inferior da página de conversas de cada equipe, há um endereço de e-mail. O e-mail para a conversa de qualquer equipe será [NomedaEquipe]@mail.asana.com

E-mail para conversas do projeto

Na parte inferior da página de conversas de cada projeto, há um endereço de e-mail. O endereço de e-mail para a conversa de qualquer projeto é [NomedoProjeto]@mail.asana.com

Envie um e-mail para esse endereço para criar uma publicação na equipe ou no projeto. Você também pode copiar outras pessoas para adicioná-las como seguidores da conversa.

Em organizações, só é possível enviar publicações de conversas por e-mail a partir do seu endereço de e-mail da empresa.

Por exemplo, se você está na organização acme.com, só pode publicar uma conversa por e-mail enviando uma mensagem do seu endereço de e-mail com @acme.com, mesmo que tenha outros endereços de e-mail na sua conta.

Confira se todas as pessoas inclusas nos campos de cópia e Para do e-mail têm acesso ao seu espaço de trabalho, organização ou projeto na Asana e lembre-se de usar o endereço de e-mail associado às suas contas Asana. Se eles não tiverem acesso, você pode receber uma notificação indicando que não foi possível criar a tarefa.

Encaminhamento automático de e-mails

Se quiser criar tarefas Asana para os e-mails que recebe regularmente, você pode encaminhá-los de forma automática. Para encaminhar e-mails automaticamente para a Asana:

  • Crie uma conta de e-mail de encaminhamento
  • Na Asana, adicione o e-mail de encaminhamento à sua organização ou espaço de trabalho e adicione esse endereço de e-mail à Asana e ao projeto para o qual você enviará os e-mails
  • Saia da sua conta Asana e inicie uma sessão com a conta de encaminhamento, depois desligue as notificações por e-mail da conta
  • Configure a conta de encaminhamento para encaminhar automaticamente os e-mails para o seu projeto Asana. Veja a seguir algumas instruções para alguns provedores de e-mails comuns:

Agora, sempre que o e-mail de encaminhamento receber um e-mail, ele será encaminhado ao projeto Asana e a tarefa será atribuída a ele (note que a tarefa pode ser facilmente desatribuída).

Autenticação de e-mail

Para assegurar que a sua conta estará segura contra Phishing e e-mails falsos, requeremos que o servidor de e-mails que envia os seus e-mails esteja corretamente configurado para o seu domínio de e-mail. O servidor deve estar configurado de forma que o domínio do endereço do envelope coincida com o domínio do endereço do remetente. Caso contrário, você receberá uma mensagem de erro indicando que os endereços não estão interligados, e você precisará contatar o administrador do seu servidor de e-mails para resolver isso.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.