Notificações por e-mail

Para se manter informado sobre as atividades na Asana, você pode receber notificações por e-mail ou usar a Caixa de entrada.

Existem três tipos de notificações por e-mail:

  • Resumo diário
  • Atualizações das atividades
  • Relatório semanal

Configurações de notificações por e-mail

Para acessar suas Configurações de notificações por e-mail

  1. Clique em sua foto do perfil na barra superior e selecione Minhas configurações de perfilMinhas configurações de perfil As configurações de perfil permitem que os usuários ajustem suas preferências relacionadas às suas contas específicas. Saiba mais
  2. Vá até a aba Notificações
  3. Marque ou desmarque as caixas para ativar ou desativar suas notificações por e-mail

caixa de entrada

Também é possível acessar suas Configurações de notificações por e-mail na Caixa de entradaCaixa de entrada A aba Minha caixa de entrada exibe as atividades nas tarefas, projetos ou conversas que um usuário segue. Saiba mais :

  1. Clique em Caixa de entradaCaixa de entrada A aba Minha caixa de entrada exibe as atividades nas tarefas, projetos ou conversas que um usuário segue. Saiba mais na barra lateral
  2. Clique no ícone de três pontos à direita para expandir o menu
  3. Selecione Gerenciar notificações

Desativar as notificações

Se você não quiser receber notificações por e-mail, pode desativá-las usando as instruções da seção acima e usar apenas a Caixa de entradaCaixa de entrada A aba Minha caixa de entrada exibe as atividades nas tarefas, projetos ou conversas que um usuário segue. Saiba mais para se manter atualizado na Asana.

As notificações sobre equipes e projetos excluídos não podem ser desativadas, pois contêm links que permitem que você os restaure.

Resumo diário

Enviaremos uma atualização diária clara (apenas de segunda a sexta-feira) sobre o que você deve focar na Asana a cada dia. O e-mail incluirá duas seções:

Tarefas com data de conclusão próxima = tarefas com vencimento nos próximos 5 dias úteis.

Tarefas atribuídas recentemente = Esta seção exibirá as tarefas que foram recentemente atribuídas a você, independentemente da tarefa ter ou não uma data de conclusão.

As tarefas atrasadas não aparecerão nos e-mails diários de resumo.

Resumo diário

Atualizações das atividades

Você receberá uma notificação por e-mail nas seguintes situações:

  • Uma tarefa for atribuídaatribuída A pessoa responsável pela tarefa ou subtarefa. O sistema Asana só permite um responsável por tarefa ou subtarefa. Saiba mais a você
  • Uma tarefa já não estiver atribuída a você
  • Uma tarefa atribuída a você tiver sua data de conclusãodata de conclusão A data em que uma tarefa ou subtarefa deve ser concluída. Saiba mais alterada
  • Você for adicionado(a) como seguidor(a) de uma tarefa
  • Uma tarefa que você segue tiver novos anexosanexos Um arquivo anexado a uma tarefa ou conversa. Saiba mais
  • Uma tarefa que estiver acompanhando tiver novos comentárioscomentários Comente em uma tarefa ou conversa para oferecer ajuda, responder perguntas e ajudar com o andamento do trabalho. Saiba mais
  • Uma tarefa que estiver acompanhando for concluídaconcluída Marcar uma tarefa com um sinal de visto para indicar que ela foi concluída. Saiba mais
  • Uma tarefa que estiver acompanhando for curtida
  • Um comentário seu for curtido
  • Um anexo seu for curtido
  • Alguém curtir que você concluiu uma tarefa
  • Uma ConversaConversa As conversas são como os usuários se comunicam na Asana. Comece uma conversa na página de qualquer projeto ou equipe. Saiba mais for iniciada em uma equipe ou projeto da(o) qual você é membro
  • Um comentário for publicado em uma conversa que você segue
  • Um projeto do qual você é membro receber novas tarefas
  • Quando houver um novo statusstatus Uma maneira de atualizar os membros do projeto sobre o progresso de um projeto. O status inclui uma cor (vermelho, amarelo, verde) e um pequeno resumo. Saiba mais em um projeto do qual você é membro
  • For alterado o status de uma tarefa que você estava aguardando
  • Uma tarefa for movida de uma coluna para outra num projeto tipo quadro

tarefas de atividades 1

tarefas de atividades 2

As notificações de atividades só são enviadas para as ações e alterações realizadas por outras pessoas; você não receberá notificações por ações iniciadas por você.

Respostas a notificações

Responda a uma notificação por e-mail para:

  • Marcar a tarefa como concluídaconcluída Marcar uma tarefa com um sinal de visto para indicar que ela foi concluída. Saiba mais - responda ao e-mail e digite Complete ou Done como a primeira palavra da sua mensagem
  • Comentar na tarefa - responda ao e-mail
  • AtribuirAtribuir A pessoa responsável pela tarefa ou subtarefa. O sistema Asana só permite um responsável por tarefa ou subtarefa. Saiba mais a tarefa a um colega de equipe - responda ao e-mail e adicione o endereço de e-mail do seu colega no campo do destinatário (Para:)
  • Adicionar um colega de equipe como seguidorseguidor Adicione seguidores a qualquer tarefa e eles receberão notificações sobre as atualizações da tarefa. Saiba mais da tarefa - responda ao e-mail e adicione o endereço de e-mail do seu colega no campo de cópia (CC:)

Estas dicas podem ser encontradas na parte inferior das notificações por e-mail.

Não salve o endereço que envia as notificações na sua lista de Contatos, pois não será sempre o mesmo.

Relatório semanal

Enviaremos um e-mail semanal contendo atualizações do status dos projetos nos seus Portfólios.

Você pode receber no máximo 20 e-mails de relatórios semanais a cada semana.

Atualizações agregadas

Se houver múltiplas notificações com menos de uma hora de intervalo entre elas, a Asana as reunirá num único e-mail. Notificações cruciais, como as atribuições de tarefas, serão sempre enviadas individualmente, mas as atualizações sobre novas tarefas criadas ou concluídas, por exemplo, serão enviadas em grupo.

e-mails agrupados

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Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

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Acompanhe todo o seu trabalho

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Saiba sempre o que fazer a seguir

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Projetos

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.