Notificações por e-mail

Para se manter informado sobre as atividades na Asana, você pode receber notificações por e-mail ou usar a Caixa de entrada.

Existem três tipos de notificações por e-mail:

  • LembretesLembretes As notificações de lembrete são enviadas para o responsável de uma tarefa quando a data de conclusão de uma tarefa se aproxima ou já passou. Consulte Mais informação
  • Atividades
  • PainéisPainéis O painel oferece uma visualização clara do progresso e do status dos projetos em que você e sua equipe estão trabalhando. Consulte Mais informação

Lembretes

Vamos enviar e-mails com lembretes quando as datas de conclusão das suas tarefas se aproximarem ou passarem.

Para receber uma notificação de lembrete de tarefa, três condições precisam ser cumpridas:

  • A tarefa tem que estar incompletaincompleta Uma tarefa que ainda não foi marcada como concluída. Ela pode estar em espera, ser usada para referências, ou simplesmente não ter sido concluída ainda. Consulte Mais informação
  • A tarefa tem que estar atribuída a você
  • A tarefa tem que ter uma data de conclusãodata de conclusão A data em que uma tarefa ou subtarefa deve ser concluída. Consulte Mais informação

Se essas três condições forem cumpridas, você receberá um lembrete:

  • 7 dias antes da data de conclusão da tarefa
  • 1 dia antes da data de conclusão da tarefa
  • No dia da data de conclusão da tarefa
  • 1 dia após a data de conclusão da tarefa (em atraso)
  • 7 dias após a data de conclusão da tarefa (em atraso)

Se você tiver mais de uma tarefa com data de conclusão, o e-mail de lembrete de tarefas incluirá todas as tarefas atribuídas a você com data de conclusão para os sete dias anteriores e seguintes à data atual.

Apenas o responsável pela tarefa receberá as notificações de lembrete por e-mail; os seguidores não receberão lembretes por e-mail.

Atividades

Você receberá uma notificação por e-mail nas seguintes situações:

  • Quando uma tarefa é atribuída a você
  • Quando uma tarefa deixar de ser atribuída a você
  • Uma tarefa atribuída a você tiver sua data de conclusãodata de conclusão A data em que uma tarefa ou subtarefa deve ser concluída. Consulte Mais informação alterada
  • Quando você for @mencionado em uma tarefa e adicionado como seguidor
  • Quando uma tarefa que você segue tiver novos anexosanexos Um arquivo anexado a uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação
  • Quando uma tarefa que você segue tiver novos comentárioscomentários Comente em uma tarefa ou conversa para oferecer ajuda, responder perguntas e ajudar com o andamento do trabalho. Consulte Mais informação
  • Uma tarefa que você estiver seguindo for concluídaconcluída Marcar uma tarefa com um sinal de visto para indicar que ela foi concluída. Consulte Mais informação
  • Quando uma tarefa que você segue receber uma curtida
  • Quando seu comentário for curtido
  • Quando seu anexo for curtido
  • Quando alguém curtir que você concluiu uma tarefa
  • Quando uma ConversaConversa As conversas são como os usuários se comunicam na Asana. Comece uma conversa na página de qualquer projeto ou equipe. Consulte Mais informação for iniciada em uma equipe ou projeto do qual você é membro
  • Quando um comentário for publicado em uma conversa que você segue
  • Quando um projeto do qual você é membro tiver novas tarefas
  • Quando houver um novo statusstatus Uma maneira de atualizar os membros do projeto sobre o progresso de um projeto. O status inclui uma cor (vermelho, amarelo, verde) e um pequeno resumo. Consulte Mais informação em um projeto do qual você é membro
  • Quando o status de uma tarefa que você estava aguardando a conclusão for alterado

As notificações de atividades só são enviadas para ações e alterações realizadas por outras pessoas; você não vai receber uma notificações para ações que você mesmo realizar.

Painéis

Vamos enviar um e-mail uma vez por semana exibindo o gráfico de progressográfico de progresso Um gráfico que exibe comparações entre as tarefas concluídas e não concluídas de um projeto em um período de tempo. Consulte Mais informação e os statusstatus Uma maneira de atualizar os membros do projeto sobre o progresso de um projeto. O status inclui uma cor (vermelho, amarelo, verde) e um pequeno resumo. Consulte Mais informação mais recentes de cada projeto em seu PainelPainel Os painéis oferecem uma visualização clara do progresso e do status dos projetos em que você e sua equipe estão trabalhando. Consulte Mais informação .

Respostas a notificações

Responda a uma notificação por e-mail para:

  • Marcar a tarefa como concluídaconcluída Marcar uma tarefa com um sinal de visto para indicar que ela foi concluída. Consulte Mais informação - responda ao e-mail e digite Complete ou Done como a primeira palavra da sua mensagem
  • Comentar na tarefa - responda ao e-mail
  • AtribuirAtribuir A pessoa responsável pela tarefa ou subtarefa. O sistema Asana só permite um responsável por tarefa ou subtarefa. Consulte Mais informação a tarefa a um colega de equipe - responda ao e-mail e adicione o endereço de e-mail do seu colega ao campo Para:
  • Adicionar um colega de equipe como seguidorseguidor Adicione seguidores a qualquer tarefa e eles receberão notificações sobre as atualizações da tarefa. Consulte Mais informação da tarefa - responda ao e-mail e adicione o endereço de e-mail do seu colega no campo de cópia

Essas dicas podem ser encontradas no fim da notificação por e-mail.

Não salve o endereço de resposta à sua lista de Contatos, pois ele não é sempre o mesmo.

Configurações de notificações por e-mail

Para acessar suas Configurações de notificações por e-mail

  1. Clique em sua foto de perfil na barra superior e selecione Minhas configurações de perfil
  2. Vá até a guia Para e-mail
  3. Marque ou desmarque as caixas para ativar ou desativar suas notificações por e-mail

Você também pode acessar suas Configurações de notificações por e-mail na Caixa de entradaCaixa de entrada A aba Minha caixa de entrada exibe as atividades nas tarefas, projetos ou conversas que um usuário segue. Consulte Mais informação :

  1. Clique em Caixa de entradaCaixa de entrada A aba Minha caixa de entrada exibe as atividades nas tarefas, projetos ou conversas que um usuário segue. Consulte Mais informação na barra superiorbarra superior A barra superior aparece bem no topo do aplicativo Asana, acima do cabeçalho. Consulte Mais informação
  2. Clique na seta de Gerenciar notificações por e-mail…
  3. Selecione Configurações

Desativar as notificações

Se você não quiser receber notificações por e-mail, pode desativá-las usando as instruções da seção acima e usar apenas a Caixa de entradaCaixa de entrada A aba Minha caixa de entrada exibe as atividades nas tarefas, projetos ou conversas que um usuário segue. Consulte Mais informação para se manter atualizado na Asana.

As notificações sobre equipes e projetos excluídos não podem ser desativadas, pois contêm links que permitem que você os restaure.

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.