Zapier e Asana

O Zapier permite que você conecte a vários aplicativos web à Asana.

Conecte sua conta Asana ao Zapier

Se você ainda não tem uma conta Zapier, comece criando uma aqui.

Se você já tem uma conta Zapier, comece iniciando uma sessão aqui.

Depois de iniciar uma sessão com sua conta, o primeiro passo é conectar sua conta Asana ao Zapier.

Para conectar sua conta Asana ao Zapier:

  1. Clique na seta para baixo no canto superior direito da tela
  2. No menu suspenso, clique em Contas conectadas

Na página seguinte:

  1. Clique no campo de busca e comece a digitar Asana
  2. No campo de autopreenchimento, selecione Asana

Depois de selecionar Asana, uma nova janela Asana será aberta, clique em Permitir para conectar sua conta Asana ao Zapier.

Depois de conectar sua conta Asana ao Zapier, você verá Asana na aba Contas conectadas em sua conta Zapier.

Crie um Zap

Um zap conecta dois aplicativos. Existem duas partes em cada zap: um indutor e uma ação.

Quando o indutor for ativado em um aplicativo, a ação será realizada no outro.

Existem duas maneiras de usar a Asana com o Zapier:

  • Um indutor na Asana realiza uma ação em outro aplicativo
  • Um indutor em outro aplicativo realiza uma ação na Asana

Criar um zap com a Asana como aplicativo indutor

Neste tipo de zap, algo que acontece na Asana realizará uma ação em outro aplicativo.

Alguns possíveis indutores na Asana que você pode usar para que seu zap realize uma ação em outro aplicativo incluem: - Um novo comentário postado em uma tarefa - Uma nova tarefatarefa As tarefas são a unidade básica de trabalho na Asana. Elas podem representar qualquer tipo de trabalho, dividir o trabalho em partes menores ou armazenar informações. Consulte Mais informação adicionada a um projeto - Uma tarefa associada a uma tagtag Use as tags para marcar tarefas ou agrupar tarefas semelhantes. Consulte Mais informação - Uma nova subtarefasubtarefa Subtarefas são divisões menores das tarefas. Assim como as tarefas, cada subtarefa tem responsáveis, datas de conclusão, comentários e status "Amei". Consulte Mais informação  criada - Um novo projetoprojeto Os projetos são listas de tarefas. Consulte Mais informação  criado - Uma nova equipeequipe Uma equipe é um grupo de pessoas em uma Organização que trabalham juntos em um grupo de projetos. Consulte Mais informação  criada - Uma tarefa concluídaconcluída Marcar uma tarefa com um sinal de visto para indicar que ela foi concluída. Consulte Mais informação  

Para criar um zap, clique em Criar um Zap! no topo da tela.

Neste exemplo, vamos criar um zap onde sempre que uma tarefatarefa As tarefas são a unidade básica de trabalho na Asana. Elas podem representar qualquer tipo de trabalho, dividir o trabalho em partes menores ou armazenar informações. Consulte Mais informação for adicionada a um projetoprojeto Os projetos são listas de tarefas. Consulte Mais informação Asana (o indutor), algo será realizado em outro aplicativo (a ação).

Selecione Asana com seu aplicativo indutor.

Na página seguinte:

  1. Selecione o indutor desejado
  2. Depois, clique em Salvar e continuar

Na página seguinte:

  1. Selecione a conta Asana que você conectou ao Zapier
  2. Depois, clique em Salvar e continuar

Como definimos uma nova tarefa adicionada a um projeto como o indutor, o próximo passo é selecionar o projeto indutor para este zap:

  1. Digite o nome do projeto que você quer usar para este zap
  2. Selecione o projeto desejado no campo de autopreenchimento

Depois, clique em Encontrar e continuar para testar se o indutor está funcionando corretamente.

Se o teste for bem sucedido, clique em Continuar para finalizar a configuração do indutor.

Depois, você deve selecionar um aplicativo de ação para o seu zap. Como existem muitas possibilidades, vamos deixar você decidir que tipo de zap quer criar com a Asana.

Criar um Zap com a Asana como o aplicativo de ação

Nesse tipo de zap, um indutor em outro aplicativo realizará uma ação na Asana.

Algumas possíveis ações que seu zap pode realizar na Asana incluem: - Criar uma nova tarefatarefa As tarefas são a unidade básica de trabalho na Asana. Elas podem representar qualquer tipo de trabalho, dividir o trabalho em partes menores ou armazenar informações. Consulte Mais informação - Criar um novo projetoprojeto Os projetos são listas de tarefas. Consulte Mais informação - Atualizar as atividades de uma tarefa - Comenta em uma tarefa - Enviar um anexoanexo Um arquivo anexado a uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação a uma tarefa

Para criar um zap, clique em Criar um Zap! no topo da tela.

Neste exemplo, vamos configurar um zap para que sempre que recebermos um e-mail no Gmail (o indutor), uma tarefa seja criada na Asana (a ação).

Selecione o Gmail como o aplicativo indutor.

Na página seguinte:

  1. Selecione o indutor desejado
  2. Depois, clique em Salvar e continuar

Na página seguinte:

  1. Selecione sua conta do Gmail para conectar ao Zap (se você ainda não criou uma, selecione + Conectar a uma nova conta
  2. Depois, clique em Salvar e continuar

Como o indutor será uma nova mensagem no Gmail, o próximo passo é selecionar a pasta do Gmail que funcionará como indutora neste zap:

Digite o nome da pasta do Gmail que você quer usar neste zap e selecione-a no campo de preenchimento automático

Depois, clique em Encontrar e continuar para testar se o indutor está funcionando corretamente.

Se o teste for bem sucedido, clique em Continuar para finalizar a configuração do indutor.

Depois, selecione a Asana como o aplicativo de ação para o seu zap:

Digite Asana no campo e selecione-a quando os resultados de autopreenchimento aparecerem.

Nas páginas seguintes, você vai configurar a Asana da mesma forma que configurou a Asana como seu aplicativo indutor no exemplo anterior.

Ainda precisa de ajuda? Consulte a página de suporte do Zapier aqui.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

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Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

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Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.