Slack e Asana

A integração Asana for Slack (Asana para Slack) nova e aprimorada assegura que a sua equipe poderá trabalhar sem interrupções tanto na Asana como no Slack, sem ter que alternar constantemente entre as ferramentas.

Primeiros passos

Para começar, faça o download do app Asana for Slack. Faça login no Slack e siga as instruções do Slackbot Asana para autenticar a sua conta Asana e permitir que a Asana envie informação para o Slack. Se alguém na sua organização já tiver instalado a integração, talvez você receba uma solicitação para autorizar novamente a Asana no Slack. Ao fazê-lo você poderá tirar proveito de todos os novos recursos.

Se você receber uma mensagem indicando que você não tem autorização para instalar a Asana (“You are not authorized to install Asana”), entre em contato com o seu administrador e peça que aprove o aplicativo para o seu Espaço de trabalho (“Workspace”).

autenticação do Slack

A integração Asana for Slack é diferente do app Asana anterior, e a versão anterior ficará obsoleta com o tempo. Faremos a importação das configurações que tiver definido do app antigo para o novo app Asana for Slack. Para aprender a definir as configurações de vinculamento de projetos, veja abaixo as Configurações para projetos vinculados.

A maneira mais rápida de fazer a integração da sua equipe é informar no Slack o link de uma tarefa Asana. Peça a seus colegas de equipe para clicarem no menu suspenso “More actions..” (Mais ações) e selecionarem “Like this task” (Curtir esta tarefa). Ao fazerem uma interação com a tarefa, receberão a solicitação de nova autorização. Depois que o fizerem, o novo Asana for Slack substituirá a versão antiga.

Migrando para a nova integração

Se as interpretações de links e comandos de barra (‘/’) pararem de funcionar e você receber uma mensagem para autorizar uma nova integração, provavelmente alguém na sua equipe Slack já instalou o novo aplicativo. Você pode autorizar o novo aplicativo para voltar a usar comandos de barra e as interpretações de links. Importaremos do aplicativo anterior as configurações de canal do seu projeto para o novo aplicativo, e você receberá notificações nos mesmos canais que estava usando, desta vez já no novo formato.

Autorização Slack

Se você autorizou o novo aplicativo e os seus canais estão recebendo não só as notificações novas mas também as antigas, pode ser que o aplicativo anterior ainda não tenha sido desautorizado. Você pode corrigir isto acessando as suas configurações de perfil na Asana, abrindo a guia Aplicativos e desautorizando a versão anterior do aplicativo.

Canais Slack

O Slack precisa permitir o acesso do nosso aplicativo aos canais. Recomendamos que os usuários escolham ‘Todos os canais públicos’ (“All Public Channels”). Esta configuração só está disponível durante a instalação inicial. Depois que a escolha já foi feita, o aplicativo ainda poderá ser adicionado aos canais privados e DMs (ou canais públicos se “All Public Channels” não estiver selecionado) digitando /asana no canal.

Usar a integração Asana for Slack

A integração Asana for Slack permite converter conversas do Slack em tarefas, fazer ações nas tarefas a partir do Slack ou criar novas tarefas sem sair do Slack. Também estão disponíveis ações específicas das tarefas através das notificações no canal pessoal e nos canais de projetos.

Você pode ver uma lista com os comandos disponíveis e acessar este guia no Slack digitando /asana help

Ajuda Asana

Converta mensagens do Slack em tarefas, ou adicione a mensagem a uma tarefa existente

Transforme conversas do Slack em uma tarefa, ou adicione a conversa a uma tarefa existente. Para isso, selecione a conversa no Slack, clique no the botão “more messages” (mais mensagens) e escolha “Create a task” (criar uma tarefa) ou “Add to task” (adicionar a uma tarefa). Será criado um link na tarefa Asana para acessar a conversa do Slack no futuro para consultar o contexto.

mais ações

Ao acessar um canal do Slack:

  1. Clique no ícone de três pontos próximo à mensagem no Slack
  2. Clique em Adicionar como comentário de tarefa ou Criar uma tarefa

Ao colar o link de uma tarefa da Asana no Slack é possível fazer ações sobre a tarefa sem sair do Slack usando uma caixa de diálogo e menus suspensos.

ações de interpretação de links

A pessoa ou canal onde compartilhou a tarefa poderá:

  1. Marcar a tarefa como concluída
  2. Curtir a tarefa
  3. Alterar ou adicionar um responsável
  4. Alterar ou adicionar uma data de conclusão
  5. Adicionar a tarefa a um projeto
  6. Abrir a tarefa na Asana

Observe que, ao compartilhar tarefas de um projeto privado, os usuários que não forem membros do projeto não poderão fazer editações e talvez recebam notificações para solicitar acesso ao proprietário do projeto. Além disso, ao colar ou receber o link de uma tarefa privada, a descrição da tarefa não será automaticamente interpretada e exibida.

Criar tarefa

Digite /asana create (criar em Asana) para criar uma tarefa na Asana sem sair do Slack.

criar tarefa

Será exibida uma caixa de diálogo, e será possível, a partir dos menus suspensos:

  1. Adicionar uma tarefa
  2. Adicionar um responsável
  3. Adicionar a tarefa a um projeto
  4. Adicionar uma data de conclusão
  5. Adicionar a descrição da tarefa

Notificações pessoais

Ao instalar o app pela primeira vez, você receberá uma mensagem da Asana que permitirá habilitar as suas notificações Asana. Isto é útil porque será possível fazer ações diretamente nas notificações sem sair do Slack. Você receberá notificações quando:

  • Uma tarefa for atribuída a você, ou desatribuída

Para as tarefas atribuídas a você, receberá notificações quando:

  • A tarefa estiver concluída
  • A data de conclusão for alterada
  • Todas as dependências tiverem sido concluídas
  • Uma dependência não estiver concluída
  • For alterada a data de conclusão de uma dependência
  • Adicionarem você como seguidor(a)
  • Há um comentário em uma tarefa que você segue

As notificações pessoais serão entregues no seu canal Asana, localizado na seção Apps na parte inferior esquerda da barra lateral do Slack.

Observe que as notificações pessoais não serão enviadas quando estiver usando ativamente a Asana

A qualquer momento pode alterar as notificações pessoais digitando no Slack /asana settings (configurações da Asana) para ver as opções de habilitar e desabilitar as notificações, alterar o domínio padrão ou remover a autorização para a sua conta.

notificações do projeto vinculado

Notificações para projetos vinculados

Você pode sincronizar projetos da Asana com canais do Slack. Isto é útil porque você e sua equipe poderão fazer ações a partir das notificações sem sair do Slack. As notificações serão exibidas no canal quando as seguintes modificações forem feitas ao projeto:

  • Uma tarefa for adicionada ao projeto
  • Uma tarefa é concluída no projeto
  • É alterada a data de conclusão de qualquer tarefa do projeto
  • É substituído o responsável de qualquer tarefa do projeto

Para ajustar as notificações de um canal, certifique-se primeiro de estar usando o canal cujas notificações precisa ajustar. Em seguida, digite /asana link (vincular à Asana) e verá a opção para escolher o projeto a ser conectado ao canal. Também poderá usar /asana para desativar as notificações no canal.

notificações do projeto vinculado

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

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Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.