Integração com Power BI

Visão geral

A integração com o Power BI oferece aos membros de equipes do plano Asana Business ou Enterprise a capacidade de gerar relatórios de dados importantes na Asana a partir do Power BI.

O conector entre Asana e Power BI permite a conexão direta entre essas duas ferramentas para que o Power BI recupere os dados de suas tarefas contidas em um projeto, equipe ou portfólio específico na Asana.

Antes de sincronizar os dados usando o Power BI, é necessário que os usuários da Asana preencham as seguintes informações:

  1. Detalhes básicos das tarefas (título, responsável, data de conclusão etc.)
  2. Campos personalizados em tarefas
  3. Dados do projeto principal
  4. Tags (armazenadas como um objeto de lista em cada linha da tarefa)

Não há suporte a subtarefas, a menos que sejam adicionadas como tarefa principal em outro projeto na equipe ou portfólio específico

Tudo isso pode ser compartilhado com outros usuários da sua organização que tenham a integração entre Asana e Power BI.

Requisitos para instalação

A integração Asana para Power BI está disponível para todos os clientes Business e Enterprise.

O usuário deve ter acesso à Asana e ao Power BI Desktop ou Power BI na Web.

Requisitos do Power BI:

  • Acesso ao Power BI Desktop (somente para Windows) para personalização completa, criação e publicação de painéis
  • Acesso ao serviço do Power BI (na Web) para visualizar dados com modelos ou painéis publicados

Para sincronizar dados a partir de uma equipe, é necessário que a equipe esteja em um plano Asana Business ou Enterprise

Como conectar

Conectar a partir do desktop

Como conectar a partir do Power BI Desktop:

  • Abra o Power BI Desktop
  • Clique em Obter dados e selecione Asana em Serviços Online
  • Clique em Conectar
  • Será solicitado um link (use o link de um portfólio, equipe ou projeto válido)
  • Clique em OK
  • Talvez seja necessário que você faça login na Asana para permitir que o Power Bi obtenha os seus dados. Faça login com as credenciais de um usuário que tenha acesso a seus dados

Criar um painel a partir de tarefas

Como criar um painel a partir de tarefas:

  • Clique na caixa de seleção de Tasks (Tarefas) e, em seguida, clique em Carregar
  • Você pode optar por modificar os dados obtidos antes de usá-los para criar um painel
  • Agora os dados das suas tarefas devem estar sendo sincronizados com o Power BI. Esse processo pode levar de poucos segundos a 10 minutos, dependendo do tamanho da sua equipe ou do portfólio
  • Depois que os dados forem carregados, você poderá começar a criar um painel usando os campos disponíveis à direita

Você pode optar por expandir os dados dos campos personalizados e dinamizar os valores desses campos para que sejam exibidos como colunas individuais em seu conjunto de dados

Principais recursos

O conector entre Asana e Power BI permite a conexão direta entre essas duas ferramentas para que o Power BI obtenha e dê vida aos dados de suas tarefas contidas na Asana.

O Power BI pode:

  • Analisar a carga de tarefas para assegurar que as equipes estejam em dia e atinjam seus indicadores-chave de desempenho
  • Conectar conjuntos de dados diferentes e transformá-los em um modelo de dados
  • Criar diagramas ou gráficos para fornecer elementos visuais dos dados na Asana
  • Responder dúvidas em tempo real por meio de relatórios personalizados do Power BI que auxiliam na elaboração de previsões

Casos de usuários

O Power BI dá uma nova dimensão aos insights sobre o seu negócio e ao valor de seus dados na Asana. De elementos visuais a análises incorporadas, com o Power BI sua equipe obterá insights, identificará oportunidades e obterá vantagens competitivas – muito mais do que um panorama completo.

Por exemplo, se um gerente de projetos quiser adicionar dados da Asana a relatórios internos do Power BI, ele pode adicionar a Asana como uma fonte de dados no Power BI para gerar relatórios mais atualizados e que realmente tenham informações relevantes.

Ao ser solicitado a fornecer insights relevantes a respeito de uma equipe que utiliza a Asana, o líder da equipe pode filtrar e agrupar os dados no Power BI para gerar relatórios mais bem adaptados ao negócio e que identifiquem tendências e contribuam para tomar decisões baseadas nos dados.

Como o conector entre Asana e Power BI oferece perspectivas às equipes:

Fornece às equipes uma visão geral do negócio em um único painel que possibilita a colaboração interdisciplinar e contribui para decisões de negócios mais fundamentadas.

Dados visuais

Os usuários podem criar painéis personalizados e atuáveis com base em informações na Asana, como os campos personalizados, para obter insights em tempo real sobre projetos e fluxos de trabalho.

Um coordenador de portfólios que utiliza uma planilha simples para acompanhar projetos poderia usufruir do conector entre Asana e Power BI para ter um sistema de acompanhamento de projetos mais personalizado e visual.

Um gerente de projetos pode acessar os dados de campos personalizados de tarefas para gerar relatórios de acordo com as necessidades de negócio usando modelos de dados reutilizáveis que são consistentes em todos os relatórios.

Otimizar processos

É possível acompanhar e analisar o progresso em relação aos objetivos da equipe para identificar eficiências e gargalos de projetos. Com isso, você elimina obstáculos e fornece insights rapidamente.

Criar relatórios compartilháveis

Os usuários também podem combinar dados da Asana com insights de outras ferramentas fundamentais de negócio para compartilhar um instantâneo do desempenho da equipe.

Um líder de marketing na EMEA pode adicionar a Asana como fonte de dados no Power BI na Web para gerar relatórios atualizados, transparentes, abrangentes e compartilháveis em questão de segundos.

Será necessário ter uma licença do Power BI para visualizar todos os relatórios. Para criar medidas personalizadas, você precisará usar o Power BI Desktop. Insira o URL da equipe ou do portfólio na Asana que você quer analisar.

Painel de exemplo

Visão geral da integração entre Power BI e Asana

Este exemplo demonstra como os dados de gerenciamento de trabalho da Asana podem fornecer insights sobre como a sua equipe está trabalhando.

Use a integração Asana para Power BI para ter acesso à Asana, incluindo tarefas, campos personalizados, tags, projetos e muito mais.

Combine os dados da Asana com outros conjuntos de dados para adotar uma abordagem abrangente na sua empresa

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Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

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Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

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Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.