Asana para Outlook

Chega de vasculhar a caixa de entrada de e-mails à procura dos seus afazeres e detalhes importantes. Converta os e-mails em trabalho monitorável na Asana que você pode gerir do começo ao fim.

Com Asana para Outlook você pode usar cada ferramenta para aquilo que foi projetada — comunique-se através do Outlook e faça a gestão do trabalho com a Asana, para que a sua equipe saiba o que precisa ser feito e quando, e o trabalho seja feito dentro dos prazos. Com este complemento você pode converter e-mails em trabalho realizável na forma de novas tarefas ou de comentários em tarefas existentes, sem precisar alternar entre as ferramentas.

O uso da Asana para Outlook requer uma assinatura do Office 365, assim como o acesso ao Microsoft AppSource. Além do Outlook Web App, fornecemos suporte tanto ao Outlook 2021 para Windows quanto ao Outlook 2019 para Mac, até as versões mais recentes destes aplicativos. Para as versões de assinatura do Office (p. ex.: Microsoft 365) para Windows, suportamos a combinação de Windows 10 1903 e Office 365 16.0.11629, até suas versões mais recentes.

Primeiros passos

Este novo complemento está disponível a todas as pessoas que acessam o Microsoft AppSource e usam a Asana e o Outlook. Para instalar o complemento de ligação à Asana:

  1. Vá para o Marketplace da Microsoft e clique em Get it now (Obter agora).

  2. Siga as instruções para adicionar o Add-in da Asana na sua caixa de entrada do Outlook.

Criar e tarefas relacionadas

Depois disso, você verá os botões Create Task (Criar tarefa) e Open Asana Add-in (Abrir o complemento da Asana) com o logotipo da Asana na barra superior da sua caixa de entrada do Outlook.

Os administradores verão a opção de instalar este complemento para todos na organização.

Converter e-mails em tarefas práticas monitoráveis

Conforme chegam por e-mail mensagens que requerem a sua ação, como a revisão de trabalhos para a sua agência ou criações de design para um colega, você pode agora criar tarefas da Asana para elas diretamente do Outlook. Em seguida pode atribuir a nova tarefa a si ou a um colega, definir uma data de conclusão e adicioná-la a um projeto para que esteja conectada a outros trabalhos relevantes.

Crie tarefas

Para converter um e-mail em tarefa:

  1. Clique no ícone da Asana no topo do e-mail e clique em Create Asana Task (criar tarefa na Asana)
  2. Depois de preencher os detalhes da tarefa, clique em Create task (criar tarefa)

Atualmente só é possível definir a data de conclusão de uma tarefa durante a sua criação. Não é possível adicionar/ajustar uma data de conclusão para as tarefas existentes.

Adicionar e-mails a tarefas existentes para reunir o contexto

Provavelmente nem toda a sua equipe recebe uma cópia de cada corrente de e-mail que contém as informações necessárias para desempenhar bem o trabalho. Mas sem tal contexto e detalhes não é possível fazê-lo de maneira verdadeiramente eficaz.

Quer seja uma proposta de uma agência, um e-mail de um candidato com informações de contato ou a solicitação de recursos de design de outra equipe, você quer que toda a sua a equipe tenha as informações corretas para fazer o seu trabalho. Em vez de alternar entre as ferramentas para copiar e colar a informação, simplesmente adicione o e-mail como comentário a uma tarefa da Asana existente a partir do Outlook.

Tarefas relacionadas

Para adicionar e-mails a uma tarefa existente:

  1. Clique no ícone da Asana na parte superior do e-mail e, em seguida, clique em Open Asana Add-in (abrir o complemento da Asana)
  2. Procure a tarefa a que quer adicionar o e-mail e clique em Add email (adicionar e-mail)

Configurações

Nas configurações do complemento Asana para Outlook é possível alternar entre os diversos espaços de trabalho e organizações, assim como encerrar a sessão atual.

configurações

Para acessar as configurações da Asana for Outlook:

  1. Clique no ícone da Asana no topo do e-mail, e em seguida, clique em Open Asana Add-in (abrir o add-in da Asana)
  2. Clique no ícone da engrenagem que aparece no topo do painel Asana for Outlook

configurações

A partir daqui é possível alternar entre os domínios utilizados na Asana, bem como sair da sessão atual.

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