Microsoft Teams e Asana
- Avance para
- Microsoft Teams e Asana
- Etapas da instalação
- Como compartilhar links
- Como fazer buscas
- Como criar uma nova tarefa
- Como adicionar uma mensagem a uma tarefa
- Configurar as notificações
- Bot Asana
- Reuniões do Microsoft Teams
- Principais casos de uso
Use a integração entre a Asana e o Microsoft Teams para adicionar projetos Asana a mensagens em grupo e transformar conversas em trabalhos de um só lugar. Converse com colegas de equipe sobre um projeto enquanto visualiza a lista de tarefas completa, incluindo responsáveis e datas de conclusão das tarefas, e marque as tarefas como concluídas quando as terminar. Com a integração Asana para Microsoft Teams você pode permanecer conectado e organizado, não importa de onde esteja trabalhando.
Microsoft Teams e Asana
O Teams é uma ferramenta de colaboração baseada em chat que proporciona a equipes globais, remotas e multifuncionais a possibilidade de trabalhar em conjunto e compartilhar informações por meio de um espaço em comum. Os usuários podem utilizar recursos, como colaboração em documentos, troca de mensagens diretas, chat de equipes e gerenciamento de tarefas com a Asana. Essa integração com a Asana garante que seja possível manter o foco e a continuidade dos trabalhos onde quer que você esteja, em qualquer hora ou lugar. Com a Asana, você sabe quem está fazendo o quê.
Um bot da Asana adicionado ao Microsoft Teams facilita a interpretação e a exibição de recursos da Asana e ajuda a buscar e a encontrar esses recursos para que sejam usados em conversas do Teams, permitindo que os usuários criem tarefas ou adicionem mensagens a tarefas já existentes no Teams.
A integração com o Microsoft Teams está disponível para todos os níveis.
Etapas da instalação
Conecte a Asana ao Microsoft Teams para atribuir tarefas e organizar-se em relação a essas tarefas adicionando o aplicativo para você e sua equipe.
Como configurar a integração entre a Asana e o Microsoft Teams:
- Acesse a aba Apps (aplicativos) no MS Teams
- Procure por Asana Project management
- Clique em Asana
- Clique em Add (adicionar) para instalar o aplicativo
Na janela pop-up Asana Project Management:
- Clique em Add (adicionar)
Como gerenciar o aplicativo para sua organização:
Para gerenciar os aplicativos, vá até o centro de administração do Microsoft Teams e, então, busque pela Asana para garantir que esteja permitida. Habilite a opção Allow (permitir).
Adicione a Asana à lista de Pinned apps (aplicativos fixos) na central de administração do Microsoft Teams, para que seja possível encontrá-la com mais rapidez e escolher a ordem em que será afixada à barra de navegação.
Fluxo de integração
Quando a integração estiver instalada, você terá acesso ao bot de integração no painel de mensagens individual. Você também pode adicionar o bot a canais específicos de equipes.
É possível digitar perguntas e usá-lo para se manter a par da atividade de um projeto na Asana.
Ao interagir com a integração pela primeira vez, você encontrará um bot de conversação que apresentará a integração, exibirá exemplos de casos de uso e fornecerá links para artigos de ajuda que poderão ser úteis.
Como compartilhar links
É possível interpretar e exibir tarefas, projetos, portfólios, atualizações de status e equipes para mostrar mais informações no compartilhamento com uma equipe particular.
Para compartilhar links:
- Cole qualquer link para URL específico da Asana
- Aguarde a interpretação e a exibição aparecerem
- Clique no ícone de expansão para obter mais contexto
- Conecte à equipe e envie
Agora, é possível visualizá-lo por completo clicando em View in Asana (visualizar na Asana).
Como pesquisar
Você pode encontrar tarefas, projetos e portfólios clicando no logotipo da Asana no compositor de mensagens.
Pesquisa de tarefas, projetos ou portfólios
- Clique no logotipo da Asana no compositor de mensagens
- Você pode pesquisar qualquer tarefa, projeto ou portfólio dentro deste menu
Como criar uma nova tarefa
Para criar uma tarefa:
- Clique no botão + na caixa de diálogo de composição de mensagens da Asana
- Selecione Create new Task (criar nova tarefa)
- Preencha as informações na janela pop-up exibida
- Clique em Create task (criar tarefa)
É possível criar novas tarefas da Asana em qualquer lugar no Teams. Você pode usar o comando create task (criar tarefa) com o bot da Asana ou usar a opção dentro do compositor ou dentro de qualquer mensagem em uma conversa. Você pode atribuir essa tarefa a um colega de equipe, definir um prazo para ela e adicioná-la a um projeto Asana.
Como adicionar uma mensagem a uma tarefa
Para adicionar uma mensagem a uma tarefa:
- No ícone de três pontos, clique em More actions (mais ações) e escolha Add message to task (adicionar mensagem a uma tarefa)
- Pesquise e escolha uma tarefa Asana existente à qual deve ser adicionada esta mensagem por meio da janela pop-up
Agora, já é possível adicionar esta mensagem como comentário de uma tarefa.
Configurar as notificações
Abra qualquer canal de equipe ou painel de mensagens individual.
Como acessar as notificações:
- No menu +, selecione Link Project (vincular projeto)
- Selecione o projeto sobre o qual quer receber notificações
Ajustar as configurações de notificação para o Microsoft Teams
No compositor de mensagem Asana:
- Acesse as configurações de notificação a partir do menu + no pop-up de diálogo Asana
- Selecione quais notificações de comunicação deseja receber
Você receberá a partir de agora notificações sobre as novas atividades no projeto selecionado.
Bot Asana
O bot Asana para Microsoft Teams vai “conversar” com o aplicativo para fazer perguntas e encontrar coisas. As respostas dependem das interações feitas pelo usuário — você. Há um número de comandos que podem ser usados com este aplicativo para economizar tempo, e as interações são perfeitamente integradas.
Interações com o bot:
A partir do bot de conversação Asana você pode escolher o espaço de trabalho de acordo com a necessidade por meio do comando change workspace (trocar de espaço de trabalho).
Reuniões do Microsoft Teams
A integração da Asana com o Microsoft Teams também funciona com as reuniões do Teams.
Essa integração permite que os nossos usuários possam transformar conversas desestruturadas em trabalho rastreável na Asana e diminui a necessidade de alternar entre as ferramentas.
Ao adicionar a integração da Asana a um evento de reunião no Teams, você poderá:
- Criar tarefas com rapidez sem sair da janela da reunião
- Ver um resumo das tarefas criadas na reunião
Como configurar
O organizador da reunião precisa adicionar a equipe ou o evento à integração antes do início da reunião.
Isso pode ser feito no aplicativo para desktop do Teams e não aparecerá nas reuniões ao acessar por uma janela do navegador.
Navegue até o evento da equipe ao qual deseja adicionar a integração e clique no botão + na parte superior da tela
O primeiro passo exige que o organizador designado para a reunião adicione a integração à equipe ou evento. No momento, não é possível adicionar esse recurso de dentro da reunião, é preciso adicioná-lo ao configurar ou editar a reunião.
Mantenha o trabalho conectado
Para adicionar a aba Asana:
- Procure por “Asana” e selecione-a para adicionar a aba Asana
- Clique em Adicionar para confirmar
Para participar da reunião
Conexão à Asana:
- Em seguida, aparecerá a tela Conectar com Asana. Clique nela
- Depois de fazer a autenticação na Asana, selecione um espaço de trabalho para preparar para a reunião
- Entre no evento da reunião
Crie e revise as tarefas que você criou dentro do evento ou equipe. As tarefas criadas no Teams são, por padrão, visíveis no Teams apenas para o usuário que as criou. As tarefas estarão sempre na Asana.
Essa visualização só está disponível aos organizadores da reunião. Ela é um local excelente para atribuir tarefas de preparação ou anotações para a reunião, ou para revisar tarefas criadas depois da reunião.
Criação de tarefas:
Quando você entrar no evento, também verá o logotipo da Asana no menu da reunião. Se clicar no logotipo, um painel lateral se abrirá, onde você poderá criar tarefas no decorrer da reunião e depois revisá-las.
Os outros participantes também verão o painel em seus menus e poderão se autenticar e criar tarefas.
As tarefas criadas aqui serão visíveis na “aba” de revisão de tarefas após a reunião.
Por que usar as reuniões do Teams?
Depois de carregar esse “aplicativo” Asana dentro da experiência de videoconferência do Teams, os usuários podem:
- Criar tarefas sem sair da videoconferência
- Manter um registro dessas tarefas
- Manter ininterruptas as expressões espontâneas de criatividade sem precisar mudar de ferramenta
- Conduzir uma produtiva reunião de ideias
- Converter ideias em ações
Se quiser saber como visualizar as tarefas no nível do projeto dentro do Teams, visite esta página. Nela, explicamos como avaliar todo o projeto da Asana no Microsoft Teams para você aproveitar os recursos ainda mais.
Principais casos de uso
Com esta integração, a sua equipe pode manter o foco nas metas, projetos e tarefas de onde quer que esteja trabalhando, além de ficar a par dos trabalhos que ocorrem por toda a equipe.
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Definir informações-chave - Esta integração permite que os usuários criem uma tarefa Asana a partir do Teams e incorporem informações contextuais, como uma mensagem). Os usuários podem definir informações-chave como nome da tarefa, descrição, data de conclusão e/ou campos personalizados.
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Manter-se em dia - Os colaboradores no Teams podem agora se atualizar sobre contextos importantes e o progresso conforme ocorre na Asana.
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Consultar a Asana - Quando ocorre uma conversa relacionada com o trabalho no Teams, é possível consultar os projetos, tarefas e outras informações Asana relacionados, para que os membros da equipe e participantes da conversa tenham mais contexto, clareza e transparência quanto ao fluxo de trabalho para nunca se sentirem por fora dos acontecimentos.
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Responsabilização - Converse com os colegas de equipe sobre um projeto enquanto observam a lista completa de tarefas, incluindo os responsáveis e as datas de conclusão, e marque as tarefas como concluídas quando as terminar. Dessa maneira, as equipes podem avançar mais rápido e alcançar mais longe.
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Integração - Não é preciso alternar entre ferramentas. Com as reuniões do Teams, os usuários podem transformar rapidamente conversas desestruturadas em trabalho rastreável na Asana.
Precisa de ajuda? Consulte a página de Suporte da Microsoft aqui.