Microsoft Teams e Asana

Use a integração entre a Asana e o Microsoft Teams para adicionar projetos Asana a mensagens em grupo e transformar conversas em trabalhos de um só lugar. Converse com colegas de equipe sobre um projeto enquanto visualiza a lista de tarefas completa, incluindo responsáveis e datas de conclusão das tarefas, e marque as tarefas como concluídas quando as terminar. Com a integração Asana para Microsoft Teams você pode permanecer conectado e organizado, não importa de onde esteja trabalhando.

Microsoft Teams e Asana

O Teams é uma ferramenta de colaboração baseada em chat que proporciona a equipes globais, remotas e multifuncionais a possibilidade de trabalhar em conjunto e compartilhar informações por meio de um espaço em comum. Os usuários podem utilizar recursos, como colaboração em documentos, troca de mensagens diretas, chat de equipes e gerenciamento de tarefas com a Asana. Essa integração com a Asana garante que seja possível manter o foco e a continuidade dos trabalhos onde quer que você esteja, em qualquer hora ou lugar. Com a Asana, você sabe quem está fazendo o quê.

Um bot da Asana adicionado ao Microsoft Teams facilita a interpretação e a exibição de recursos da Asana e ajuda a buscar e a encontrar esses recursos para que sejam usados em conversas do Teams, permitindo que os usuários criem tarefas ou adicionem mensagens a tarefas já existentes no Teams.

A integração com o Microsoft Teams está disponível para todos os níveis.

Etapas da instalação

Conecte a Asana ao Microsoft Teams para atribuir tarefas e organizar-se em relação a essas tarefas adicionando o aplicativo para você e sua equipe.

configurar

Como configurar a integração entre a Asana e o Microsoft Teams:

  • Acesse a aba Apps (aplicativos) no MS Teams
  • Procure por Asana Project management
  • Clique em Asana
  • Clique em Add (adicionar) para instalar o aplicativo

adicionar

Na janela pop-up Asana Project Management:

  1. Clique em Add (adicionar)

Como gerenciar o aplicativo para sua organização:

gerenciar aplicativos

Para gerenciar os aplicativos, vá até o centro de administração do Microsoft Teams e, então, busque pela Asana para garantir que esteja permitida. Habilite a opção Allow (permitir).

Adicione a Asana à lista de Pinned apps (aplicativos fixos) na central de administração do Microsoft Teams, para que seja possível encontrá-la com mais rapidez e escolher a ordem em que será afixada à barra de navegação.

Fluxo de integração

Quando a integração estiver instalada, você terá acesso ao bot de integração no painel de mensagens individual. Você também pode adicionar o bot a canais específicos de equipes.

É possível digitar perguntas e usá-lo para se manter a par da atividade de um projeto na Asana.

integração

Ao interagir com a integração pela primeira vez, você encontrará um bot de conversação que apresentará a integração, exibirá exemplos de casos de uso e fornecerá links para artigos de ajuda que poderão ser úteis.

Como compartilhar links

É possível interpretar e exibir tarefas, projetos, portfólios, atualizações de status e equipes para mostrar mais informações no compartilhamento com uma equipe particular.

compartilhar link

Para compartilhar links:

  • Cole qualquer link para URL específico da Asana
  • Aguarde a interpretação e a exibição aparecerem
  • Clique no ícone de expansão para obter mais contexto
  • Conecte à equipe e envie

expandir

Agora, é possível visualizá-lo por completo clicando em View in Asana (visualizar na Asana).

Você pode encontrar tarefas, projetos e portfólios clicando no logotipo da Asana no compositor de mensagens.

pesquisar tarefa

Pesquisa de tarefas, projetos ou portfólios

  1. Clique no logotipo da Asana no compositor de mensagens
  2. Você pode pesquisar qualquer tarefa, projeto ou portfólio dentro deste menu

Como criar uma nova tarefa

criar nova tarefa

Para criar uma tarefa:

  1. Clique no botão + na caixa de diálogo de composição de mensagens da Asana
  2. Selecione Create new Task (criar nova tarefa)
  3. Preencha as informações na janela pop-up exibida
  4. Clique em Create task (criar tarefa)

criar tarefa 2

É possível criar novas tarefas da Asana em qualquer lugar no Teams. Você pode usar o comando create task (criar tarefa) com o bot da Asana ou usar a opção dentro do compositor ou dentro de qualquer mensagem em uma conversa. Você pode atribuir essa tarefa a um colega de equipe, definir um prazo para ela e adicioná-la a um projeto Asana.

Como adicionar uma mensagem a uma tarefa

Adicionar mensagem 1

Para adicionar uma mensagem a uma tarefa:

  • No ícone de três pontos, clique em More actions (mais ações) e escolha Add message to task (adicionar mensagem a uma tarefa)
  • Pesquise e escolha uma tarefa Asana existente à qual deve ser adicionada esta mensagem por meio da janela pop-up

Adicionar mensagem

Agora, já é possível adicionar esta mensagem como comentário de uma tarefa.

Configurar as notificações

Abra qualquer canal de equipe ou painel de mensagens individual.

notificações

Como acessar as notificações:

  1. No menu +, selecione Link Project (vincular projeto)
  2. Selecione o projeto sobre o qual quer receber notificações

selecionar

Ajustar as configurações de notificação para o Microsoft Teams

Notificações do Microsoft Teams

No compositor de mensagem Asana:

  1. Acesse as configurações de notificação a partir do menu + no pop-up de diálogo Asana
  2. Selecione quais notificações de comunicação deseja receber

escolher notificações

Você receberá a partir de agora notificações sobre as novas atividades no projeto selecionado.

Bot Asana

O bot Asana para Microsoft Teams vai “conversar” com o aplicativo para fazer perguntas e encontrar coisas. As respostas dependem das interações feitas pelo usuário — você. Há um número de comandos que podem ser usados com este aplicativo para economizar tempo, e as interações são perfeitamente integradas.

Interações com o bot:

Interações com o bot

A partir do bot de conversação Asana você pode escolher o espaço de trabalho de acordo com a necessidade por meio do comando change workspace (trocar de espaço de trabalho).

Principais casos de uso

Com esta integração, a sua equipe pode manter o foco nas metas, projetos e tarefas de onde quer que esteja trabalhando, além de ficar a par dos trabalhos que ocorrem por toda a equipe.

  • Definir informações-chave - Esta integração permite que os usuários criem uma tarefa Asana a partir do Teams e incorporem informações contextuais, como uma mensagem). Os usuários podem definir informações-chave como nome da tarefa, descrição, data de conclusão e/ou campos personalizados.

  • Manter-se em dia - Os colaboradores no Teams podem agora se atualizar sobre contextos importantes e o progresso conforme ocorre na Asana.

  • Consultar a Asana - Quando ocorre uma conversa relacionada com o trabalho no Teams, é possível consultar os projetos, tarefas e outras informações Asana relacionados, para que os membros da equipe e participantes da conversa tenham mais contexto, clareza e transparência quanto ao fluxo de trabalho para nunca se sentirem por fora dos acontecimentos.

  • Responsabilização - Converse com os colegas de equipe sobre um projeto enquanto observam a lista completa de tarefas, incluindo os responsáveis e as datas de conclusão, e marque as tarefas como concluídas quando as terminar. Dessa maneira, as equipes podem avançar mais rápido e alcançar mais longe.

Precisa de ajuda? Consulte a página de Suporte da Microsoft aqui.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

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Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

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Trabalhe com colegas de equipe

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Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.