Microsoft Teams e Asana

A integração com o Microsoft Teams está disponível para todos os níveis pagos.

Visão geral

Use a integração entre a Asana e o Microsoft Teams para adicionar projetos Asana a mensagens em grupo e transformar conversas em trabalhos de um só lugar. Converse com colegas de equipe sobre um projeto enquanto visualiza a lista de tarefas completa, incluindo responsáveis e datas de conclusão das tarefas, e marque as tarefas como concluídas quando as terminar. Com a integração Asana para Microsoft Teams você pode permanecer conectado e organizado, não importa de onde esteja trabalhando.

O Teams é uma ferramenta de colaboração baseada em chat que permite a equipes globais, remotas e multifuncionais trabalharem em conjunto e compartilhar informações por meio de um espaço em comum. Os usuários podem utilizar recursos, como colaboração em documentos, troca de mensagens por canais, chat de equipes e gerenciamento de tarefas com a Asana. Essa integração com a Asana garante que seja possível manter o foco e a continuidade dos trabalhos onde quer que você esteja, em qualquer hora ou lugar. Com a Asana, você sabe quem está fazendo o quê, e para quando.

Um bot da Asana adicionado ao Microsoft Teams facilita a interpretação e a exibição de funcionalidades da Asana e ajuda a buscar e a encontrar esses recursos para que sejam usados em conversas do Teams, permitindo que os usuários criem tarefas ou adicionem mensagens a tarefas já existentes no Teams.

Requisitos para instalação

Requisitos da Asana

A integração com o Microsoft Teams está disponível para todos os níveis pagos.

Requisitos do Microsoft Teams

A integração Asana para Microsoft Teams está disponível para todos os planos pagos do Microsoft Teams. A versão gratuita do Microsoft Teams não oferece suporte à integração de aplicativos.

Etapas da instalação

Conecte a Asana ao Microsoft Teams para atribuir tarefas e organizar-se em relação a essas tarefas adicionando o aplicativo para você e sua equipe.

O bot Asana para Microsoft Teams não pode ser adicionado a canais ou chats privados.

Como gerenciar o aplicativo para sua organização:

Para administrar os aplicativos, vá até o centro de administração do Microsoft Teams e, então, busque pela Asana para verificar se a permissão foi concedida. Habilite a opção Allow (permitir).

Adicione a Asana à lista de Pinned apps (aplicativos fixos) na central de administração do Microsoft Teams, para que seja possível encontrá-la com mais rapidez e escolher a ordem em que será afixada à barra de navegação.

Fluxo de integração

Quando a integração estiver instalada, você terá acesso ao bot de integração no painel de mensagens individual. Você também pode adicionar o bot a canais específicos de equipes.

É possível digitar perguntas e usá-lo para se manter a par da atividade de um projeto na Asana.

Ao interagir com a integração pela primeira vez, você encontrará um bot de conversação que apresentará a integração, exibirá exemplos de casos de uso e fornecerá links para artigos do Guia que poderão ser úteis.

Como compartilhar links

É possível interpretar e exibir tarefas, projetos, portfólios, atualizações de status e equipes para mostrar mais informações ao compartilhar com uma equipe específica.

Como pesquisar

Você pode encontrar tarefas, projetos e portfólios clicando no logotipo da Asana no editor de mensagens.

Como criar uma nova tarefa

É possível criar novas tarefas da Asana em qualquer lugar no Teams. Você pode usar o comando create task (criar tarefa) com o bot da Asana ou usar a opção dentro do editor ou dentro de qualquer mensagem em uma conversa. Você pode atribuir essa tarefa a um colega de equipe, definir um prazo para ela e adicioná-la a um projeto Asana.

Como adicionar uma mensagem a uma tarefa

Agora, já é possível adicionar esta mensagem como comentário de uma tarefa.

Como ver um projeto da Asana dentro do Teams

Para ver um projeto, adicionar tarefas, editar tarefas existentes e aproveitar todas as funcionalidades da Asana dentro do Microsoft Teams, recomentamos usar a opção da aba Site.

Você pode adicionar essa aba às equipes e eventos.

Acessar a visualização do projeto

Selecione o projeto que deseja visualizar.

Como receber notificações pessoais

Você receberá notificações quando:

• Uma tarefa for atribuída a você, ou desatribuída.

Para as tarefas atribuídas a você, receberá notificações quando:

• A tarefa estiver concluída.
• A data de conclusão for alterada.
• Todas as dependências tiverem sido concluídas.
• Uma dependência não estiver concluída.
• For alterada a data de conclusão de uma dependência.
• Adicionarem você como colaborador(a).
• Há um comentário em uma tarefa que você segue.

Configurar as notificações

Abra qualquer canal de equipe ou painel de mensagens individual.

Ajustar as configurações de notificação para o Microsoft Teams

Você receberá a partir de agora notificações sobre as novas atividades no projeto selecionado.

Notificações personalizadas

É possível criar notificações personalizadas usando a funcionalidade de Regras da Asana, que permite aos usuários enviar automaticamente uma mensagem personalizada para um canal sempre que uma tarefa for atualizada ou transferida. Leia o nosso artigo do Guia sobre regras para saber mais.

Bot Asana

O bot Asana para Microsoft Teams vai “conversar” com o aplicativo para fazer perguntas e encontrar coisas. As respostas dependem das interações feitas pelo usuário — você. Há vários comandos que podem ser usados com este aplicativo para economizar tempo, e as interações são perfeitamente integradas.

Interações com o bot:

No bot de conversação Asana você pode escolher o espaço de trabalho de acordo com a necessidade por meio do comando change workspace (trocar de espaço de trabalho).

Reuniões do Microsoft Teams

A integração da Asana com o Microsoft Teams também funciona com as reuniões do Teams.

Esta integração permite que os usuários transformem conversas desestruturadas em trabalho monitorável na Asana, e diminui a necessidade de alternar entre as ferramentas.

Ao adicionar a integração da Asana a um evento de reunião no Teams, você poderá:

• Criar tarefas com rapidez sem sair da janela da reunião.
• Ver um resumo das tarefas criadas na reunião.

Como configurar

O organizador da reunião precisa adicionar a equipe ou o evento à integração antes do início da reunião.

Isso pode ser feito no aplicativo para desktop do Teams e não aparecerá nas reuniões ao acessar por uma janela do navegador.

Navegue até o evento da equipe ao qual deseja adicionar a integração e clique no botão + na parte superior da tela

O primeiro passo exige que o organizador designado para a reunião adicione a integração à equipe ou evento. No momento, não é possível adicionar esse recurso de dentro da reunião, é preciso adicioná-lo ao configurar ou editar a reunião.

Mantenha o trabalho conectado

Para participar da reunião

Crie e revise as tarefas que você criou dentro do evento ou equipe. As tarefas criadas no Teams são, por padrão, visíveis no Teams apenas para o usuário que as criou. As tarefas estarão sempre na Asana.

Esta visualização só está disponível aos organizadores da reunião. Ela é um local excelente para atribuir tarefas de preparação ou anotações para a reunião, ou para revisar tarefas criadas depois da reunião.

Criação de tarefas:

Quando você entrar no evento, também verá o logotipo da Asana no menu da reunião. Se clicar no logotipo, um painel lateral se abrirá, onde você poderá criar tarefas no decorrer da reunião e depois revisá-las.

Os outros participantes também verão o painel nos seus próprios menus e poderão se autenticar e criar tarefas.

As tarefas criadas aqui serão visíveis na “aba” de revisão de tarefas após a reunião.

Por que usar as reuniões do Teams?

Depois de carregar esse “aplicativo” Asana dentro da experiência de videoconferência do Teams, os usuários podem:

• Criar tarefas sem sair da videoconferência.
• Manter um registro dessas tarefas.
• Manter ininterruptas as expressões espontâneas de criatividade sem precisar mudar de ferramenta.
• Conduzir uma produtiva reunião de ideias.
• Converter ideias em ações.

Principais casos de uso

Com esta integração, a sua equipe pode manter o foco nas metas, projetos e tarefas de onde quer que esteja trabalhando, além de ficar a par dos trabalhos que ocorrem por toda a equipe.

• Definir informações-chave - Esta integração permite que os usuários criem uma tarefa Asana a partir do Teams e insiram informações contextuais (uma mensagem, por exemplo). Os usuários podem definir informações-chave tais como o nome da tarefa, a descrição, a data de conclusão e campos personalizados.

• Manter-se em dia - Os colaboradores no Teams podem agora se atualizar sobre contextos importantes e o progresso conforme ocorre na Asana.

• Consultar a Asana - Quando ocorre uma conversa relacionada com o trabalho no Teams, é possível consultar os projetos, tarefas e outras informações relacionadas à Asana. Dessa forma, os membros da equipe e participantes da conversa têm mais contexto, clareza e transparência quanto ao fluxo de trabalho e não se sentem por fora dos acontecimentos.

• Responsabilização - Converse com os colegas de equipe sobre um projeto enquanto observam a lista completa de tarefas, incluindo os responsáveis e as datas de conclusão, e marque as tarefas como concluídas quando as terminar. Dessa maneira, as equipes podem avançar mais rápido e alcançar mais longe.

• Integração - Não é preciso alternar entre ferramentas. Com as reuniões do Teams, os usuários podem transformar rapidamente conversas desestruturadas em trabalho monitorável na Asana.

Precisa de ajuda? Consulte a página de Suporte da Microsoft aqui.