Microsoft Teams e Asana

Use a integração entre a Asana e o Microsoft Teams para adicionar projetos Asana a mensagens em grupo e transformar conversas em trabalhos de um só lugar. Converse com colegas de equipe sobre um projeto enquanto visualiza a lista de tarefas completa, incluindo responsáveis e datas de conclusão das tarefas, e marque as tarefas como concluídas quando as terminar. Com a integração Asana para Microsoft Teams você pode permanecer conectado e organizado, não importa de onde esteja trabalhando.

Microsoft Teams e Asana

O Teams é uma ferramenta de colaboração baseada em chat que permite a equipes globais, remotas e multifuncionais trabalharem em conjunto e compartilhar informações por meio de um espaço em comum. Os usuários podem utilizar recursos, como colaboração em documentos, troca de mensagens por canais, chat de equipes e gerenciamento de tarefas com a Asana. Essa integração com a Asana garante que seja possível manter o foco e a continuidade dos trabalhos onde quer que você esteja, em qualquer hora ou lugar. Com a Asana, você sabe quem está fazendo o quê, e para quando.

Um bot da Asana adicionado ao Microsoft Teams facilita a interpretação e a exibição de funcionalidades da Asana e ajuda a buscar e a encontrar esses recursos para que sejam usados em conversas do Teams, permitindo que os usuários criem tarefas ou adicionem mensagens a tarefas já existentes no Teams.

A integração com o Microsoft Teams está disponível para todos os níveis.

Requisitos para instalação

Requisitos da Asana

A integração com o Microsoft Teams está disponível para todos os níveis.

Requisitos do Microsoft Teams

A integração Asana para Microsoft Teams está disponível para todos os planos pagos do Microsoft Teams. A versão gratuita do Microsoft Teams não oferece suporte à integração de aplicativos.

Etapas da instalação

Conecte a Asana ao Microsoft Teams para atribuir tarefas e organizar-se em relação a essas tarefas adicionando o aplicativo para você e sua equipe.

configurar

Como configurar a integração entre a Asana e o Microsoft Teams:

  • Acesse a aba Apps (aplicativos) no MS Teams
  • Procure por Asana Project management
  • Clique em Asana
  • Clique em Add (adicionar) para instalar o aplicativo

adicionar

Na janela pop-up Asana Project Management:

  1. Clique em Add (adicionar)

O bot Asana para Microsoft Teams não pode ser adicionado a canais ou chats privados.

Como gerenciar o aplicativo para sua organização:

gerenciar aplicativos

Para administrar os aplicativos, vá até o centro de administração do Microsoft Teams e, então, busque pela Asana para verificar se a permissão foi concedida. Habilite a opção Allow (permitir).

Adicione a Asana à lista de Pinned apps (aplicativos fixos) na central de administração do Microsoft Teams, para que seja possível encontrá-la com mais rapidez e escolher a ordem em que será afixada à barra de navegação.

Fluxo de integração

Quando a integração estiver instalada, você terá acesso ao bot de integração no painel de mensagens individual. Você também pode adicionar o bot a canais específicos de equipes.

É possível digitar perguntas e usá-lo para se manter a par da atividade de um projeto na Asana.

integração

Ao interagir com a integração pela primeira vez, você encontrará um bot de conversação que apresentará a integração, exibirá exemplos de casos de uso e fornecerá links para artigos do Guia que poderão ser úteis.

Como compartilhar links

É possível interpretar e exibir tarefas, projetos, portfólios, atualizações de status e equipes para mostrar mais informações ao compartilhar com uma equipe específica.

compartilhar link

Para compartilhar links:

  • Cole qualquer link de URL específico da Asana
  • Aguarde a interpretação e a exibição aparecerem
  • Clique no ícone Expand (expandir) para obter mais contexto
  • Envie o link à equipe

expandir

Agora, é possível visualizá-lo por completo clicando em View in Asana (visualizar na Asana).

Você pode encontrar tarefas, projetos e portfólios clicando no logotipo da Asana no editor de mensagens.

pesquisar tarefa

Para pesquisar tarefas, projetos ou portfólios:

  1. Clique no logotipo da Asana no editor de mensagens
  2. Neste menu, você pode pesquisar qualquer tarefa, projeto ou portfólio

Como criar uma nova tarefa

criar nova tarefa

Para criar uma tarefa:

  1. Clique no botão + na caixa de diálogo de edição de mensagens da Asana
  2. Selecione Create new Task (criar nova tarefa)
  3. Preencha as informações na janela pop-up
  4. Clique em Create task (criar tarefa)

criar tarefa 2

É possível criar novas tarefas da Asana em qualquer lugar no Teams. Você pode usar o comando create task (criar tarefa) com o bot da Asana ou usar a opção dentro do editor ou dentro de qualquer mensagem em uma conversa. Você pode atribuir essa tarefa a um colega de equipe, definir um prazo para ela e adicioná-la a um projeto Asana.

Como adicionar uma mensagem a uma tarefa

Adicionar mensagem 1

Para adicionar uma mensagem a uma tarefa:

  • No ícone de três pontos, clique em More actions (mais ações) e escolha Add message to task (adicionar mensagem a uma tarefa)
  • Na janela pop-up, pesquise e escolha uma tarefa Asana existente à qual será adicionada a sua mensagem

Adicionar mensagem

Agora, já é possível adicionar esta mensagem como comentário de uma tarefa.

Como receber notificações pessoais

Para receber notificações pessoais, escreva “vincular projeto” no bot Asana no Teams. O bot perguntará a qual projeto você deseja vincular. Selecione Minhas tarefas para começar a receber notificações pessoais.

Você receberá notificações quando:

  • Uma tarefa for atribuída a você, ou desatribuída

Para as tarefas atribuídas a você, receberá notificações quando:

  • A tarefa estiver concluída
  • A data de conclusão for alterada
  • Todas as dependências tiverem sido concluídas
  • Uma dependência não estiver concluída
  • For alterada a data de conclusão de uma dependência
  • Adicionarem você como seguidor(a)
  • Há um comentário em uma tarefa que você segue

Configurar as notificações

Abra qualquer canal de equipe ou painel de mensagens individual.

notificações

Como acessar as notificações:

  1. No menu +, selecione Link Project (vincular projeto)
  2. Selecione o projeto sobre o qual quer receber notificações

selecionar

Ajustar as configurações de notificação para o Microsoft Teams

Notificações do Microsoft Teams

No editor de mensagens Asana:

  1. Acesse as configurações de notificação a partir do menu + no pop-up de diálogo Asana
  2. Selecione quais notificações de comunicação deseja receber

escolher notificações

Você receberá a partir de agora notificações sobre as novas atividades no projeto selecionado.

Notificações personalizadas

É possível criar notificações personalizadas usando a funcionalidade de Regras da Asana, que permite aos usuários enviar automaticamente uma mensagem personalizada para um canal sempre que uma tarefa for atualizada ou transferida. Saiba mais.

notificação personalizada

Na janela pop-up Adicionar regra:

  • É possível enviar uma mensagem personalizada para um canal via Microsoft Teams com as atualizações feitas às tarefas

Bot Asana

O bot Asana para Microsoft Teams vai “conversar” com o aplicativo para fazer perguntas e encontrar coisas. As respostas dependem das interações feitas pelo usuário — você. Há vários comandos que podem ser usados com este aplicativo para economizar tempo, e as interações são perfeitamente integradas.

Interações com o bot:

Interações com o bot

No bot de conversação Asana você pode escolher o espaço de trabalho de acordo com a necessidade por meio do comando change workspace (trocar de espaço de trabalho).

Reuniões do Microsoft Teams

A integração da Asana com o Microsoft Teams também funciona com as reuniões do Teams.

Esta integração permite que os usuários transformem conversas desestruturadas em trabalho monitorável na Asana, e diminui a necessidade de alternar entre as ferramentas.

Ao adicionar a integração da Asana a um evento de reunião no Teams, você poderá:

  • Criar tarefas com rapidez sem sair da janela da reunião
  • Ver um resumo das tarefas criadas na reunião

Como configurar

O organizador da reunião precisa adicionar a equipe ou o evento à integração antes do início da reunião.

Isso pode ser feito no aplicativo para desktop do Teams e não aparecerá nas reuniões ao acessar por uma janela do navegador.

Navegue até o evento da equipe ao qual deseja adicionar a integração e clique no botão + na parte superior da tela

Navegação até o evento da equipe

O primeiro passo exige que o organizador designado para a reunião adicione a integração à equipe ou evento. No momento, não é possível adicionar esse recurso de dentro da reunião, é preciso adicioná-lo ao configurar ou editar a reunião.

Mantenha o trabalho conectado

Adicionar a aba

Para adicionar a aba Asana:

  • Procure por “Asana” e selecione-a para adicionar a aba Asana
  • Clique em Add (adicionar) para confirmar

Adição da Asana

Para participar da reunião

Conexão à Asana

Conexão à Asana:

  • Em seguida, aparecerá a tela Connect to Asana (conectar com a Asana). Clique nela
  • Depois de fazer a autenticação na Asana, selecione um espaço de trabalho para preparar para a reunião
  • Entre no evento da reunião

Adicionar à Asana

Crie e revise as tarefas que você criou dentro do evento ou equipe. As tarefas criadas no Teams são, por padrão, visíveis no Teams apenas para o usuário que as criou. As tarefas estarão sempre na Asana.

Esta visualização só está disponível aos organizadores da reunião. Ela é um local excelente para atribuir tarefas de preparação ou anotações para a reunião, ou para revisar tarefas criadas depois da reunião.

Criação de tarefas:

Quando você entrar no evento, também verá o logotipo da Asana no menu da reunião. Se clicar no logotipo, um painel lateral se abrirá, onde você poderá criar tarefas no decorrer da reunião e depois revisá-las.

Criação de tarefas no Microsoft

Os outros participantes também verão o painel nos seus próprios menus e poderão se autenticar e criar tarefas.

As tarefas criadas aqui serão visíveis na “aba” de revisão de tarefas após a reunião.

Por que usar as reuniões do Teams?

Depois de carregar esse “aplicativo” Asana dentro da experiência de videoconferência do Teams, os usuários podem:

  • Criar tarefas sem sair da videoconferência
  • Manter um registro dessas tarefas
  • Manter ininterruptas as expressões espontâneas de criatividade sem precisar mudar de ferramenta
  • Conduzir uma produtiva reunião de ideias
  • Converter ideias em ações

Se quiser saber como visualizar as tarefas no nível do projeto dentro do Teams, visite esta página. Nela, explicamos como avaliar todo o projeto da Asana no Microsoft Teams para você aproveitar os recursos ainda mais.

Principais casos de uso

Com esta integração, a sua equipe pode manter o foco nas metas, projetos e tarefas de onde quer que esteja trabalhando, além de ficar a par dos trabalhos que ocorrem por toda a equipe.

  • Definir informações-chave - Esta integração permite que os usuários criem uma tarefa Asana a partir do Teams e insiram informações contextuais (uma mensagem, por exemplo). Os usuários podem definir informações-chave tais como o nome da tarefa, a descrição, a data de conclusão e campos personalizados.

  • Manter-se em dia - Os colaboradores no Teams podem agora se atualizar sobre contextos importantes e o progresso conforme ocorre na Asana.

  • Consultar a Asana - Quando ocorre uma conversa relacionada com o trabalho no Teams, é possível consultar os projetos, tarefas e outras informações relacionadas à Asana. Dessa forma, os membros da equipe e participantes da conversa têm mais contexto, clareza e transparência quanto ao fluxo de trabalho e não se sentem por fora dos acontecimentos.

  • Responsabilização - Converse com os colegas de equipe sobre um projeto enquanto observam a lista completa de tarefas, incluindo os responsáveis e as datas de conclusão, e marque as tarefas como concluídas quando as terminar. Dessa maneira, as equipes podem avançar mais rápido e alcançar mais longe.

  • Integração - Não é preciso alternar entre ferramentas. Com as reuniões do Teams, os usuários podem transformar rapidamente conversas desestruturadas em trabalho monitorável na Asana.

Precisa de ajuda? Consulte a página de Suporte da Microsoft aqui.

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