Instagantt e Asana

O Instagantt é um aplicativo web que cria diagramas de Gantt para ajudar você a planejar projetos e agendar tarefas com sua equipe de forma mais visual. Você pode criar datas de início, definir uma porcentagem de progresso e vincular tarefas.

Configuração

  • Crie uma conta no Instagantt
  • Cadastre-se com seu endereço de e-mail ou pela Asana, usando o Asana Connect
  • Selecione quais de suas listas da aba Minhas tarefas e projetos em qualquer um de seus Espaços de trabalho ou Organizações você gostaria de sincronizar com o Instagantt

Você pode criar um grupo de até 10 projetos de diferentes Espaços de trabalho e Organizações. Dentro de um grupo, é possível ordenar as tarefas por projeto e por seção.

Remover projetos do Instagantt

Você pode remover qualquer projeto sincronizado da Asana se não quiser mais que eles apareçam no Instagantt.

Para cancelar a sincronização de um projeto ou da aba Minhas tarefas:

  • Clique no ícone de mais no topo da barra lateral para revelar a janela de conexão de projetos
  • Encontre o projeto do qual você quer cancelar a sincronização e clique no botão vermelho de Desconectar

Comece agora mesmo

Os projetos sincronizados serão ordenados por Espaço de trabalho e Organização na barra lateral do Instagantt. Eles estarão na mesma ordem que estão na Asana. Você pode reordená-los no Instagantt, mas isso não vai mudar a ordem na Asana.

Visualizar projetos

Para visualizar um projeto no Instagantt, comece selecionando um de seus projetos na barra lateral do Instagant. Depois, verá seu projeto no painel principal do Instagantt.

As cores de projeto que você configurou na Asana serão refletidas no Instagantt.

Datas de conclusão e cores

As tarefas serão exibidas em 3 cores no Instagantt:

  • Verde - tarefas que foram concluídas dentro do prazo
  • Azul - tarefas que estão em dia e provavelmente serão concluídas dentro do prazo
  • Vermelha - tarefas incompletas que já passaram do prazo

Se as tarefas não tiverem uma data de conclusão, não aparecerão no diagrama, mas você pode adicioná-las clicando onde quiser que a coluna referente a elas comece.

Marque tarefas como concluídas no Instagantt

Você pode marcar as tarefas como concluídas diretamente no Instagantt e elas serão marcadas como concluídas no projeto Asana.

Para marcar uma tarefa como concluída:

  • No Instagantt, marque as tarefas que quer marcar como concluídas
  • Clique no ícone de confirmação no topo
  • Clique em Marcar como concluída

As tarefas que você selecionar serão marcadas como concluídas em seu projeto Asana.

Criar tarefas no Instagantt

Você pode criar tarefas diretamente no Instagantt e elas aparecerão em seu projeto Asana.

Para criar uma tarefa no Instagantt, clique no símbolo de + no topo da tela. O aplicativo do Instagantt permitirá que você defina um nome e responsável pela tarefa.

Depois de clicar em Salvar, a tarefa aparecerá no Instagantt e em seu projeto Asana.

Detalhes da tarefa no Instagantt

Você pode visualizar e editar os detalhes de uma tarefa diretamente no Instagantt.

Para visualizar ou editar os detalhes de uma tarefa, selecione a tarefa e os detalhes dela vão aparecer. Qualquer informação que você alterar no Instagantt será refletida na Asana.

O Instagantt permite que você

Além do básico

Crie dependências

Você pode vincular uma tarefa a outra para exibir a dependência entre duas tarefas.

Para criar uma dependência:

  • Passe o mouse sobre a tarefa
  • Clique e segure o círculo que aparece
  • Arraste o mouse até o final da tarefa da qual ela depende

Para remover uma dependência:

  • Clique na tarefa
  • Clique em Desvincular de…

Se a tarefa tiver várias dependências, você pode cancelar apenas uma ou todas elas

Início da tarefa e datas de conclusão

Você pode clicar e arrastar uma tarefa no Instagantt para alterar a data de início e a data de conclusão de qualquer tarefa. Saiba mais sobre as datas de início na Asana aqui.

Arraste a tarefa para a esquerda para alterar a data de início ou para a direita para alterar a data de conclusão.

Filtrar tarefas

Você pode filtrar as tarefas no Instagantt por Seções, Tags, ou responsável.

As opções de filtro podem ser acessadas na barra lateral, logo abaixo do nome do projeto.

Exibir ou ocultar tarefas concluídas

Você pode exibir todas as tarefas ou ocultar as tarefas concluídas no Instagantt.

Para alterar as tarefas que são exibidas em seu projeto no Instagantt:

  • Clique no ícone de engrenagem no topo da lista de projetos
  • Clique em Exibir tarefas concluídas desde…
  • Selecione as tarefas que quer exibir

Exportar diagramas do Instagantt

Se você quiser imprimir ou incluir o diagrama do Instagantt em uma apresentação, pode exportá-lo como uma imagem

Para exportar:

  • Clique no ícone de imagem no topo da página
  • Selecione Exportar como imagem
  • Na janela seguinte, clique em Gerar nova imagem

Ressincronizar com Asana

Se alguma alteração for feita na Asana e você quiser refleti-las no Instagantt, clique no nome do projeto na barra lateral para ressincronizar os projetos.

Ainda precisa de ajuda? Entre em contato com o Instagantt clicando em Feedback e suporte no canto superior direito do Instagantt.

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Tarefas

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Acompanhe todo o seu trabalho

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Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

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Trabalhe com colegas de equipe

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Caixa de entrada

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Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.