Instagantt e Asana

O Instagantt é um aplicativo web que cria diagramas de Gantt para ajudar você a planejar projetos e agendar tarefas com sua equipe de forma mais visual. Você pode criar datas de início, definir uma porcentagem de progresso e vincular tarefas.

Configuração

  • Crie uma conta no Instagantt
  • Cadastre-se com seu endereço de e-mail ou pela Asana, usando o Asana Connect
  • Selecione quais de suas listas da aba Minhas tarefas e projetos em qualquer um de seus Espaços de trabalho ou Organizações você gostaria de sincronizar com o Instagantt

Você pode criar um grupo de até 10 projetos de diferentes Espaços de trabalho e Organizações. Dentro de um grupo, é possível ordenar as tarefas por projeto e por seção dentro desses projetos.

Remover projetos do Instagantt

Você pode remover qualquer projeto sincronizado da Asana se não quiser mais que eles apareçam no Instagantt.

Para cancelar a sincronização de um projeto ou da aba Minhas tarefas:

  • Clique no ícone de mais no topo da barra lateral para revelar a janela de conexão de projetos
  • Encontre o projeto do qual você quer cancelar a sincronização e clique no botão vermelho de Desconectar

Comece agora mesmo

Os projetos sincronizados serão ordenados por Espaço de trabalho e Organização na barra lateral do Instagantt. Eles estarão na mesma ordem que estão na Asana. Você pode reordená-los no Instagantt, mas isso não vai mudar a ordem na Asana.

Visualizar projetos

Para visualizar um projeto no Instagantt, comece selecionando um de seus projetos na barra lateral do Instagant. Depois, verá seu projeto no painel principal do Instagantt.

As cores de projeto que você configurou na Asana serão refletidas no Instagantt

Datas de conclusão e cores

As tarefas serão exibidas em 3 cores no Instagantt:

  • Verde - tarefas que foram concluídas dentro do prazo
  • Azul - tarefas que estão em dia e provavelmente serão concluídas dentro do prazo
  • Vermelha - tarefas incompletas que já passaram do prazo

Se as tarefas não tiverem uma data de conclusão, não aparecerão no diagrama, mas você pode adicioná-las clicando onde quiser que a coluna referente a elas comece.

Marcar tarefas como concluídas no Instagantt

Você pode marcar as tarefas como concluídas diretamente no Instagantt e elas serão marcadas como concluídas no projeto Asana.

Para marcar uma tarefa como concluída:

  • No Instagantt, marque as tarefas que quer marcar como concluídas
  • Clique no ícone de confirmação no topo
  • Clique em Marcar como concluída

As tarefas que você selecionar serão marcadas como concluídas em seu projeto Asana.

Criar tarefas no Instagantt

Você pode criar tarefas diretamente no Instagantt e elas aparecerão em seu projeto Asana.

Para criar uma tarefa no Instagantt, clique no símbolo de + no topo da tela. O aplicativo do Instagantt permitirá que você defina um nome e responsável pela tarefa.

Depois de clicar em Salvar, a tarefa aparecerá no Instagantt e em seu projeto Asana.

Detalhes da tarefa no Instagantt

Você pode visualizar e editar os detalhes de uma tarefa diretamente no Instagantt.

Para visualizar ou editar os detalhes de uma tarefa, selecione a tarefa e os detalhes dela vão aparecer. Qualquer informação que você alterar no Instagantt será refletida na Asana.

O Instagantt permite que você:

Além do básico

Criar dependências

Você pode vincular uma tarefa a outra para exibir a dependência entre duas tarefas.

Para criar uma dependência:

  • Passe o mouse sobre a tarefa
  • Clique e segure o círculo que aparece
  • Arraste o mouse até o final da tarefa da qual ela depende

Para remover uma dependência:

  • Clique na tarefa
  • Clique em Cancelar dependência de…

Se a tarefa tiver várias dependências, você pode cancelar apenas uma ou todas elas

Datas de início e de conclusão das tarefas

Você pode clicar e arrastar uma tarefa no Instagantt para alterar a data de início e a data de conclusão de qualquer tarefa. Saiba mais sobre as datas de início na Asana aqui.

Arraste a tarefa para a esquerda para alterar a data de início ou para a direita para alterar a data de conclusão.

Filtrar tarefas

Você pode filtrar as tarefas no Instagantt por Seções, Tags, ou responsável.

As opções de filtro podem ser acessadas na barra lateral, logo abaixo do nome do projeto.

Exibir ou ocultar tarefas concluídas

Você pode exibir todas as tarefas ou ocultar as tarefas concluídas no Instagantt.

Para alterar as tarefas que são exibidas em seu projeto no Instagantt:

  • Clique no ícone de engrenagem no topo da lista de projetos
  • Clique em Exibir tarefas concluídas desde…
  • Selecione as tarefas que quer exibir

Exportar diagramas do Instagantt

Se você quiser imprimir ou incluir o diagrama do Instagantt em uma apresentação, pode exportá-lo como uma imagem

Para exportar:

  • Clique no ícone de imagem no topo da página
  • Clique em Exportar como imagem
  • Na janela seguinte, clique em Gerar nova imagem

Ressincronizar com Asana

Se alguma alteração for feita na Asana e você quiser refleti-las no Instagantt, clique no nome do projeto na barra lateral para ressincronizar os projetos.

Ainda precisa de ajuda? Entre em contato com o Instagantt clicando em Feedback e suporte no canto superior direito do Instagantt.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

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Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

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Trabalhe com colegas de equipe

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Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.