Planilhas Google e Asana

Ao monitorar diversos projetos, pode ser um desafio entender como cada um deles está indo. Com os relatórios nas Planilhas Google você pode usar os dados de um projeto para criar relatórios e visualizações personalizados e determinar o que está em dia e o que precisa de atenção.

Os relatórios nas Planilhas Google estão disponíveis nos Portfólios.

Preparação para usar os relatórios nas Planilhas Google

Antes de abrir uma Planilha do Google a partir do seu Portfólio, lembre-se de conferir se você está com os projetosprojetos Os projetos são listas de tarefas. Consulte Mais informação certos no seu Portfólio.

Se você nunca usou as Planilhas Google, recomendamos consultar o Centro de ajuda do Google e o Fórum de ajuda das Planilhas Google. Este artigo vai explicar como gerar alguns relatórios básicos com os dados do seu Portfólio Asana, mas não tem o intuito de abordar todas as maneiras possíveis de usar as Planilhas Google.

Os relatórios com as Planilhas Google oferecem inúmeras maneiras de ordenar e visualizar o trabalho que você monitora na Asana. Este artigo pretende ajudar a começar e servir de inspiração com alguns relatórios que talvez lhe sejam úteis.

Como começar os relatórios do Portfólio

Depois de adicionar os projetos desejados ao seu Portfólio, basta clicar em Exportar para as Planilhas Google no menu suspenso próximo ao cabeçalho do seu projeto. As Planilhas Google vão abrir numa nova guia. No primeiro acesso será necessário autorizar a Asana a se conectar à sua conta Google.

Depois de criada, os dados em sua planilha serão atualizados automaticamente de hora em hora.

O que aparece no relatório

A planilha do Google Sheet inclui três abas:

  1. Visão geral – serve como referência sobre como usar a planilha e contém dois exemplos de gráficos criados com seus dados.
  2. Dados do projeto Asana – exibe os dados mais importantes de cada projeto. Explore esses dados ordenando ou filtrando as colunas.
  3. Dados em tempo real — exibe dados em tempo real diretamente da Asana. Esta aba fica bloqueada para proteger a conexão com a Asana.

Você pode passar o mouse sobre os cabeçalhos das colunas para saber mais sobre os dados na coluna.

Como criar relatórios personalizados

A planilha é padrão, com dois exemplos de relatórios e duas abas de dados, mas você provavelmente vai querer criar relatórios personalizados para sua equipe e seus projetos. Com os dados fornecidos na planilha, e lendo os exemplos abaixo, você vai conseguir suprir muitas de suas necessidades com relatórios.

Os relatórios criados são salvos na planilha automaticamente e aparecerão da próxima vez que você abrir a planilha na Asana.

Aqui estão alguns exemplos dos tipos de relatórios que você pode criar em sua planilha do Google Sheets. Vamos mostrar dois deles com mais detalhes abaixo, para ensinar como criá-los.

  • Quais projetos estão correndo riscos e chegando perto do prazo? Um gráfico de dispersão das datas de conclusão e cores de status (veja o exemplo abaixo)
  • Quais proprietários de projetos estão concluindo o trabalho rapidamente? Um gráfico de colunas com tarefas recentemente concluídas por proprietário de projeto (veja o exemplo abaixo)
  • Que porcentagem dos seus projetos estão dentro do prazo? Um gráfico de pizza com cores de status
  • O trabalho é concentrado ou espalhado em vários projetos? Um histograma de tarefas concluídas na última semana em cada projeto
  • Quais equipes têm projetos quase concluídos? Um gráfico de colunas sobrepostas dos projetos com a porcentagem de conclusão, por equipe

Exemplo 1: um gráfico de dispersão da data de conclusão e cor de status

Este exemplo mostra algumas das técnicas que você pode usar para criar um relatório para descobrir os projetos individuais que mais precisam da sua atenção. Vamos criar um relatório para identificar projetos com a data de conclusão próxima onde o último status de atualização é vermelho, pois esses projetos provavelmente precisam de atenção com mais urgência.

Crie uma nova aba

Clique no + no canto inferior esquerdo de sua planilha para criar uma nova aba e escolha um nome para o relatório.

Adicione colunas ao seu relatório, referenciando a aba de dados em tempo real

  1. Selecione a célula do canto superior esquerdo de sua nova aba
  2. Digite =
  3. Vá até a aba de Dados em tempo real. Clique no cabeçalho da coluna que você deseja copiar para a outra aba. Neste caso, vamos referenciar a coluna Nome. Pressione Enter.

  4. Depois de pressionar Enter, você voltará para a aba do seu relatório.
  5. Selecione a próxima célula à direita e repita os passos de 2 a 4 para as colunas de Data de conclusão e Cor de status.
  6. Agora que já referenciamos a célula do cabeçalho de cada coluna, precisamos copiar os dados também. Selecione os três cabeçalhos e use o cursor de autopreenchimento no canto inferior direito da seleção para arrastar para baixo.

Nós referenciamos os dados da aba Dados em tempo real e vez de só copiá-los. Assim, quando a aba de Dados em tempo real for atualizada automaticamente, de hora em hora, seu relatório também será atualizado automaticamente.

Calcule quanto tempo você tem até a data de conclusão do projeto, usando uma fórmula

  1. Digite DAYS TIL DUE como cabeçalho da quarta coluna
  2. Logo abaixo, insira a fórmula =DATEDIF(NOW(), B2, "D"), que calcula o número de dias entre o dia atual e o valor na coluna Data de conclusão.

  3. Arraste o cursor de autopreenchimento para preencher o resto de sua nova coluna.

Crie um gráfico de dispersão

  1. Primeiro, precisamos ordenar o relatório por Cor de status. A maneira mais fácil de fazer isso é abrir o menu Dados e escolher Filtrar. Depois, use o menu no cabeçalho da coluna Cor de status para Ordenar de A → Z.

  2. Selecione as colunas Cor de status, Dias até a data de conclusão e Nome, nessa ordem, pressionando (no Mac) ou CTRL (no PC) e clicando na letra acima de cada coluna (C, D e A). Essas são as três colunas que precisamos no gráfico de dispersão, e a coluna Nome deve ser selecionada por último porque será o identificador de cada ponto de dados.

  3. Crie um gráfico, abrindo o menu Inserir e selecionando Gráfico.
  4. Escolha um Gráfico de dispersão e desmarque a opção Agregar coluna C.

Com este gráfico, você pode visualizar quais dos projetos próximos da data de conclusão estão apresentando problemas. Na imagem abaixo, marcamos os projetos na “zona de perigo”, que estão em vermelho e a menos de 60 dias da data de conclusão. Como os dados são atualizados de hora em hora pela Asana, você pode conferir este gráfico sempre para saber onde concentrar os esforços de sua equipe.

Exemplo 2: taxa de conclusão de tarefas por proprietário de projeto

Este exemplo mostra algumas das técnicas que você pode usar para criar um relatório onde os projetos são agrupados de acordo com alguma propriedade, neste caso, por proprietário de projeto. Vamos construir um relatório para descobrir quantas tarefas foram concluídas esta semana em projetos gerenciados por cada proprietário de projeto. Você pode identificar equipes altamente produtivas ou um proprietário de projeto que está estimulando a equipe a concluir todas as tarefas na Asana.

Crie uma tabela dinâmica para agrupar os projetos por proprietário

  1. Vá até a aba Dados em tempo real.
  2. Selecione as linhas a partir da linha 2. Vamos pular a linha 1 porque uma tabela dinâmica funciona melhor quando a primeira linha contém os cabeçalhos.

  3. Abra o menu de Dados e escolha Tabela dinâmica. Uma nova aba será criada, com o nome de Tabela dinâmica.
  4. Na aba da Tabela dinâmica, na barra lateral de Editor de relatório, sob Linhas, escolha Adicionar campo. Selecione a coluna que você gostaria de usar como parâmetro para agrupar seus projetos, neste caso, Proprietário. Desmarque a opção Exibir totais, já que não precisamos desses dados neste exemplo.

  5. Em Valores, escolha Adicionar campo. Selecione a coluna que você quiser entender para cada grupo de projetos. Neste caso, Tarefas concluídas.

  6. Confira se os valores do grupo estão resumidos da maneira que você precisa. Neste exemplo, queremos ver a taxa de conclusão de tarefas total para cada grupo de projetos, então, escolhemos Soma.

Visualize os dados

Em muitos casos, uma alternativa mais fácil à criação manual do gráfico é usar a barra lateral Explorar das Planilhas Google, que gera gráficos relevantes utilizando inteligência artificial.

  1. Clique em Explorar no canto inferior direito da planilha. Neste exemplo, um gráfico de colunas é uma visualização útil da taxa de conclusão de tarefas.
  2. Para ver uma versão maior do gráfico, você pode arrastá-lo para a área principal da planilha. Clique com o botão direito do mouse no gráfico para personalizá-lo.

Crie seus próprios relatórios personalizados com as Planilhas Google

Gerenciar vários projetos ao mesmo tempo nunca é tarefa fácil, mas os relatórios com as Planilhas Google oferecem a flexibilidade de visualizar as informações e criar os relatórios que você precisa com facilidade. Use os dados dos projetos no seu Portfólio para criar relatórios e visualizações sobre o que está em dia e o que precisa da sua atenção.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

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Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.