Google Sheets e Asana

Os PainéisPainéis O painel oferece uma visualização clara do progresso e do status dos projetos em que você e sua equipe estão trabalhando. Consulte Mais informação oferecem a gerentes, líderes de equipes e colaboradores de diferentes departamentos uma visualização de alto nível dos projetos de que eles precisam. Quando você gerencia muitos projetos, entender o progresso de cada um pode ser um desafio. Com os relatórios dos Painéis no Google Sheets, você pode usar dados dos projetos para criar relatórios e visualizações personalizadas para ver o que está dentro do prazo e o que precisa da sua atenção.

Preparando-se para usar os relatórios do Painel

Antes de abrir uma planilha do Google Sheets para seu Painel Asana, lembre-se de conferir se você está com os projetosprojetos Os projetos são listas de tarefas. Consulte Mais informação certos em seu Painel. Adicione e remova projetos do seu Painel quando quiser.

Se você nunca usou o Google Sheets antes, recomendamos consultar o Centro de ajuda do Google e o Fórum de ajuda do Google Sheets. Este artigo vai explicar como gerar alguns relatórios básicos com os dados do seu Painel Asana, mas não explica todas as maneiras em que você pode usar o Google Sheets.

Os relatórios do Painel com o Google Sheets oferecem infinitas maneiras de ordenar e visualizar o trabalho que você monitora na Asana. Este artigo vai ajudar você a começar e inspirá-lo com alguns relatórios que você talvez queira criar.

Como começar os relatórios do Painel

Depois de adicionar os projetos desejados ao seu Painel, basta clicar em Abrir relatório no Google Sheets no cabeçalhocabeçalho O cabeçalho faz parte da interface do usuário, entre a barra superior e o painel principal, e permite que os usuários naveguem entre os projetos. Consulte Mais informação da aba Painel. Sua planilha vai abrir em uma nova guia. No primeiro acesso, você vai precisar autorizar a Asana a se conectar à sua conta Google.

Depois de criada, os dados em sua planilha serão atualizados automaticamente de hora em hora.

O que aparece no relatório

A planilha do Google Sheet inclui três abas:

  1. Visão geral – serve como referência sobre como usar a planilha e contém dois exemplos de gráficos criados com seus dados.
  2. Dados do projeto Asana – exibe os dados mais importantes de cada projeto. Explore esses dados ordenando ou filtrando as colunas.
  3. Dados em tempo real – exibe dados em tempo real diretamente da Asana. Esta aba fica bloqueada para proteger a conexão com a Asana. Se, por algum motivo, os dados desta aba forem modificados, basta clicar no botão Abrir relatório no Google Sheets em seu Painel para consertar.

Você pode passar o mouse sobre os cabeçalhos das colunas para saber mais sobre os dados na coluna.

Como criar relatórios personalizados

A planilha é padrão, com dois exemplos de relatórios e duas abas de dados, mas você provavelmente vai querer criar relatórios personalizados para sua equipe e seus projetos. Com os dados fornecidos na planilha, e lendo os exemplos abaixo, você vai conseguir suprir muitas de suas necessidades com relatórios.

Os relatórios criados são salvos na planilha automaticamente e aparecerão da próxima vez que você abrir a planilha na Asana.

Aqui estão alguns exemplos dos tipos de relatórios que você pode criar em sua planilha do Google Sheets. Vamos mostrar dois deles com mais detalhes abaixo, para ensinar como criá-los.

  • Quais projetos estão correndo riscos e chegando perto do prazo? Um gráfico de dispersão das datas de conclusão e cores de status (veja o exemplo abaixo)
  • Quais proprietários de projetos estão concluindo o trabalho rapidamente? Um gráfico de colunas com tarefas recentemente concluídas por proprietário de projeto (veja o exemplo abaixo)
  • Que porcentagem dos seus projetos estão dentro do prazo? Um gráfico de pizza com cores de status
  • O trabalho é concentrado ou espalhado em vários projetos? Um histograma de tarefas concluídas na última semana em cada projeto
  • Quais equipes têm projetos quase concluídos? Um gráfico de colunas sobrepostas dos projetos com a porcentagem de conclusão, por equipe

Exemplo 1: um gráfico de dispersão da data de conclusão e cor de status

Este exemplo mostra algumas das técnicas que você pode usar para criar um relatório para descobrir os projetos individuais que mais precisam da sua atenção. Vamos criar um relatório para identificar projetos com a data de conclusão próxima onde o último status de atualização é vermelho, pois esses projetos provavelmente precisam de atenção com mais urgência.

Crie uma nova aba

Clique no + no canto inferior esquerdo de sua planilha para criar uma nova aba e escolha um nome para o relatório.

Adicione colunas ao seu relatório, referenciando a aba de dados em tempo real

  1. Selecione a célula do canto superior esquerdo de sua nova aba
  2. Digite =
  3. Vá até a aba de Dados em tempo real. Clique no cabeçalho da coluna que você deseja copiar para a outra aba. Neste caso, vamos referenciar a coluna Nome. Pressione Enter.

  4. Depois de pressionar Enter, você voltará para a aba do seu relatório.
  5. Selecione a próxima célula à direita e repita os passos de 2 a 4 para as colunas de Data de conclusão e Cor de status.
  6. Agora que já referenciamos a célula do cabeçalho de cada coluna, precisamos copiar os dados também. Selecione os três cabeçalhos e use o cursor de autopreenchimento no canto inferior direito da seleção para arrastar para baixo.

Nós referenciamos os dados da aba Dados em tempo real e vez de só copiá-los. Assim, quando a aba de Dados em tempo real for atualizada automaticamente, de hora em hora, seu relatório também será atualizado automaticamente.

Calcule quanto tempo você tem até a data de conclusão do projeto, usando uma fórmula

  1. Digite DIAS ATÉ A DATA DE CONCLUSÃO como cabeçalho da quarta coluna
  2. Logo abaixo, insira a fórmula =DATEDIF(NOW(), B2, "D"), que calcula o número de dias entre o dia atual e o valor na coluna Data de conclusão.

  3. Arraste o cursor de autopreenchimento para preencher o resto de sua nova coluna.

Crie um gráfico de dispersão

  1. Primeiro, precisamos ordenar o relatório por Cor de status. A maneira mais fácil de fazer isso é abrir o menu Dados e escolher Filtrar. Depois, use o menu no cabeçalho da coluna Cor de status para Ordenar de A → Z.

  2. Selecione as colunas Cor de status, Dias até a data de conclusão e Nome, nessa ordem, pressionando (no Mac) ou CTRL (no PC) e clicando na letra acima de cada coluna (C, D e A). Essas são as três colunas que precisamos no gráfico de dispersão, e a coluna Nome deve ser selecionada por último porque será o identificador de cada ponto de dados.

  3. Crie um gráfico, abrindo o menu Inserir e selecionando Gráfico.
  4. Escolha um Gráfico de dispersão e desmarque a opção Agregar coluna C.

Com este gráfico, você pode visualizar quais dos projetos próximos da data de conclusão estão apresentando problemas. Na imagem abaixo, marcamos os projetos na “zona de perigo”, que estão em vermelho e a menos de 60 dias da data de conclusão. Como os dados são atualizados de hora em hora pela Asana, você pode conferir este gráfico sempre para saber onde concentrar os esforços de sua equipe.

Exemplo 2: taxa de conclusão de tarefas por proprietário de projeto

Este exemplo mostra algumas das técnicas que você pode usar para criar um relatório onde os projetos são agrupados de acordo com alguma propriedade, neste caso, por proprietário de projeto. Vamos construir um relatório para descobrir quantas tarefas foram concluídas esta semana em projetos gerenciados por cada proprietário de projeto. Você pode identificar equipes altamente produtivas ou um proprietário de projeto que está estimulando a equipe a concluir todas as tarefas na Asana.

Crie uma tabela dinâmica para agrupar os projetos por proprietário

  1. Vá até a aba Dados em tempo real.
  2. Selecione as linhas a partir da linha 2. Vamos pular a linha 1 porque uma tabela dinâmica funciona melhor quando a primeira linha contém os cabeçalhos.

  3. Abra o menu de Dados e escolha Tabela dinâmica. Uma nova aba será criada, com o nome de Tabela dinâmica.
  4. Na aba da Tabela dinâmica, na barra lateral de Editor de relatório, sob Linhas, escolha Adicionar campo. Selecione a coluna que você gostaria de usar como parâmetro para agrupar seus projetos, neste caso, Proprietário. Desmarque a opção Exibir totais, já que não precisamos desses dados neste exemplo.

  5. Em Valores, escolha Adicionar campo. Selecione a coluna que você quiser entender para cada grupo de projetos. Neste caso, Tarefas concluídas.

  6. Confira se os valores do grupo estão resumidos da maneira que você precisa. Neste exemplo, queremos ver a taxa de conclusão de tarefas total para cada grupo de projetos, então, escolhemos Soma.

Visualize os dados

Em muitos casos, uma alternativa mais fácil à criação manual do gráfico é usar a barra lateral Explorar do Google Sheets, que gera gráficos relevantes utilizando inteligência artificial.

  1. Clique em Explorar no canto inferior direito da planilha. Neste exemplo, um gráfico de colunas é uma visualização útil da taxa de conclusão de tarefas.
  2. Para ver uma versão maior do gráfico, você pode arrastá-lo para a área principal da planilha. Clique com o botão direito do mouse no gráfico para personalizá-lo.

Crie seus próprios relatórios personalizados no Google Sheets

Gerenciar vários projetos de uma vez nunca é fácil, mas os relatórios do Painel no Google Sheets oferecem a flexibilidade de visualizar informações e criar os relatórios que você precisa com facilidade. Use dados de projetos do seu Painel para criar relatórios e visualizações para ver o que está dentro do prazo e o que precisa da sua atenção.

Iniciar sessão

or

Esqueceu sua senha?

Cadastre-se

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Cadastre-se

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Comece a sua avaliação gratuita

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Comece a sua avaliação gratuita

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Compre agora

Use o seu endereço de e-mail de trabalho para que possamos conectá-lo à sua equipe na Asana.

Insira um endereço de e-mail de trabalho

Este e-mail parece ser um endereço de e-mail pessoal. Se quiser ser conectado à sua equipe, use seu endereço de e-mail de trabalho.

Insira um endereço de e-mail de trabalho

Por que estão perguntando? Continuar com meu e-mail

Oops, não foi possível fazer o seu cadastro.

Houve um problema ao criar sua conta. Por favor, feche esta janela e tente de novo.

Olá, nós já nos conhecemos!

Adicionar link para

Erro: Selecione um espaço de trabalho antes de adicionar um link


Desculpe, este navegador não é compatível com nosso aplicativo

A Asana não funciona no navegador de Internet que você está usando neste momento. Cadastre-se usando um destes navegadores compatíveis.


Inicie sessão ou cadastre-se na Asana para calcular o preço

or

Esqueceu sua senha?

Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.