Planilhas Google e Asana

Ao monitorar diversos projetos, pode ser um desafio entender como cada um deles está indo. Com os relatórios nas Planilhas Google você pode usar os dados de um projeto para criar relatórios e visualizações personalizados e determinar o que está em dia e o que precisa de atenção.

Os relatórios nas Planilhas Google estão disponíveis nos Portfólios.

Preparação para usar os relatórios nas Planilhas Google

Antes de abrir uma Planilha do Google a partir do seu Portfólio, lembre-se de conferir se você está com os projetosprojetosOs projetos são listas de tarefas.Saiba mais certos no seu Portfólio.

Se você nunca usou as Planilhas Google, recomendamos consultar o Centro de ajuda do Google e o Fórum de ajuda das Planilhas Google. Este artigo vai explicar como gerar alguns relatórios básicos com os dados do seu Portfólio Asana, mas não tem o intuito de abordar todas as maneiras possíveis de usar as Planilhas Google.

Os relatórios com as Planilhas Google oferecem inúmeras maneiras de ordenar e visualizar o trabalho que você monitora na Asana. Este artigo pretende ajudar a começar e servir de inspiração com alguns relatórios que talvez lhe sejam úteis.

Como começar os relatórios do Portfólio

Depois de adicionar os projetos desejados ao seu Portfólio, basta clicar em Exportar para as Planilhas Google no menu suspenso próximo ao cabeçalho do seu projeto. As Planilhas Google vão abrir numa nova guia. No primeiro acesso será necessário autorizar a Asana a se conectar à sua conta Google.

Depois de criada, os dados em sua planilha serão atualizados automaticamente de hora em hora.

O que aparece no relatório

A planilha do Google Sheet inclui três abas:

  1. Visão geral – serve como referência sobre como usar a planilha e contém dois exemplos de gráficos criados com seus dados.
  2. Dados do projeto Asana – exibe os dados mais importantes de cada projeto. Explore esses dados ordenando ou filtrando as colunas.
  3. Dados em tempo real — exibe dados em tempo real diretamente da Asana. Esta aba fica bloqueada para proteger a conexão com a Asana.

Você pode passar o mouse sobre os cabeçalhos das colunas para saber mais sobre os dados na coluna.

Como criar relatórios personalizados

A planilha é padrão, com dois exemplos de relatórios e duas abas de dados, mas você provavelmente vai querer criar relatórios personalizados para sua equipe e seus projetos. Com os dados fornecidos na planilha, e lendo os exemplos abaixo, você vai conseguir suprir muitas de suas necessidades com relatórios.

Os relatórios criados são salvos na planilha automaticamente e aparecerão da próxima vez que você abrir a planilha na Asana.

Aqui estão alguns exemplos dos tipos de relatórios que você pode criar em sua planilha do Google Sheets. Vamos mostrar dois deles com mais detalhes abaixo, para ensinar como criá-los.

  • Quais projetos estão correndo riscos e chegando perto do prazo? Um gráfico de dispersão das datas de conclusão e cores de status (veja o exemplo abaixo)
  • Quais proprietários de projetos estão concluindo o trabalho rapidamente? Um gráfico de colunas com tarefas recentemente concluídas por proprietário de projeto (veja o exemplo abaixo)
  • Que porcentagem dos seus projetos estão dentro do prazo? Um gráfico de pizza com cores de status
  • O trabalho é concentrado ou espalhado em vários projetos? Um histograma de tarefas concluídas na última semana em cada projeto
  • Quais equipes têm projetos quase concluídos? Um gráfico de colunas sobrepostas dos projetos com a porcentagem de conclusão, por equipe

Exemplo 1: um gráfico de dispersão da data de conclusão e cor de status

Este exemplo mostra algumas das técnicas que você pode usar para criar um relatório para descobrir os projetos individuais que mais precisam da sua atenção. Vamos criar um relatório para identificar projetos com a data de conclusão próxima onde o último status de atualização é vermelho, pois esses projetos provavelmente precisam de atenção com mais urgência.

Crie uma nova aba

Clique no + no canto inferior esquerdo de sua planilha para criar uma nova aba e escolha um nome para o relatório.

Adicione colunas ao seu relatório, referenciando a aba de dados em tempo real

  1. Selecione a célula do canto superior esquerdo de sua nova aba
  2. Digite =
  3. Vá até a aba de Dados em tempo real. Clique no cabeçalho da coluna que você deseja copiar para a outra aba. Neste caso, vamos referenciar a coluna Nome. Pressione Enter.

  4. Depois de pressionar Enter, você voltará para a aba do seu relatório.
  5. Selecione a próxima célula à direita e repita os passos de 2 a 4 para as colunas de Data de conclusão e Cor de status.
  6. Agora que já referenciamos a célula do cabeçalho de cada coluna, precisamos copiar os dados também. Selecione os três cabeçalhos e use o cursor de autopreenchimento no canto inferior direito da seleção para arrastar para baixo.

Nós referenciamos os dados da aba Dados em tempo real e vez de só copiá-los. Assim, quando a aba de Dados em tempo real for atualizada automaticamente, de hora em hora, seu relatório também será atualizado automaticamente.

Calcule quanto tempo você tem até a data de conclusão do projeto, usando uma fórmula

  1. Digite DIAS ATÉ A CONCLUSÃO como cabeçalho da quarta coluna
  2. Logo abaixo, insira a fórmula =DATEDIF(NOW(), B2, "D"), que calcula o número de dias entre o dia atual e o valor na coluna Data de conclusão.

  3. Arraste o cursor de autopreenchimento para preencher o resto de sua nova coluna.

Crie um gráfico de dispersão

  1. Primeiro, precisamos ordenar o relatório por Cor de status. A maneira mais fácil de fazer isso é abrir o menu Dados e escolher Filtrar. Depois, use o menu no cabeçalho da coluna Cor de status para Ordenar de A → Z.

  2. Selecione as colunas Status Color (Cor do status), Days Till Due (Dias até a data de conclusão) e Name (Nome), nessa ordem, pressionando e segurando as teclas (no Mac) ou CTRL (no Windows e Linux) e clicando na letra acima de cada coluna (C, D e A). Essas são as três colunas necessárias no gráfico de dispersão, e a coluna Name deve ser selecionada por último, pois será a etiqueta de cada ponto de dados.

  3. Crie um gráfico, abrindo o menu Inserir e selecionando Gráfico.
  4. Escolha um Gráfico de dispersão e desmarque a opção Agregar coluna C.

Com este gráfico, você pode visualizar quais dos projetos próximos da data de conclusão estão apresentando problemas. Na imagem abaixo, marcamos os projetos na "zona de perigo", que estão em vermelho e a menos de 60 dias da data de conclusão. Como os dados são atualizados de hora em hora pela Asana, você pode conferir este gráfico sempre para saber onde concentrar os esforços de sua equipe.

Exemplo 2: taxa de conclusão de tarefas por proprietário de projeto

Este exemplo mostra algumas das técnicas que você pode usar para criar um relatório onde os projetos são agrupados de acordo com alguma propriedade, neste caso, por proprietário de projeto. Vamos construir um relatório para descobrir quantas tarefas foram concluídas esta semana em projetos gerenciados por cada proprietário de projeto. Você pode identificar equipes altamente produtivas ou um proprietário de projetoproprietário de projetoSaiba mais que está estimulando a equipe a concluir todas as tarefas na Asana.

Crie uma tabela dinâmica para agrupar os projetos por proprietário

  1. Vá até a aba Dados em tempo real.
  2. Selecione as linhas a partir da linha 2. Vamos pular a linha 1 porque uma tabela dinâmica funciona melhor quando a primeira linha contém os cabeçalhos.

  3. Abra o menu de Dados e escolha Tabela dinâmica. Uma nova aba será criada, com o nome de Tabela dinâmica.
  4. Na aba da Tabela dinâmica, na barra lateral de Editor de relatório, sob Linhas, escolha Adicionar campo. Selecione a coluna que você gostaria de usar como parâmetro para agrupar seus projetos, neste caso, Proprietário. Desmarque a opção Exibir totais, já que não precisamos desses dados neste exemplo.

  5. Em Valores, escolha Adicionar campo. Selecione a coluna que você quiser entender para cada grupo de projetos. Neste caso, Tarefas concluídas.

  6. Confira se os valores do grupo estão resumidos da maneira que você precisa. Neste exemplo, queremos ver a taxa de conclusão de tarefas total para cada grupo de projetos, então, escolhemos Soma.

Visualize os dados

Em muitos casos, uma alternativa mais fácil à criação manual do gráfico é usar a barra lateral Explorar das Planilhas Google, que gera gráficos relevantes utilizando inteligência artificial.

  1. Clique em Explorar no canto inferior direito da planilha. Neste exemplo, um gráfico de colunas é uma visualização útil da taxa de conclusão de tarefas.
  2. Para ver uma versão maior do gráfico, você pode arrastá-lo para a área principal da planilha. Clique com o botão direito do mouse no gráfico para personalizá-lo.

Crie seus próprios relatórios personalizados com as Planilhas Google

Gerenciar vários projetos ao mesmo tempo nunca é tarefa fácil, mas os relatórios com as Planilhas Google oferecem a flexibilidade de visualizar as informações e criar os relatórios que você precisa com facilidade. Use os dados dos projetos no seu Portfólio para criar relatórios e visualizações sobre o que está em dia e o que precisa da sua atenção.

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