Importador de CSV

O importador de CSV ajudará a transferir o seu fluxo de trabalho de softwares de planilhas como Excel ou Smartsheet para que possa testá-lo na Asana e começar sem demoras em qualquer projeto. Depois de importar, você verá imediatamente suas colunas e linhas como tarefas rastreáveis, com responsáveis e datas de conclusão, incorporadas a um projeto.

planilha

Antes de importar o seu CSV, dedique o tempo necessário para determinar e ajustar rapidamente o seguinte na sua planilha:

  • Responsabilidade: a coluna que contém o nome do colega de equipe responsável pela tarefa que será vinculado ao campo do responsável. Observe que este precisa ser o endereço de e-mail de trabalho dele ou dela.

  • Datas: você pode acompanhar tanto as datas de início quanto as de conclusão na Asana. Separe as datas em duas colunas na sua planilha. As datas de início são um recurso Asana Premium, e se você não usar uma versão Premium os dados da coluna da data de início aparecerão no campo de descrição.

  • Seguidores: se quiser adicionar colegas de equipe como seguidores de uma tarefa de maneira automática, crie uma coluna para isso. Adicione os colegas de equipe por meio de seu endereço de e-mail, mas note que você só pode adicionar um único seguidor por tarefa ao importar.

  • Outras informações: além do nome da tarefa, responsável e data de conclusão, é possível vincular colunas adicionais a campos personalizados. Se isso não for feito, as informações das colunas adicionais serão listadas no campo de descrição da tarefa, seguindo a ordem das colunas. Os campos personalizados ajudam a categorizar e acompanhar as prioridades. Também é possível procurar e ordenar por campo. Alguns dos usos mais úteis para os campos personalizados incluem prioridade, estágio do projeto, equipe, e prazo estimado.

É importante observar que as colunas que contêm datas devem estar no formato de data padrão dos EUA (mês/dia/ano) para serem importadas com êxito.

Importe um projeto para a Asana

Para importar tarefas para um projeto na Asana usando arquivos CSV, selecione o menu suspenso do cabeçalho do projeto próximo ao nome do seu projeto, passe o cursor do mouse sobre Adicionar tarefas via e, em seguida, escolha CSV.

importar tarefas

A partir daqui, procure o seu arquivo ou arraste-o até o importador, seguindo as próximas instruções e escolhendo o projeto ao qual quer adicionar o seu arquivo CSV, assim como a organização onde este se encontra.

importar tarefas

A caixa de verificação Usar a primeira linha para os nomes das colunas está marcada por padrão, mas você pode desmarcá-la se a sua planilha não tiver uma linha de cabeçalho. Em seguida pode mapear as suas colunas com os campos de tarefa, responsável pela tarefa, e data de conclusão da tarefa. Se utilizar campos personalizados, pode também selecioná-los e mapeá-los nesta etapa.

Também há outras opções onde é possível escolher incluir os dados da linha da tarefa na descrição de cada tarefa, e convidar os responsáveis e seguidores a participar da Asana se ainda não tiverem contas.

Também é possível importar um arquivo CSV ao criar um projeto, utilizando o recurso de Adição rápida e abrindo a aba Importadores.

Importador da Adição rápida

Importar campos personalizados novos ou já existentes

Você pode selecionar os campos personalizados existentes no menu suspenso, e criar campos novos diretamente no importador de CSVs.

Os itens na sua coluna devem coincidir exatamente com as opções no seu campo personalizado. Se uma única célula tiver um erro ortográfico ou discrepância de pontuação, não será feita a importação de uma seleção de campo personalizado.

dicas para campos personalizados

Criar um novo campo personalizado

Clique em um dos menus suspensos de campo, role até baixo e clique em Adicionar campos.

dicas para campos personalizados

Aqui, você pode criar um novo campo de menu suspenso, número ou texto.

dicas para campos personalizados

Importar subtarefas para um projeto

subtarefas .csv

Para importar subtarefas por meio do importador de CSV:

  1. Crie uma nova coluna na sua planilha chamada subtask of (“subtarefas de”).
  2. Preencha na coluna subtask of o nome da tarefa principal na linha correspondente.

Todos os outros campos (incluindo o nome da tarefa, a data de conclusão, etc.) devem ser preenchidos como qualquer outra tarefa.

No Excel, você pode definir automaticamente o campo subtask of (“subtarefa de”) digitando = e clicando na célula do nome da tarefa da qual deseja que a linha seja uma subtarefa.

mapear subtarefas

Ao chegar à página “Mapear colunas” do importador de CSVs, selecione Subtarefas de na seção de Campos, e mapeie a coluna subtarefa de da planilha ao campo subtarefa de.

Algumas considerações antes de importar subtarefas:

  • A subtarefa deve aparecer após a linha da qual é uma subtarefa.

  • Uma subtarefa não pode ter o mesmo nome da tarefa da qual descende.

  • Se “subtask of” (“subtarefa de”) apontar para um nome de tarefa não exclusivo, a subtarefa ficará associada à tarefa localizada acima da subtarefa cujo nome apresentar a maior semelhança.

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.