Calendários e Asana

A opção de sincronização com o Calendário ajuda você a cumprir os prazos sincronizando suas tarefas com a Google Agenda, com o Calendário da Apple, com o Outlook ou com qualquer calendário que permita que você se inscreva com um URL.

Você pode sincronizar qualquer projetoprojeto Os projetos são listas de tarefas. Saiba mais , tagtag Use as tags para marcar tarefas ou agrupar tarefas semelhantes. Saiba mais , ou lista da guia Minhas tarefasMinhas tarefas Todas as tarefas atribuídas a um indivíduo podem ser encontradas na lista de Minhas tarefas. Saiba mais com um calendário externo.

Depois de sincronizado, você verá as tarefas com datas de conclusão daquele projeto como eventos durante todo o dia. Clique em cada evento para acessar a tarefa na Asana.

Algumas coisas a se ter em mente:

  • Apenas tarefas com datas de conclusãodatas de conclusão A data em que uma tarefa ou subtarefa deve ser concluída. Saiba mais serão sincronizadas
  • A sincronização de calendários é uma via de mão única: as atualizações ao seu calendário não serão refletidas na Asana
  • Tarefas concluídas não serão sincronizadas
  • SubtarefasSubtarefas Subtarefas são divisões menores das tarefas. Assim como as tarefas, cada subtarefa tem responsáveis, datas de conclusão, comentários e status "Amei". Saiba mais também são sincronizadas a calendários externos
  • O calendário da equipecalendário da equipe O calendário da equipe exibe todas as tarefas dos projetos que têm uma data de conclusão dentro de uma equipe ou Espaço de trabalho. Saiba mais não pode ser sincronizado
  • Não é possível sincronizar calendários por URL ao Outlook para Mac 2011
  • A sincronização inicial com o seu calendário deve ser instantânea, mas as sincronizações subsequentes podem levar até um dia

Selecione um Projeto, Tag ou a guia Minhas tarefas

Para sincronizar um projeto Asana:

  1. Na barra lateralbarra lateral Use a barra lateral para navegar pelo painel, itens marcados com estrela, projetos e equipes. A barra lateral pode ser recolhida. Saiba mais , selecione o projeto que deseja sincronizar
  2. No cabeçalhocabeçalho O cabeçalho faz parte da interface do usuário, entre a barra superior e o painel principal, e permite que os usuários naveguem entre os projetos. Saiba mais , clique na seta para baixo para acessar as ações de projeto
  3. Passe o mouse sobre a opção Exportar/Imprimir e selecione Sincronizar com calendário

Esses passos também podem ser seguidos para sincronizar sua guia Minhas tarefas

Para sincronizar uma tag Asana:

  1. Nos detalhes de qualquer tarefa, no painel direitopainel direito O painel direito exibe os detalhes de uma tarefa ou conversa. Saiba mais , clique no nome da tag que você quer sincronizar. Depois de clicar no nome da tag, veja que uma lista de tarefas associadas a ela aparecerá no painel principalpainel principal Quando você seleciona um projeto, tag ou pessoa, verá a lista relevante de tarefas no painel principal. Saiba mais
  2. No cabeçalhocabeçalho O cabeçalho faz parte da interface do usuário, entre a barra superior e o painel principal, e permite que os usuários naveguem entre os projetos. Saiba mais , clique na seta para baixo para acessar as ações de projeto
  3. Clique em Sincronizar com calendário

Sincronizar com a Google Agenda

Na pop-up de Sincronizar com calendário na Asana, selecione e copie o link da aba Google Agenda.

Os projetos terão que ser sincronizados individualmente.

A partir de um URL

Na Google Agenda:

  1. Clique no ícone + próximo a Adicionar um calendário de um colega
  2. Selecione A partir de um URL

Adicionar um calendário

Na visualização do pop-up:

  1. Cole o link que você copiou da Asana no campo URL
  2. Clique em Adicionar calendário

Depois de sincronizado, você verá as tarefas com datas de conclusão daquele projeto como eventos durante todo o dia em seu Calendário.

Clique em cada evento para encontrar um link para a tarefa na Asana.

Para remover um projeto sincronizado com a Google Agenda:

  1. Ao lado de Outros calendários, clique na seta para baixo
  2. Clique em Configurações

Em Configurações, clique em Cancelar sincronização ao lado do nome do projeto correspondente.

Sincronizar com o Calendário da Apple

Na pop-up Sincronizar com calendário na Asana, selecione e copie (mas não clique) no link da guia iCAL, Outlook ou outro calendário.

No calendário da Apple:

  1. Clique em Arquivo
  2. Clique em Nova sincronização de calendário

Na pop-up:

  1. Cole o link que você copiou da Asana no campo URL do calendário
  2. Clique em Sincronizar

Na próxima janela:

  1. Edite as opções do calendário. Nós recomendamos definir a atualização automática A cada 5 minutos
  2. Quando terminar, clique em Ok

Depois de sincronizado, você verá as tarefas com datas de conclusão daquele projeto como eventos durante todo o dia em seu calendário.

Clique em cada evento para encontrar um link para a tarefa na Asana.

Para remover um projeto sincronizado do Calendário da Apple:

  1. Clique com o botão direito (ou pressione ⌘ e clique em um Mac) no nome do projeto Asana
  2. Clique em Cancelar sincronização

Sincronizar com o Calendário do Outlook

As imagens a seguir são específicas do Calendário do Outlook em um navegador, mas os passos descritos podem ser aplicados a outras versões do Outlook compatíveis com esta integração.

Na pop-up Sincronizar com calendário na Asana, selecione e copie (mas não clique) no link da guia iCAL, Outlook ou outro calendário.

No calendário do Outlook:

  1. Clique em Adicionar calendário
  2. Clique em Da internet

Na próxima pop-up:

  1. Cole o link que você copiou da Asana no campo Link para o calendário
  2. Insira um nome para o calendário
  3. Clique em Salvar

Depois de sincronizado, você verá as tarefas com datas de conclusão daquele projeto como eventos durante todo o dia em seu Calendário.

Clique em cada evento para encontrar um link para a tarefa na Asana.

Para remover um projeto sincronizado do calendário do Outlook:

  1. Clique com o botão direito no nome do projeto Asana
  2. Clique em Remover

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser afazeres, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que o prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele é adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

"Curta" um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer em seguida com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Com ela, fica mais fácil administrar o seu trabalho.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas.

A Asana converterá o e-mail em uma tarefa, incluindo os seus anexos.

As novas tarefas aparecerão no topo da sua lista, em Atribuídas recentemente.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar público para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com as seções Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa para ordená-la rapidamente.

Deixe na seção Hojeas tarefas que você terá tempo para fazer durante o dia.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar sobre projetos mais tarde).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto para conclusão, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe coletivamente em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto a partir de um e-mail.

Veja o endereço de e-mail exclusivo no menu suspenso do projeto.

Adicione as tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N na linha de qualquer tarefa para criar uma nova seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas adicionando colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como o seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer avança os projetos.

Falta só mais uma aula antes de você testar na prática.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para agir.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail da Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.