Calendários e Asana

A opção de sincronização com o Calendário ajuda você a cumprir os prazos sincronizando suas tarefas com a Google Agenda, com o Calendário da Apple, com o Outlook ou com qualquer calendário que permita que você se inscreva com um URL.

Você pode sincronizar qualquer projetoprojeto Os projetos são listas de tarefas. Consulte Mais informação , tagtag Use as tags para marcar tarefas ou agrupar tarefas semelhantes. Consulte Mais informação , ou lista da guia Minhas tarefasMinhas tarefas Todas as tarefas atribuídas a um indivíduo podem ser encontradas na lista de Minhas tarefas. Consulte Mais informação com um calendário externo.

Depois de sincronizado, você verá as tarefas com datas de conclusão daquele projeto como eventos durante todo o dia. Clique em cada evento para acessar a tarefa na Asana.

Algumas coisas a se ter em mente:

  • Apenas tarefas com datas de conclusãodatas de conclusão A data em que uma tarefa ou subtarefa deve ser concluída. Consulte Mais informação serão sincronizadas
  • A sincronia de calendários é uma via de mão única: as atualizações ao seu calendário não serão refletidas na Asana
  • Tarefas concluídas não serão sincronizadas
  • SubtarefasSubtarefas Subtarefas são divisões menores das tarefas. Assim como as tarefas, cada subtarefa tem responsáveis, datas de conclusão, comentários e status "Amei". Consulte Mais informação também são sincronizadas a calendários externos
  • O calendário da equipecalendário da equipe O calendário da equipe exibe todas as tarefas dos projetos que têm uma data de conclusão dentro de uma equipe ou Espaço de trabalho. Consulte Mais informação não pode ser sincronizado
  • Não é possível sincronizar calendários por URL ao Outlook para Mac 2011
  • A sincronização inicial com o seu calendário deve ser instantânea, mas as sincronizações subsequentes podem levar até um dia

Selecione um Projeto, Tag ou a guia Minhas tarefas

Para sincronizar um projeto Asana:

  1. Na barra lateralbarra lateral Use a barra lateral para navegar pelo painel, itens marcados com estrela, projetos e equipes. A barra lateral pode ser minimizada. Consulte Mais informação , selecione o projeto que deseja sincronizar
  2. No cabeçalhocabeçalho O cabeçalho faz parte da interface do usuário, entre a barra superior e o painel principal, e permite que os usuários naveguem entre os projetos. Consulte Mais informação , clique na seta para baixo para acessar as ações de projeto
  3. Passe o mouse sobre a opção Exportar e selecione Sincronizar com calendário

Esses passos também podem ser seguidos para sincronizar sua guia Minhas tarefas

Para sincronizar uma tag Asana:

  1. Nos detalhes de qualquer tarefa, no painel direitopainel direito O painel direito exibe os detalhes de uma tarefa ou conversa. Consulte Mais informação , clique no nome da tag que você quer sincronizar. Depois de clicar no nome da tag, veja que uma lista de tarefas associadas a ela aparecerá no painel principalpainel principal Quando você seleciona um projeto, tag ou pessoa, verá a lista relevante de tarefas no painel principal. Consulte Mais informação
  2. No cabeçalhocabeçalho O cabeçalho faz parte da interface do usuário, entre a barra superior e o painel principal, e permite que os usuários naveguem entre os projetos. Consulte Mais informação , clique na seta para baixo para acessar as ações de projeto
  3. Clique em Sincronizar com calendário

Sincronizar com a Google Agenda

Na pop-up de Sincronizar com calendário na Asana, selecione e copie o link da aba Google Agenda.

Os projetos terão que ser sincronizados individualmente.

A partir de um URL

Na Google Agenda:

  1. Clique no ícone + próximo a Adicionar um calendário de um colega
  2. Selecione A partir de um URL

Adicionar um calendário

Na visualização do pop-up:

  1. Cole o link que você copiou da Asana no campo URL
  2. Clique em Adicionar calendário

Depois de sincronizado, você verá as tarefas com datas de conclusão daquele projeto como eventos durante todo o dia em seu Calendário.

Clique em cada evento para encontrar um link para a tarefa na Asana.

Para remover um projeto sincronizado com a Google Agenda:

  1. Ao lado de Outros calendários, clique na seta para baixo
  2. Clique em Configurações

Em Configurações, clique em Cancelar sincronização ao lado do nome do projeto correspondente.

Sincronizar com Calendário da Apple

Na pop-up Sincronizar com calendário na Asana, selecione e copie (mas não clique) no link da guia iCAL, Outlook ou outro calendário.

No calendário da Apple:

  1. Selecione Arquivo
  2. Selecione Nova sincronização de calendário

Na pop-up:

  1. Cole o link que você copiou da Asana no campo URL do calendário
  2. Clique em Sincronizar

Na próxima janela:

  1. Edite as opções do calendário. Nós recomendamos definir a atualização automática A cada 5 minutos
  2. Quando terminar, clique em Ok

Depois de sincronizado, você verá as tarefas com datas de conclusão daquele projeto como eventos durante todo o dia em seu calendário.

Clique em cada evento para encontrar um link para a tarefa na Asana.

Para remover um projeto sincronizado do Calendário da Apple:

  1. Clique com o botão direito (ou pressione ⌘ e clique em um Mac) no nome do projeto Asana
  2. Clique em Cancelar sincronização

Sincronizar com o Calendário do Outlook

As imagens a seguir são específicas do Calendário do Outlook em um navegador, mas os passos descritos podem ser aplicados a outras versões do Outlook compatíveis com esta integração.

Na pop-up Sincronizar com calendário na Asana, selecione e copie (mas não clique) no link da guia iCAL, Outlook ou outro calendário.

No calendário do Outlook:

  1. Clique em Adicionar calendário
  2. Clique em Da internet

Na próxima pop-up:

  1. Cole o link que você copiou da Asana no campo Link para o calendário
  2. Insira um nome para o calendário
  3. Clique em Salvar

Depois de sincronizado, você verá as tarefas com datas de conclusão daquele projeto como eventos durante todo o dia em seu Calendário.

Clique em cada evento para encontrar um link para a tarefa na Asana.

Para remover um projeto sincronizado do calendário do Outlook:

  1. Clique com o botão direito no nome do projeto Asana
  2. Clique em Remover

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

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Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

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Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

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Trabalhe com colegas de equipe

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Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.