Trabalhar nas tarefas de forma conjunta

Quando já tiver alguns colegas de equipe a bordo para testar a Asana com você, poderão começar a trabalhar juntos nas tarefas. Comunicar com sua equipe em uma tarefa é tão simples quanto foi criá-la. Aqui estão algumas maneiras de começar a colaborar em tarefas e fazer a transição de seus fluxos de trabalho para a Asana sem dificuldade.

Confira a nossa aula sobre Asana para uma análise rápida dos aspectos básicos das tarefas.

Ao atribuir tarefas a outras pessoas…

Atribuir uma tarefa

Se precisar fazer um pedido ou perguntar alguma informação, crie uma tarefa para um colega de equipe em vez de enviar e-mails ou escrever mensagens. A tarefa aparecerá em sua lista de Minhas tarefasMinhas tarefas Todas as tarefas atribuídas a um indivíduo podem ser encontradas na lista de Minhas tarefas. Consulte Mais informação e será também enviada uma notificação de que recebeu uma atribuição. Você seguirá automaticamente as tarefas que criar para saber quando forem concluídas.

Você pode atribuir uma tarefa a qualquer pessoa! As tarefas foram pensadas para serem criadas e atribuídas por todos os membros da equipe.

Definir uma data de conclusão para a tarefa

Para comunicar o prazo de uma tarefa, basta adicionar uma data de conclusão na parte superior da tarefa. Você também pode definir uma data de início para que o responsável pela tarefa possa administrar melhor o seu tempo para trabalhar nela.

Adicione uma descrição à tarefa

Use o espaço de descrição da tarefa para dar mais detalhes, instruções ou contexto à tarefa. Assim, qualquer pessoa que estiver seguindo a tarefa terá as informações necessárias para entendê-la e realizá-la.

Facilite a leitura das descrições das tarefas usando formatação de texto para incluir estilos diferentes de texto ou listas numeradas ou com pontos.

Adicionar anexos a uma tarefa

Adicione anexos à tarefa para compartilhar documentos, imagens ou planilhas com seus colegas de equipe. Todos os seguidores da tarefa poderão acompanhar a última versão dos arquivos e conhecer o andamento dos trabalhos.

Asana integra-se com Google Drive, Dropbox, OneDrive e Box para tornar fácil a tarefa de anexar arquivos das ferramentas que você já usa.

Adicionar um seguidor

O seguidorseguidor Adicione seguidores a qualquer tarefa e eles receberão notificações sobre as atualizações da tarefa. Consulte Mais informação de uma tarefa recebe notificações quando a tarefa é atualizada. Alguns seguidores de tarefas estão envolvidos ativamente em uma tarefa enquanto outros talvez só precisem se manter a par do andamento. Quando você criar uma tarefa, considere quem poderá precisar conhecer as informações e os adicione como seguidores. Você poderá também adicionar seguidores a qualquer momento, e eles verão as mesmas informações sobre a tarefa que os demais.

Altere os seguidores clicando no botão + na parte inferior de uma tarefa

Você pode optar por participar ou sair seguindo e deixando de seguir as tarefas. Basta clicar no botão + na parte inferior do painel de uma tarefa onde é possível alterar os seguidores.

Assinalar dependências

Agora que você já trabalha com outros colegas de equipe, algumas tarefas podem depender que outros concluam seus trabalhos antes que você possa começar com o seu. As dependências de tarefas permitem saber que tarefas estão prontas para começar e quais estão esperando por outras.

Responder às tarefas atribuídas a você

Quando alguém atribuir a você uma tarefa, não se esqueça de confirmar o recebimento para que os outros saibam que o trabalho logo começará. Você pode simplesmente curtir ou usar uma resposta pronta para aceitar o trabalho, fazer uma pergunta ou sugerir um colega de equipe mais adequado para trabalhar nisso.

Sua equipe usa o Slack? Nesse caso, você pode iniciar ações nas tarefas facilmente a partir do Slack para continuar o trabalho sem interrupções.

A integração Asana for Slack ajuda a levar o trabalho adiante com mais rapidez onde quer que a sua equipe esteja trabalhando

Comentar em uma tarefa

Comente em uma tarefa sempre que precisar conversar sobre o trabalho com sua equipe ou informar alguma atualização. Dessa forma a troca de mensagens permanece no âmbito da tarefa, e você poderá voltar a ela com facilidade (mesmo depois da tarefa ter sido concluída).

Se um comentário possuir informações cruciais, incluir uma decisão de importância ou a síntese da tarefa, você pode optar por fixar no topofixar no topo Um comentário fixado fica no topo do feed de atividades de uma tarefa e tem o fundo amarelo. Consulte Mais informação para que permaneça visível na parte superior da tarefa e todos vejam a sua importância.

@mencionar um colega de equipe

Se precisar chamar a atenção de alguém para uma tarefa ou comentário, você usar as @menções. Basta digitar “@” e começar a digitar o nome da pessoa para encontrar o seu nome. Ela será notificada quando for @mencionada e pode abrir a tarefa em questão. Uma pessoa @mencionada passa a ser seguir automaticamente aquela tarefa.

Digite @ e o nome de um colega de equipe num campo de comentário ou descrição para mencioná-lo

Você também pode mencionar projetos, tarefas e nomes de conversas para conectar o seu trabalho.

Enviar uma mensagem rápida e simples com um 'Curtir'

Para demonstrar o seu conhecimento da tarefa, curtir ou aprovar um comentário, ou ainda valorizar o trabalho de um colega de equipe, você pode curtir com apenas um clique. É como dizer “obrigado!” ou “ótimo! Entendi”.

À medida que você começar a colaborar e comunicar nas tarefas, perceberá uma maior clareza e transparência sobre o trabalho em questão—sem necessidade daquelas atualizações de status, correntes de e-mails e procuras em pastas.

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Tarefas

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Sempre saiba o que fazer a seguir

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Trabalhe com colegas de equipe

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Comunique-se ainda mais rápido

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Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.