Planeje o seu dia

É desgastante e bastante demorado quando a sua lista de pendências mais parece um jogo de adivinhação, especialmente quando você precisa vasculhar os e-mails e outras ferramentas de trabalho para descobrir o que está acontecendo. Trabalhar com Asana ajuda você a manter-se produtivo e organizado para levar o trabalho adiante em um só lugar. Continue a ler para aprender como planejar o seu dia de trabalho com Asana.

“Em que estou trabalhando?”

Minhas tarefas é a sua lista de pendências pessoal. Ela ajuda a priorizar e visualizar os trabalhos do dia mostrando automaticamente todas as tarefas atribuídas a você quando seus prazos estiverem próximos. Acesse Minhas tarefasMinhas tarefas Todas as tarefas atribuídas a um indivíduo podem ser encontradas na lista de Minhas tarefas. Consulte Mais informação durante o dia para marcar as tarefas que já concluiu, ver os novos trabalhos que entraram e começar a trabalhar na sua próxima tarefa.

A sua estratégia em Asana:

• Acesse as Minhas tarefas ao começar o dia para ver o que precisa ser feito agora, e o que fazer em seguida. Crie novas tarefas para quaisquer outras pendências para que nada caia no esquecimento.

• Use a visualização do calendário para visualizar a sua agenda. Se as suas tarefas tiverem datas de início e de conclusão, você poderá ver o período de tempo durante o qual deverá trabalhar com elas para se planejar melhor.
• Tome ações diretamente dos seus e-mails com o add-on Asana para Gmail e o aplicativo Asana para Outlook, para converter rapidamente e-mails em tarefas em vez de tentar administrar o seu trabalho e afazeres através dos e-mails.
• Encaminhe e-mails para x@mail.asana.com para convertê-los em trabalho monitorável em Minhas tarefas. Em vez de copiar seus colegas de equipe por e-mail, adicione-os como seguidoresseguidores Adicione seguidores a qualquer tarefa e eles receberão notificações sobre as atualizações da tarefa. Consulte Mais informação da tarefa para que todos continuem a trabalhar com Asana e se evitem longas correntes de e-mails.
• Use integrações para conectar a Asana com as ferramentas que você já usa, economizando tempo e diminuindo a alternância de contextos. Confira as integrações com GSuite, Adobe Creative Cloud e Litmus.
• Anexe arquivos relevantes às tarefas que está executando em vez de mantê-los em uma pasta separada, para que você e seus colegas de equipe possam encontrá-los facilmente e colaborar neles dentro do contexto, com todas as instruções e comentários.

Quer dominar o uso e a organização de Minhas Tarefas? Assista nossas Aulas Asana e torne-se um especialista em poucos minutos.

“Em que devo trabalhar em seguida?”

Priorize tarefas com Hoje, Próximas e Mais tarde para ter clara a sua agenda para o dia, para a semana e para o mês, para cumprir os prazos e trabalhar no que é mais importante.

A sua estratégia em Asana:

• Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa, arraste e solte as tarefas nas seções Hoje, Próximas e Mais tardeHoje, Próximas e Mais tarde Hoje, Próximas e Mais tarde são seções que dividem a lista de Minhas tarefas. Os usuários podem arrastar tarefas para essas seções para priorizá-las. Consulte Mais informação , ou use os atalhos de teclado para mantê-las organizadas por data e prioridade.

• Use visualizações diferentes para ver o seu trabalho por data de conclusão, tarefas concluídas/não concluídas ou num calendário, para não correr o risco de esquecer um projeto em cima da hora. Você pode até ver as Minhas tarefas no aplicativo para dispositivos móveis para um rápido acesso fora do horário de expediente ou em movimento.
• Marque as dependências da tarefa para saber quando pode começá-la sem ter que ficar perguntando ao seu colega de equipe em que pé está a tarefa dele. Você receberá então uma notificação quando ele concluir a tarefa pela qual você está esperando.

“Qual é o status?”

Com Asana você receberá atualizações apenas do trabalho que estiver acompanhando na sua Caixa de entrada. Mas, ao contrário da sua Caixa de entrada do e-mail, você não precisa se preocupar em reorganizar as suas notificações. Tudo já está pronto na Asana. Acesse a Caixa de entradaCaixa de entrada A aba Minha caixa de entrada exibe as atividades nas tarefas, projetos ou conversas que um usuário segue. Consulte Mais informação durante o dia para estar a par dos trabalhos mas continuar focado na tarefa atual.

A sua estratégia em Asana:

• Você receberá notificações sempre que você e seus colegas comentarem em tarefas, adicionarem arquivos a elas e as marcarem como concluídas. Não precisa mais enviar mensagens separadamente para avisar ou perguntar se alguma coisa está pronta.

• Use os comentários da tarefa para comunicar as atualizações relativas a ela. À medida que o projeto avança, você pode também comunicar a todos os envolvidos as atualizações de status do projeto.
• O seu trabalho em Asana está conectado e visível, para que as equipes não precisem trabalhar em núcleos fechados ou tentar fazer uma reunião com todos ao mesmo tempo. Acompanhe somente os trabalhos dos quais precisar fazer parte.

“De que trata esta reunião?”

Normalmente os convites de calendário não apresentam muita informação sobre a pauta da reunião, o que resulta em despreparo ou participação de reuniões das quais nem precisaria participar. Use a Asana para realizar as suas reuniões mantendo o foco e a pontualidade.

A sua estratégia em Asana:

• Crie um projeto para a sua reunião e use tarefas para listar os seus itens para a reunião. Crie seções adicionais para eventuais notas e tarefas de acompanhamento. Após a reunião, certifique-se que os itens em aberto foram atribuídos e está claro quem é responsável por eles, para que não caiam no esquecimento depois de acabar a reunião.
• Ajude os apresentadores e participantes a se preparar anexando os arquivos necessários às tarefas no projeto da reunião, para que todos cheguem com os materiais apropriados.
• Se alguém precisar fazer uma apresentação sobre um trabalho já em andamento, você pode adicionar as tarefas existentes ao projeto da reunião para não precisar criar cópias duplicadas das informações.

Mantenha tudo organizado

Há inúmeras formas de usar a Asana para fazer com que o seu dia de trabalho trabalhe por você, mas apresentamos aqui algumas dicas gerais para manter tudo organizado e produtivo com Asana.

• Deixe uma aba do navegador aberta com Asana e acesse-a durante o dia para ver se há novas tarefas ou atualizações dos trabalhos que você está seguindo.
• Ao terminar o trabalho, não se esqueça de marcar as tarefas que foram concluídas, adicionar comentários, anexar arquivos, atualizar os campos personalizados e outros, para que os seus colegas de equipe saibam o que está acontecendo.
• Se você é responsável ou trabalha num grande número de projetos, pode sempre adicionar a favoritosstar Os usuários podem marcar projetos, pessoas, tags ou buscas personalizadas com estrelas para acessá-las facilmente na barra lateral. Consulte Mais informação aqueles que precisa acessar com mais frequência, clicando na estrela ao lado do nome do projeto. Eles ficarão facilmente acessíveis a partir da sua barra lateral no aplicativo móvel Asana.
• Aproveite os últimos 10 minutos do seu dia para voltar a Minhas tarefas, marcar as que foram concluídas e ver se terá tempo para o volume de trabalho que tem planejado para o dia seguinte. Para isso, pode usar também a Visualização de calendário.
• Use os nossos aplicativos para Android ou iOS quando estiver longe do computador para anotar novas ideias entre reuniões, por exemplo, ou a caminho de casa para avaliar as prioridades para o dia seguinte.

Acompanhe o Como usar a Asana

Assista ao nosso vídeo Como usar a Asana e fique por dentro. Inscreva-se no canal da Asana para receber dicas novas todas as semanas.

Entre no clima e fique por lá planejando o seu dia com Asana.