Planeje o seu dia

É desgastante e bastante demorado quando a sua lista de pendências mais parece um jogo de adivinhação, especialmente quando você precisa vasculhar os e-mails e outras ferramentas de trabalho para descobrir o que está acontecendo. Trabalhar com Asana ajuda você a manter-se produtivo e organizado para levar o trabalho adiante em um só lugar. Continue a ler para aprender como planejar o seu dia de trabalho com Asana.

“Em que estou trabalhando?”

Minhas tarefas é a sua lista de pendências pessoal. Ela ajuda a priorizar e visualizar os trabalhos do dia mostrando automaticamente todas as tarefas atribuídas a você quando seus prazos estiverem próximos. Acesse Minhas tarefasMinhas tarefas Todas as tarefas atribuídas a um indivíduo podem ser encontradas na lista de Minhas tarefas. Consulte Mais informação durante o dia para marcar as tarefas que já concluiu, ver os novos trabalhos que entraram e começar a trabalhar na sua próxima tarefa.

A sua estratégia em Asana:

  • Acesse as Minhas tarefas ao começar o dia para ver o que precisa ser feito agora, e o que fazer em seguida. Crie novas tarefas para quaisquer outras pendências para que nada caia no esquecimento.

Use Minhas tarefas para ver no que você está trabalhando e permanecer a par de todo o seu trabalho

  • Use a visualização do calendário para visualizar a sua agenda. Se as suas tarefas tiverem datas de início e de conclusão, você poderá ver o período de tempo durante o qual deverá trabalhar com elas para se planejar melhor.
  • Os usuários do Gmail podem tomar ações diretamente dos e-mails com o Add-on Asana para Gmail para converter rapidamente e-mails em tarefas em vez de tentar administrar o seu trabalho e afazeres através dos e-mails.
  • Encaminhe e-mails para x@mail.asana.com para convertê-los em trabalho monitorável em Minhas tarefas. Em vez de copiar seus colegas de equipe por e-mail, adicione-os como seguidoresseguidores Adicione seguidores a qualquer tarefa e eles receberão notificações sobre as atualizações da tarefa. Consulte Mais informação da tarefa para que todos continuem a trabalhar com Asana e se evitem longas correntes de e-mails.
  • Anexe arquivos relevantes às tarefas que está executando em vez de mantê-los em uma pasta separada, para que você e seus colegas de equipe possam encontrá-los facilmente e colaborar neles dentro do contexto, com todas as instruções e comentários.

Quer dominar o uso e a organização de Minhas Tarefas? Assista nossas Aulas Asana e torne-se um especialista em poucos minutos.

“Em que devo trabalhar em seguida?”

Priorize tarefas com Hoje, Próximas e Mais tarde para ter clara a sua agenda para o dia, para a semana e para o mês, para cumprir os prazos e trabalhar no que é mais importante.

A sua estratégia em Asana:

  • Clique no ponto azul ao lado de uma tarefa, arraste e solte as tarefas nas seções Hoje, Próximas e Mais tardeHoje, Próximas e Mais tarde Hoje, Próximas e Mais tarde são seções que dividem a lista de Minhas tarefas. Os usuários podem arrastar tarefas para essas seções para priorizá-las. Consulte Mais informação , ou use os atalhos de teclado para mantê-las organizadas por data e prioridade.

Priorize e organize o seu trabalho em Minhas tarefas

  • Use visualizações diferentes para ver o seu trabalho por data de conclusão, tarefas concluídas/não concluídas ou num calendário, para não correr o risco de esquecer um projeto em cima da hora. Você pode até ver as Minhas tarefas no aplicativo para dispositivos móveis para um rápido acesso fora do horário de expediente ou em movimento.
  • Marque as dependências da tarefa para saber quando pode começá-la sem ter que ficar perguntando ao seu colega de equipe em que pé está a tarefa dele. Você receberá então uma notificação quando ele concluir a tarefa pela qual você está esperando.

“Qual é o status?”

Com Asana você receberá atualizações apenas do trabalho que estiver acompanhando na sua Caixa de entrada. Mas, ao contrário da sua Caixa de entrada do e-mail, você não precisa se preocupar em reorganizar as suas notificações. Tudo já está pronto na Asana. Acesse a Caixa de entradaCaixa de entrada A aba Minha caixa de entrada exibe as atividades nas tarefas, projetos ou conversas que um usuário segue. Consulte Mais informação durante o dia para estar a par dos trabalhos mas continuar focado na tarefa atual.

A sua estratégia em Asana:

  • Você receberá notificações sempre que você e seus colegas comentarem em tarefas, adicionarem arquivos a elas e as marcarem como concluídas. Não precisa mais enviar mensagens separadamente para avisar ou perguntar se alguma coisa está pronta.

Acesse a sua Caixa de entrada Asana durante o dia para seguir os trabalhos e comentar sobre eles sem precisar sair dela

  • Use os comentários da tarefa para comunicar as atualizações relativas a ela. À medida que o projeto avança, você pode também comunicar a todos os envolvidos as atualizações de status do projeto.
  • O seu trabalho em Asana está conectado e visível, para que as equipes não precisem trabalhar em núcleos fechados ou tentar fazer uma reunião com todos ao mesmo tempo. Acompanhe somente os trabalhos dos quais precisar fazer parte.

“De que trata esta reunião?”

Normalmente os convites de calendário não apresentam muita informação sobre a pauta da reunião, o que resulta em despreparo ou participação de reuniões das quais nem precisaria participar. Use a Asana para realizar as suas reuniões mantendo o foco e a pontualidade.

A sua estratégia em Asana:

  • Crie um projeto para a sua reunião e use tarefas para listar os seus itens para a reunião. Crie seções adicionais para eventuais notas e tarefas de acompanhamento. Após a reunião, certifique-se que os itens em aberto foram atribuídos e está claro quem é responsável por eles, para que não caiam no esquecimento depois de acabar a reunião.
  • Ajude os apresentadores e participantes a se preparar anexando os arquivos necessários às tarefas no projeto da reunião, para que todos cheguem com os materiais apropriados.
  • Se alguém precisar fazer uma apresentação sobre um trabalho já em andamento, você pode adicionar as tarefas existentes ao projeto da reunião para não precisar criar cópias duplicadas das informações.

Crie projetos de reunião em Asana

Mantenha tudo organizado

Há inúmeras formas de usar a Asana para fazer com que o seu dia de trabalho trabalhe por você, mas apresentamos aqui algumas dicas gerais para manter tudo organizado e produtivo com Asana.

  • Deixe uma aba do navegador aberta com Asana e acesse-a durante o dia para ver se há novas tarefas ou atualizações dos trabalhos que você está seguindo.
  • Ao terminar o trabalho, não se esqueça de marcar as tarefas que foram concluídas, adicionar comentários, anexar arquivos, atualizar os campos personalizados e outros, para que os seus colegas de equipe saibam o que está acontecendo.
  • Se você é responsável ou trabalha num grande número de projetos, pode sempre adicionar a favoritosstar Os usuários podem marcar projetos, pessoas, tags ou buscas personalizadas com estrelas para acessá-las facilmente na barra lateral. Consulte Mais informação aqueles que precisa acessar com mais frequência, clicando na estrela ao lado do nome do projeto. Eles ficarão facilmente acessíveis a partir da sua barra lateral no aplicativo móvel Asana.
  • Aproveite os últimos 10 minutos do seu dia para voltar a Minhas tarefas, marcar as que foram concluídas e ver se terá tempo para o volume de trabalho que tem planejado para o dia seguinte. Para isso, pode usar também a Visualização de calendário.
  • Use os nossos aplicativos para Android ou iOS quando estiver longe do computador para anotar novas ideias entre reuniões, por exemplo, ou a caminho de casa para avaliar as prioridades para o dia seguinte.

Siga em frente com Como usar a Asana

Assista ao nosso vídeo Como usar a Asana e fique por dentro. Inscreva-se no canal da Asana para receber dicas novas todas as semanas.

Entre no clima e fique por lá planejando o seu dia com Asana.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.