Convide alguns colegas de equipe

Agora que você já criou algumas tarefas e projetos, chegou a hora de começar a colaborar com sua equipe e tirar o máximo proveito da Asana. Se você for a primeira pessoa de sua organização a usar Asana, convide alguns colegas de equipe de sua confiança para experimentá-la com você.

Siga em frente com Como usar a Asana

Assista Como usar a Asana para uma demonstração rápida de como convidar os seus colegas de equipe e ajudá-los a começar com Asana.

Comece pequeno

Acrescentar mais uma ferramenta às que a sua equipe já usa requer empenho e comunicação por parte de todos. Mas antes de envolver toda a sua equipe, recomendamos começar com apenas alguns colegas de equipe. Dessa forma, você pode criar uma proposta de uso da Asana por toda a sua equipe quando começar a obter resultados demonstráveis. E quando estiver pronto para embarcar toda a sua equipe, conte conosco.

Um bom grupo de teste poderia ser composto de alguns dos seus colegas de trabalho de maior confiança, ou colegas de equipe com quem você trabalha com frequência e sejam um grupo menor do que toda a sua equipe. Apresente a ideia e crie um grupo de até cinco pessoas para testar Asana com você. Você pode usar o nosso modelo de e-mail para convidar seus colegas de equipe e apresentar o que se planeja conseguir com Asana.

Se você já criou um projeto para ser testado por eles, pode definir o acesso dele como 'somente para comentários', para não precisar se preocupar com modificações acidentais. Quando seus colegas já estiverem à vontade com a Asana, poderá então habilitar o acesso para edição.

Apresentando o valor da Asana

Mesmo que os seus colegas de equipe já estejam entusiasmados para testar Asana com você, eles provavelmente precisarão de mais algumas informações sobre a ferramenta. Aqui estão alguns dos benefícios que você pode destacar para trazê-los a bordo:

  • Saber quem está fazendo o quê e quando—Asana informa quem está fazendo o quê e quando deve estar pronto. Isso significa gastar menos tempo fazendo o acompanhamento e com reuniões, e mais tempo trabalhando no que realmente importa para você.

  • Poupar tempo e tornar as conversas úteis e produtivas—Você pode discutir o trabalho diretamente em uma tarefa ou projeto, o que significa o fim das confusas correntes de e-mails. As conversas em Asana sempre estão focadas em trabalho prático e concreto, para que possa levar o seu trabalho adiante e não só falar sobre isso.

  • Ver o seu trabalho no contexto—Você pode conectar o seu trabalho em Asana para ver onde ele se encaixa nos projetos e objetivos gerais da sua equipe. Receba atualizações sobre projetos e tarefas que você segue e veja o progresso de sua equipe com os Painéis e as atualizações de status.

Convidar colegas de equipe para a Asana

Depois de juntar um grupo para testar a Asana com você, há diversas maneiras de convidar esses colegas de equipe para a Asana:

Há diversas maneiras de convidar colegas de equipe para a Asana

Convidar membros

  1. Clique no botão + embaixo do nome da sua equipe e na barra lateral.
  2. Clique no botão + laranja na barra superior e escolha Convite.
  3. Clique no botão + no cabeçalho da página da sua equipe. Você pode acessá-la clicando em Conversas da equipe na barra lateral.

Você também pode criar uma tarefa e digitar o endereço de e-mail do seu colega de equipe como o responsável pela tarefa para gerar um convite, ou convidar os seus colegas de equipe para fazer parte de uma equipe.

Após escolher uma destas formas e inserir os endereços de e-mail dos seus colegas de equipe, será enviado a eles um convite da Asana por e-mail em seu nome. Certifique-se de usar os endereços de e-mail de trabalho para que sejam adicionados à sua Organization todos juntos. Avise seus colegas de equipe de que receberão um e-mail, e use o nosso modelo de e-mail template para uma maior comodidade.

Quando os seus colegas de equipe já estão participando

Depois que os seus colegas de equipe se cadastrarem em Asana, estará tudo pronto para começarem a acompanhar os trabalhos em conjunto. Aqui estão algumas dicas para um começo sem percalços:

  • Peça que leiam o guia rápido ou as aulas Asana para entender os conceitos básicos e pegar o ritmo. Este guia que você está lendo é um recurso essencial para ajudá-los a continuar o aprendizado.
  • Determine algumas convenções para que sejam do conhecimento de todos.
  • Convide-os para os projetos já existentes e considere com eles os projetos possíveis que sua equipe pode criar em Asana. Contruir um projeto em conjunto estimula a participação de todos.
  • Adicione seus colegas como seguidores das tarefas relevantes e os incentive a atribuir tarefas a você e comentar, curtir, adicionar anexos e marcar tarefas como concluídas, em vez de mandar e-mails e escrever mensagens.
  • Agende uma reunião (ou crie um projeto) após algumas semanas para esclarecer as dúvidas, refletir como as coisas estão indo e apresentar os benefícios com que você pode contribuir para a sua equipe.

Investir esse tempo com sua equipe de teste para começar a usar a Asana trará retornos rapidamente à medida que gerenciarem os trabalhos, comunicarem de maneira mais eficaz e alcançarem resultados em equipe.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

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Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.