Convidar alguns colegas de equipe

Agora que você já criou algumas tarefas e projetos, chegou a hora de começar a colaborar com a sua equipe e tirar o máximo proveito da Asana. Se você for a primeira pessoa da sua organização a utilizar a Asana, convide alguns colegas de equipe de sua confiança para experimentá-la com você.

Comece pelo pequeno

Acrescentar mais uma ferramenta às que a sua equipe já usa requer empenho e comunicação por parte de todos. Mas antes de envolver toda a sua equipe, recomendamos começar com um número reduzido de colegas. Dessa forma, você pode criar uma proposta de uso da Asana por toda a sua equipe quando começar a obter resultados demonstráveis. E quando estiver pronto para embarcar toda a sua equipe, conte conosco.

Um bom grupo de teste poderia ser composto por alguns dos seus colegas de trabalho de maior confiança, ou colegas de equipe com quem você trabalha com frequência e sejam um grupo menor do que toda a sua equipe. Apresente a ideia e crie um grupo de até cinco pessoas para testar a Asana com você. Você pode usar o nosso modelo de e-mail para convidar os seus colegas de equipe e apresentar o que se planeja conseguir com Asana.

Se você já criou um projeto a ser testado por eles, pode definir o acesso dele como 'somente para comentários', para não precisar se preocupar com modificações acidentais. Quando os seus colegas já estiverem à vontade com a Asana, poderá então habilitar o acesso para edição.

Apresentando o valor da Asana

Mesmo que os seus colegas de equipe já estejam entusiasmados para testar Asana com você, eles provavelmente precisarão de mais algumas informações sobre a ferramenta. Aqui estão alguns dos benefícios que você pode destacar para trazê-los a bordo:

• Saber quem está fazendo o quê e quando — a Asana informa quem está fazendo o quê e quando deve estar pronto. Isso significa gastar menos tempo fazendo o acompanhamento e com reuniões, e mais tempo trabalhando no que realmente importa para você.

• Poupar tempo e tornar as conversas úteis e produtivas — você pode discutir o trabalho diretamente em uma tarefa ou projeto, o que significa o fim das confusas correntes de e-mails. As conversas na Asana sempre estão focadas em trabalho prático e concreto, para que você avance as suas iniciativas em vez de apenas falar delas.

• Ver o seu trabalho no contexto — você pode conectar o seu trabalho na Asana para ver como ele se encaixa nos projetos e objetivos gerais da sua equipe. Receba atualizações sobre projetos e tarefas que você segue e veja o progresso de sua equipe com os Portfólios e as atualizações de status.

Convidar colegas de equipe para a Asana

Se você já tem um grupo para testar a Asana com você, existem várias formas de convidar esses colegas de equipe para a Asana:

Você também pode criar uma tarefa e digitar o endereço de e-mail do seu colega de equipe como o responsável pela tarefa para gerar um convite, ou convidar os seus colegas de equipe a fazerem parte de uma equipe na Asana. Saiba mais sobre o convite de pessoas à organização.

Após escolher uma destas formas e inserir os endereços de e-mail dos seus colegas de equipe, será enviado a eles por e-mail um convite da Asana em seu nome. Certifique-se de usar os endereços de e-mail de trabalho para que todos sejam adicionados à sua organização. Avise os seus colegas de equipe que receberão um e-mail, e use o nosso modelo de e-mail para facilitar a preparação.

Quando os seus colegas de equipe já estão participando

Depois que os seus colegas de equipe se cadastrarem na Asana, estará tudo pronto para começarem a acompanhar os trabalhos juntos. Aqui estão algumas dicas para um começo sem percalços:

• Peça-lhes que leiam o Guia rápido ou as aulas da Asana, para que entendam os conceitos básicos e peguem o ritmo. O Guia Asana, este que você está lendo, é um recurso essencial para ajudá-los a continuar o aprendizado.
• Determine algumas convenções para que sejam do conhecimento de todos.
• Convide-os para os projetos existentes e considere com eles os projetos possíveis que sua equipe pode criar na Asana. Construir um projeto em conjunto estimula a participação de todos.
• Adicione os seus colegas como colaboradores das tarefas relevantes e os incentive a atribuir tarefas a você e comentar, curtir, adicionar anexos e marcar tarefas como concluídas, em vez de mandar e-mails e escrever mensagens.
• Agende uma reunião (ou crie um projeto) após algumas semanas para esclarecer as dúvidas, refletir como as coisas estão indo e apresentar os benefícios com que você pode contribuir para a sua equipe.

Investir algum tempo com a sua equipe de teste para começar a usar a Asana trará retornos rapidamente à medida que administrarem os trabalhos, comunicarem de maneira mais eficaz e alcançarem grandes resultados em conjunto.