Esteja sempre em dia com a Caixa de entrada

Quanto mais você e sua equipe criarem tarefas, trabalharem nelas e as concluírem, mais você verá o valor das notificações para ficar a par do progresso. A Caixa de entradaCaixa de entrada A aba Minha caixa de entrada exibe as atividades nas tarefas, projetos ou conversas que um usuário segue. Consulte Mais informação  é o seu lugar central na Asana para ficar por dentro dos trabalhos e conferir as notificações.

Como usar a Caixa de entrada

Clique em Caixa de entrada para ver suas notificações em Asana

Clique em Caixa de entrada na barra superior para ver as suas notificações. Quando tiver novas notificações, você verá um ponto laranja próximo a Caixa de entrada, bem como um ponto preto na aba do seu navegador. Aqui podem ser vistas as novas notificações e atuar sem precisar sair da Caixa de entrada. Para remover a notificação da sua Caixa de entrada, clique no X ao seu lado para arquivá-la. Com isso você não precisa se preocupar em excluí-la para desocupar espaço.

Você pode acessar as notificações arquivadas clicando em Itens arquivados e movendo-as de volta para a caixa de entrada, se necessário.

Verificar a Caixa de entrada

Veja as novas notificações na sua Caixa de entrada Asana

Quando os seus colegas de equipe começarem a usar, poderá levar algum tempo até que todos se adaptem a passar do e-mail para a Asana e comunicar-se principalmente em Asana. Isso fica mais fácil com o tempo, especialmente à medida que acompanharem mais trabalho com a Asana. Aqui estão algumas dicas para ajudar na transição:

Do e-mail para a Asana

  • Comece por receber as notificações por e-mail da Asana para receber atualizações sobre as novas atividades da sua equpe em Asana, mas desative as notificações quando já tiver o hábito de usar a Caixa de entrada em Asana.

  • Os usuários do Gmail e do Outlook podem tomar ações diretamente dos e-mails com o add-on Asana para Gmail e o aplicativo Asana para Outlook app, para converter rapidamente e-mails em tarefas e comentários e usar cada ferramenta para aquilo a que se presta melhor.

  • Encaminhe e-mails para a Asana para converter e-mails em tarefas.

  • Adicione suas tarefas a Asana e convide ou envolva os seus colegas de equipe adicionando-os como seguidores das tarefas em vez de lhes escrever ou encaminhar e-mails.

Trabalhe desde a sua Caixa de entrada

  • Comprometa-se a verificar a sua Caixa de entrada em Asana duas ou três vezes por dia no começo para se acostumar a usar a Asana para a comunicação com a equipe.

  • Deixe a Asana aberta no seu navegador enquanto trabalha e verifique a sua Caixa de entrada para ler as atualizações mais recentes sobre os trabalhos que importam a você.

Por que a Caixa de entrada?

A Caixa de entrada deixa a sua equipe a par das últimas atividades em conversas, projetos e tarefas. Você gastará menos tempo compartilhando atualizações, monitorando o status do trabalho e organizando as mensagens, e mais tempo fazendo o trabalho em si. Recorde as vantagens a seus colegas de equipe:

1. Menos tempo na comunicação de ida e volta

  • As notificações da Caixa de entrada são geradas automaticamente à medida que você conclui e atua sobre as tarefas, para que não precise verificar com tanta frequência se os seus colegas de equipe receberam aquele anexo ou perguntar se terminaram aquele trabalho pelo qual você estava esperando.

  • Por exemplo, quando você conclui uma tarefa, é enviada uma notificação a todos os seguidores da tarefa. Eles podem então curtir para mostrar que viram que você concluiu, sem necessidade de escrever uma mensagem só para isso.

2. As atualizações ficam com as tarefas

  • Ao clicar em uma tarefa na Caixa de entrada você verá a descrição da tarefa, os comentários, os anexos e a data de conclusão.

  • Ter tudo em um só lugar significa que você não precisa procurar nem reorganizar nada na caixa de entrada. O trabalho já está organizado em projetos, tarefas e conversas.

3. Você controla as mensagens que recebe

  • Você pode sempre seguir ou deixar de seguir tarefas e conversas para receber ou deixar de receber notificações na Caixa de entrada.

  • Sua equipe não é notificada quando você segue ou deixa de seguir a conversa.

  • Se você começa a seguir uma tarefa ou conversa que já está em andamento, não precisa ordenar e tentar dar sentido a diferentes e-mails ou documentos para entender o trabalho.

4. Você pode atuar diretamente da Caixa de entrada

  • Quando são adicionadas novas tarefas a projetos dos quais você faz parte, você pode curtir ou concluí-las diretamente na notificação da Caixa de entrada.

  • As conversas que mencionam tarefas também mostram uma prévia da tarefa, na qual você pode atuar diretamente.

  • Você pode habilitar o hack “Tarefas de lembrete da Caixa de entrada” para criar uma tarefa de acompanhamento a partir de qualquer notificação da Caixa de entrada.

Saiba mais: acompanhar os trabalhos

Por vezes é difícil encontrar o equilíbrio entre demasiada informação e ficar no escuro quando se trata de notificações sobre os trabalhos. Com Asana você controla o trabalho que deseja seguir para estar por dentro do que realmente importa a você. Fique por dentro com este Como usar a Asana.

A Caixa de entrada é fundamental para acompanhar o seu trabalho em Asana, e quando tiver o hábito de verificar nela as suas notificações, você estará ainda mais por dentro do que a sua equipe está fazendo, e como isso afeta o seu fluxo de trabalho para o dia.

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Aulas Asana

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Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Sempre saiba o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você mesmo ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para atribuir rapidamente uma tarefa a você mesmo.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa tem uma URL exclusiva para você poder copiar e compartilhar com facilidade.

Parabéns! Parece que você já está a par da tarefa.

Vamos para a próxima aula!

Sempre saiba o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão em até uma semana como Próximas para ver o que ser concluído em breve.

Na data de conclusão, sua tarefa mudará de Próximas para Hoje.

Como um passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas mudarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para que você sempre saiba o que deve fazer e o que virá a seguir.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam você a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Como a aba Minhas tarefas, basta clicar e digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas em um projeto com listas.

Digite : ao final do título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Ou adicione colunas para organizar as tarefas em um projeto com quadros.

Arraste e solte as tarefas entre ou dentro das colunas para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca esquecer um prazo.

Arraste e solte tarefas em seu calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membrostodos os que precisarem ficar a par do seu projeto .

Os membros do projeto receberão notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

As suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar sua equipe sobre como as coisas estão progredindo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para definir um status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à esquerda do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora, você e sua equipe pode fazer seus projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A caixa de entrada vai avisar você quando a data de conclusão de uma tarefa estiver chegando…

e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Abra e responda a atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Clique em uma atualização para ver todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para movê-la de volta para a Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

No fim das contas, você controla as atualizações que recebe (ou que escolhe não receber)

Quando estiver pronto, você pode desativar as Notificações de e-mail da Asana.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser gerenciada facilmente na Caixa de entrada. Você só precisa se lembrar de consultá-la frequentemente.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.