Esteja sempre em dia com a Caixa de entrada

Quanto mais você e sua equipe criarem tarefas, trabalharem nelas e as concluírem, mais você verá o valor das notificações para ficar a par do progresso. A Caixa de entradaCaixa de entrada A aba Minha caixa de entrada exibe as atividades nas tarefas, projetos ou conversas que um usuário segue. Consulte Mais informação  é o seu lugar central na Asana para ficar por dentro dos trabalhos e conferir as notificações.

Como usar a Caixa de entrada

Clique em Caixa de entrada na barra superior para ver as suas notificações. Quando tiver novas notificações, você verá um ponto laranja próximo a Caixa de entrada, bem como um ponto preto na aba do seu navegador. Aqui podem ser vistas as novas notificações e atuar sem precisar sair da Caixa de entrada. Para remover a notificação da sua Caixa de entrada, clique no X ao seu lado para arquivá-la. Com isso você não precisa se preocupar em excluí-la para desocupar espaço.

Você pode acessar as notificações arquivadas clicando em Itens arquivados e movendo-as de volta para a caixa de entrada, se necessário.

Verificar a Caixa de entrada

Quando os seus colegas de equipe começarem a usar, poderá levar algum tempo até que todos se adaptem a passar do e-mail para a Asana e comunicar-se principalmente em Asana. Isso fica mais fácil com o tempo, especialmente à medida que acompanharem mais trabalho com a Asana. Aqui estão algumas dicas para ajudar na transição:

Do e-mail para a Asana

• Comece por receber as notificações por e-mail da Asana para receber atualizações sobre as novas atividades da sua equpe em Asana, mas desative as notificações quando já tiver o hábito de usar a Caixa de entrada em Asana.

• Os usuários do Gmail podem tomar ações diretamente dos e-mails com o Add-on Asana para Gmail, para converter rapidamente e-mails em tarefas e usar cada ferramenta para aquilo a que se presta melhor.

• Encaminhe e-mails para a Asana para converter e-mails em tarefas.

• Adicione suas tarefas a Asana e convide ou envolva os seus colegas de equipe adicionando-os como seguidores das tarefas em vez de lhes escrever ou encaminhar e-mails.

Trabalhe desde a sua Caixa de entrada

• Comprometa-se a verificar a sua Caixa de entrada em Asana duas ou três vezes por dia no começo para se acostumar a usar a Asana para a comunicação com a equipe.

• Deixe a Asana aberta no seu navegador enquanto trabalha e verifique a sua Caixa de entrada para ler as atualizações mais recentes sobre os trabalhos que importam a você.

Por que a Caixa de entrada?

A Caixa de entrada deixa a sua equipe a par das últimas atividades em conversas, projetos e tarefas. Você gastará menos tempo compartilhando atualizações, monitorando o status do trabalho e organizando as mensagens, e mais tempo fazendo o trabalho em si. Recorde as vantagens a seus colegas de equipe:

1. Menos tempo na comunicação de ida e volta

• As notificações da Caixa de entrada são geradas automaticamente à medida que você conclui e atua sobre as tarefas, para que não precise verificar com tanta frequência se os seus colegas de equipe receberam aquele anexo ou perguntar se terminaram aquele trabalho pelo qual você estava esperando.

• Por exemplo, quando você conclui uma tarefa, é enviada uma notificação a todos os seguidores da tarefa. Eles podem então curtir para mostrar que viram que você concluiu, sem necessidade de escrever uma mensagem só para isso.

2. As atualizações ficam com as tarefas

• Ao clicar em uma tarefa na Caixa de entrada você verá a descrição da tarefa, os comentários, os anexos e a data de conclusão.

• Ter tudo em um só lugar significa que você não precisa procurar nem reorganizar nada na caixa de entrada. O trabalho já está organizado em projetos, tarefas e conversas.

3. Você controla as mensagens que recebe

• Você pode sempre seguir ou deixar de seguir tarefas e conversas para receber ou deixar de receber notificações na Caixa de entrada.

• Sua equipe não é notificada quando você segue ou deixa de seguir a conversa.

• Se você começa a seguir uma tarefa ou conversa que já está em andamento, não precisa ordenar e tentar dar sentido a diferentes e-mails ou documentos para entender o trabalho.

4. Você pode atuar diretamente da Caixa de entrada

• Quando são adicionadas novas tarefas a projetos dos quais você faz parte, você pode curtir ou concluí-las diretamente na notificação da Caixa de entrada.

• As conversas que mencionam tarefas também mostram uma prévia da tarefa, na qual você pode atuar diretamente.

• Você pode habilitar o hack “Tarefas de lembrete da Caixa de entrada” para criar uma tarefa de acompanhamento a partir de qualquer notificação da Caixa de entrada.

Saiba mais: acompanhar os trabalhos

Por vezes é difícil encontrar o equilíbrio entre demasiada informação e ficar no escuro quando se trata de notificações sobre os trabalhos. Com Asana você controla o trabalho que deseja seguir para estar por dentro do que realmente importa a você. Fique por dentro com este Como usar a Asana.

A Caixa de entrada é fundamental para acompanhar o seu trabalho em Asana, e quando tiver o hábito de verificar nela as suas notificações, você estará ainda mais por dentro do que a sua equipe está fazendo, e como isso afeta o seu fluxo de trabalho para o dia.